Objet : Configurer la fusion Word pour Commence

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1 Support technique Produit : Commence Version: RM 2.1, RM 3.0, RM 3.1 Note n : KB0122 Sujet : Configurer la fusion Word pour Commence Date : 11/04/2006 Pages : 5 Auteur : techinfo@istri.fr Objet : Configurer la fusion Word pour Commence Détail : Configurer la base Commence : Pour la fusion entre COMMENCE et Microsoft Office 2000/XP, sélectionner la commande Personnaliser Préférences Lettres et sélectionner Microsoft Word Merge dans Lettres Formatées Application. Les modèles créés dans COMMENCE doivent être stockés dans un fichier au format DOC et contenir les éléments de fusion fournis par Word, en plus des codes de champs utilisés dans les modèles COMMENCE. Les paramètres utilisés pour la fusion avec Microsoft Word permettent également d envoyer des fax et des s.

2 Vérifier que le nom du programme est indiqué avec son chemin complet. (chemin vers l exécutable Microsoft Word winword.exe) Vous pouvez également sélectionner ce chemin à l aide du bouton Sélection. Lors de la création de lettres utilisant la fusion avec Microsoft Word, vous pouvez utiliser l option de prévisualisation du document avant le lancement vers le fax, l imprimante ou la messagerie, en cochant la case Aperçu. L option Toujours avec aperçu peut être paramétrée directement dans les préférences afin d avoir l aperçu de chaque document fusionné. Ce paramètre sera donc activé par défaut, il vous faudra modifier les préférences afin de ne plus bénéficier de l aperçu de documents. Configurer les préférences dans Word : Aller dans le menu COMMENCE Préférences COMMENCE. La fenêtre des préférences s ouvre : Dans l onglet Générales, vous pouvez configurer les champs fax ou par défaut.

3 Dans la liste déroulante Catégorie par défaut, sélectionnez la catégorie qui sera sélectionnée par défaut à chaque création d un nouveau modèle à partir du menu COMMENCE de Word. De fait, indiquez la catégorie COMMENCE sur laquelle porteront la majorité de vos modèles de lettres. Il s agit généralement de la catégorie des contacts. Dans la liste déroulante Champs fax par défaut, sélectionner le nom du champ fax de la catégorie par défaut. Dans la liste déroulante Champs par défaut, sélectionner le nom du champ de la catégorie par défaut. Vous pouvez toutefois laisser ces champs vides, une boîte de dialogue vous demandera de spécifier l ou le numéro de fax de destination durant la fusion. Envoyer unique via vous permet d indiquer quel client de messagerie vous souhaitez utilisé lors de l envoi d un unique. Modèles de lettres partagés par défaut : permet d indiquer sir la case à cocher Partagé sera cochée par défaut à la création d un nouveau modèle à partir du menu COMMENCE de Word. La case à cocher Ne pas archiver l impression d étiquettes et d enveloppes permet d éviter la création d une fiche d archivage si vous ne la jugez pas utile lors de l impression d étiquettes ou d enveloppes. Application Fax vous permet de choisir entre DelrinaFax et RightFax pour l envoi de courriers par fax. Configurer l archivage des documents L archivage crée une fiche dans COMMENCE, connectée au destinataire du document, et contient l information contenue dans celui-ci. C est à dire la date et l heure de l envoi du document, des commentaires (facultatif), et même une copie du document en fichier lié. Le document est sauvegardé sur le disque. Son nom est enregistré dans la fiche d archive qui a été créée. La date est indiquée dans le champ date de la fiche. Par défaut, le nom de cette fiche est le même que celui du modèle utilisé pour créer le document, mais vous pouvez entrer un nom différent. Lorsque le document a été archivé et enregistré, vous pouvez le consulter en cliquant sur le bouton Visionner du champs de type fichier externe (champs Document lié) dans la fiche d archive. Cela lance Microsoft Word qui ouvre le document fusionné. 1. Dans Commence, créer une catégorie d archivage. Vous devez créer un champ de type sélection ou de type texte avec la valeur "Courrier entrant", un champ de type Fichier Externe ainsi qu une connexion avec la catégorie des utilisateurs. 2. Sélectionner la catégorie d'archivage dans le menu Personnaliser Préférences Archivage 3. Sélectionner la catégorie des utilisateurs dans le menu Personnaliser Préférences Infos Personnelles La macro CmcMerge fait appel à ces préférences pour que tous les champs de la catégorie sélectionnée soient disponibles dans un modèle de lettre.

4 4. Dans Word, Aller dans le menu COMMENCE Préférences COMMENCE Onglet Archivage Lettres. Il faut faire la correspondance des champs. Tous les champs sont obligatoires sauf le champ Type. - Descriptif des champs : Catégorie d'archivage : il s'agit simplement de la catégorie sélectionnée dans COMMENCE pour l'archivage des lettres. Ce champ n'est pas modifiable. Pour modifier la catégorie d'archivage des courriers, allez dans le menu Personnaliser de COMMENCE puis Préférences et onglet Archivage. Champ document lié : c'est le champ de la fiche d'archivage dans lequel sera indiqué le chemin vers le document fusionné. Cette liste ne présente que les champs de type Fichier externe. Champ type : ce champ vous permettra d'indiquer quel type de fiche il s'agit. Vous pouvez par exemple sélectionner dans cette liste un champ sélection dans lequel vous avez des valeurs comme "Courrier", "Appel téléphonique", "Fax"... Cette liste ne présente que les champs de type sélection et les connexions de la catégorie d'archivage. Valeur pour les lettres : ce champ est accessible si vous avez indiqué un champ type. Il s'agit de la valeur à donner au champ type lors de la génération d'une lettre vers l'imprimante. Valeur pour les fax : ce champ est accessible si vous avez indiqué un champ type. Il s'agit de la valeur à donner au champ type lors de la génération d'un courrier vers l'application Fax. Connexion collaborateur : la fiche d'archivage sera connectée par la connexion indiquée dans cette liste au (- défini dans les Infos personnelles. Ceci permettra d indiquer l utilisateur qui a généré la lettre. Cette liste ne présente que les

5 connexions entre la catégorie d'archivage et la catégorie des Infos personnelles. Pour modifier la catégorie des Infos personnelles, rendez-vous dans le menu Personnaliser de COMMENCE puis Préférences, onglet Infos personnelles. Les 4 champs suivants permettent de connecter automatiquement la fiche d'archivage aux comptes (au sens personnes morales, sociétés) qui emploient les contacts (au sens personnes physiques) destinataires du courrier lorsque la fusion s'effectue sur la catégorie des contacts. Catégorie des contacts : vous permet d'indiquer la catégorie de COMMENCE dans laquelle vous stockez vos contacts (au sens personnes physiques). Catégorie des comptes : vous permet d'indiquer la catégorie de COMMENCE dans laquelle vous stockez vos comptes (au sens personnes morales). Connexion "employé par" : connexion entre la catégorie des contacts et la catégorie des comptes qui indique la notion d'appartenance d'un contact à un compte. Connexion de la catégorie d'archivage vers la catégorie des comptes : nom de la connexion entre la catégorie d'archivage et la catégorie des comptes définie précédemment. Champ Archivage terminé : permet d'indiquer un champ qui sera renseigné en dernier lors de l'archivage et sur lequel vous pourrez déclencher un agent dans le but par exemple de renseigner d'autres champs dans la fiche d'archivage. Seuls les champs de type Case à cocher sont présentés dans cette liste. Le déclencheur de l'agent devra être du type "Enregistrement fiche" "Editée" dans la catégorie d'archivage des courriers via DDE (bouton Options) et c'est dans le filtre que vous conditionnerez le déclenchement de l'agent si le champ Archivage terminé est coché. Sans un filtre sur ce champ, l'agent que vous aviez prévu à l'archivage d'un courrier pourrait se déclencher avant que tous les champs aient été renseignés entraînant ainsi une fiche d'archivage incomplète. Ouvrir fiche d'archivage : indique si la fiche doit être ouverte dans COMMENCE à la fin de l'archivage. Pour éviter les conflits avec un agent cette fonctionnalité n'est pas disponible si vous avez sélectionné un champ Archivage terminé. L'information contenue dans ce document est fournie à titre indicatif sans garantie d'aucune sorte. En aucun cas Istri ne peut être tenu responsable de façon directe, indirecte ou accidentelle de préjudice(s) quel(s) qu'il(s) soi(ent) liés ou pas à l'information fournie.