Saisie des requêtes / Scan prélèvement

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1 Formation des utilisateurs Système Informatique du Laboratoire (SIL) SoftLabMic V Saisie des requêtes / Scan prélèvement Fait par Service de la Biologie Médicale du CSSS Pierre-Boucher Novembre

2 Table des matières Fenêtre d ouverture Softlab V4 6 Saisie des requêtes Recherche d un usager 8 Dossiers des usagers. 9 Dossier d usager CSSS Pierre-Boucher 10 Usager inexistant 11 Structure générale du système GUI 12 Créer un dossier d usager 13 Choix du séjour 16 Quand choisir un séjour existant? 17 Quand créer un nouveau séjour?. 18 Choix du médecin Recherche d un médecin 20 Procédure pour médecin non inscrit 21 2

3 Table des matières Saisie des requêtes (suite) Recherche d une clinique (Unité de soins).. 23 Créer un nouveau séjour.. 26 Création de la requête. 27 Créer une nouvelle requête 28 Impression sur une autre imprimante que celle de la clinique (unité de soins). 30 Impression d un fax à la saisie de requête.. 31 Commentaire de requête. 33 Saisie des analyses demandées. 34» par clavier... 35» par recherche. 36 Indications et Messages du système 37 Annuler une entrée de test. 38 Valider le choix du patient.. 39 Sauvegarde de la requête 40 3

4 Table des matières Saisie des requêtes (suite) Renseignements obligatoires à la saisie de requête. 41 Impression d étiquettes. 42 Réimpression d étiquettes. 44 Ajouter une requête suivante même patient, même séjour 45 Requête de microbiologie. 46 Saisie des tests de microbiologie 48 Modification d une requête existante Modification d une requête existante.. 51 Modification d une requête existante (ajout ou annulation). 52 Entrer la raison de l annulation. 53 4

5 Table des matières Scan des prélèvements Annexe 1 Scan des prélèvements Icône. 55 Scan des prélèvements (Hôpital).. 56 Scan des prélèvements (CLSC seulement) 57 Numéro requête expliquée.. 59 Imprimante à étiquettes 60 Configuration de l impression d écran (si accès). 63 Configuration Personnalisation du Bureau (si accès) 65 5

6 Fenêtre d ouverture Softlab V4 Saisie des Requêtes Permet de produire, modifier et annuler des requêtes, réimprimer des étiquettes, etc. Prélèvement - Permet d attribuer les initiales du préleveur (phlébotomiste), la date et l heure du prélèvement. Interrogation Résultats Labo Permet de visualiser et d imprimer des résultats. Dans un environnement Windows, vous pouvez faire du multi-tâche et avoir plusieurs fenêtres ouvertes simultanément! 6

7 Service de Biologie Médicale Saisie des requêtes Choix d un usager 7

8 Recherche d un usager - Double-cliquer l icône saisie de requête - La fenêtre de recherche du patient s affiche 1 # de RAMQ 2 # de dossier (NDM) 3 Nom, prénom & date de naissance Appuyer sur suivant ou faire ENTREE 8

9 Dossiers des usagers Si patient connu au CSSS Pierre-Boucher Dossier permanent du CSSS (1 er choix) Dossier X = Dossier temporaire (2 ème choix) pour usager externe seulement si le nom/prénom et date naissance correspond à votre usager. Si non, créer un nouveau usager. 9

10 Dossier d usager CSSS Pierre-Boucher Avec la souris, choisir le dossier de l usager: - Dossier permanent (1 er choix) - Dossier X : Dossier temporaire ( 2 ème choix) pour usager externe seulement. Si votre usager n est pas dans la liste ou qu il ne possède pas de dossier pour le CSSS Pierre-Boucher, appuyer sur Nouveau- Nouveau patient 10

11 Usager inexistant Après avoir fait une recherche par Dossier, RAMQ et nom/prénom/date de naissance et que l usager demeure introuvable, appuyer sur OUI pour créer un nouvel usager. 11

12 Structure générale du système GUI Section démographique du patient Section séjour du patient Section requête du séjour Section tests de la requête 12

13 Peut-on modifier les données démographiques d un usager connu? En aucun cas, nous ne devez modifier les données démographiques de l usager. Si vous constatez des erreurs au niveau des données démographiques, faites imprimer l image de votre écran et faites-la parvenir au laboratoire en spécifiant les corrections. 13

14 Créer un dossier d usager Inscrire : (Essentiel) (Secondaire) Nom de famille * Téléphone Prénom * Père et mère Date de naissance (DDN) Sexe RAMQ et date expiration (Exp.) 14

15 Service de Biologie Médicale Saisie des requêtes Choix du séjour 15

16 Choix du séjour Choisir le séjour en fonction de : -La date du séjour (date d admission) -L emplacement (clinique, chambre et lit) -Le médecin traitant -Absence d une date de congé T Tous les prélèvements en provenance des CLSC, cliniques externes, endoscopie, bureau privé, etc. requièrent obligatoirement la création d un nouveau séjour car le séjour est valide que pour une seule journée! Donc, la date est le facteur prédominant! Les usagers hospitalisés ou hébergés en CHSLD auront probablement déjà un séjour en haut de la liste! Cliquer sur Nouveau et Nouveau séjour OU Sélectionner le séjour voulu et cliquer sur Terminer 16

17 Quand choisir un séjour existant? Usagers hospitalisés (Hôpital) Vous devez utiliser le séjour existant si: Le séjour correspond à l emplacement de l usager. Il n y a pas de date de congé. Note: Si l usager est hospitalisé et passe des analyses dans une unité de soins (ex. salle d opération, salle de réveil), vous devez utiliser son séjour d hospitalisation. 17

18 Quand créer un nouveau séjour? Usagers des CLSC, CHSLD, cliniques externes, endoscopie, bureau privé, etc. Vous devez toujours créer un nouveau séjour. Exception: Si vous devez faire une deuxième requête pour le même médecin, à la même clinique et pour la même journée, vous pouvez utiliser le même séjour. Ex.: Culture en microbiologie Test ne pouvant être fait sur la même requête, etc. 18

19 Service de Biologie Médicale Saisie des requêtes Choix du médecin 19

20 Recherche d un médecin Si vous ne connaissez pas le code du médecin, vous pouvez en faire la recherche en appuyant sur l onglet à droite de la fenêtre de saisie Médecin Vous pouvez faire la recherche par: Premier caractère du code du Md Prénom partiel ou complet Nom partiel ou complet Appuyer sur pour lancer la recherche Appuyer sur pour choisir le Md sélectionné 20

21 Exemple de recherche de médecin Attention! Un même (ID) médecin peut apparaître plusieurs fois selon la clinique (lettre): Pour les usagers hospitalisés et à l Urgence, toujours choisir ID Médecin avec aucune adresse. Pour les usagers de l extérieur (Cliniques Externes, CLSC, Bureau ou autres), choisir le ID Médecin avec adresse selon la clinique médicale inscrite sur l ordonnance du patient. Si le médecin n est pas dans la liste (voir procédure Médecin non inscrit) 21

22 Procédure pour médecin non inscrit Mettre un astérisque (*) à la place du nom du Médecin traitant, requérant (Réq. Par) ou Rapporter à: Compléter les cases : Nom de famille du médecin Prénom du médecin # licence Adresse complète de la clinique (indiquer la suite, bureau avant le numéro civique)-> Champs Rue-Ville-Province-Code postal Numéro téléphone de la clinique Numéro du télécopieur (opieur) Cliquer sur 22

23 Recherche d une clinique (Unité de soins) Si vous ne connaissez pas le code de la clinique (Unité de soins), vous pouvez en faire la recherche en appuyant sur l onglet à droite de la fenêtre de saisie Clinique Vous pouvez faire la recherche par: Le nom partiel ou complet 23

24 Recherche d une clinique (Unité de soins) Vous pouvez faire la recherche par: Nom de la clinique Type de clinique (mettre en surbrillance le type voulu) Cliquer sur 24

25 Recherche d une clinique (Unité de soins) Appuyer sur pour lancer la recherche 2 ème étape: Choisir le ID clinique Appuyer sur 25

26 Créer un nouveau séjour En résumé, vous avez 4 inscriptions à faire: Médecin traitant Clinique (si aucune clinique mettre BP pour Bureau privé) Chambre (facultatif) Lit (facultatif) 26

27 Service de Biologie Médicale Saisie des requêtes Création de la requête 27

28 Créer une nouvelle requête Inscrire: Inscrire des copies à d autres médecins si demandé par Md requérant Inscrire Md requérant si différent du Md traitant Choisir la priorité (Routine, Urgent ou STAT) Date du prélèvement Il est important de toujours laisser le dépôt à A1! 28

29 Créer une nouvelle requête N inscrire AUCUNE heure de prélèvement pour les spécimens qui ne sont pas encore fait. Les tubes seront scannés (scan prélèvement) après le prélèvement afin de leur attribuer l heure de prélèvement et l indentification du préleveur (phlébotomiste). 29

30 Impression sur une autre imprimante que celle de la clinique (unité de soins) 2- Cliquer sur la flèche 1- Cliquer sur la flèche du champ Imp. 3- Choisir l imprimante désirée et cliquer sur 30

31 Impression d un fax à la saisie de requête (1 de 2) 2- Cliquer sur la flèche 3- Choisir FAX et cliquer sur 1- Cliquer sur la flèche du champ Imp. 4- Choisir le fax de la clinique dans la liste. ou Effacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ. 31

32 Impression d un fax à la saisie de requête (2 de 2) 1- Choisir le fax de la clinique dans la liste. ou 2- Effacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ. 3- Cliquer sur 4- Le code du Fax s inscrira dans la fenêtre Reporter Destination ou 5- Inscrire directement le numéro de fax dans le format ( FAX, ) 6- Cliquer sur 32

33 Commentaire de requête 2- Inscrire le(s) commentaire(s) dans la fenêtre. 3- Cliquer sur OK et un crochet s inscrira au Comm.Requête. 1- Cliquer sur Commentaire Requête 33

34 Saisie des analyses demandées 3 façons de commander les tests désirés: Par clavier Fenêtre de recherche, faire F2 Directement sur le champ, si vous connaissez le code du test 34

35 Saisie des analyses demandées par clavier Cliquer sur, si celui-ci n est pas apparent ou le faire disparaître: Choisir le clavier voulu Cliquer le(s) test(s) voulu(s) 35

36 Faire F2 pour ouvrir une fenêtre de Recherche. Vous pouvez faire la recherche par: Recherche général Nom complet du test Nom incomplet du test Saisie des analyses demandées par recherche Cliquer sur Choisir le code du test désiré cliquer sur 36

37 Indications et Messages du système 37

38 Annuler une entrée de test 1- Mettre le curseur sur le test que vous désirez annuler 2- Appuyer sur Vous pouvez également effacer tous les tests si vous le désirez 3- Confirmer l annulation par OUI 38

39 Valider le choix du patient Vérifier les informations du patient : Bon choix du dossier Nom Prénom Date de naissance Date d expiration du RAMQ Numéro de téléphone Vérifier les informations du séjour : Nom du médecin requérant Nom de la clinique Chambre et Lit Vérifier les informations de la requête : Les copies supplémentaires (Rapporter à) La date de prélèvement (ne peut être changé par la suite) Les analyses demandées 39

40 Sauvegarde de la requête Cliquer sur Sauvegarde ou Ajout suivant Confirmer l enregistrement par OUI 40

41 Renseignements obligatoires à la saisie de requête Selon les questions, vous pourrez les compléter en utilisant soit les claviers de choix de réponse, soit en tapant du texte directement. Cliquer sur OK afin de sauvegarder les modifications à la requête. Note: Si par mégarde vous fermer une fenêtre de sélection ( ), vous pouvez faire CTRL-K pour la rétablir. Si la réponse ne correspond pas aux choix proposés dans les boîtes de choix de réponse vous pouvez faire CTRL-A pour fermer la fenêtre de sélection afin d inscrire ce que vous désirez. 41

42 Impression d étiquettes Après l enregistrement, une fenêtre d impression s ouvre. Vérifier si l imprimante sélectionnée est bien celle que vous désirez. Appuyer sur OK 42

43 Retour à l écran de recherche de patient 43

44 Réimpression d étiquettes 1- Accéder à la requête 2- Appuyer Mode Edition 3- Appuyer sur le bouton d impression 4- Choisir dans le menu Étiquette de prélèvement pour réimprimer toutes les étiquettes Ou Choisir Étiquettes sélectionnée pour choisir les étiquettes à imprimer. 5- Choisir l imprimante désirée 6- Sélectionner les étiquettes que vous voulez réimprimer 7- Appuyer sur OK 44

45 Ajouter une requête suivante Après la saisie de la première requête de laboratoire, ne pas sauvegarder tout de suite, et sélectionner l icône Ajouter requête suivante Votre requête sera enregistrée et vos étiquettes s imprimeront. Toutefois, vous demeurez actif dans le même patient et vous serez prêt à créer une nouvelle requête dans le même séjour! 45

46 Service de biologie Médicale Requête de microbiologie (culture) 46

47 Requête de microbiologie Il ne doit pas y avoir plus d une demande de culture par requête de microbiologie. N.B. Une culture peut cependant être demandée sur la même requête que des analyses de biochimie et/ou d hématologie. 47

48 Saisie des tests de microbiologie Une fenêtre de microbiologie apparaît automatiquement 1- Commencer par saisir le test de microbiologie prescrit 2- Sélectionner la source du spécimen ou inscrire le site 3- Si antibiothérapie en cours, indiquer l antibiotique. 4- Sauvegarder la requête 48

49 Service de Biologie Médicale Modification d une requête ou annulation de tests 49

50 Modification d une requête ou annulation de tests Mise en garde Seul le personnel du laboratoire a l autorisation de modifier une requête pour ajouter ou annuler des tests lorsque les spécimens sont déjà envoyés au laboratoire, à moins d avis contraire. Si les spécimens sont envoyés, vous devez aviser par téléphone le personnel du labo pour ajouter ou annuler des tests. 50

51 Modification d une requête existante Dans la fenêtre de saisie de requête, recherchez la requête que vous voulez modifier par: Numéro de RAMQ Numéro de dossier Séjour Requête 51

52 Modification d une requête existante (ajout ou annulation) 1- Cliquer sur Edition 2- Procéder aux modifications de requête que vous désirez. 4- Cliquer sur Insérer (ajout) Annuler ou Annuler une requête selon la modification à faire dans la requête 3- Mettre le curseur sur le test que vous désirez annuler ou sur un champ libre pour un ajout selon le cas. 52

53 Entrer la raison de l annulation Inscrire la raison de l annulation dans la fenêtre qui s ouvrira. Du texte libre ou des messages prédéfinis peuvent être utilisés. Cliquer sur OK 53

54 Service de Biologie Médicale Scan prélèvement 54

55 Scan des prélèvements Icône Double-cliquer sur l option choisi «Prélèvement» 55

56 Scan des prélèvements (Hôpital) Scanner le code barre de l étiquette du spécimen prélevé Identification du (des) tube (s) prélevé(s) Pour réimprimer des étiquettes Mettre un crochet à N si aucun prélèvement pour ce tube. Vous pouvez changer la date et l heure du prélèvement Appuyer sur quand les modifications sont terminées. Analyses faites sur le tube sélectionné 56

57 Scan des prélèvements (CLSC seulement) 1- Cliquer sur l onglet avant de sauvegarder votre requête. 2- Cliquer sur Prélever ou Prélever Tout Un crochet 3- Indiquer les initiales du préleveur, Heure / Date du prélèvement. S inscrira aux indicateurs A et P 57

58 Service de Biologie Médicale Annexe 1 58

59 Numéro requête expliquée M Mois Numéro de requête Suffixe Date du jour Attention Lorsque vous apportez des échantillons au laboratoire, ceux ci doivent porter la date du jour sinon ils seront rejetés. 59

60 Imprimante à étiquettes 60

61 Imprimante à étiquettes 61

62 Imprimante à étiquettes 62

63 Configuration de l impression d écran (1 de 2) 1- Aller dans le menu Outils et choisissez Options 2- Cliquer ensuite sur Options de saisie d écran. 63

64 3- Sélectionner Options de saisie d écran afin d associer une imprimante. Configuration de l impression d écran (2 de 2) 4- Choisir Printer 5- Choisir Setup 6- Nom de l imprimante 64

65 Configuration Personnalisation du Bureau 1- Sélectionner Personnaliser Bureau 2- Ouvrir l arborescence et cochez les icônes que vous voulez installer sur votre Bureau 3- Cliquer sur OK. Les icônes choisies seront sur votre Bureau. 65