Septembre TDR Formation gestion comptable et contrôle interne Bénéficiaires : GPH-A Financement : USADF

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1 REPUBLIQUE DU BENIN DEPARTEMENT DU ZOU ET DES COLLINES COMMUNE DE COVE GROUPEMENT DES PERSONNES HANDICAPEES AÏDOTE (GPH-A) DE COVE TEL : / U N I T E D S T A T E S A F R I C A N D E V E L O P M E N T F O U N D A T I O N.Zone Résidentielle Rue PNUD Lot BP 546 Cotonou-Bénin Tél : Fax : TERMES DE REFERENCES POUR LA MISSION DE FORMATION SUR LA GESTION COMPTABLE ET LE CONTRÔLE INTERNE AU PROFIT DE HUIT (08) MEMBRES DU GPH-AIDOTE ET DU PERSONNEL TECHNIQUE (01) Septembre 2011 TDR Formation gestion comptable et contrôle interne Bénéficiaires : GPH-A Financement : USADF

2 Contexte Le Groupement des Personnes Handicapées AÏDOTE (GPH-A) de Covè est une association des personnes handicapées dont l objectif est de mener des activités génératrices de revenus aux fins de subvenir à leurs besoins vitaux et de contribuer au développement socio économique de leur localité. Depuis Juillet 2011, elle a bénéficié de l USADF (United States African Development Foundation) une subvention pour le renforcement de ses capacités à travers le volet élevage et commercialisation des lapins. A ce titre, il est prévu une formation en gestion comptable financière et en contrôle interne au profit de 9 membres (08 membres du GPH-A et 01 membre du personnel technique) afin de doter le GPH-A d un système de gestion répondant aux normes de l orthodoxie financière du SYSCOHADA et pour rendre compte de façon claire et transparent l utilisation des fonds mis à la disposition par le partenaire financier. C est dans ce cadre que le Groupement des Personnes Handicapées AÏDOTE (GPH-A) de Covè lance le présent avis d appel d offre pour le recrutement d un consultant individuel ou d un cabinet pour assurer les sessions de formation sur la gestion comptable financière et le contrôle interne à ses membres Objectif La présente session a pour objectif de : 1) Former neuf membres sur la gestion comptable d une manière générale et les spécificités de la gestion des projets financés par des bailleurs de fonds étrangers 2) Réaliser une mission de contrôle interne assortie de l élaboration d un manuel de procédures assez détaillé et d un plan comptable pour le GPH-A 3) Effectuer des missions de suivi pour s assurer de la mise en uvre effective des notions enseignées Tâches du consultant Sous la supervision du GPH-A, du bailleur USADF et du partenaire APIC ONG impliqués dans la réalisation de cette mission, le consultant aura pour tâches de: A. Au titre de la mission sur la gestion comptable financière 1. Mettre à jour le manuel de formation qui sera mis à disposition par le partenaire APIC pour répondre aux besoins du groupement, qui abordera les thèmes ci après : Principes comptables et Opérationnalisation Les différents systèmes comptables et l organisation de la gestion comptable et financière d une structure de type «groupement» 2

3 La complémentarité entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité générale De la comptabilité analytique (cycle Achat-Production- Distribution : Cas spécifique de la production et vente de lapins) à la comptabilité générale (Le consultant tiendra grand compte des recommandations établies par le SYSCOHADA) 2. Procéder à une revue du système comptable existant et faire des recommandations pour une amélioration des performances (tenir compte des procédures du bailleur ADF) 3. Réaliser trois (03) missions de suivi à raison d une mission par mois pour s assurer de la mise en uvre des notions enseignées. B. Au titre de la mission sur le contrôle interne 1. Procéder à un diagnostic de tout le système de management existant et élaborer un rapport de diagnostic, 2. Adapter le manuel de procédures qui sera mis à disposition par le partenaire APIC aux spécificités du groupement en tenant compte du niveau d instruction des membres, ce manuel sera soumis au groupement GPHA pour amendement, 3. Organiser deux jours de formation sur les notions du contrôle interne et la mise en place du manuel de procédure élaboré, 4. Elaborer la version définitive du manuel après intégration des observations des bénéficiaires, 5. Réaliser trois (03) missions de suivi à raison d une mission par mois pour s assurer de la mise en uvre des outils du manuel par les bénéficiaires, Calendrier indicatif (durée) et lieu de la mission Mission sur la gestion comptable La mission sur la gestion comptable se déroulera sur quatre (04) jours, elle débutera au plus tard au début du mois d octobre 2011 et devra être achevé au plus tard à la fin du même mois. Le consultant proposera dans son offre sa méthodologie et son calendrier d exécution. Mission sur le contrôle interne Cette prestation se déroulera sur une durée de quatre jours décomposée comme suit : Un (01) jour pour la phase de diagnostic suivi d un rapport de diagnostic Un (01) jour pour la restitution des amendements faits par les bénéficiaires sur le draft du manuel proposé par le consultant. Deux (02) jours pour la formation sur les notions du contrôle interne et la mise en uvre du manuel de procédures. 3

4 Réaliser trois (03) jours de suivi pendant trois (03) mois à raison d un (01) suivi par mois A la fin de la mission, le consultant présentera un rapport final de formation pour chaque module de formation et des rapports de suivi périodique à la fin de chaque session de suivi. Les rapports seront déposés en 3 exemplaires 2 copie plus un original et une version électronique en format PDF. Les copies seront transmises au partenaire APIC et à la représentation ADF. Produits attendus Le consultant fournira en cours de prestation, les documents suivants : Le document de formation tel que décrit ci-dessus assorti d outils de gestion comptable simplifiée. Ce document devra faire l objet d une validation par le GPH-A, le bailleur ADF et le partenaire APIC ONG avant le démarrage effectif de la formation, Un manuel de procédures administratives, Comptables et financières ainsi qu un plan comptable pour le GPH-A qui s harmonise avec le SYSCOHADA. Il sera posé en 3 exemplaires avec la version électronique en format PDF. Un rapport technique sur la formation comprenant notamment une description du déroulement de la formation, les impressions et les recommandations du formateur sur le système de gestion existant, Trois rapports des missions de suivi de la mise en uvre des enseignements et du manuel de procédures. Participants Pour la formation, il y est attendu le personnel technique du GPH-A (gestionnaire comptable), et huit (08) membres des bénéficiaires et du comité de suivi. Profil du consultant Le consultant aura de préférence une formation universitaire en comptabilité et gestion des entreprises et des connaissances confirmées en comptabilité des projets, en contrôle interne et de la gestion de la micro coopérative agro alimentaire. Une expérience de réalisation de ce type de formation serait un atout. 4

5 Composition du dossier de candidature Le dossier de candidature sera constitué de : 1) Une offre technique contenant les copies des diplômes ou attestations du consultant, les attestations de bonne fin d exécution des missions déjà exécutées par ce dernier ainsi que son CV détaillé. 2) Une offre financière qui sera présentée conformément au bordereau de prix cidessous : Description du poste budgétaire Unité Prix Unitaire (FCFA) Quantité 1- Mise à jour des manuels de 1 formation GCF&CI 2- Animation de la formation sur la 4 gestion comptable et financière 3- Mise à jour du manuel de 1 procédures pour le CI 4- Animation de la formation sur le 3 contrôle interne 5- Frais de communication et de ff transport. 6- Frais de rapportage ff 7- Frais suivi poste formation 3 TOTAL Prix total Arrêté la présente offre à la somme de (en lettres) FCFA Fait à, le Signature et Nom du Consultant Procédures de sélection Conformément à la procédure du bailleur ADF, il sera procédé dans un premier à la sélection sur dossier par un comité qui statuera uniquement sur l offre technique et financière présenté par les différents postulants. Le marché sera négocié avec le candidat remplissant les qualités techniques requises pour assurer cette mission. 5

6 Date limite et lieu de dépôt des dossiers de candidatures Les personnes intéressées par le présent appel sont priées de déposer leur dossier de candidature sous pli fermé portant la mention «Dossier de soumission pour le recrutement d un consultant en Gestion comptable et en contrôle interne au profit du GPH-A de Covè sur financement de l USADF ; A n ouvrir qu en séance» au plus tard le Vendredi 30 Septembre 2011 à 18 Heures très précises aux lieux ci après : Représentation Nationale de l USADF, Zone résidentielle, rue PNUD, Cotonou, BP 546-TP Cotonou, Tél : / Au Centre de Promotion Sociale de Covè, quartier HOUNSO, tél : / / Les postulants devront obligatoirement envoyer une copie électronique en format PDF de leur offre technique et financière aux adresses suivantes : gphaidote@yahoo.fr; arisseskill@yahoo.fr; kekyves@yahoo.fr avec pour objet «soumission formation en gestion comptable et contrôle interne au profit du GPH-A» NB : seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien s il y a lieu. Le GPH-AIDOTE se réserve le droit de ne pas donner une suite aux dossiers non retenus. Le Président du GPH-A de Covè Gustave DJAGBA 6