Table ronde N 4 L informatisation des HAD et SSIAD : comment suivre ses patients au domicile?

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1 JOURNEE D ECHANGE 20 janvier 2017 Session 2 COMMENT INNOVER ET INTERAGIR AVEC SON ECOSYSTEME? Table ronde N 4 L informatisation des HAD et SSIAD : comment suivre ses patients au domicile? Mme M-Hélène Raff : Directrice AHDCA Centre Alsace M. Gaëtan Dureau, directeur HAD Sud Alsace

2 Association pour l Hospitalisation et la coordination des soins à Domicile du Centre Alsace 20 rue d Agen COLMAR avenue d'altkirch MULHOUSE Cedex L HAD c est quoi? L Hospitalisation à domicile (HAD) permet d éviter ou de raccourcir une hospitalisation avec hébergement. Elle assure, au domicile du malade, des soins médicaux et paramédicaux, continus et coordonnés. Les soins délivrés en hospitalisation à domicile se différencient de ceux habituellement dispensés à domicile par leur complexité, leur durée et la fréquence des actes. Les établissements d HAD sont des établissements de santé, soumis aux mêmes obligations que les établissements hospitaliers avec hébergement. 2

3 Hospitalisation A Domicile (HAD) 3

4 Le SSIAD c est quoi? Définition : Les SSIAD (services de soins infirmiers à domicile) interviennent à domicile pour dispenser des soins aux personnes âgées et aux personnes handicapées. Ils contribuent au maintien des personnes à leur domicile. Leurs interventions sont prises en charge par l Assurance maladie. Elles se font sur prescription médicale. Objectifs : de prévenir la perte d autonomie, d'éviter une hospitalisation, de faciliter le retour à domicile après une hospitalisation, de retarder une entrée dans un établissement d'hébergement 4

5 Pourquoi informatiser le domicile? Notre postulat de départ : Donner accès, au domicile du patient, aux donnés de santé du séjour HAD, qui se doivent de pouvoir se partager, et rester accessibles au médecin généraliste, pivot de la prise en charge, comme au médecin spécialiste Coordonner et donner accès aux différents intervenants de la prise en charge (infirmiers libéraux, centres de soins, kinésithérapeutes, orthophonistes, ergothérapeutes, équipes mobiles, SSIAD, AVS, ) au dossier patient informatisé Réfléchir à une solution accessible sur une plateforme web sécurisée permettant un accès au dossier du patient via un PC, un smartphone, une tablette ou tout autre outil informatique Anticiper une réflexion dans une démarche de télémédecine 5

6 Les dates clés du projet 1 er semestre 2014 : Rencontre des différents éditeurs de logiciel (2 éditeurs) en présence de l ARS et du GCS Alsace esanté. Réunions avec différents acteurs du domicile du territoire : SSIAD, Centres de soins, EHPAD, Avril 2015 : 2 réunions de travail avec l éditeur SI HAD. Réunion de travail autour du besoin d un outil de coordination. Elaboration du cahier des charges Mai 2015 : Validation du cahier des charges par l ARS Juin 2015 : Intégration de la notion de DMP et MSSanté dans l outil Juillet 2015 : Contractualisation avec l éditeur Novembre 2015 : Formation du personnel à l utilisation de l outil SI HAD Janvier 2016 : Déploiement de l outil pour les 2 HAD (Centre et Sud Alsace) et le SSIAD de Neuf-Brisach 6

7 Les principaux flux d informations Circuit du médicament (nouvelle fonctionnalité intégrée au logiciel choisi) Interfaces avec d autres solutions logicielles spécialisées (comptabilité, gestion des ressources humaines, ) Progiciel de gestion des soins tenue du dossier patient et accès en mobilité aux professionnels de santé intervenants Logiciel SI HAD SICODOM Mise en service en janvier 2016 Mode Saas (software as a service) Données hébergées par l éditeur et paiement d un droit d utilisation / jour / patient Dossier pharmaceutique 7 Laboratoires de biologie

8 Retour d expérience après une année de fonctionnement Pour les soignants : médecins HAD et soignants HAD et SSIAD Accès du dossier patient en mobilité (chaque soignant de l HAD et du SSIAD est équipé d un smartphone) Transmissions ciblées Suivi des différentes interventions, pour une coordination optimisée Possibilité de transcrire directement ses transmissions dans l outil Accès des coordonnées des différents intervenants Globalement, les soignants sont satisfaits de cet outil Pour le personnel administratif Gestion de la facturation et du recouvrement a nécessité un temps d adaptation Nécessité d associer le service comptable au projet, et de prévoir les interfaces avec les logiciels de gestion en amont du projet 8

9 Objectifs à court et moyen terme Donner des accès aux différents partenaires pour optimiser la coordination des soins et développer une culture qualité sécurité des soins auprès du patient : Médecins libéraux et hospitaliers (> 800) Infirmiers libéraux et exerçant dans des centres de soins: (> 900) Kinésithérapeutes (> 400) Pharmaciens Ergothérapeutes Orthophonistes Equipes mobiles (soins palliatifs, gériatrie, plaie et cicatrisation, ) SSIAD - SAAD EHPAD & établissements médico-sociaux Réseaux (RAG, CAROL, ) MAIA & PTA 9

10 Objectifs à court et moyen terme Déployer en interne la fonctionnalité Circuit du médicament Saisie des prescriptions et signature des ordonnances Accès aux fiches médicaments et leurs conditions d administration Contrôles sur les prescriptions (interactions médicamenteuses, contreindications, ) pour limiter les iatrogénies Visualisation des prescriptions actives Formation des professionnels prévues 1er trimestre 2017 S inscrire dans une démarche de télémédecine 10

11 Circuit de prescription des médicaments situation actuelle 1/ Médecin prescripteur 2 /Patient (domicile) Le médecin prescrit au chevet du patient sur son ordonnancier personnel 4 /HAD Le patient ou son entourage se rend à l officine et remet l original de la prescription au pharmacien qui dispense les médicaments pour 8 jours Le pharmacien transmet une copie de l ordonnance à l HAD (fax) ainsi que la facture des médicaments. Le tableau thérapeutique est mis à jour à postériori. 3 / Pharmacie d officine 11 Fax ou non sécurisé

12 Circuit de prescription des médicaments situation actuelle Avantages Délai de dispensation réduits Peu de ressources humaines nécessaires pour l HAD Inconvénients L HAD ne peut avoir la garantie de disposer de toutes les prescriptions (il arrive que les IDE «découvrent» les nouvelles prescriptions au moment des évaluations) : on ne peut donc pas garantir la mise à jour permanente du tableau thérapeutique Aucun contrôle possible au niveau de l HAD avant la dispensation par le pharmacien Le patient ou son entourage doit se déplacer chaque semaine pour aller chercher ses médicaments Risques importants d indu car la prescription ne permet pas de savoir que le patient est en HAD et rien n empêche ce dernier de se rendre dans une officine différente de celle que nous avons mandaté Risque de dispensation par l officine de produits qui devraient être fournis par l HAD (pansements) ce qui génère un surcout 12

13 Circuit de prescription des médicaments situation souhaitée 1/ Médecin prescripteur 2/ Patient (domicile) Le médecin prescrit au chevet du patient directement via le logiciel SI HAD ou sur son ordonnancier (et dans ce cas l ordonnance est numérisée via la tablette ) Scanner portatif avec interface sécurisée pour la télétransmission des documents à l HAD Accès en mobilité au dossier patient 3/ HAD Le pharmacien livre les médicaments à domicile L HAD valide l ordonnance et met à jour le tableau thérapeutique avant la dispensation par le pharmacien. L HAD transmet ensuite la prescription au pharmacien qui dispense les médicaments pour 8 jours 4/ Pharmacie d officine 13

14 Circuit de prescription des médicaments situation souhaitée Avantages Toutes les prescriptions passent par l HAD pour validation avant la dispensation par le pharmacien. En cas de problème, le médecin coordinateur de l HAD peut réagir à temps, en lien avec le médecin traitant : le tableau thérapeutique est mis à jour en permanence. Le risque d indu est réduit car la prescription peut être identifiée comme provenant de l HAD. C est aussi l HAD qui se charge de transmettre à la pharmacie choisie lors de l admission (le risque d utilisation indue de la carte vitale est supprimé). Les produits fournis par l HAD peuvent être substitués ou retirés de l ordonnance avant sa transmission à la pharmacie d officine (ex. pansements) Le patient ou son entourage n ont plus l obligation de se déplacer pour porter l ordonnance à la pharmacie Inconvénients Délai de dispensation allongé avec un contrôle supplémentaire au niveau de l HAD (ressources humaines nécessaires) Le traitement des prescriptions doit être assuré en continu par l HAD, afin de ne pas retarder la dispensation d un nouveau traitement en urgence (notamment le weekend) 14

15 Les difficultés et facteurs limitants Le coût du logiciel, du matériel et des abonnements GSM (4 à 5 euros / jour / patient) Une couverture insuffisante par le réseau GSM / 3G pour les zones rurales L interopérabilité des systèmes et la sécurisation des échanges de données de santé La segmentation des parcours patients La multiplicité des intervenants avec un nombre réduit de prises en charge HAD pour chacun d eux (1 à 2 patients en HAD par an en moyenne pour un médecin traitant) La disponibilité des professionnels pour la formation 15