CAHIER DES CHARGES ELABORATION ET REALISATION D UNE STRATEGIE COMMUNICATION GLOBALE

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1 Communauté de communes de la haute vallée du Thoré Rue de la mairie Saint-Amans-Valtoret CAHIER DES CHARGES ELABORATION ET REALISATION D UNE STRATEGIE COMMUNICATION GLOBALE 2015

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION 2. CIBLES 3. ENJEUX ET OBJECTIFS 4. CONTENU DES MISSIONS DE L AGENCE DE COMMUNICATION 5. DELAIS DE REALISATION 6. ELEMENTS A PRODUIRE PAR LES AGENCES DE COMMUNICATION 7. CRITERES D ATTRIBUTION 8. PROPRIETE INTELLECTUELLE 9. CONFIDENTIALITE 10. MODALITES DE CONTRAT 11. MODALITES DE FACTURATION 12. DELAIS DE PAIEMENT 13. MODALITES PRATIQUES

3 1. PRESENTATION La communauté de communes de la haute vallée du Thoré (CCHVT) regroupe environ 5000 habitants. Elle est composée de sept communes rurales : Bout-du-Pont-de-l Arn, Albine, Saint-Amans-Valtoret, Sauveterre, Rouairoux, Lacabarède et Labastide-Rouairoux. Elle gère de nombreux domaines de compétences comme le développement économique, la promotion touristique ou encore le maintien de services de santé. Dans le cadre de ses missions, la communication a une place essentielle. En effet, le territoire a besoin de bénéficier d une image attractive afin d attirer de nouvelles populations ou entreprises. Elle utilise aujourd hui divers moyens de médiation : - livret, plaquette de communication, cartes postales - sites internet : site de la communauté de communes et site de l office de tourisme - blogs - page facebook - gazette intercommunale (une par an en moyenne) - encart publicitaire dans les journaux locaux - articles presse. - réunions d information - animations Toutefois ces moyens de médiation ne sont pas utilisés de manière régulière et ne sont pas novateurs. De plus, aucune réelle stratégie de communication n a été formalisée. 2. CIBLES La CCHVT souhaite communiquer envers plusieurs publics : Local : Informer les habitants et les associations des actions de la CCHVT Régional et National: Elaborer une communication qui doit permettre au public de voir le territoire touristique et économique comme attractif dans la région, avec des équipements de qualité. Elaborer une communication qui doit permettre d identifier la communauté de communes comme un lieu de référence, innovant, au niveau national, dont on suit avec attention l évolution et l actualité (via les documents de communication, le site web, les réseaux sociaux, la presse). Attirer un public ponctuel pour des programmes ou événements spécifiques. Développer un positionnement touristique sur les activités de pleine nature.

4 Promouvoir les équipements de la CCHVT et les possibilités d investir sur son territoire pour garantir la pérennité du territoire Sur le plan professionnel : Valoriser la structure auprès du public professionnel : - artistes, architectes, professionnels du tourisme, entrepreneurs, professionnel de la santé - Institutionnels, partenaires publics et privés - Journalistes 3. ENJEUX ET OBJECTIFS La communauté de communes de la haute vallée du Thoré souffre aujourd hui d une image négative, d un territoire détérioré par la crise industrielle. L enjeu est donc de modifier cette image pour mettre en valeur les atouts de la haute vallée du Thoré. Il est essentiel de montrer le dynamisme de ce territoire. Bénéficiant d une nature préservée, d un tissu économique actif et d une envie d avancer vers un meilleur avenir, la haute vallée du Thoré souhaite communiquer pour montrer ses qualités, son potentiel et son activité. Plusieurs objectifs sont donc identifiés : Objectifs de positionnement : - Rayonnement régional voire national : un lieu de référence, cité en exemple pour son dynamisme. - Un pôle de services facilement identifiable par les habitants - Un pôle touristique innovant en phase avec le développement des activités de pleine nature notamment pour le public familial. - Un pôle économique où il est possible d investir - Aller vers un élargissement des publics de fréquentation, - Susciter l intérêt pour des partenariats, ouvrir de nouvelles collaborations. Objectifs de communication : Notoriété Faire connaître la CCHVT et ses compétences Faire parler du territoire Image Donner l image d un lieu novateur, ouvert, convivial qui favorise la découverte, la curiosité, les rencontres, le partage. Evénement Créer l événement.

5 4. CONTENU DES MISSIONS La communauté de communes souhaite externaliser une mission de chargé de communication car le volume horaire dédié à ce travail ne lui permet pas d ouvrir un poste. La prestation de l entreprise portera sur du conseil et de la création, sur une période de deux ans. Elle ne tient pas compte des postes d achat d espace ainsi que d exécution et d impression. Le prestataire devra fournir : - une stratégie de communication visant à promouvoir la communauté de communes de la haute vallée du Thoré de manière cohérente et dynamique et à communiquer auprès des cibles citées ci-dessus. La charte graphique institutionnelle de la CCHVT existe déjà et le logo ne devra pas être modifié. Le prestataire devra fournir : - un plan de communication détaillé online et offline incluant au minimum : Mise à jour des sites internet de la communauté de communes et de l office de tourisme (amélioration de la conception, structuration de l information, contenu éditorial) Web marketing (référencement, partenariats, bannières, ing, news-letters, réseaux sociaux, etc.) une stratégie de relations presse des moyens de communiquer avec les habitants Elle devra également prévoir l organisation ou la participation à deux événements par an : Création et organisation d'évènements spécifiques (salons, congrès, expositions, concours, festivals, jeux, animations, etc.) Relations publiques avec les partenaires économiques, institutionnels, prescripteurs, relais d information, médias Elle devra présenter un budget correspondant (chiffrage détaillé poste par poste) ainsi qu un planning. La CCHVT souhaite la construction d un partenariat solide et opérationnel avec le prestataire retenue. Elle proposera donc un mode de collaboration. 5. DELAIS DE REALISATION Le plan de communication est un plan d une durée de deux ans.

6 6. ELEMENTS A PRODUIRE PAR LES PRESTATAIRES - une note de synthèse, présentant le prestataire, ses références, son expérience dans le domaine de la communication institutionnelle, économique, territoriale et touristique, et sa compréhension de notre problématique - 2 ou 3 plans de communication réalisés au cours des deux années précédentes, - des exemples de création. Le prestataire présentera également son équipe dont celle qui sera dédiée à la mission confiée par la communauté de communes de la haute vallée du Thoré. Enfin elle fournira également une estimation budgétaire la plus précise possible (HT et TTC). La date limite de dépôt des propositions est le jeudi 26 février 2015 à midi (le cachet de la poste faisant foi). 7. CRITERES D ATTRIBUTION 60 % : Proposition technique : Pertinence de la proposition, innovation, originalité, clarté, professionnalisme et connaissance des collectivités territoriales, précision du planning. 40 % : Budget 8. PROPRIETE INTELLECTUELLE Tous les droits de propriété intellectuelle attachés à la stratégie, au plan de communication (aux outils qui s y rapportent) objet du présent appel d offre ainsi que ceux attachés à toutes les esquisses, croquis, maquettes, brouillon, ainsi que ceux attachés à tous les éléments créatifs les composants, notamment, les images, photographies, textes, légendes, mise en pages, illustrations, tableaux, cartes, typons, charte graphique, plaques, transferts, empreintes, fichiers numériques, polices, logos, schémas, etc. sont cédés à titre exclusif à la communauté de communes de la haute vallée du Thoré. 9. CONFIDENTIALITE Le prestataire s engage à ne pas communiquer à des tiers autres que la CCHVT les documents qui pourraient lui être confiés dans l exécution de sa mission. 10. MODALITE DE CONTRAT Le contrat a une durée d un an avec possibilité de renouvellement 2 fois. 11. MODALITES DE FACTURATION

7 Le prestataire devra expliquer les modalités de facturation et la durée de validité de l'offre. 12. DELAIS DE PAIEMENT 30 jours fin de mois par mandat administratif 13. MODALITES PRATIQUES La candidature doit être adressée avant le jeudi 26 février 2015 à midi (le cachet de la poste faisant foi) : M. Le Président Communauté de communes de la haute vallée du Thoré Rue de la mairie Saint-Amans-Valtoret

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