LA GESTION DE PROJETS. Regroupement CPE des régions 03 et 12 Session 2 1 décembre 2011

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1 LA GESTION DE PROJETS Regroupement CPE des régions 03 et 12 Session 2 1 décembre 2011

2 2 Objectifs de la formation Permettre à chacun d entre vous: d acquérir des connaissances sur le sujet de recevoir des modèles et outils pour mieux gérer vos projets de mettre en pratique des principes de gestion de projet de développer des habiletés en gestion de projets peu importe la taille ou le domaine de recevoir un soutien dans l élaboration d un projet

3 3 Agenda de la session 2 Le démarrage de projet- fin Réflexion et mise à jour des évènements depuis la dernière session La définition des besoins Les parties prenantes La planification de projet Partie 1 Un peu de théorie La planification du contenu La planification des délais La planification des coûts La planification des ressources humaines

4 4 Retour sur la session 1 Qu avez-vous retenu de la session 1? Distribution d exemples de définition de projet

5 Le démarrage de projet- fin 5

6 Un rappel: Les biens livrables qui touchent le produit 6 Les biens livrables qui touchent le produit sont les composantes permettant de développer le produit que l on veut utiliser à la fin du projet: Liste des besoins / cahier des charges Concept de design Plans et devis Plan d aménagement Processus actuels Processus désirés Description des rôles et responsabilités Les biens livrables de produit seront faits par des expertes en la matière

7 7 Exercice 1: définition de la liste des besoins Trois équipes: Projet 1 Agrandissement d une installation Projet 2 Construction d une nouvelle installation Projet 3 Réorganisation informatique Faire une liste des besoins qui vous viennent à l idée pour chacun des projets, afin d avoir une idée du produit désiré

8 8 Les parties prenantes Toutes les personnes ou groupes de personnes: Touchés directement ou indirectement par le projet A qui il faudra donner des informations Qui auront leur mot à dire Avec qui il faudra travailler dans le projet Pourquoi les identifier? Afin de monter un plan de communication complet Afin d évaluer les impacts du projet sur ces personnes Afin de gérer les impacts et les risques du projet Afin d avoir un bon plan de gestion de changement

9 9 Exercice 2: identification des parties prenantes Trois équipes: Projet 1 Agrandissement d une installation Projet 2 Construction d une nouvelle installation Projet 3 Réorganisation informatique Faire une liste des parties prenantes qui seront affectées par votre projet

10 La planification d un projet 10

11 11 Les phases d un projet Expression des besoins de la cliente Démarrage Planification Réalisation et contrôle Clôture Aussi appelés groupes de processus

12 12 La planification d un projet Contenu SDP (WBS) Définition des activités Estimation des efforts Séquence des activités Estimation des durées Échéancier Gestion appropriation changement RH Planification organisation Coûts Estimation des coûts Coûts Budget Intégration Plan de projet Communication Plan de communication Qualité Planification de la qualité Appro Planification de l appro Appro Planification des AO Stratégie gestion changement Risques Risques Risques Identification Analyse Plan de réponse

13 13 La pause

14 La planification d un projet Le bien livrable: le manuel d organisation (MOP) 14 Identification, contexte et portée du projet Positionnement du projet (problématique /opportunité, liens avec d autres projets) Objectifs généraux Description du projet (ce qu il comprend et ce qu il ne comprend pas) Identification des biens livrables Contraintes et obligations Les parties prenantes Organisation du projet (Rôle, responsabilité et contribution des intervenants) La structure de développement du projet (WBS) Échéancier Budget général et plan de financement Principaux risques Stratégie de gestion du changement

15 15 La planification d un projet Les problèmes souvent rencontrés : Certaines activités reliées au projet sont démarrées Certaines parties prenantes veulent de l action rapidement La phase de planification est escamotée Les ressources sont plus ou moins disponibles Les ressources ont besoin d être mobilisées Le budget global est arrêté par le client du projet Les délais sont courts

16 16 La planification d un projet le contenu

17 17 La planification d un projet Contenu SDP (WBS) Définition des activités Estimation des efforts Séquence des activités Estimation des durées Échéancier Gestion appropriation changement RH Planification organisation Coûts Estimation des coûts Coûts Budget Intégration Plan de projet Communication Plan de communication Qualité Planification de la qualité Appro Planification de l appro Appro Planification des AO Stratégie gestion changement Risques Risques Risques Identification Analyse Plan de réponse

18 Le contenu 18 Ce dont le client a besoin Tel que proposé par le client Tel qu installé sur le site Tel que décrit par la cheffe de projet Tel que produit par le manufacturier Tel que dessiné par l ingénieur

19 19 Le contenu Objectifs: Indiquer de façon explicite le «quoi» faire et non le «comment» faire Identifier concrètement les livrables Assurer une meilleure compréhension du projet Faciliter la gestion des interfaces et la coordination du projet Le bien livrable concret: La structure de découpage du projet (SDP ou WBS)

20 20 Exercice 3: construction d un SDP Exercice de remue-méninges: Projet 2 Construction d une nouvelle installation

21 21 L heure du lunch

22 22 Exercice 4: construction d un SDP Exercice de remue-méninges: Projet 3 Réorganisation informatique

23 23 La planification d un projet les délais

24 24 La planification d un projet Contenu SDP (WBS) Définition des activités Estimation des efforts Séquence des activités Estimation des durées Échéancier Gestion appropriation changement RH Planification organisation Coûts Estimation des coûts Coûts Budget Intégration Plan de projet Communication Plan de communication Qualité Planification de la qualité Appro Planification de l appro Appro Planification des AO Stratégie gestion changement Risques Risques Risques Identification Analyse Plan de réponse

25 25 Les délais Objectifs: Définir la durée des activités & du projet Identifier les efforts requis (nombre d heures / tâche) Identifier les interdépendances entre les activités Le bien livrable concret: Échéancier du projet Définit la chronologie/séquence de réalisation du projet Identifie le «chemin critique» = donne la durée minimum Permet de créer une image commune du projet Permet d avoir une vision de la réalité et de coordonner les actions de chacun Aide à impliquer les ressources au projet

26 Les délais 26 Les erreurs les plus courantes: tour de table Quelles sont, d après vous, les erreurs les plus courantes que l on fait lorsqu on prépare un échéancier?

27 Les délais 27 Les erreurs les plus courantes Planifier seule- La cheffe de projet s assoit devant son ordinateur et se met à planifier son projet, au meilleur de ses connaissances L échéancier n est pas mis à jour - On développe un échéancier très détaillé pour obtenir un «go» du client, on démarre la réalisation, on ne retouche plus à l échéancier L échéancier est perçu comme un outil du cheffe de projet et non comme un outil de coordination de l équipe

28 Les délais 28 Les conséquences Les ressources ont tendance à se désengager du processus et à faire leur propre échéancier Les dates données par les membres de l équipe sont considérées comme des «engagements» non négociables

29 29 Exercice 5: début de construction d un échéancier Projet 2 Construction d une nouvelle installation Projet 3 Réorganisation informatique Pour chaque projet: Choisissez un bien livrable de votre SDP Déterminez les activités nécessaires à la complétion de ce bien livrable Déterminez la durée approximative des activités Déterminez l interdépendance des activités

30 30 La pause

31 31 La planification d un projet les coûts

32 32 La planification d un projet Contenu SDP (WBS) Définition des activités Estimation des efforts Séquence des activités Estimation des durées Échéancier Gestion appropriation changement RH Planification organisation Coûts Estimation des coûts Coûts Budget Intégration Plan de projet Communication Plan de communication Qualité Planification de la qualité Appro Planification de l appro Appro Planification des AO Stratégie gestion changement Risques Risques Risques Identification Analyse Plan de réponse

33 Les coûts 33 Tour de table Comment se fait la gestion des coûts dans votre organisation?

34 Les coûts 34 Les éléments à considérer Les ententes avec le client Les approbations La nomenclature et le système comptable Les règles de négociation pour gérer les changements au budget Le bien livrable concret: Le budget

35 L estimation des coûts 35 Ce qu il faut savoir: L estimation est l évaluation d un résultat quantitatif probable Les coûts de TOUTES les ressources impliquées dans le projet doivent être estimés (main-d'œuvre, matériel, fourniture, inflation, échange, contingences, etc.) Les estimations devront être précisées en cours de projet pour refléter la réalité ou la disponibilité de détails supplémentaires Doit tenir compte de la réalité organisationnelle

36 L estimation des coûts 36 3 niveaux d estimation: Ordre de grandeur : - 25 % à + 75 % (démarrage) Budget : - 10 % à + 25 % (planification) Ferme : - 5 % à + 10 % (réalisation) En tenant compte de la précision de l information

37 L estimation des coûts 37 Les contingences: Dépend de : La complexité du projet Le niveau de risque Le niveau de détail disponible pour faire l estimation L historique Le niveau d expérience du chef de projet La nature du projet Doivent apparaître dans l estimation des coûts et ne pas être camouflées dans les activités

38 38 Exercice 6: un essai d estimation des coûts Projet 2 Construction d une nouvelle installation Projet 3 Réorganisation informatique Pour chaque projet: Choisissez un bien livrable de votre SDP Voir si on peut estimer les coûts reliés à ce bien livrable Nous manque-t-il des informations?

39 39 La planification d un projet les ressources humaines

40 40 La planification d un projet Contenu SDP (WBS) Définition des activités Estimation des efforts Séquence des activités Estimation des durées Échéancier Gestion appropriation changement RH Planification organisation Coûts Estimation des coûts Coûts Budget Intégration Plan de projet Communication Plan de communication Qualité Planification de la qualité Appro Planification de l appro Appro Planification des AO Stratégie gestion changement Risques Risques Risques Identification Analyse Plan de réponse

41 Un rappel - Les rôles et responsabilités en projet Un projet une équipe 41 Cliente du projet Cheffe de projet Comité de pilotage Équipe de gestion du projet Membres de l équipe : Équipe multi disciplinaire

42 42 Exercice 7: les membres de l équipe Projet 2 Construction d une nouvelle installation Projet 3 Réorganisation informatique Pour chaque projet: Identifiez quels types de ressources seront nécessaires à la réalisation du projet? Viendront-ils de l interne?

43 43 Retour sur la journée Qu avez-vous le plus apprécié de la journée? Que devrait-on améliorer? Matière à réflexion: Faites un essai de structure de découpage pour votre projet