Gmail / Google Drive L'exemple des Googles Documents & Googles formulaires

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1 Gmail / Google Drive L'exemple des Googles Documents & Googles formulaires Google Drive est un service de stockage et de partage de fichiers lancé par la société Google, le 24 avril Etape 1 : Créer une adresse GMail sur Google Ouvrez un navigateur Internet puis saisissez l adresse suivante: Cliquez sur «Créer un compte» Complétez les informations demandées pour valider votre inscription.

2 Accepter les conditions d'utilisation et valider en passant à l'étape suivante. Etape 2 : Accéder à Google Drive Une fois votre boîte Gmail créée, vous devez vous rendre sur documents : Connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe Gmail. Puis choisissez l'application Google drive. Etape 3 : Créer un google document ET Le partager en invitant plusieurs rédacteurs pour l'écriture simultanée* (* Document pouvant être ouvert et édité simultanément par plusieurs personnes). Une fois sur Google drive, cliquez sur créer, et choisissez «document texte». Vous avez ici un aperçu de l'ensemble des outils que le service Drive met à votre disposition.

3 Renommer le document, puis commencer à rédiger votre texte. Choisissez ensuite de le partager avec d'autres personnes. Clic sur le bouton Partager > renseignez les adresses de courriel des personnes avec qui vous souhaitez partager ce document.

4 Clic sur «Avancé» pour définir de façon plus précise le partage. Vous pouvez partager votre document en envoyant son URL via Gmail ou en faisant un copier-coller de cette même URL dans le corps d'un message que vous pouvez rédiger avec votre logiciel de messagerie habituel. N.B. : Vos «pairs» peuvent ne pas avoir de compte Gmail pour être contributeurs, éditeurs de ce document. Il suffit qu'ils connaissent le lien y menant. Clic sur Modifier... pour accéder aux paramètres de partage du document.

5 Vous pouvez alors choisir la façon de partager ce lien : Paramétrer les autorisations de modification.

6 Etape 4 Créer un formulaire : Autre exemple d'utilisation de Google drive, les formulaires Google (organisation de réunions, inscriptions et questionnaires en ligne...) que l on peut détourner pour la création de QCM en ligne. Cliquer sur le bouton Créer un élément Choisir Formulaire Vous arrivez ainsi sur le formulaire que vous allez créer : Vous pouvez tout d'abord choisir le thème de votre questionnaire (sélectionner alors celui qui convient à droite) :

7 Ensuite, vous pouvez : donner un titre à votre questionnaire ; ajouter un texte de présentation du questionnaire («description du formulaire) : rédiger votre première question ; paramétrer le type de question ; rendre la question obligatoire. Pour choisir le type de question, cliquez sur la flèche pour afficher la liste déroulante. Sept types de questions sont proposés : Texte : une réponse courte dans un espace limité est attendue (un nom, un âge, une ville, ). Texte de paragraphe : une réponse longue (quelques lignes) est attendue. Choix multiple : la personne interrogée choisit une des modalités de réponse proposées. Cases à cocher : la personne interrogée choisit une ou plusieurs des modalités de réponse proposées. Sélectionner dans une liste : la personne interrogée choisit une des modalités de réponse proposées dans une liste déroulante Échelle : la personne interrogée coche une case sur une échelle que vous avez fixée (de 1 à 10 au maximum). Grille : la personne interrogée coche des cases dans un tableau proposant pour plusieurs items les mêmes modalités de réponses.. Texte

8 Texte de paragraphe Choix multiples Cases à cocher Sélectionner dans une liste Échelle

9 Grille Les types de question en «mode «conception» :

10 Les types de questions en mode «publication» : Vous pouvez visualisez le questionnaire tel qu il apparaitra en ligne. Pour cela, cliquez sur «afficher le formulaire en ligne» : Vous pouvez alors revenir à la conception du formulaire en cliquant à droite sur «modifier le formulaire». D'autres actions sont possibles pour élaborer votre questionnaire :

11 ➍ ➎➏ ➊ ➋ ➌. ➊ Choisissez ici le type de question (Texte, QCM, cases à cocher, liste ) ➋ Ajouter une question ➌ Rendre la question obligatoire ➍ Modifier la question ➎ Dupliquer la question ➏ Supprimer la question + Vous pouvez déplacer une question à l aide d un glisser-poser (en mode «Conception). Vous pouvez ajouter un en-tête de section. Par défaut, l en-tête de section est placé en fin de questionnaire. Utilisez un glisser-poser pour le positionner là où vous le souhaiter. Vous pouvez supprimer un en-tête de section comme pour une question.

12 Vous pouvez aussi insérer une image ou une vidéo dans votre questionnaire : Prévoir un message de fin de saisie Vous pouvez également modifier la confirmation, en bas du formulaire, c est-à-dire la phrase qui apparaîtra lorsque l internaute aura cliqué sur envoyer après avoir répondu aux questions du formulaire : Vous pouvez enfin choisir : afficher le lien pour envoyer une autre réponse ; publier et afficher un lien public vers les résultats de ce formulaire ; permettre aux personnes interrogées de modifier leurs réponses après l'envoi du formulaire. Enfin, cliquez sur le bouton Envoyer le formulaire afin de sauvegarder votre formulaire.

13 Etape 5 Partager le formulaire : Pour partager ce formulaire, vous avez plusieurs possibilités : a) Vous pouvez l'intégrer à un site web ou à un blog : Lorsque vous avez cliqué sur «envoyer le formulaire», la fenêtre ci-dessous s'est ouverte : Cliquez alors sur «intégrer». Copiez le lien et collez-le dans votre site web ou votre blog. b) Vous pouvez envoyer votre formulaire à renseigner par mail : soit en copiant le lien et en l'insérant dans un message que vous allez rédiger avec votre messagerie habituelle, en sélectionnant alors les destinataires directement depuis votre messagerie habituelle : soit en cliquant sur «envoyer le formulaire par et et ajoutant alors les destinataires (plus faciles avec des contacts déjà utilisés) : vous envoyez alors une invitation.

14 A droite, la case «inclure le formulaire dans un » est alors cochée. Les réponses seront alors insérées dans une «nouvelle feuille de calcul». Les destinataires du message recevront un message du type suivant si l option Inclure un formulaire dans l a été cochée : Les destinataires du message recevront un message du type suivant si l option Inclure un formulaire dans l n a pas été cochée : Attention : pour clore le questionnaire et ne plus accepter de réponses, choisissez «réponses (x)», puis cliquez sur «accepter les réponses», ce qui désactive les réponses.

15 Etape 6 : Visualiser les réponses : Pour recueillir les données issues des réponses des internautes, il vous suffit de vous rendre sur Google Drive. Là, deux possibilités : Vous pouvez obtenir ces résultats sous la forme de graphiques (tris à plat) ou de texte selon le type de question. Pour cela cliquez sur cliquez sur Réponses (0) dans la barre de menus, puis choisissez l option «Résumé des réponses».

16 Un exemple : Les résultats proposés par Google ne permettent pas une analyse approfondie des réponses. Vous pouvez consulter la feuille de calcul associé à votre formulaire, compilant les réponses en cliquant sur «Afficher les réponses». Vous pouvez voir au passage combien «d'élèves» par exemple y ont répondu. Les réponses des personnes ayant traité le questionnaire sont automatiquement enregistrées dans la feuille de calcul créée automatiquement par Google.

17 Un exemple : Vous pouvez améliorer la présentation du tableau grâce à la barre d outils (police, taille, couleurs, etc.) Il est possible de Insérer des colonnes destinées à recevoir vos propres données à côté des réponses au formulaire, telles que des calculs, des notes ou des recherches. Insérer des lignes d'information en haut - sous les en-têtes de colonne (questions) et AU-DESSUS de la zone dans laquelle les données sont collectées. Les réponses au formulaire sont toujours insérées dans la première ligne disponible/vide. Insérer de nouvelles feuilles ou en déplacer. Les réponses continueront d'être insérées automatiquement dans la même feuille. Remarque : vous pouvez accéder directement à cette feuille de calcul par votre google drive en cliquant sur cette feuille de calcul. Dès lors, vous avez la possibilité de réaliser des tris à plat ou des tris croisés.

18 Etape 7 : Traiter les données collectées. En vous connectant à google drive, accédez aux réponses à votre questionnaire. Puis téléchargez les données au format Excel ou Open Office. Ouvrez alors cette feuille de calcul. a) Réaliser des tris à plat : Un tri à plat consiste à observer la répartition des réponses à une question prise isolément. Exemple : vous souhaitez étudier la répartition des réponses à la question concernant la fréquence de consommation de hamburgers. Sous Excel, à partir du fichier que vous avez téléchargé, il faut sélectionner la plage à analyser, puis aller dans le menu "Données /Rapport de tableau croisé dynamique / Terminer" et suivre l'assistant.

19 Cette zone permet de filtrer les données du tableau. Exemple: ne faire apparaître les résultats que pour la PCS «Cadres». Laissez-la vide pour un tri à plat Vous pouvez mettre la variable à expliquer en ligne et la variable explicative en colonne. Remarque : Pour réaliser un tri à plat, il n'y a pas de champ de colonne à renseigner Questions à faire glisser à gauche dans les zones désirées (champ de ligne, de colonne ou de données) La zone Champs de données contiendra les réponses associées à chaque croisement de modalités. ATTENTION : Par défaut, c'est la SOMME des individus qui est calculée, ce qui ne nous sert à rien ici. Il faut changer cela pour obtenir le NOMBRE d individus. Il faut donc doublecliquer sur SOMME Horodateur, puis choisir NOMBRE dans le menu déroulant) Pour obtenir un tri à plat, faites glisser la question, par exemple «Freq Conso hamb» dans la zone Champs de ligne et mettez «Horodateur» dans la zone Champs de données. Vous obtenez le tableau suivant Freq conso hamb 1 fois/an 1fois/mois 1fois/sem Jamais plsrs fois/sem Total Résultat Astuce : pour obtenir directement les fréquences pourcentage et non les effectifs, double cliquez sur données que vous avez déposé dans le «Horodateur»), cliquez sur «Options» et choisissez «% par colonne» dans la qui vous est proposée. exprimées en le champ de tableau (ici, liste de choix

20 Astuce : vous pouvez facilement transformer le tableau obtenu en graphique grâce à l'assistant graphique d Excel

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22 b) Réaliser des tris croisés : Les tris croisés croisent les résultats obtenus sur deux questions et permettent de mettre en évidence des différences de comportement sur les sous-populations étudiées, l existence de variables explicatives ou de corrélations entre deux variables Exemple: vous souhaitez voir si le sexe des individus influence la fréquence de consommation de hamburgers. Sous Excel, il suffit d'utiliser à nouveau le Tableau croisé dynamique. Faites glisser «Freq Conso hamb» dans la zone Champs de ligne, «Sexe» dans la zone «champ de colonne» et mettez «Horodateur» dans la zone Champs de données (en précisant «% par colonne» dans les options). Vous obtenez le tableau suivant : Sexe Freq conso hamb 1 fois/an 1fois/mois 1fois/sem Jamais plsrs fois/sem Total féminin masculin 13% 18% 25% 45% 38% 9% 13% 18% 13% 9% 100% 100% Total 16% 37% 21% 16% 11% 100% Astuce : pour effectuer de nouveaux tris croisés sans avoir à repartir de zéro, vous pouvez facilement rouvrir la boîte de paramétrage du Tableau croisé dynamique par un clic droit sur une des cellules du tableau, suivie du choix «Activer» dans le menu contextuel.

23 50% Nombre de Horodateur 45% 40% 35% 30% Sexe féminin masculin 25% 20% 15% 10% 5% 0% 1 fois/an 1fois/mois 1fois/sem Jamais plsrs fois/sem Freq conso hamb Pour aller plus loin, vous pouvez exporter les résultats au format Excel puis les importer dans un logiciel spécialisé (Sphinx, Ethnos, ).

24 Etape 8 Importer des fichiers de votre disque dur pour ensuite les partager : On peut stocker des données dans Google Drive de différentes manières. 1. Soit directement en les créant via les outils Google (Google documents, Google formulaires, Google dessin Comme nous avons pu le voir dans les points précédents. 2. Soit «indirectement» (données créées et éditées avec d'autres applications du poste de travail, votre traitement de texte habituel par exemple) : il suffit de cliquer sur la flèche qui se trouve à droite de «créer». Vous sélectionner alors le fichier sur votre disque dur, vous faîtes un double clic. En l'ouvrant alors avec l'application de google drive adapté, vous aurez alors la possibilité de travailler à plusieurs mains ce document, de le partager... Attention, dans ce dernier cas les données déposées dans le répertoire Google Drive de votre poste de travail iront «se loger» via Internet sur le compte Gmail / Google Drive avec lequel vous vous êtes identifié. (Comme si vous faisiez une sauvegarde sur Disque Dur externe ou clé USB.) Gardez toutefois à l'esprit que dans tous les deux cas, vous confiez vos données aux serveurs Google. Avantage : Les documents ainsi conservés seront accessibles au travers de l'interfaçage Google et après authentification (Id et Mpd Gmail) depuis n'importe quel poste ou outil mobile (smart-phone ou tablette) et ce, quelque soit l'endroit où vous vous trouvez : c'est le principe même du Cloud Computing associé au numérique nomade.