Atelier thématique : Se préparer à l évaluation externe Les grandes étapes - Les pistes de réflexion. 24 Mai 2012 Ardennes - Marne

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1 Atelier thématique : Se préparer à l évaluation externe Les grandes étapes - Les pistes de réflexion 24 Mai 2012 Ardennes - Marne

2 PROGRAMME 1) Identifier les grandes étapes de préparation à l évaluation externe : Pré-requis, Elaborer le document de mise en concurrence, Choisir le prestataire, Contractualiser, Se préparer et préparer la visite, La réalisation de l évaluation, Le pré-rapport Le rapport définitif et sa remise 2) Détail de ces étapes 3) Lien avec la certification 2

3 PRE REQUIS Avoir réalisé son évaluation interne Avoir un projet d établissement (son élaboration et sa mise en œuvre seront analysés ) qui s appuie sur les recommandations de l ANESM (Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles : RBPP) Mise en œuvre des outils de la loi 2002 Financement à prévoir Temps de travail : période assez longue entre le début de la démarche et la mise en œuvre sur site (environ 1 an et demi) = attention au délai des dates butoirs et à la loi de l offre et de la demande. (les prix risquent d augmenter en ) Préparation du personnel : l évaluation n est pas une inspection mais un regard bienveillant sur le travail effectué. 3

4 LE DOCUMENT DE MISE EN CONCURRENCE Un document de mise en concurrence par établissement ou par service autorisé. Fondement de la relation contractuelle entre le commanditaire (personne morale de droit public ou privé) et le prestataire. Il fixe le déroulement de l évaluation externe et donne à l évaluateur une idée de la situation de l établissement. Il doit comporter 10 éléments (au minimum) : présentation de l établissement, articulation projet d établissement et évaluation interne et démarche d amélioration,éléments d hypothèses et 1ères questions (questionnement évaluatif), modalités de concertation, modalités de suivi de l évaluation externe (points de validation), contexte et contraintes liées à l organisation de l établissement, conditions d accès aux documents, temps nécessaire et calendrier, modalités de facturation. Autres points éventuels : - le diagnostic est partagé, le commanditaire doit valider tous les outils utilisés, - prévoir des points de validation à chaque étape, - fixer la démarche d accès aux documents, notamment médicaux (accès seul, en présence du médecin ), - choix des usagers : modalités à fixer, - demander si besoin d 1 ou 2 évaluateurs, certifiés AFNOR (critères à définir en fonction de la complexité et de la taille de l établissement, si internat), la présence d un médecin, nombre de jours sur site... 4

5 CHOISIR LE PRESTATAIRE Vérifier que le prestataire est toujours habilité avant de signer le contrat (ce qui permet d être couvert en cas de retrait d habilitation). A l envoi du contrat, déclaration sur l honneur des évaluateurs justifiant d une formation dans le champ médico-social, dans l évaluation, dans l action sociale et les RBPP, présentation de son cv. Les modalités de travail doivent garantir un examen contradictoire des points de vue exprimés. Points de crédibilité: références individuelles, compréhension de l évaluateur du projet d établissement, proposition du plan d intervention, capacité à se situer dans une logique d écoute pour faire émerger des propositions d évolution, clarté et la précision du devis (frais d hébergement, frais de déplacement). Dépend du budget possible, du type d établissement (nombre de jours sur site, temps de la démarche contradictoire, quelles auditions?) Attention ne pas payer le prestataire avant le début de sa mission. Comparaison des réponses à l appel d offre à corréler avec son budget. Conflits d interêts : dans les 12 derniers mois, pas de facturation avec l organisme habilité. Condition élargie : Sont concernées les personnes qui ont assistées ou conseillées l établissement dans les 3 dernières années. (Cf. Décret n du 30 janvier 2012 relatif aux conditions de prise en compte de la certification dans le cadre de l évaluation externe des établissements et services sociaux et médico sociaux). 5

6 CONTRACTUALISER (contrat écrit, négocié, signé par les 2 parties, à annexer au rapport final d évaluation) Contrat signé par la personne physique ou morale ou prévu dans le DUD (Document Unique de Délégation). Déclaration sur l honneur de l évaluateur (annexe du contrat) Possibilité de mettre en place un comité de suivi de l évaluation, relais entre l ensemble des usagers et des familles et de l évaluateur externe à préciser dans le contrat. (avantage sur le plan organisationnel, mais cela peut être limitatif) ou mission de suivi des étapes de l évaluation (déjà peut être existant). Revérifier l habiliation sur le site de l ANESM. 6

7 SE PREPARER ET PREPARER LA VISITE Préparer les documents du pré-requis avant la visite avec mise à jour des documents en amont: documents d idenditification, copie de l autorisation, organigramme réel, descriptifs des activités, des effectifs en personnels, projet d établissement de moins de 5 ans et présenté au CVS et arrêté en CA, chartes, support de démarche qualité, livret d accueil, règlement de fonctionnement ( - 5 ans + IRP, CVS, CA), compte de rendu de cvs ou autres formes de participation, doc sur l hygiène et la sécurité (notamment sur les risques psycho sociaux, le plan bleu, l éducation nationale, registre de sécurité),les résultats de l évaluation interne, une note retraçant les choix opérés lors de l évaluation interne. Eventuellement le plan pluri-annuel d investissement, ou le CPOM. Préparer les équipes (info en CA, en CVS, réunion avec les PS, info aux usagers et à leurs représentants et aux partenaires), le terrain, et l accueil avant la venue de l évaluateur. Démystifier l évaluation : les remarques ne visent pas le personnel mais le fonctionnement de l établissement. En général, c est le prestataire qui propose le projet évaluatif, il est composé : - du cadre de référence évaluatif ; volets commun et propre. Volet commun : analyse de la structure à travers les politiques sociales et RBPP. Volet propre : analyse du projet d établissement - du questionnaire évaluatif : projet d établissement et sa liaison avec la démarche qualité participation et expression des usagers prévention de la maltraitance établissement dans son environnement Le plan d intervention doit être validé par le commanditaire. 7

8 REALISATION DE L EVALUATION En moyenne entre 2 et 5 jours sur site. Points de passage à valider au fur et à mesure sans attendre la réunion de cloture (par ex: chaque fin de demi journée). Réunion de clôture (à préparer avec l évaluateur) : Présentation des points forts et pistes d amélioration proposées par l évaluateur (permet de garder la motivation des équipes). 8

9 PRE RAPPORT Faire apparaître les éléments constatés (factuels) à distinguer de ceux interprêtés. Il reprend le contexte (établissement, géographique, économique etc ), les 4 volets obligatoires et l appréciation globale. Il contient des éléments d observation et d analyse = points forts et pistes d amélioration => propositions (au regard des constats) et préconisations (réf CASF et RBPP) Prévoir une colonne observation pour l étape contradictoire. Si pas de consensus, le rapport écrit devient tout de même définitif. Lors de l envoi aux tutelles, l établissement peut envoyer en annexe les points de désaccord et ses arguments. 9

10 RAPPORT DEFINITIF DE L EVALUATION ET SA REMISE L établissement doit le transmettre aux autorités de tutelles concernées. Point de vigilance : maltraitance - Pas de discussion possible 10

11 LIEN CERTIFICATION Certif Norme ISO prestations de service (cf décret du 01/2012) La certification est sectorielle et non globale comme pour l évaluation externe. Cette démarche qualité permet d anticiper l évaluation externe. Cadre de réflexion différent qui parle du client et non de l usager. Adéquation entre les logiques de certification et évaluation, pas besoin de réinvestir ce qui a été réalisé dans le cadre de la certification (référentiel de norme internationale) pour l évaluation. L évaluateur externe est autorisé à prendre en compte les résultats de la certification dans son évaluation : notamment la notion d indicateurs. Les indicateurs permettent de quantifier l activité pour la mesurer : cela demande de la vigilance et la pertinence des chiffres donnés. Ex : - RH, production de paies, nb max d anomalies de paies - Communication avec la famille :téléphonique, indicateur complexe, avec ses limites mais enrichissant qui mérite d être réfléchi car difficilement objectivable. (pas chiffré mais attestable) 11

12 AUTRES ELEMENTS ABORDES DANS L ATELIER Evaluation interne = évaluation diagnostic, permet de savoir où on se situe. Evaluation externe = évaluation formative qui accompagne dans le changement la démarche qualité. Rythme des évaluations (autorisation pour une durée de 15 ans donc cycle éval interne et externe en continu). Les référentiels utilisés pour l évaluation interne : réf FEGAPEI, réf CREAHI = le bon référentiel doit s adapter à la structure et être proche du terrain. On peut exiger d avoir 1 évaluateur avec un cv spécifique et/ou une connaissance particulière. Fédérations et unions se sont mis en position d aide pour le choix des évaluateurs externes. Penser à la traçabilité écrite de ce qui est fait (Comptes rendus ) 12