Création de Centres de Services Partagés au sein de la branche retraite. Instance nationale de concertation du 1 er Octobre 2015

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1 Création de Centres de Services Partagés au sein de la branche retraite Instance nationale de concertation du 1 er Octobre 2015

2 Sommaire Origine et pertinence du projet Orientations générales Modalités de constitution de chaque CSP Planning cible Réunion des Directeurs du 1 er sept

3 Origine du projet La COG signée entre la CNAV et l Etat «demande à poursuivre le développement d une politique d achat professionnalisée» qui répond aux enjeux de : «maitrise des dépenses publiques» «efficience et meilleure structuration des moyens» Recherche de performance, dans un contexte de maîtrise des coûts. La COG UCANSS prévoit d amplifier les pratiques de mutualisation en matière d achat Des synergies se créent autour des expertises reconnues. La mutualisation des achats mis en œuvre, depuis 2009, au sein de la branche retraite, a produit des résultats positifs : Réduction des couts unitaires d achat sur les segments mutualisés Les gisements issus de la massification des achats se réduisent et les mutualisations peuvent être optimisées par des organisations adaptées. Réunion des Directeurs du 1 er sept

4 Qualification économique des enjeux Consommables bureautique (4000K *) 4.2% des dépenses * 26% des commandes 43% des imputations L enjeu porte sur les coûts de traitement. Assurances (860K *) 0.9% des dépenses* Sinistralité: 250 sinistres pour 800 véhicules, 60 dommages aux biens L enjeu porte sur la maîtrise de la sinistralité et l optimisation de la couverture. Voyages professionnels (3000K ) Transport: ferroviaire réservations, aérien réservations. Hébergement nuitées L enjeu est de mettre en œuvre des solutions d achat modernes pilotées par l employeur et de réduire la charge de gestion liée au remboursement. * Source SINERGI, Base dépenses 2014 hors informatique et immobilier Réunion des Directeurs du 1 er sept

5 Objectifs du projet En matière d efficience : Développement d une expertise de très haut niveau (une embauche d un expert est prévu pour chaque Centre de service), Renforcement de nos capacités de négociation (massification des achats), Réduction du volume d activité à faible valeur ajoutée (réduction du nombre de commandes, de factures à traiter) au profit d activités à plus forte valeur (référencement, évaluation des fournisseurs, amélioration des structures de consommation ), Par la rationalisation de l utilisation de notre système d information budgétaire et comptable (réduction du ratio nombre de licences mobilisés/ occurrences de gestion). Direction de la communication Titre de la présentation 5

6 Objectifs du projet En matière sociale : Couverture améliorée des salariés éligibles à une assurance individuelle accident dans le cadre du plan santé sécurité, Amélioration de la couverture du risque routier (protection du conducteur, auto-mission), Prise en charge par l employeur des frais liés aux déplacements professionnels (mise en place de portails d achat évitant l avance de frais). En matière écologique : Par le référencement de produits verts (consommables de bureau), Par la mise en place d une politique déplacements professionnels soucieuse de favoriser les modes de transport les moins polluants. Direction de la communication Titre de la présentation 6

7 Cadrage général du projet Une Étude de parangonnage a été menée fin Elle met en évidence la pertinence économique et opérationnelle des CSP par : Pour favoriser l émergence et le développement de nouvelles expertises achat, Pour générer des gains de productivité et de qualité, à travers la concentration et l industrialisation des transactions et leur gestion par une entité unique au sein d un réseau. Une note de cadrage a été élaborée et examinée par les instances compétentes au cours du 1 semestre Elle propose les éléments structurants, notamment : Processus organisationnel de référence (Planche 12), Périmètre des activités gérées par les CSP ( Planche 13 à 16). Réunion des Directeurs du 1 er sept

8 Sommaire Origine et pertinence du projet Orientations générales Modalités de constitution de chaque CSP Planning cible Réunion des Directeurs du 1 er sept

9 Orientations générales Mise en œuvre progressive de centres de services partagés au cours des exercices budgétaires 2016 et 2017 sur les segments ci-dessous : Segments d achats Organismes missionnés Consommables de bureau Voyages professionnels (Hors parc auto) Services d assurances CARSAT Nord Picardie CNAV établissement CARSAT Centre Réunion des Directeurs du 1 er sept

10 Orientations générales Les modalités retenues Une adhésion volontaire : Les CARSAT manifestent la volonté d adhérer au(x) CSP. Des relations contractualisées : Convention de délégation nationale entre la CNAV et l organisme gestionnaire du CSP Contrat d adhésion entre l organisme CSP et l organisme client. CNAV Organisme A CSP Organisme B CSP Organisme C CSP Organisme client Organisme client Organisme client Organisme client Organisme client Réunion des Directeurs du 1 er sept

11 Sommaire Origine et pertinence du projet Orientations générales Modalités de constitution de chaque CSP Planning cible Direction de la communication Titre de la présentation 11

12 Modalités de constitution de chaque CSP Les activités des CSP : Un processus intégré commun à tous les CSP Complété d activités inhérentes à la nature du segments d achats : Voir diapos suivantes 12

13 Modalités de constitution du CSP assurances Limiter l impact économique des sinistres (1). CSP Assurances Élaborer et proposer la politique de gestion des risques Apprécier les risques (Identification, analyse, évaluation) Client Participer à l élaboration d une gestion commune des risques Communiquer les éléments permettant d'élaborer la cartographie des risques (par organisme, métier, projet). Définir le niveau acceptable du risque Définir le niveau de couverture du risque Recenser les solutions de couverture de risques (1) Extrait du livrable Recensement-Activité-CSP-ASSURANCES Réunion des Directeurs du 1 er sept

14 Modalités de constitution du CSP assurances Service et gestion maitrisée des sinistres (1). CSP Assurances Client Organiser les procédures avec les partenaires (organismes, courtiers ) Gérer les évènements assurés vs non assurés, et déterminer le plan d'action. Qualifier le sinistre, et déterminer la couverture assurantielle Informer de la survenance d'un sinistre Rédiger le constat amiable Déclarer les sinistres Suivre les indemnisations Valider la réparation et le retour à la normale Informer du retour à la normale (1) Extrait du livrable Recensement-Activité-CSP-ASSURANCES Direction de la communication Titre de la présentation 14

15 Modalités de constitution du CSP voyages professionnels Apporter des solutions de déplacements et d hébergement pratiques et économiquement performantes (1) CSP Voyages professionnels Participer à l'élaboration d'un socle commun de politique de voyage Élaborer une approche intégrée (gestion des OM et notes de frais, + portails de réservation). Veille fournisseur et technique sur les solutions de voyages professionnel Formation et animation d'un réseau de correspondants "voyages pro" Assister les utilisateurs à l'utilisation du SI OM et des portails de réservation Client Participer à l élaboration de la politique de voyage Relayer les informations ascendantes et descendantes. Enregistrer les factures dématérialisées (1) Extrait du livrable Recensement-Activité-CSP-VOYAGES Réunion des Directeurs du 1 er sept

16 Modalités de constitution du CSP consommables bureautiques Optimiser les coûts de traitement des achats de FGB (1) CSP Consommables bureautiques Client Analyser et intégrer les besoins exprimés Définir les cycles économiques de commandes et de facturation Élaborer une approche intégrée (catalogues externes et dématérialisation). Veille fournisseur et technique sur l'offre de FGB Émettre l engagement et le BdC Récupérer les pièces justificatives dématérialisées Exprimer les particularités éventuelles Exprimer le besoin Déclarer le SF Enregistrer les SF Enregistrer les factures Assister les utilisateurs à l'utilisation des portails fournisseurs (1) Extrait du livrable Recensement-Activité-CSP-FGB Relayer les informations ascendantes et descendantes. Réunion des Directeurs du 1 er sept

17 Sommaire Origine et pertinence du projet Orientations générales Modalités de constitution de chaque CSP Planning cible Réunion des Directeurs du 1 er sept

18 Planning cible COG validée Organisation du pilotage validée Lettre de mission validée Janv. à mars Avril à juin Juil. à sept. Oct. à dec. 1 er semestre 2 ème semestre Cadrage général: -Périmètre projet -Cible organisationnelle -Identificat. des impacts -Organisat. des travaux -Calendrier Validé en mars Parangonnage livré Cadrage opérationnel -Sites «pionniers» -Segments éligibles -Recensement et répartition des activités cibles - Trajectoires RH, SI, règlementaires 18/06 Présentation intermédiaire 10/09 Validations CP3 Contrat d adhésion Seuil de démarrage avec 5 à 8 organismes. Préparation au déploiement -Contrat de délégation -Adaptation des moyens RH / présentation IRP -Formation des collaborateurs -Préparation logistique -Transfert des dossiers G O Janv. CSP assurances Préparation au déploiement -Idem + -Paramétrages SI SINERGI -Dématérialisation des commandes Configuration adaptée au marché interbranche Juin CSP Consommables bureautique G O Extension progressive des services: SI gestion des OM. Préparation au déploiement -Idem + -Déploiement des portails Aout CSP Voyages G O 18