GESTION ET SUIVI DES TACHES

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1 GESTION ET SUIVI DES TACHES Cette option doit vous permettre de mettre en place au sein de votre centre de formation un suivi des tâches administratives. Vous pouvez pour cela découper l activité administrative en tâches. Depuis l écran d accueil, menu Fichiers, option «Taches» GesCOF ouvre l écran suivant Vous pouvez créer autant de tâches que vous souhaitez. Vous êtes maître des libellés. Chaque tache possède un élément déclencheur (1 er Jour de Session / Dernier Jour de Session) ainsi qu un nombre de jours en fonction de cet élément déclencheur. Cette information permettra de calculer la date d échéance pour chaque tache, pour chaque session. Une fois les taches générales définies, vous pouvez créer automatiquement des taches de session. Positionnez vous sur une session. Cliquez sur le bouton Si des taches ont déjà été affectées sur la session, GesCOF affiche les taches. Sinon, il créé automatiquement les taches à faire et calcule pour chacune la date d échéance en fonction des paramétrages que vous avez entré sur l écran précédent. DEFI Informatique 1 / 5

2 Par défaut, c est la personne qui ouvre en premier l écran des taches qui se voit affectées toutes les taches de la session. Vous pouvez toutefois changer un destinataire de tache. Astuce : Mettre en place un accusé de Réalisation de la tache un paramétrage de GesCOF permet d avoir une alerte qui vous génère automatiquement une tache pour l émetteur de la tache à faire à condition que dans le libellé de la tache à faire, GesCOF trouve «Envoyé par» + Initiales de l émetteur. Par exemple : Un commercial envoi à une assistante une tache. Libellé de la tache : «Envoyé par EV : Réserver la salle N 10 pour le 08/11/04 pour réunion interne». Destinataire : XX Lorsque l assistante cochera la case «Fait», GesCOF génèrera automatiquement une tache à EV Libellé de la tache : «Accusé de REALISATION de Tache» EV sera donc informé de la réalisation de telle ou telle tache importante. Vous pouvez depuis une session rajouter manuellement une tache. Il suffit d aller dans les taches de la session et de se positionner sur une ligne vide. DEFI Informatique 2 / 5

3 Si des taches vous ont été affectées, au démarrage de GesCOF vous pouvez obtenir le message suivant : Suivant votre profil utilisateur, si vous êtes commercial, GesCOF vous indique aussi le nombre de dossiers commerciaux à suivre, dont la date de relance est comprise entre aujourd hui et -5 jours. Cliquez ensuite sur les bouton «Visualiser» ou «Imprimer» selon votre besoin. GesCOF ouvre alors l écran suivant : Vous pouvez obtenir l écran suivant directement depuis l écran d accueil, menu Modules, option «Suivi des Taches / Gestion des Taches» Les taches peuvent être rattachées à des sessions, des clients ou prospects ou des intervenants. Par défaut GesCOF ouvre les taches de sessions à faire qui vous sont affectées (utilisateur en haut à droite de l écran). A partir de cet écran, vous pouvez trier, par type de tache, par session et autre. Vous pouvez utiliser cet écran pour cocher les cases «Fait» dès qu une tache est exécutée. En utilisant les boutons de la zone «Tri des Eléments», vous pouvez basculer sur les taches des autres éléments : DEFI Informatique 3 / 5

4 Quelque que soit le type d élément sur lequel vous êtes (Session, Intervenant, Client/Prospect, dossier com. et autres), en double cliquant sur la case orange, vous ouvrez la fiche correspondante (Session, Intervenant, Client/Prospect, dossier com. et autre) Créer une tache manuellement pour un client, un prospect ou un intervenant : Se positionner sur la fiche du client, prospect ou de l intervenant. Dans le menu Modules, option Suivi des Taches. GesCOF ouvre l écran suivant : Il affiche les taches déjà saisies pour l élément sur lequel vous êtes positionné. Assistant de génération de Tache : Depuis l écran d accueil, menu Modules, Assistant de Création de Taches : GesCOF ouvre l écran suivant : DEFI Informatique 4 / 5

5 Choisissez un élément Cliquez dans la flèche bleue de Lien pour choisir suivant le cas un client, un prospect ou un intervenant. Définir la date d échéance, le titre de la tache et les informations complémentaires si nécessaire ainsi que le destinataire de la tache. Cochez la case «Je souhaite un accusé de réalisation» si vous souhaitez recevoir en retour de réalisation une information. (NON par défaut) Cliquez ensuite sur le bouton assistant DEFI Informatique 5 / 5