MANUEL UTILISATEUR OTYS 5.12 GESTIONNAIRE DE CANDIDATS

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1 MANUEL UTILISATEUR OTYS 5.12 GESTIONNAIRE DE CANDIDATS A D R E S S E E T C O N TA C T S OTYS France INTERNET : 22 boulevard de Stalingrad CHATILLON T : Général : contact@otys.fr F : Support : support@otys.fr Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9 h 30 à 17 h 30.

2 LE GESTIONNAIRE DE CANDIDATS INTRODUCTION Qu est-ce-que le Gestionnaire de candidats?...4 AJOUT / MODIFICATION DE DONNEES CANDIDATS Créer un nouveau candidat...5 Modifier les informations principales (identité, adresse ) d un candidat...5 Modifier les informations du CV d un candidat (Expérience, compétences )...6 Manuellement...6 Formation...6 Expérience...7 Compétences (informatique, linguistiques, interpersonnelles)...8 Analyse du CV avec Textkernel...9 Associer les informations d un contact à un candidat...12 Associer des critères de sélection à un candidat (critères de matching)...15 Indiquer la date de disponibilité d un candidat...17 Indiquer le délai de préavis d un candidat...17 Associer un statut à un candidat...17 Associer un candidat à un consultant...18 Passer un candidat en statut passif...18 Supprimer un candidat...18 PARAMETRES DE CONNEXION DU CANDIDAT SUR LE SITE WEB Modifier l adresse d un candidat...19 Modifier le mot de passe d un candidat...19 Rendre le CV d un candidat visible lors des recherches clients...20 Créer / Modifier des agents de recherche pour un candidat...20 RECHERCHE, TRI & MATCHING DE CANDIDATS Rechercher des candidats grâce aux filtres standards...22 Recherche avancée de candidats...24 Sauvegarder des critères de recherche...28 Recherche des candidatures...29 Rechercher les candidats associés à un même poste...30 Trier les candidats sur l affichage de la vue d ensemble...32 LES DOSSIERS Rechercher des éléments associés à un candidat ( , postes, CV )...33 Ajouter un document / un rendez-vous / une note à un candidat...34 CANDIDATS & POSTES Rechercher un poste correspondant à un candidat...35 Associer un candidat à un poste...36 Dissocier un candidat d un poste...37 CANDIDATS & CLIENTS Proposer un candidat à un client (Modèles d impression)

3 Imprimer un CV anonyme...41 Envoyer un CV par

4 Qu est ce que le gestionnaire de candidats? Le Gestionnaire de candidats vous permet : De créer de nouveaux candidats, De suivre et gérer vos candidats et leurs candidatures (statuts), D associer les candidats et les postes en base grâce aux «critères de sélection». 4

5 MISE EN ŒUVRE 1. Connectez-vous à votre compte OTYS en saisissant votre LOGIN et votre mot de passe, puis cliquez sur «Connexion». 2. Dans votre boîte à outils, cliquez sur l'icône «Gestionnaire de candidats». 3. Une fenêtre apparaît : le Gestionnaire de candidats. Vous apercevez la liste de vos candidats en base. 5

6 AJOUT / MODIFICATION DE DONNEES CANDIDATS Créer un nouveau candidat / Modifier les informations principales (identité, adresse ) d un candidat 1. Cliquez sur le bouton «Nouveau candidat», 2. Double cliquez sur la partie grisée située en haut du CV. Il concerne les informations personnelles du candidat (nom, prénom, adresse, etc). 3. Saisissez chacun des champs et cliquez sur «Enregistrer». 6

7 Modifier les informations du CV d un candidat (Expérience, compétences ) MANUELLEMENT Formation 1. Cliquez sur le bouton en face du champ «Formation», 2. Complétez les champs correspondants, 3. Cliquez sur pour préciser les dates, une fenêtre apparaît. Cliquez ou complétez l information et cliquez sur «Enregistrer». 4. Vous pouvez utiliser pour ordonner les différents éléments. 7

8 Expérience 1. Cliquez sur le bouton 2. Saisissez les informations dans les champs correspondants et enregistrez. 3. Vous pouvez utiliser pour ordonner les différents éléments. 8

9 Compétences 1. Cliquez sur 2. Sélectionnez la compétence concernée 3. Indiquez le niveau du candidat 4. Saisissez la description de cette compétence 5. Cliquez sur «Enregistrer». 9

10 Analyse du CV avec Textkernel 1. Cliquez sur le bouton «Nouveau candidat» 2. Cliquez sur Dossier 3. Attachez un nouveau document 4. Sélectionnez le CV du candidat sur votre disque dur 10

11 5. Saisissez un intitulé dans le champ Objet 6. Cliquez sur «Enregistrer» 7. Double cliquez sur le document pour l ouvrir 8. Cliquez sur le bouton Textkernel 11

12 9. Le système analyse les informations du CV et affiche un document qui vous permet : - à gauche : de visualiser les informations de base du CV, à droite : de corriger les informations qui ont été analysées par Textkernel. 10. Corrigez si nécessaire les informations pour chaque catégorie (Onglets Formation, Expérience et Autre), puis cliquez sur : (Écran de droite) 11. Après avoir confirmé le traitement des données, un écran vous proposant de faire un choix entre différent termes vous sera proposé. Sélectionnez l option que vous souhaitez garder et cliquez sur 12

13 Associer les informations d un contact à un candidat (Option) 1. Ouvrez la fiche du contact concerné 2. Cliquez sur l onglet «Connexions» 3. Cliquez sur le bouton «Associer au candidat» 13

14 4. Une fenêtre s ouvre. Si vous souhaitez associer le contact à un candidat existant, cochez la case située à gauche du candidat, sinon, cliquez sur «Nouveau candidat» Sinon, cliquez sur «Nouveau candidat» 14

15 5. Complétez les informations et cliquez sur «OK» 6. Une fenêtre comprenant le détail de l expérience s ouvre. Complétez les champs avec les informations et cliquez sur «Enregistrer». 15

16 Associer des critères de sélection à un candidat (critères de matching) 1. Cliquez sur le bouton «Critères de matching», 2. Les différents critères de matching s affichent alors sur la page, 16

17 3. Double-cliquez sur le titre d un critère, une fenêtre comprenant l ensemble des critères apparaît. Cliquez sur le(s) critère(s) correspondants au candidat pour le(s) sélectionner, 4. Cliquez sur «Enregistrer», 5. Les différents critères sélectionnés sont alors affectés au candidat, 6. Pour revenir à l affichage du CV du candidat, cliquez sur «Curriculum vitae» (en haut à droite), 17

18 18

19 Modifier la date de disponibilité d un candidat 1. Sélectionnez la date, le mois et l année de disponibilité du candidat dans les menus déroulants situés en haut du CV. Indiquer le délai de préavis d un candidat 1. Sélectionnez le délai de préavis dans le menu déroulant situé en haut du CV. Associer un statut à un candidat 1. Sélectionnez le statut que vous souhaitez donner à votre candidat dans le menu déroulant situé en haut du CV (statuts paramétrables dans le module «Paramètres»). 19

20 Associer un candidat à un consultant 1. Sélectionnez le consultant en charge du dossier du candidat dans le menu déroulant situé en haut du CV. Passer un candidat en statut «passif» 1. Cochez la case «Passif» située en haut du CV. Supprimer un candidat 1. Cliquez sur le bouton «Supprimer». ATTENTION : Pour supprimer le candidat, ce dernier ne doit PAS (Plus) être lié à des postes (voir à «Associer/dissocier un candidat à un poste). 20

21 CANDIDAT ET SITE WEB Modifier l adresse / le mot de passe d un candidat 1. Double-cliquez sur l encadré gris situé sur le haut du CV du candidat. 2. Une fenêtre comprenant toutes les informations personnelles du candidat s ouvre. Elle comprend également les codes d accès du candidat qui lui permettent de se connecter à son espace personnel. 3. Modifiez les informations que vous souhaitez modifier, 4. Cliquez sur «Enregistrer». 21

22 Rendre le CV d un candidat visible lors des recherches clients 1. Pour que le CV soit visible auprès de vos recruteurs, l accord doit être validé : Auprès du candidat, Auprès du consultant en charge du dossier candidat. Les deux cases suivantes doivent être cochées : Vous avez la possibilité de cocher ces cases par défaut. Ou d avoir l autorisation du candidat en posant la question lors de son inscription sur le site. Pour cela, merci de nous consulter directement. Créer / Modifier des agents de recherches pour un candidat 1. Ouvrez la fiche d un candidat en double-cliquant sur son nom sur la vue d ensemble, 2. Cliquez sur le bouton «Agent», 3. Si le candidat n est pas encore un utilisateur web, un message s affiche. Cliquez sur OK. 22

23 4. Les détails du candidat qui lui permettront de se connecter et de créer des agents de recherche apparaissent sur l écran de gauche. Pour les modifier, cliquez sur le crayon en haut à droite. 5. Saisissez les informations à modifier et cliquez sur «Enregistrer». 6. Cliquez sur le bouton «Agent» pour créer un nouvel agent. Une fenêtre s ouvre : - Saissisez un intitulé pour l agent (Nom du poste recherché), Sélectionnez dans la liste une fréquence d envoi, Cochez la case «active» pour activer l agent, Sélectionnez les critères de matching correspondants à la recherche du candidat. 7. Cliquez sur «Enregistrer». 23

24 RECHERCHE, TRI & MATCHING DE CANDIDATS Rechercher des candidats grâce aux filtres standards 1. Vous pouvez trier vos candidats par : Date d entrée en base Statut Passif / Actif Suivi 24

25 Candidatures (a postulé ou non) Mot clef Consultant Source Site web (si vous avez opté pour une solution multi-sites) 25

26 Recherche avancée de candidats 1. Cliquez sur «Recherche avancée» 2. Une fenêtre s ouvre laissant apparaître : - à gauche : les critères qui vous permettent de pouvoir filtrer vos candidats, - à droite, les résultats de votre recherche. 26

27 3. Sélectionnez vos critères sur l écran de droite 3. a. Mots-clés - Saisissez un mot clé dans le champs situé en haut, - Indiquez dans le menu déroulant les champs du CV dans lesquels le système doit rechercher - Cliquez sur «Rechercher» pour lancer la recherche 3. b. Par critères - Double-cliquez sur l intitulé d un critère, - Une fenêtre s ouvre comprenant tous les champs disponibles pour ce critère, - Cliquez sur l intitulé d un champs pour le sélectionner. Celui-ci passe dans la colonne «critère sélectionné», - Cochez la case «Exigé» si ce critère est considéré comme un critère obligatoire pour la sélection, - Cliquez sur «Appliquer». 27

28 4. Une fois l ensemble de vos critères et mots-clés sélectionnés, cliquez sur «Rechercher» 5. La liste des résultats s affiche sur l écran de droite : 28

29 6. Cliquez sur le nom d un candidat pour avoir le détail 7. Cochez la case «S» pour sélectionner l ensemble des candidats et sélectionnez une action dans la liste. 29

30 8. Pour modifier les critères, cliquez sur «Editer le critère» Sauvegarder des critères de recherche 1. Saisissez un intitulé pour votre recherche, 2. Cochez la case «Global» pour rendre cette recherche accessible aux utilisateurs OTYS, 3. Cliquez sur «Enregsitrer». La recherche apparaît désormais dans la liste de vos filtres : 30

31 Rechercher toutes les candidatures 1. Dans la vue d ensemble, cliquez sur «Postes» 2. Une fenêtre présentant l ensemble des candidatures apparaît : 3. Vous pouvez trier vos candidatures par : - Dates - Statut des candidats - Statut de candidature - Consultant (par candidat ou par poste) - Etape de votre processus - Client - Poste 31

32 Rechercher les candidats rattachés à un même poste (candidature ou embauchés) 1. Dans la vue d ensemble, cliquez sur «Postes» 2. Une fenêtre présentant l ensemble de vos postes en base apparaît : 32

33 4. En cliquant une fois sur le nom d un candidat, un aperçu vous est proposé dans le fenêtre du bas vous permettant de modifier son statut pour sa candidature sur ce poste : Si vous souhaitez accéder au détail de son CV, double cliquez sur le nom du candidat. 33

34 Trier les candidats pour l affichage de la vue d ensemble 1. Cliquez sur le titre de la colonne par lequel vous souhaitez trier vos candidats 34

35 LES DOSSIERS Tout comme dans les Gestionnaires de postes, relations professionnelles et agents de recherche, les «Dossiers» rassemblent l ensemble des correspondances avec le candidat ( échangés, documents, rendez-vous, rappels ). Certains éléments ( s, rendez-vous, rappels) associés au candidat se placent automatiquement dans le dossier. Vous avez la possibilité d en ajouter vous-même à partir du dossier. Rechercher des éléments associés à un candidat ( , postes, CV ) 1. Cliquez sur le bouton «Dossier», 2. La liste des éléments s affiche, 35

36 3. Filtrer les éléments par mot-clé, dates, type d élément, etc. 4. Accédez aux données en double cliquant sur l élément auquel vous souhaitez accéder. Ajouter un document / un rendez-vous / une note à un candidat 1. Cliquez sur le bouton «Dossier», 2. Cliquez sur l icône de l élément que vous souhaitez ajouter, (ici document) et sélectionnez le document sur votre disque dur, 3. Cliquez sur «Enregistrer» 36

37 CANDIDATS & POSTES Rechercher un poste correspondant à un candidat 1. Cliquez sur le bouton «Trouver un poste», 2. La fenêtre de recherche avancée s ouvre. Modifiez si nécessaire les critères de recherche, 3. Cliquez sur «Rechercher». La liste des postes s affiche sur la droite. 4. Pour effectuer une action (ex : Affecter tous les postes au candidat), sélectionner le(s) poste(s), puis une action dans le menu déroulant comme suit : 37

38 Associer un candidat à un poste 1. Cliquez sur le bouton «Affecter» et sélectionnez «Lier à un poste», puis cliquez sur «Poursuivre», 2. La liste des postes actifs s affiche. Utilisez les filtres si nécessaire pour rechercher votre poste, puis cochez la case «S» pour sélectionner le poste. Enfin, cliquez sur «Affecter». 38

39 Dissocier un candidat d un poste 1. Lorsque vous visualisez le CV d un candidat, les post-it jaunes correspondent aux postes qui lui sont associés. Double-cliquez sur le post-it correspondant au poste que vous souhaitez dissocier. 2. Le détail du poste s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur «Supprimer le lien». 39

40 CANDIDATS & CLIENTS Proposer un candidat à un client Vous pouvez enregistrer, imprimer ou envoyer le CV d un candidat en sélectionnant les informations que vous souhaitez transmettre (CV anonyme, complet ). Pour cela, il vous faut paramétrer des modèles d impression : 1. Sélectionnez un candidat (peu importe lequel) et cliquez sur «Imprimer», 2. Cliquez sur «Modèles d impression», 3. La liste des modèles d impression existant s affiche. Cliquez sur «Nouveau modèle d impression». 40

41 4. Saisissez un intitulé dans le champ «Référence» et la description du modèle d impression dans le champ «description» puis cliquez sur «Enregistrer», 5. Cliquez sur «Nouveau champ» et sélectionnez dans le menu déroulant le type d information que vous souhaitez ajouter, 6. Sélectionnez l information que vous souhaitez ajouter, 41

42 7. Cliquez sur «Enregistrer», 8. Renouvelez la démarche pour toutes les informations que vous souhaitez ajouter 9. Vous avez la possibilité d ajouter des «Rubriques» pour séparer l information et de sélectionner la rubrique lorsque vous sélectionnez vos champs. 42

43 Imprimer un CV anonyme ATTENTION : Cette action nécessite d avoir réalisé un modèle d impression au préalable (voir Proposer un candidat à un client (Modèles d impression)) 1. Sélectionnez le candidat pour lequel vous souhaitez envoyer le CV et cliquez sur «Imprimer», 2. Sélectionnez «CV anonyme» dans la liste des modèles d impression, 3. Sélectionnez «Imprimante» dans la liste des méthodes, 4. Cliquez sur Imprimer. 43

44 Envoyer un CV par ATTENTION : Cette action nécessite d avoir réalisé un modèle d impression au préalable (voir Proposer un candidat à un client (Modèles d impression)) 1. Sélectionnez le candidat pour lequel vous souhaitez envoyer le CV et cliquez sur «Imprimer», 2. Sélectionnez le type de CV à envoyer dans la liste des modèles d impression, 3. Sélectionnez «Imprimante» dans la liste des méthodes, 4. Cliquez sur Imprimer. 44