PROCEDURES TAKE FIVE SOMMAIRE. 1. Paramétrage. 2. Page d accueil. 3. Clients. 4. Catalogue. 5. Ventes. 6. Statistiques. 7. Agenda. 8.

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1 PROCEDURES TAKE FIVE SOMMAIRE 1. Paramétrage 2. Page d accueil 3. Clients 4. Catalogue 5. Ventes 6. Statistiques 7. Agenda 8. Taches 9. Bloc-notes 10. Procédure(s) automatisée(s) 11. Sauvegarde

2 1. Paramétrage Permet de changer la langue du logiciel et des catalogues (quand ils existent) Vérifier avant de lancer la sauvegarde que l espace disponible est supérieur à l espace nécessaire à la sauvegarde Choix des observations déjà sauvées Choix du commercial et saisie des coordonnées Supprimer Affichage par défaut pendant la prise de commande Ajouter une observation Définir à quelle lettre correspond la clé USB

3 En cliquant sur le bouton de la page ci-dessus, le mode avancé apparaît : Permet de passer le logiciel en anglais ou en français Permet de personnaliser les couleurs Permet de sélectionner le(s) fournisseur(s) qui seront pris en compte lors de la prochaine mise à jour ou envoi d une commande Permet de définir les pas d ajout des quantités dans les documents Permet de définir la période pendant laquelle le client est considéré comme nouveaux Permet d enregistrer des observations qui pourront être mises dans les documents de vente Afficher le total du document ou le masquer Penser à appliquer ou à remettre les valeurs par défaut

4 2. Page d accueil Documents relatifs aux fournisseurs Rappel des dates de dernières mises à jour N oubliez pas de sauvegarder Ajouter un rdv (pour aujourd hui) Ajouter un rdv (pour demain) Memo pour tâches à faire Liste de vos documents en attente : Vous permet de visualiser le document de vente en attente : Vous permet d ajouter un document de vente selon la société

5 3. Clients L onglet client répertorie tous vos clients, vous pouvez rechercher un client par type, raison sociale, code client, CP, ville, pays, tournée, fournisseur, type d activité et/ou spécialisation. Afficher le résultat de recherche des clients sur une carte Ajouter un client MAJ des informations client 1. : consulter la fiche client (coordonnées, , téléphone, numéro TVA, informations relative à ce client, ) 2. : localiser le client via Google Map (besoin d être connecté) 3. : contacter par mail (Si présence d une adresse mail dans la fiche client) 4. : contacter via Skype 5. : supprimer une fiche client En cliquant sur la touche droite de la souris, une fenêtre s ouvre et vous permet de mettre des filtre à votre recherche, cliquez sur Avignon dans la colonne ville pour faire apparaitre tous vos contact sur Avignon

6 4. Catalogue L accès au produit s effectue par une recherche (aucune vente à partir de l onglet catalogue est possible) : Il vous est possible d effectuer cette recherche via divers critères : choix du fournisseur, Ref. Prod, Libellé, nouveau, Disponible, par types et sous-type, par gamme et sous gamme et enfin par critère et souscritère. L affiche des produit est présenté sous mode catalogue, pour obtenir plus d informations, positionnez la souris sur la 3 ème colonne.

7 5. Ventes 5.1 Ajouter une commande Vous arrivez sur l écran suivant : 1- Sélectionner le fournisseur 2- Choisir dans la liste le client ou pour effectuer une recherche par critère : 3- Choisir le type de document à créer (devis / commande) 4- Définir le titre du document (optionnel) 5- Choix de la date de livraison, (par défaut J+ x jours, défini par le fournisseur 6- Définir le mode 7- Inscrire éventuellement une observation 8- Cliquer sur

8 Vous arrivez sur l écran suivant : Vérifier les informations du client 5.2 Ajouter des produits à la commande Afin de sélectionner un autre mode d affichage, aller sur l onglet affichage et sélectionner le mode d affiche qui convient le mieux à votre recherche ou vos produits Accès à la documentation fournisseur d affichage Désactivé si non pris en compte du mode % = caractères numériques Accès à la fiche client Garde la recherche précédente

9 Mode Rapide Le mode rapide vous permet de rechercher un produit en entrant directement une partie ou la totalité de la référence dans le champ Ref. Prod. ou en entrant une partie du libellé du produit recherché dans le champ libellé cliquer sur. Le résultat se présente sous la forme d une liste Vous permet d entrer la quantité du produit à commander Une fois que le ou les produits sont sélectionnés (aucune vente à partir de l onglet catalogue est possible) cliquer sur pour enregistrer la quantité et les produits à commander Vous permet de consulter le prix net Vous permet d ajouter une note

10 Mode Catalogue Le mode Catalogue vous permet d effectuer une recherche selon divers critères Ref. Prod., Libellé, Disponible (affiche seulement les articles disponibles), nouveaux (tous les produits créés après la date souhaitée), type, sous type, gamme, sous gamme, critère, sous critère. Affiche l image en grand Il vous permet d avoir accès aux photos des produits pour pouvoir présenter les produits aux clients Info / prix Bloc-notes ajouter (x quantité) supprimer ( x quantité) X peut être définie préalablement dans l onglet paramétrage Une fois que le ou les produits sont sélectionnés cliquer sur et les produits à commander pour enregistrer la quantité Mode Catalogue avec petites photos Même principe que le mode catalogue (il permet d avoir plus de produit visible sur une page), le mode de recherche est le même que l affichage mode catalogue

11 5.24. Mode Liste Le mode liste vous affiche une liste des produits, le mode de recherche est le même que l affichage mode catalogue Mode Défilement

12 Mode Inventaire Mode Tableau Le mode tableau vous permet d avoir le détail de la quantité disponible, la référence produit, la taille, la référence fabricant et son prix public TTC, le mode de recherche est le même que l affichage mode catalogue

13 Mode Tableau croisé Le Mode Tableau croisé vous permet dans le cas où il y a des tailles pour les produits, de savoir directement si l article existe dans une taille Info / prix Bloc-notes Produits inexistants Mode Saisie Choisir la quantité Vous permet de saisir directement la référence ou une partie de celle-ci, sélectionné le produit recherché et cliquer sur l onglet

14 Mode Comparé sur 2 ans Le mode comparé sur 2 ans permet de comparer les quantités de produit facturés (et toujours au catalogue) sur les deux précédentes années et de commander 5.3. Récupération du devis ou commande Dans l onglet vous apercevez les documents devis ou commande en cours

15 : afficher le document : modifier le document / ajouter des produits : supprimer le document : Dupliquer / répartition

16 En cliquant sur le bouton une nouvelle fenêtre s ouvre : Assure-vous que le champ soit rempli, il vous permet d envoyer directement votre commande par mail au client en cliquant sur l icône suivante :, au fournisseur et au client en clique sur :, au fournisseur en cliquant sur : Il est vivement conseillé de sauvegarder vos commande en cliquant sur après chaque rendez-vous chez un client afin d éviter la perte de vos données. Le paramétrage de sauvegarde est accessible via l onglet :

17 6. Statistiques Pour afficher les statistiques, la recherche peut s effectuer par date, par client et par code postal. Sélection de la date de début et de fin La recherche se fait du début à la fin, ou d un client à un autre client Une fois que le bouton à été sélectionné, la page suivante apparaît : Choisir son type de requête Filtrer par type de ligne (option disponible uniquement si le fournisseur a été spécifié) Total par type de ligne pour la sous-gamme Total par gamme

18 7. Agenda L agenda vous permet de consulter vos rendez-vous ou de les planifier. vous informe de l état de vos notifications : Il - RDV Provisoire - RDV Confirmé - RDV Annulé Cet événement dure toute la journée RDV Privé Confirmer le RDV Supprimer le RDV

19 Cliquer sur le numéro du jour pour ajouter un rendez-vous, une fenêtre s ouvre et vous propose d ajouter un rendez-vous. Pour faire apparaitre les taches en même temps que l agenda pour les plannifier cliquer ici

20 8. Taches L onglet taches vous permet d ajouter une nouvelle tache

21 9. Bloc-notes Le bloc note vous permet d enregistrer des notes liées à un client et/ou fournisseur et/ou article

22 10. Procédure(s) automatisée(s) Dates de la tournée Permet d accéder à la liste des clients ayant un mail et étant sur ma tournée

23 Si l inventaire a été fait chez le client, la recherche est possible par produit et, ou par libellé Permet de générer un fichier CSV d export des commandes Fichier d exportation de mon agenda au format ical

24 11. Sauvegarde Avant de cliquer sur le bouton de votre logiciel Take Five, il vous faut insérer votre clé USB dans l emplacement réservé. Une fois cette opération effectuée, vous pouvez cliquer sur le bouton. Le message suivant apparaît : Ce message vous indique que la sauvegarde a été effectuée correctement. Retrouvez toutes nos vidéos d aide sur TakeFive au lien suivant :