BR-Docs guide d application Web

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1 BR-Docs guide d application Web Version 0 FRE

2 Microsoft, Windows, Excel et PowerPoint sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. i

3 Table des matières 1 Guide de l utilisateur 1 Introduction...1 Connexion à BR-Docs...1 Modifier votre mot de passe...2 Navigation dans les dossiers et fichiers...3 Naviguer dans l arborescence des dossiers et prévisualiser un document...3 Conseils pour la navigation...4 Espaces de travail...5 Qu est-ce qu un espace de travail?...5 Accéder aux espaces de travail depuis le dashboard...5 Créer un espace de travail...6 Icônes de l espace de travail...6 Rechercher un espace de travail...7 Supprimer un espace de travail...7 Actions liées aux dossiers...8 Ajouter un dossier...8 Télécharger un dossier en tant que fichier d archive ZIP...9 Consulter l historique d un dossier...10 Supprimer un dossier...11 Renommer un dossier...12 Déplacer un dossier...13 Partager un dossier...14 Envoyer des documents à un autre utilisateur pour validation...15 Commenter un dossier...17 Actions liées aux documents...18 Ajouter un document à un dossier...18 Classer un document...20 Télécharger ou imprimer un document...22 Modifier les propriétés d un document...23 Supprimer un document...24 Déplacer un document...25 Envoyer un document pour validation...25 Partager un document...27 Commenter un document (fils de discussions)...28 Consulter les versions d un document...29 Consulter l historique des actions d un document...30 Traiter des tâches...31 Recherche de dossiers et de documents...32 Aide...33 Premiers pas...33 Aide en ligne Guide de l administrateur 34 Gestion des utilisateurs et des groupes...34 Créer un groupe...34 Créer un utilisateur...35 Ajouter un utilisateur à un groupe...36 ii

4 iii Règles et groupes de classements...37 Créer un type de document...37 Créer des champs de métadonnées (index)...38 Créer une règle de classement...39 Modifier ou supprimer une règle de classement...40 Gestion des permissions...41 Modification de l arrière-plan...43 Corbeille...44 Licence...45 Questions fréquemment posées...46

5 1 Guide de l utilisateur 1 Introduction 1 1 BR-Docs est un portail Web de gestion de documents nécessitant une authentification par nom d utilisateur et mot de passe. Connexion à BR-Docs 1 Vous devez utiliser un navigateur Web pour vous connecter à BR-Docs. Entrez l adresse IP (IP address) et l URL de votre compte BR-Docs dans votre navigateur Web, puis saisissez votre ( ) et votre mot de passe (Password). Sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Login (Connexion). Mot de passe oublié Vous avez oublié votre mot de passe? Cliquez sur Forgotten your password? (Mot de passe Oublié?), saisissez votre adresse , puis cliquez sur le bouton Validate (Valider). REMARQUE Alors que vous êtes connecté, cliquez sur Déconnexion pour fermer votre session. 1

6 Chapitre 1 Modifier votre mot de passe 1 Alors que vous êtes connecté, cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application dans le menu situé en haut à droite. Cliquez sur l onglet Changement de mot de passe, saisissez les informations de mot de passe, puis cliquez sur Enregistrer. 2

7 Guide de l utilisateur Navigation dans les dossiers et fichiers 1 ATTENTION 1 Vous devez être connecté à BR-Docs pour parcourir les dossiers et documents. Seuls les documents pour lesquels vous disposez de droits d accès s affichent. Naviguer dans l arborescence des dossiers et prévisualiser un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. Cliquez sur un dossier pour afficher son contenu. Si le dossier contient des sousdossiers, ces derniers s afficheront à droite du dossier sélectionné. Cliquez sur un sous-dossier pour afficher son contenu. Cliquez sur un dossier pour prévisualiser son contenu dans la fenêtre d aperçu de droite. 3

8 Chapitre 1 Conseils pour la navigation 1 Utilisez les touches fléchées pour faire défiler les dossiers de l arborescence. Les dossiers s affichent dans l ordre alphabétique dans l arborescence des dossiers, sur la gauche de l écran. Si cette arborescence comporte un grand nombre de dossiers, une partie d entre eux seront masqués. Cliquez sur une lettre pour n afficher que les dossiers commençant par cette lettre. Cliquez sur pour réinitialiser le filtre alphabétique et actualiser la vue des dossiers. 4

9 Guide de l utilisateur Espaces de travail 1 Qu est-ce qu un espace de travail? 1 1 Un espace de travail est un espace de stockage collaboratif dans lequel plusieurs personnes peuvent travailler sur un même document en le partageant, ce partage reposant sur des permissions. Un espace de travail s apparente à un dossier de partage de documents. Il permet aux utilisateurs de réaliser les tâches suivantes : Rendre un document consultable, invisible, modifiable (ou verrouillé) pour d autres utilisateurs Partager un document avec des personnes qui n ont pas de compte utilisateur Ajouter un document rapidement et aisément Créer des fils de discussions Faire des recherches via un moteur de recherche dédié REMARQUE Lorsqu un espace de travail est créé depuis le dashboard, le dossier correspondant à cet espace de travail est automatiquement créé dans le dossier Espaces de travail, situé au niveau racine. Exemple : Workspaces\Workspace_Creator\Workspace_Name\ Accéder aux espaces de travail depuis le dashboard 1 Le dashboard s affiche lorsque vous vous connectez à BR-Docs. Il contient tous les espaces de travail auxquels vous pouvez accéder. Il peut s agir d espaces que vous avez créés, ou auxquels vous avez été invité par d autres utilisateurs. 5

10 Chapitre 1 Créer un espace de travail 1 Cliquez sur l onglet Dashboard, puis sur Créer un nouveau Espace de travail. Saisissez le nom et la description de l espace de travail que vous souhaitez créer. Invitez des utilisateurs BR-Docs existants à rejoindre l espace de travail. Vous pouvez également inviter des contacts externes en cochant la case située en bas de l écran. Ajoutez si nécessaire une image qui représentera votre espace de travail dans le dashboard, puis cliquez sur Créer un nouveau Espace de travail. Votre espace de travail est créé dans le dashboard. Dans cet espace de travail, vous pouvez modifier ou ajouter un document, explorer le dossier, afficher les autres utilisateurs ou suivre les activités les plus récentes, notamment les commentaires et les modifications. Vous pouvez également modérer des fils de discussions et gérer les permissions d accès à l espace de travail. Icônes de l espace de travail 1 Raccourcis Description Affiche le nombre d invités dans l espace de travail. Placez le pointeur sur l icône pour afficher le nom et l image des personnes invitées dans l espace de travail. Affiche le nombre de documents enregistrés dans l espace de travail. Cliquez pour afficher le dossier de l espace de travail. Affiche le nombre de commentaires enregistrés dans l espace de travail. Cliquez pour afficher le fil de discussions de l espace de travail. 6

11 Guide de l utilisateur Rechercher un espace de travail 1 Recherchez des espaces de travail en saisissant leur nom ou leur description dans le champ de recherche situé sous la barre de menus du Dashboard. 1 Supprimer un espace de travail 1 REMARQUE Si vous supprimez par erreur un espace de travail, contactez votre administrateur système. Celui-ci peut en effet restaurer les espaces de travail supprimés depuis la zone Corbeille. Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier Workspaces (Espaces de travail), sélectionnez le propriétaire de l espace de travail à supprimer, puis sélectionnez l espace de travail lui-même. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Supprimer le dossier. 7

12 Chapitre 1 Actions liées aux dossiers 1 REMARQUE BR-Docs contient un dossier par défaut nommé Espaces de travail que vous ne pouvez pas supprimer. Sa fonction est détaillée à la section Espaces de travail. ATTENTION Les permissions du groupe de l utilisateur authentifié déterminent s il peut réaliser ces actions ou non (Gestion des permissions). Ajouter un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sur Ajouter un dossier. Saisissez le nom du dossier et cliquez sur Valider. Pour créer un sous-dossier, sélectionnez le dossier que vous avez créé et répétez les étapes ci-dessus. 8

13 Guide de l utilisateur Télécharger un dossier en tant que fichier d archive ZIP 1 Cliquez sur l icône Télécharger pour lancer le téléchargement du dossier et de son contenu sous la forme d un fichier ZIP. 1 ATTENTION Le téléchargement de dossiers volumineux peut monopoliser une grande partie des ressources et de la mémoire du serveur, et peut ne pas aboutir. Nous déconseillons d utiliser la commande Télécharger pour les dossiers contenant un grand nombre de documents particulièrement volumineux. 9

14 Chapitre 1 Consulter l historique d un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier dont vous souhaitez consulter l historique. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Consulter l historique du dossier. L historique du dossier s affiche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez imprimer les informations d historique d un dossier ou cliquer sur Copier pour l exporter dans une autre application. 10

15 Guide de l utilisateur Supprimer un dossier 1 REMARQUE En cas de suppression accidentelle, contactez votre administrateur système. Celui-ci peut en effet restaurer le dossier supprimé de la corbeille. 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier à supprimer. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Supprimer le dossier. Pour confirmer la suppression du dossier, cliquez sur Valider. 11

16 Chapitre 1 Renommer un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier à renommer. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Renommer ce dossier. Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur Valider. Le nouveau nom du dossier s affiche. 12

17 Guide de l utilisateur Déplacer un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. 1 Sélectionnez le dossier à déplacer. Cliquez sur l icône Déplacer le dossier. Sélectionnez le dossier cible dans la liste, puis cliquez sur Valider. Le dossier est déplacé dans la destination cible. 13

18 Chapitre 1 Partager un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier à partager. Cliquez sur l icône Partager le dossier avec un lien. Copiez le lien et envoyez-le aux personnes avec qui vous souhaitez partager le dossier ou son contenu, ou sélectionnez l option Envoyer le lien par (un serveur SMTP doit être configuré pour pouvoir utiliser cette option). Pour annuler les permissions de partage accordées à d autres utilisateurs, cliquez sur Supprimer le partage. ATTENTION Tout dossier partagé, ainsi que son contenu, est mis à la disposition de tous les utilisateurs (connectés ou non) disposant du lien d accès au dossier. 14

19 Guide de l utilisateur Envoyer des documents à un autre utilisateur pour validation 1 Si un document BR-Docs partagé nécessite votre approbation, une tâche s affiche dans l onglet Tâches. Lorsque vous envoyez un document pour validation, vous demandez à un utilisateur authentifié de l approuver. 1 REMARQUE Le document peut alors être signé depuis l application mobile. Si le document ne comporte pas de zone de signature, une zone de signature par défaut s affiche en bas à gauche de la première page. Remarque : les demandes de validation ne sont affectées qu à un seul utilisateur. ATTENTION La fonction de signature n est compatible qu avec les types de documents suivants : PDF A 1.4, PDF texte/image 1.3, 1.4 et 1.7. La fonction de signature n est pas compatible avec les documents PDF image. Dans les versions PDF texte/image 1.5 et 1.6, la zone de signature est déplacée sur la deuxième page du document. Cliquez sur l onglet Documents. Cliquez sur le dossier que vous souhaitez faire valider. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Soumettre les documents de ce dossier pour validation. 15

20 Chapitre 1 Cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs et sélectionnez l utilisateur à qui vous souhaitez demander de valider le document. Cliquez sur Valider. ATTENTION Si vous attribuez le dossier à un nouvel utilisateur après avoir fait une demande de validation, toutes les demandes de validation précédentes du dossier seront perdues. 16

21 Guide de l utilisateur Commenter un dossier 1 Vous devez être autorisé à afficher le dossier auquel vous souhaitez ajouter un commentaire. Tous les utilisateurs ayant accès à un dossier peuvent afficher le fil de commentaires, le modifier, y répondre ou y ajouter des commentaires. 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez ajouter un commentaire. Saisissez votre commentaire dans le champ Discussion sur le dossier, situé dans la partie supérieure droite. Cliquez sur Commenter. Sélectionnez un dossier pour afficher son fil de discussions. Les utilisateurs peuvent modifier leurs propres commentaires, y répondre ou ajouter de nouveaux commentaires. ATTENTION Lorsque vous supprimez un commentaire, toutes les réponses à ce commentaire spécifique le sont également. 17

22 Chapitre 1 Actions liées aux documents 1 ATTENTION Les actions liées aux documents décrites dans cette section dépendent des permissions de l utilisateur. Pour plus d informations, consultez la section Gestion des permissions. Ajouter un document à un dossier 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier auquel vous souhaitez ajouter un document. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Ajouter un document. Cliquez sur Parcourir pour accéder au document à ajouter ou saisissez le nom et la description du document à ajouter. Cliquez sur la liste déroulante Type du document pour classer le document en fonction de son type (facultatif). 18

23 Guide de l utilisateur Pour classer le document en fonction de son type, sélectionnez ce dernier dans la liste déroulante Type du document. 1 Saisissez les informations du document. Cliquez sur Valider. Le document est ajouté au dossier sélectionné. 19

24 Chapitre 1 Classer un document 1 ATTENTION Pour mettre un document à la disposition d autres utilisateurs, il doit être classé dans BR-Docs. Tout document non classé ne peut être affiché qu en dehors de la section Classement. Pour ajouter des documents à un fichier, faites-les glisser dans la zone de dépôt, ou cliquez sur cette zone pour sélectionner les documents à ajouter. Cliquez sur l onglet Classement. Prévisualisez votre document sur l écran principal en cliquant dessus dans la liste Documents à classer située sur le côté gauche de l écran. ATTENTION La fonction d aperçu est compatible avec les documents PDF, JPEG, BMP, GIF et Microsoft Office. Il existe deux façons de classer votre document dans BR-Docs. Classement par défaut Classement par type de document 20

25 Guide de l utilisateur Classement par défaut d un document 1 L étape suivante suppose qu un document en attente de classement a été sélectionné dans la section Classement. Pour plus d informations, consultez la section Classer un document. 1 Dans la section Classement du document figurant sur le côté droit de la fenêtre, cliquez sur la liste déroulante Sélectionner une règle de classement, puis sélectionnez Défaut. Saisissez le Nom du document. Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier dans lequel classer le document. Si le dossier comporte des sous-dossiers, ceux-ci s afficheront. Cliquez sur parent. pour revenir au dossier Créez un nouveau dossier en cliquant sur. Une fois le dossier par défaut sélectionné, cliquez sur Classer. Classement par type 1 Sélectionnez la règle de classement souhaitée, puis choisissez le Document type (Type du document) dans le menu déroulant. Saisissez les informations de document requises pour le type de document sélectionné. Cliquez sur Classer. REMARQUE Le document sera classé en fonction de la règle de classement définie pour le type de document sélectionné. Pour plus d informations, consultez la section Créer une règle de classement. 21

26 Chapitre 1 Télécharger ou imprimer un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier contenant le document à télécharger. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur l icône Télécharger le dossier sous la forme d'une archive ZIP. Pour l imprimer, cliquez sur Imprimer le document. 22

27 Guide de l utilisateur Modifier les propriétés d un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. 1 Sélectionnez le dossier contenant le document à modifier. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Editer le document. Modifiez les propriétés de votre document en fonction des besoins. Cliquez sur Valider. 23

28 Chapitre 1 Supprimer un document 1 REMARQUE En cas de suppression accidentelle, contactez votre administrateur système. Celui-ci peut en effet restaurer les documents supprimés de la Corbeille. Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier contenant le document à supprimer. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Supprimer le document. Cliquez sur Valider. Pour annuler la suppression, cliquez sur Annuler. 24

29 Guide de l utilisateur Déplacer un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. 1 Sélectionnez le dossier contenant le document à déplacer. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur l icône Déplacer le document. Sélectionnez le dossier cible, puis cliquez sur Valider. Le document a été déplacé. Envoyer un document pour validation 1 ATTENTION Lorsque vous attribuez le contenu d un dossier ou d un document à un utilisateur, toutes les demandes de validation précédentes sont perdues. Les demandes de validation ne sont affectées qu à un seul utilisateur. 25

30 Chapitre 1 REMARQUE Lorsque vous envoyez un document pour validation, vous demandez à un utilisateur authentifié de l approuver. Les documents nécessitant la validation d un autre utilisateur s affichent dans sa liste des tâches. Le document peut être signé depuis l application mobile. Si le document ne provient pas du gestionnaire ERP ou s il ne comporte pas de zone de signature, une zone de signature par défaut s affiche en bas à gauche de la première page. ATTENTION La signature est compatible avec les documents PDF/A 1.4, PDF texte/image 1.3, 1.4 et 1.7. Elle n est pas compatible avec les documents PDF image. Pour les versions PDF texte/image 1.5 et 1.6, la zone de signature est déplacée sur la deuxième page du document. Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier ou le document à faire valider. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Soumettre le document pour validation. Cliquez sur la liste déroulante Utilisateur et sélectionnez l utilisateur à qui vous souhaitez demander de valider le document. Cliquez sur Valider. 26

31 Guide de l utilisateur Partager un document 1 ATTENTION 1 Tout document partagé est mis à la disposition de tous les utilisateurs disposant du lien d accès au document (qu ils soient ou non connectés à BR-Docs). Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier ou le document à faire valider. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur l icône Partager le document avec un lien. Copiez le lien et envoyez-le aux personnes avec qui vous souhaitez partager le document, ou sélectionnez l option Partager le document par (un serveur SMTP doit être configuré pour pouvoir utiliser cette option). Vous pouvez annuler le partage de dossier en cliquant sur Annuler le partage du document. 27

32 Chapitre 1 Commenter un document (fils de discussions) 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier contenant le document pour lequel vous souhaitez lancer un fil de discussions. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur l icône Consulter le fil de discussions sur le document. Saisissez un commentaire dans le champ, puis cliquez sur Commenter. Tous les utilisateurs disposant de droits d accès au document peuvent répondre au commentaire. Les auteurs de commentaires peuvent modifier ou supprimer leurs propres commentaires. ATTENTION Lorsque vous supprimez un commentaire, toutes les réponses à ce commentaire spécifique le sont également. 28

33 Guide de l utilisateur Consulter les versions d un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. 1 Sélectionnez le dossier contenant le document dont vous souhaitez consulter l historique, puis sélectionnez le document lui-même. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Consulter l historique des versions du document. S il existe plusieurs versions du document, elles s afficheront toutes. Pour ajouter une nouvelle version du document, cliquez sur l icône d ajout :. Pour supprimer une version du document, cliquez sur l icône de suppression :. Pour ajouter une nouvelle version du document, saisissez sa description dans le champ, puis cliquez sur Parcourir. Accédez au fichier sur votre réseau. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Valider. Pour annuler l opération, cliquez sur Annuler. 29

34 Chapitre 1 Consulter l historique des actions d un document 1 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier contenant le document dont vous souhaitez consulter l historique des actions. Lorsque le dossier s ouvre, sélectionnez le document. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Consulter l historique des actions sur le document. Pour copier l historique du document, cliquez sur Copier. Pour imprimer l historique du document, cliquez sur Imprimer le document. 30

35 Guide de l utilisateur Traiter des tâches 1 Lorsqu un document est envoyé à un utilisateur pour validation, il s affiche sur l écran Tâches de l utilisateur. 1 Cliquez sur l onglet Tâches. Lorsque vous avez une ou plusieurs tâches en attente, une bulle d aide s affiche pour vous inviter à les gérer. Dans votre liste des tâches, sélectionnez le document à valider. Un aperçu s affiche sur le côté droit de l écran. Cliquez sur Valider. REMARQUE Seul votre administrateur BR-Docs peut afficher les tâches de tous les utilisateurs. Il peut trier les tâches par utilisateur ou par état. 31

36 Chapitre 1 Recherche de dossiers et de documents 1 ATTENTION Pour optimiser la pertinence des résultats de la recherche, les demandes effectuées dans BR-Docs doivent contenir plus de trois caractères. Dans le champ de recherche situé au-dessus de l onglet Dashboard, saisissez une valeur de recherche : - nom du document - contenu du document - nom du dossier - métadonnées Appuyez sur la touche Entrée du clavier. Le résultat de la recherche (dossiers et/ou documents) s affiche dans une liste sur le côté gauche de l écran. Cliquez sur un dossier ou un document pour afficher un aperçu sur le côté droit de l écran. REMARQUE Utilisez les opérateurs " et * pour restreindre votre recherche : Terme recherché Industrie Industr* Industrie française "Industrie française" La recherche renvoie les documents et dossiers contenant Le terme Industrie. Un mot commençant par Industr, comme Industriel. Les termes Industrie ET française. La chaîne Industrie française. 32

37 Guide de l utilisateur Aide 1 Cliquez sur l icône? pour obtenir de l aide à tout moment. 1 Premiers pas 1 Cliquez et sélectionnez Consulter le guide de démarrage dans la liste déroulante. Aide en ligne 1 Cliquez sur? et sélectionnez Consulter l aide dans la liste déroulante. 33

38 2 Guide de l administrateur 2 Gestion des utilisateurs et des groupes 2 Créer un groupe 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Groupes et Utilisateurs, puis sur le bouton + situé sur la droite de l en-tête Groupes. Saisissez le nom du groupe que vous souhaitez créer. Cliquez sur Valider. Le nouveau groupe s affiche dans la liste. Pour modifier les propriétés du groupe, cliquez sur son nom. REMARQUE Vous pouvez supprimer un groupe en cliquant sur le bouton. La suppression d un groupe ne peut pas être annulée. Vous ne pouvez pas supprimer les groupes par défaut Users (Utilisateurs) et Administrators (Administrateurs). 34

39 Guide de l administrateur Créer un utilisateur 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Groupes et Utilisateurs, puis sur le bouton + situé sur la droite de l en-tête Utilisateurs. 2 Saisissez les informations concernant l utilisateur que vous souhaitez créer. Cliquez sur Valider. Le nouvel utilisateur s affiche dans la liste. Pour modifier les propriétés de l utilisateur, cliquez sur son nom. REMARQUE Désactivez un utilisateur en cliquant sur le bouton. 35

40 Chapitre 2 Ajouter un utilisateur à un groupe 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Groupes et Utilisateurs pour afficher les listes Groupes et Utilisateurs. Cliquez sur un utilisateur et faites-le glisser dans le groupe de votre choix pour ajouter cet utilisateur à ce groupe. 36

41 Guide de l administrateur Règles et groupes de classements 2 Créer un type de document 2 REMARQUE BR-Docs contient des types de documents par défaut. Modifiez-les en éditant les métadonnées d indexation et la règle de classement correspondante en fonction de vos besoins (voir Modifier ou supprimer une règle de classement). 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Règles de classements, puis sur le bouton + situé sur la droite de l en-tête Règles de classements. Saisissez le nom du type de document que vous souhaitez créer. Cliquez sur Valider. Il n est pas nécessaire de configurer immédiatement la règle de classement. La règle sera créée après les métadonnées d indexation du type de document. 37

42 Chapitre 2 Créer des champs de métadonnées (index) 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Règles de classements, puis sélectionnez le type de document pour lequel créer des champs de métadonnées ou d index. Cliquez sur le bouton + sur la droite de l en-tête Métadonnées. Saisissez le nom du champ d index à créer, puis choisissez le type d index dans la liste déroulante Type. Cochez la case Obligatoire si vous souhaitez obliger les utilisateurs à renseigner cet index lors du classement d un document. Si la case n est pas cochée, l index peut être laissé vide lorsqu un document est classé. Répétez ces étapes pour tout autre index que vous souhaitez créer. Le nom des champs d index s affiche dans la liste Métadonnées, à droite de la liste Règles de classements. 38

43 Guide de l administrateur Créer une règle de classement 2 Avant de créer une règle de classement pour un type de document, créez le type de document et le champ de métadonnées (index) correspondant. Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. 2 Cliquez sur l onglet Règles de classements, puis sélectionnez le type de document pour lequel créer des champs de métadonnées ou d index. Saisissez le nom du document dans le champ, ou cliquez sur Parcourir pour accéder au type de document souhaité. Cochez la case pour activer la règle de classement. Sélectionnez le dossier dans lequel classer tous les documents du type choisi au cours de l étape précédente. Cliquez sur Valider. Par défaut, tout index précédemment configuré s affiche dans une liste déroulante lorsque vous cliquez dans les zones de texte utilisées pour le classement et le changement de nom. Utilisez cet index pour créer vos règles de classement et de changement de nom. Vous pouvez ajouter des valeurs fixes (saisie manuelle), puis confirmer l action. 39

44 Chapitre 2 Modifier ou supprimer une règle de classement 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Règles de classements, puis sélectionnez le type de document pour lequel créer des champs de métadonnées ou d index. Modifiez le nom du document dans le champ, ou cliquez sur la case pour activer/désactiver la règle de classement. Sélectionnez le dossier dans lequel classer tous les documents du type choisi au cours de l étape précédente. Cliquez sur Valider. Pour supprimer une règle de classement, supprimez le type de document pour lequel la règle de classement est configurée. Pour ce faire, cliquez sur l icône située à droite du type de document de votre choix. Toutes les métadonnées suivantes seront automatiquement supprimées. 40

45 Guide de l administrateur Gestion des permissions 2 Gérez les droits d accès aux dossiers en accordant ou en bloquant les permissions correspondant à des utilisateurs et groupes spécifiques. Pour gérer les permissions, vous devez déjà avoir créé vos utilisateurs et groupes. 2 Cliquez sur l onglet Documents. Sélectionnez le dossier dont vous souhaitez gérer les droits d accès. Cliquez sur la liste déroulante Plus, puis sélectionnez Changer les permissions du dossier. Cochez la case d un groupe pour lui accorder la permission de réaliser les actions indiquées audessus de chaque colonne. Décochez la case d un groupe pour qu il ne puisse plus réaliser les actions répertoriées au-dessus de chaque colonne. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Valider. L activation des permissions est immédiate. 41

46 Chapitre 2 ATTENTION Par défaut, les sous-dossiers de BR-Docs héritent des permissions de leurs dossiers parents. Ce lien avec le dossier parent est rompu en cas de modification des permissions des sous-dossiers. Par défaut, les utilisateurs du groupe Administrators (Administrateurs) disposent de l ensemble des permissions à tous les dossiers. Seuls les administrateurs ou utilisateurs BR-Docs disposant de droits Permissions peuvent gérer les permissions des dossiers. 42

47 Guide de l administrateur Modification de l arrière-plan 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. 2 Cliquez sur l onglet Paramètres. Cliquez sur Changer l image pour choisir votre nouvel arrière-plan. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Valider. 43

48 Chapitre 2 Corbeille 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Corbeille. Tous les dossiers et documents supprimés s affichent ici. Supprimez-les de façon définitive en cliquant sur Purger tous (avertissement : cette action ne peut pas être annulée). Supprimez des dossiers ou documents spécifiques en les sélectionnant et en cliquant sur Purger la sélection. Restaurez les éléments supprimés et mettez-les de nouveau à la disposition des utilisateurs en cliquant sur Restaurer la sélection. 44

49 Guide de l administrateur Licence 2 Cliquez sur Gérer les utilisateurs et paramètres de l application. Cliquez sur l onglet Licence. 2 Les informations relatives à votre licence BR-Docs s affichent sur cet écran. Vous pouvez afficher le nombre de comptes utilisateurs ainsi que le nombre de comptes disponibles, vérifier l espace de stockage et afficher les options actives. Si nécessaire, vous pouvez acheter de nouvelles licences utilisateur en cliquant sur acheter des comptes utilisateurs, ou acheter de l espace de stockage supplémentaire en cliquant sur acheter du stockage. 45

50 Chapitre 2 Questions fréquemment posées 2 Bienvenue dans la section Questions fréquemment posées du Guide de l utilisateur. Toutes ces questions ont été posées par nos utilisateurs. Leur but est de vous aider à vous familiariser avec les produits BR-Docs et à trouver une solution. Question J ai accidentellement supprimé un fichier/dossier de BR-Docs. Y a-t-il un moyen de le récupérer? Réponse Lorsque vous supprimez un fichier ou un dossier, il n est pas définitivement effacé de notre base de données. Pour récupérer un fichier ou dossier supprimé : - Connectez-vous en tant qu administrateur. - Cliquez sur l icône Menu de l administrateur, puis sur l onglet Corbeille. - Recherchez les documents et dossiers supprimés, puis restaurez-les ou supprimez-les de façon définitive. Je ne retrouve plus mes fichiers. Comment puis-je les récupérer? - Cliquez sur l icône Menu de l administrateur, puis sur l onglet Corbeille. Comment fonctionne le moteur de recherche simple? Comment puis-je trouver une expression ou un mot précis? - Recherchez les documents et dossiers supprimés, puis restaurez-les ou supprimez-les de façon définitive. Si vous ne parvenez pas à retrouver les fichiers dans cette zone, vous avez peut-être été membre d un dossier/espace de travail partagé et n en faites désormais plus partie. Consultez votre administrateur pour savoir comment le réintégrer et localiser vos fichiers. Par défaut, le moteur recherche le mot précis que vous avez saisi. Si votre recherche porte sur plusieurs mots, le résultat affiche tous les documents contenant l ensemble des mots (mais pas nécessairement dans l ordre saisi). Pour rechercher des mots dans un ordre spécifique, saisissez les mots ou la phrase entre guillemets, par exemple : "Salons technologiques mondiaux". Pour rechercher une autre forme d un mot, entrez un astérisque (*) à la fin de ce mot. Les résultats de la recherche de contenu n affichent pas les mots de trois caractères ou moins. Une recherche portant sur le mot "air" n affichera pas les documents contenant ce mot. Cette limitation permet d obtenir des résultats plus précis et d améliorer le temps de réponse. 46

51 Guide de l administrateur Question Comment puis-je modifier le nom ou l index d un document archivé dans BR-Docs? Réponse Modifiez les informations liées à un document (nom, index ) si vous disposez des permissions appropriées. Recherchez le document dont vous souhaitez modifier les propriétés et sélectionnez-le. Cliquez sur le bouton Plus au-dessus de l aperçu du document, puis sélectionnez Editer le document. 2 Je ne peux pas accéder à mon interface BR-Docs depuis mon application PC/mobile. J ai classé un document dans BR-Docs, mais je ne parviens pas à le prévisualiser dans la fenêtre d aperçu. Je veux partager un document, mais lorsque je clique sur le lien pour le partager, un message indique «Le document n est pas accessible». Modifiez les propriétés du document en fonction de vos besoins. Consultez la section Modifier les propriétés d un document. Vérifiez que votre connexion Internet fonctionne correctement. Si vous pouvez accéder à d autres contenus sur Internet, il est possible que le serveur sur lequel BR-Docs est installé soit temporairement inactif pour cause de maintenance. La fonction d aperçu de BR-Docs ne prend en charge que certains types de fichiers, notamment les formats PDF, JPG, PNG, GIF et Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint ). Si vous utilisez un autre format de fichier, vous ne pourrez pas prévisualiser le document. Ouvrez le document à partager. Avant de cliquer sur l icône Partager, veillez à cliquer sur le bouton Copier le lien dans le presse papier. Le lien ne sera activé que si vous cliquez sur cette icône. Pour plus d informations, consultez la section Partager un document. 47

52 Chapitre 2 Question J ai déposé mes documents dans la zone de dépôt, mais je ne les retrouve nulle part. Je n ai plus d espace de disponible/un message d erreur s affiche lorsque j ajoute un document. Réponse Pour pouvoir accéder à vos documents via l onglet Document, vous devez au préalable les indexer et les classer. Cliquez sur l onglet Classement et vérifiez que vous avez bien classé vos documents. Libérez de l espace en supprimant d anciens documents. OU Achetez de l espace de stockage supplémentaire pour les nouveaux documents. Cliquez sur l icône Menu de l administrateur, puis sur l onglet Licence. J ai supprimé quelques documents pour libérer de l espace, mais je n ai toujours pas suffisamment d espace de disponible. Si vous avez déjà supprimé des documents mais que l espace disponible n a pas augmenté, vérifiez qu ils ont bien été supprimés. Cliquez sur l icône Menu de l administrateur, puis sur l onglet Corbeille. Lorsque j accède à la zone de classement, j y trouve un grand nombre de types de documents non liés à mon activité. Comment puis-je les supprimer? J aimerais partager un document, mais seulement avec quelques autres utilisateurs BR-Docs. Lorsque j utilise BR-Docs Sync, je ne retrouve pas mes documents papier numérisés dans l interface de BR-Docs. Pour supprimer les types de documents que vous n utilisez pas, cliquez sur l icône Menu de l administrateur, puis sur l onglet Règles de classements. Supprimez les types de documents dont vous n avez pas besoin. Créez un nouvel espace de travail et invitez des collègues dans cet espace privé, où seuls vous et vos invités pourrez accéder à ces documents. Consultez la section Créer un espace de travail. Lorsque vous utilisez BR-Docs Sync pour transférer vos documents papier dans BR-Docs, ils ne sont pas automatiquement classés sous l onglet Documents. Ils sont stockés dans l onglet Classement, en attente de classement dans le dossier approprié par vous ou l un de vos collègues. 48

53 Guide de l administrateur Question Comment puis-je supprimer un espace de travail? Réponse Cliquez sur le bouton Editer ce Espace de travail. Un lien Supprimer ce Espace de travail s affiche en bas à gauche de l écran. Cliquez sur ce lien pour supprimer l espace de travail de façon définitive (voir Supprimer un espace de travail). 2 J utilise l app mobile en mode Avion, mais je ne parviens pas à retrouver tous mes documents. La signature électronique de la section des tâches n est disponible que pour certains documents. Pourquoi? J ai accidentellement modifié un document depuis mon dossier de synchronisation sur mon ordinateur, et je ne parviens pas à accéder au document d origine. En mode Avion, seuls les documents que vous avez déjà ouverts au moins une fois dans l application mobile sont disponibles sur votre appareil mobile. Pour accéder à d autres documents lorsque vous voyagez ou en l absence de connexion Internet, veillez à ouvrir ces documents tant que vous disposez toujours d un accès à Internet sur votre appareil. La fonctionnalité de signature électronique n est disponible que pour les documents au format PDF. Si les documents sont dans un autre format, vous ne pourrez pas les signer depuis vos appareils mobiles. Lorsque vous synchronisez un document depuis votre ordinateur sur BR-Docs, les versions précédentes de ce document sont enregistrées dans BR-Docs en tant que versions. Restaurez la version souhaitée du document dans BR-Docs, puis téléchargez-la sur votre ordinateur. 49

54 Chapitre 2 Question Lorsque j utilise le raccourci alphabétique pour localiser un document dont le nom commence par «T», je ne vois que les dossiers qui commencent par cette lettre. Comment rétablir l aperçu normal avec tous mes dossiers? Lorsque je charge un document Word au format DOCX contenant des schémas, je ne parviens pas à le prévisualiser dans BR-Docs. Réponse Pour rétablir l écran normal d aperçu des dossiers, cliquez sur l icône ABC au-dessus du raccourci alphabétique. Vous pourrez alors afficher tous vos dossiers et y accéder. BR-Docs ne prend pour le moment pas en charge certains des schémas des documents DOCX. Convertissez votre document au format DOC en utilisant la commande Enregistrer sous de MS Word, puis chargez le nouveau document dans BR-Docs. 50