Site Internet DOCS. Manuel de l utilisateur. Infocentre. 30 juin help@hector.unil.ch

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1 Site Internet DOCS Manuel de l utilisateur Infocentre 30 juin 2010 help@hector.unil.ch 1

2 Présentation rapide Le service en ligne DOCS a été développé par HEC pour faciliter le processus de gestion des cours en ligne par les professeurs. Grâce à ce site internet, un professeur peut gérer différents cours, facilement publier des annonces et mettre des fichiers à disposition. Les professeurs peuvent même déléguer l administration à leurs assistants, permettant ainsi une gestion en équipe des différents cours. Cette documentation, à destination de l utilisateur, présente l utilisation de cet outil. Attention Si vous n avez pas encore votre page, veuillez faire votre demande via help@hector.unil.ch Les termes employés Tout d abord, nous allons donner une définition des termes qui seront employés tout au long de cette documentation Site du cours Administration Cours Session Annonce Dossier Fichier Public Restriction d accès Date de publication Premier niveau visible par un internaute du site web de cours. La page web d administration du site, accessible seulement par le ou les administrateurs désignés du site Second niveau de structure du site web pouvant contenir des sessions, des annonces, des dossiers, des fichiers. Il représente une branche enseignée Troisième niveau de structure pouvant contenir des annonces, des dossiers, des fichiers. Une session repésente un cours donné durant un semestre ou une année. Texte contenu dans le site web. Espace de stockage pouvant contenir d autres sous-dossiers ou des fichiers. Document contenu sur le serveur web et pouvant être téléchargé. Attribut d un texte ou d un fichier pouvant être lu par quiconque. Attribut permettant de n autoriser la consultation d une session que par des internautes répondants à certains critère ou détenant un mot de passe spécifique. Date à laquelle un contenu sera visible par un internaute. 2

3 Le plan du site Nous nous proposons, à titre d exemple des possibilités de «DOCS», d illustrer la réalisation du site de cours du Professeur John Deer. Voici son schéma : 3

4 Configurer un nouveau site Pour configurer le site que l on vous a attribué, connectez-vous sur la page d accueil de «DOCS»: Cliquez sur le site de cours que l on vous a attribué. Dans notre exemple ce sera le lien «Cours du Prof. J. Deer» ce qui correspond à l adresse web : Le site qui vous est attribué s affiche, pour l instant il ne contient que le minimum d éléments (voir écran ci-dessous). Afin de pouvoir le modifier, il faut se connecter sur l interface d administration. Pas à pas - Cliquez sur le bouton [Admin] qui se trouve dans le coin inférieur droit de la page (voir écran ci-dessous). - Puis saisissez votre identifiant HEC et cliquez sur [Login]. Ne pas oublier Vous pouvez aussi arriver directement sur la page en ajoutant /admin à l URL du site exemple : Vous voici maintenant sur la page d accueil de l administration de votre zone DOCS, notez le changement de couleur des bandeaux de tête et de pied. Vous pouvez, dès lors, modifier les propriétés en cliquant sur le lien «propriétés du site» dans le menu «Administration» de droite. 4

5 Les réglages d'administration La page des propriétés du site s affiche Nous allons détailler les différents champs du formulaire «Propriétés du site» dans le tableau suivant: [Visiter le site] «Site Actif» «URL» «Titre du site» «Adresse(s) de contact» «Administrateurs» «Lier au professeur» «Prof. déjà liés» [Enregistrer] Ce bouton permet d afficher la page web publique du cours Cochez/Décochez pour activer/désactiver le site et donc le mettre en ligne ou hors-ligne. Attention, si vous le mettez hors-ligne, une erreur 404 sera renvoyée par le serveur web si un internaute veut se connecter sur la page. Il n y a pas de page «Site hors-ligne» créée. De type «username», permet d accéder au site via l url Par exemple dans notre cas : Texte qui sera affiché en titre général. Exemple : «Cours du professeur J. Deer» Adresse(s) de contact unique ou multiples rattachées à la page. Utilisez un point-virgule (;) pour séparer les différentes adresses si nécessaire. Dans notre exemple nous avons ajouté celle de john.deer@unil.ch. Cette adresse est visible dans le bandeau de pied de la page publique : «Pour toute information, veuillez contacter : john.deer@unil.ch» Permet d accorder les droits d administration du site à un ou plusieurs utilisateurs HEC. Par exemple déléguer la co-gestion du site à vos assistants. Utilisez un point-virgule «;» pour séparer les différents comptes si nécessaire. Affiche le lien du cours sur la page du (ou des professeurs) associé dans le cadre d un site collégial Enumère les professeurs rattachés à la page. Cliquez sur [Enregistrer] pour appliquer les changements. Une fois ces paramètres renseignés, vous allez pouvoir créer votre site. Attention de ne pas donner un nom d administrateur qui ne soit pas référencé à l UNIL, il serait alors impossible de se connecter avec ce nom et cela vous obligerait de contacter le support pour mettre à nouveau un nom de compte valide pour le système. 5

6 Création d un cours Pas à pas - Première étape, dans le panneau d administration, cliquez sur le lien «Nouveau cours». - Ajoutez le nom du cours, dans notre exemple ce sera «Cours A» - Validez le nom du cours en cliquant sur le bouton [Ajouter]. Le cours est créé. Un message de confirmation s affiche dans le cartouche vert et le nom du cours apparaît en tête de colonne ainsi que dans «Gestion des cours» en bas à droite. En détails 3 nouveaux menus sont créés : - Gestion des annonces - Ajouter un dossier - Ajouter un document Création d une annonce Nous allons maintenant ajouter une annonce dans la page de cours. Pour cela, un clic sur «Gestion des annonces» Cela ouvre le menu et permet d accéder à «Ajouter une annonce» Un formulaire intitulé «Nouvelle annonce» apparaît. Il comporte plusieurs zones. Nous avons renseigné les différents champs pour cette première annonce : 6

7 «Titre» «Date de publication» «Source HTML» «Zone de saisie» «Afficher sur» [Ajouter] Dans notre exemple, dans un but de simplification, nous donnons pour titre à la première annonce «Annonce1» Nous laissons la date à celle du jour pour une publication immédiate. Permet de basculer la zone de saisie de mode «wysiwyg» (acronyme de «what you see is what you get») en mode source avec le codage des balises html visibles. Nous ne cochons pas l option. Permet de saisir du texte et de l enrichir à la façon d un traitement de texte, une info-bulle s affiche au survol des différentes icônes de la barre de mise en forme pour en donner un usage. Permet d afficher l annonce dans un cours différent quand il en existe plusieurs. Pour l instant seul «Cours A» étant créé, le choix est unique et permet simplement de ne pas publier le texte. Il permettrait aussi de dépublier un texte préalablement publié. Valide la saisie ou la modification et exécute l action A la fin de la saisie, nous ajoutons l annonce par un clic sur [Ajouter] Un message dans le cartouche vert confirme la création de l annonce, un clic sur le lien «visiter» permet d afficher le résultat dans le site du cours. Notre première publication est donc maintenant en ligne et visible par tous les internautes. 7

8 Création d une annonce avec publication différée Pour illustrer les restrictions d accès au contenu et fichiers en fonction de la date de parution, nous allons créer un deuxième cours, pour cela un clic sur le lien «Nouveau cours» Nous l intitulons «Cours B» et lançons la création par un clic sur [Ajouter]. Dans ce cours, nous voulons publier un exercice et son corrigé sous la forme de deux fichiers PDF. L exercice sera mis en ligne immédiatement, mais nous ne voulons mettre en ligne la correction que le lendemain. Nous allons donc commencer par ajouter une annonce au «Cours B» Remarquez la case «Page d accueil du site». Maintenant qu il y a deux cours, nous avons le choix de placer le texte dans l un des deux ou alors au tout premier niveau du site. De plus, ce contenu peut être placé en duplicata aux trois endroits si nous cochons les trois cases comme destination d affichage. Nous allons maintenant créer une nouvelle annonce qui sera le texte associé au fichier «corrigé.pdf». Nous voulons que l annonce ne soit visible en ligne que le lendemain, nous choisissons donc le 8 dans le menu «Date de publication». Puis nous saisissons le texte qui sera mis en ligne et nous validons. 8

9 Attachement d un fichier Nous voulons maintenant attacher un fichier à ce cours, pour cela nous cliquons sur «Ajouter un document» Ce qui ouvre un formulaire de transfert de fichier vers le serveur web Pour simplifier, nous allons saisir «Fichier1» comme titre au fichier. Ce sera le nom du document tel qu il sera affiché sur le site. Nous laissons la date de publication telle que générée par le système et nous cliquons sur le bouton [Browse] pour ouvrir le disque local et choisir le fichier à placer en ligne. L explorateur local de fichier s ouvre sur notre ordinateur. Nous choisissons «Fichier1.xls» et validons. Il ne reste plus qu à lancer le transfert en cliquant sur [Ajouter]. 9

10 Le fichier a été placé sur le serveur comme nous pouvons le voir, de plus un message de bonne exécution de l'opération s'affiche dans le cartouche vert en haut de colonne. Dans le site de cours, le fichier est maintenant visible sous la forme d un lien de téléchargement placé dans dans le site du cours A. Une icône correspondant au type de fichier (Excel dans notre cas) est assignée au lien. Notez aussi que le nom réel du fichier s affiche au survol du lien. 10

11 Attachement d un fichier avec publication différée Nous allons maintenant attacher le fichier corrigé.pdf, nous sélectionnons le formulaire «Ajouter un document», nous mettons «Corrigé» en titre et nous déroulons le menu jour de «date de publication» pour sélectionner «8», soit le lendemain. Nous somme le 7, le cours B n affiche que la première annonce et le premier fichier exercice. Nous affichons la page de cours, nous sommes le 7, donc seul le texte «annonce7» et le fichier «Exercice» sont visibles Le jour imposé pour la publication, le 8, est atteint. La page affiche maintenant les 2 annonces et les deux fichiers, l exercice et le corrigé Notez les dates de publications pour les différents éléments. 11

12 Tri des annonces Nous voulons maintenant rajouter une autre annonce. Nous allons utiliser le même procédé que précédemment. Nous déplions donc le menu «Gestion des annonces». Notez maintenant les 2 icônes permettant d effacer ou d éditer l annonce précédente. Ne pas oublier Notez que l annonce a été rajoutée en tête, l annonce de date de parution la plus récente se retrouve toujours en tête. On ne pourrait changer l ordre des annonces qu en antidatant les nouvelles annonce, ce qui donnerait un résultat incohérent (voir ci-dessous). Attachement d un second fichier Nous passons dans la page de cours pour afficher le nouvel attachement. Pour cela, il faut cliquer sur l icône, ce qui ouvre le formulaire «Modification d un document». Et là, nous pouvons modifier l ordre d affichage dans le site, nous allons le positionner maintenant après «Fichier1» et valider en cliquant sur [Enregister]. La modification est répercutée dans l administration. Ainsi que dans le site de cours. Important Le fichier est bien rajouté avant «Fichier1», mais en bas de page, de fait il n est pas associé à la seconde annonce. Il n y a aucune moyen d alterner les contenus, c est-à-dire texte fichier texte fichier. Les annonces sont toujours en tête de page et les fichiers en pied de page. Ne pas oublier Notez que, au contraire des annonces, on peut réordonner l ordre des fichiers après coup en éditant le lien qui leur est attaché dans l administration. 12

13 Dossier et sous-dossier Une possibilité existe pour mieux classer les fichiers mis en ligne, cela consiste à créer des dossiers et des sous-dossiers. Pour cela, nous cliquons sur le lien «Ajouter un dossier» Un formulaire de création apparaît. "Titre du dossier" "Ouvert par défaut" "Description" "Dans le dossier" "Position" [Ajouter] Titre donné au dossier et qui apparaîtra dans le site de cours. Dans notre exemple nous le nommerons "Annonce1" Le dossier peut être présenté fermé en une seule ligne dans le site de cours ou déployé en affichant son contenu. Nous cochons pour avoir le dossier présenté déployé. Texte descriptif associé au dossier et affiché dans le site de cours. Dans notre exemple, nous saisissons "Documents annexes" Permet de choisir à quel niveau de l'arborescence va être créé le dossier. Pour l'instant, comme la structure est inexistante du fait que c'est le premier dossier que nous définissons, seul "Racine" est affiché dans le menu déroulant. Permet de positionner le dossier par rapport aux éléments déjà existant dans la destination. Comme dans "Racine" se trouve déjà 2 fichiers, nous pouvons choisir où positionner le dosier par rapport aux deux fichiers. Valide la saisie ou la modification et exécute l'action 13

14 Dans la page du cours, nous obtenons le résultat suivant : Nous pouvons créer un sous-dossier à ce premier dossier, en appliquant la même procédure. Il y a la possibilité de créer une imbrication à plusieurs niveaux. Comme il existe déjà un élément dans «Dossier 1», un menu «Position» apparaît et donne la possibilité de place «Sous-dosser2» par rapport à «Sous-dossier1». Nous décidons de le placer en fin, donc après «Sous-dossier1», ce qui donnne l arborescence suivante. Nous allons mettre maintenant un fichier dans le dossier créé et dans chaque sous-dossier. Pour cela, nous cliquons sur [Ajouter un document]. 14

15 Soit «Fichier3» dans «Dossier N 1» que nous sélectionnons dans le menu déroulant «Dossier» Puis nous sélectionnons la position par rapport au sous-dossier déjà existant dans le dossier Nous décidons de placer le fichier «au début», soit avant les deux sous-dossiers. Après avoir cliqué sur [Ajouter], le fichier est bien placé dans l arborescence Pour définir le dossier comme fermé par défaut, nous éditons les spécifications de «Dossier N 1» en décochant «Ouvert par défaut». Maintenant le dossier apparaît fermé par défaut. 15

16 Création d une session Afin de pouvoir archiver les documents des années précédentes ou de dicerner un cours donné dans des falcultés différentes, nous pouvons créer des sessions. En effet, une session peut par exemple correspondre à une année de cours. A la fin de l année, il est possible d en créer une nouvelle et d archiver l ancienne pour garder une trace. Il est aussi possible d utiliser la même session. Les sessions peuvent être utilisés pour sauvegarder les cours de différentes années. Le nom de la session est alors l année du cours en question. Pour pouvoir créer une session, il faut passer en «Mode expert». L'administration est maintenant en mode expert. Dans la première zone, «Propriétés du cours», nous pouvons rendre le cours inactif et donc ne plus le publier, c est-à-dire le dépublier, nous pouvons aussi le renommer et changer sa position en cas de cours multiples. Ne pas oublier de valider les changements en cliquant sur [Enregistrer]. La deuxième zone permet de supprimer le cours. Nous aborderons ce point plus en détail à la page 22. La troisième zone permet de gérer les sessions 16

17 "[Ajouter une session]" "Titre" "Session active" "session par défaut" "Position" "Adresse de contact" "Accès aux documents" Permet d'ajouter une session à un cours. Par défaut, dès qu'un cours est créé, une session est aussi créé en parallèle et lui est associé. La session porte un nom variable généré par le système sous la forme "session_xxx" Nom de la session qui sera affiché dans la page web du cours par exemple : « » ou «Groupe A». Permet de publier ou dépublier une session Session de destination par défaut pour tout élément "Annonce", "Dossier" ou "Fichier" quand il y a plusieurs sessions dans un cours. Ceci permet un gain de temps au moment de la saisie de nouveaux éléments. Permet de gérer l'ordre d'affichage des sessions les unes par rapport aux autres dans le site web du cours. Permet d'associer une adresse mail différente de celle renseignée dans les réglages de base dans l'administration. Permet d'autoriser ou restreindre l'accès au contenu d'une session en fonction du statut de l'internaute ou en fonction d'un mot de passe. Nous allons commencer par renommer la session créée par défaut, c est-à-dire «session_558» en « ». Nous validons le changement par [Enregistrer]. Pour l instant, comme il n y a qu une seule session, DOCS ne l affiche pas, mais dès la création d une seconde session, les deux seront affichées. D autres sessions peuvent être créées. Par exemple « » ou «Groupe A». Pour créer une nouvelle session, il suffit de cliquer sur «Ajouter une session». Question Lorsqu il y a deux sessions ou plus, un cartouche nommé «Dossier» apparaît dans la page web en haut à droite. A l intérieur de ce cartouche est affichée une arborescence qui affiche le ou les cours et les sessions créés. 17

18 Sessions privées Une spécificité des sessions est de pouvoir en restreindre l accès. Pour l instant, toutes les sessions créées avaient un droit d accès public, donc n importe quel internaute pouvait les consulter. Ne pas oublier Nous pouvons restreindre cet accès avec 3 restrictions selon le type d utilisateur 1/ N autoriser l accès qu à des personnes ayant un compte à HEC 2/ Mettre une restriction plus restrictive que la première en ajoutant la condition supplémentaire d être un Professeur ou faire partie du Personnel Administratif et Technique (PAT) 3/ Créer une restriction «sur-mesure» en décidant d un nom d utilisateur et d un mot de passe arbitrairement. Elles sont applicables à une session en se servant du menu déroulant «Accès aux document» Compte HEC uniquement Seule une personne ayant un compte valide HEC peut accéder à la page. Nous saisissons notre identifiant et la page s affiche. Si l identification n est pas reconnue, l accès au contenu est bloqué et seul le titre est affiché. Professeur/Compte PAT Seule une personne ayant un compte valide Professeur et/ ou PAT peut accéder à la page. Compte local Seule une personne connaissant le couple «Username / password» peut se connecter. 18

19 Créer un «Compte local» La restriction est basée sur la création libre d un compte (Username) associé à un mot de passe. (Password). Dans notre exemple, nous mettons «Private» dans le champ «Username» et «Protected» dans le champ «Password». La création de la session est validée par un message dans le cartouche vert qui reprend le «Username» et le «Password». Une demande d identification apparaît avec en intitulé «LOGIN COMMUNIQUE LORS DU COURS», partant du principe que les internautes habilités à consulter le cours recevront les informations requises à ce moment là. 19

20 Afficher les statistiques Un module permettant d afficher les «Statistiques d accès» des différents éléments du site de cours peut être appelé en cliquant sur l icône située dans le bandeau bleu en bas à droite. Cette icône n est visible qu en mode «Administration». Notre identification est requise à nouveau pour accéder à ces données, nous utilisons celle valide pour se connecter sur l administration. Une fois identifié, la page des statistiques s affiche. Pour l instant, comme ce n est que le début de vie du site, les statistiques sont minimales. Effacer une session Il est possible d effacer des éléments du cours, les annonces et fichiers peuvent l être très facilement par un clic sur l icône associé au lien vers l élément concerné. Par contre, pour les sessions, il faut d abord rendre la sessions inactive au préalable. Nous voulons, dans notre exemple, effacer la «Session5» du «Cours A». Nous la sélectionnons dans le menu déroulant «Session». Et nous la rendons inactive en décochant «Session active». 20

21 Maintenant apparaît un bouton [Supprimer cette session] avec un avertissement : «AT- TENTION: Ceci supprimera définitivement la session ainsi que tous les dossiers et documents qu elle contient!» Nous cliquons sur supprimer, ce qui fait apparaître une fenêtre de confirmation d effacemen Nous confirmons et un message nous informant que la session a bien été effacé est affiché dans le bandeau vert. 21

22 Effacer un cours Si nous voulons effacer un cours, il faut commencer par rendre inactives les sessions qu il contient. Commençons par rendre inactive «Session1». Et validons l opération. Mais un message d erreur s affiche car nous ne pouvons rendre inactive la session par défaut. Ce qu il faut faire, c est rendre inactives toutes les autres sessions, ce que l on peut vérifier dans le menu déroulant «Session» Une fois que cela est fait, alors apparait le bouton [Supprimer ce cours] avec l avertissement «ATTENTION : Ceci supprimera définitivement le cours ainsi que tous les dossiers, documents et sessions qu il contient!». Nous cliquons sur [Supprimer ce cours] et une fenêtre de confirmation apparaît. Nous confirmons par un clic sur [OK] et l effacement du cours est lancé Un résumé des différents éléments effacés est listé dans le cartouche vert. 22