Réception et livraison de marchandise

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1 Réception et livraison de marchandise SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Août 2014

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 1 LES INTERVENANTS... 1 RÉCEPTION D UNE MARCHANDISE... 2 ACCÉDER AU FORMULAIRE...2 SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ...2 SÉLECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE...3 Champ de recherche de la page «Sélection bon de commande»...3 Résultat de la recherche...5 SÉLECTION DES ARTICLES REÇUS...7 Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage...7 Saisie des quantités reçues, acceptées...9 Saisie des quantités rejetées Les autres onglets de la page LIVRAISON D UNE MARCHANDISE SAISIR UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE ACCÉDER AU FORMULAIRE SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITÉ SÉLECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE SÉLECTION DES ARTICLES REÇUS Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage Saisie des quantités reçues SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE ACCÉDER AU FORMULAIRE RÉCEPTION PARTIELLE D UNE MARCHANDISE RÉCEPTION DE LA QUANTITÉ RÉSIDUELLE D UNE COMMANDE CONSULTATION DE LA RÉCEPTION D UNE MARCHANDISE CONSULTATION DE LA LIVRAISON ANNULATION D UN DOCUMENT DE RÉCEPTION ANNULATION D UNE LIGNE DE RÉCEPTION PARTICULARITÉS RÉCEPTION D UNE COMMANDE OUVERTE RETOUR DE MARCHANDISE ANNEXE 1 - L AIDE-MÉMOIRE RÉCEPTION ET LIVRAISON D UNE MARCHANDISE Réception et livraison de marchandise i

3 INTRODUCTION Le module «Réception des marchandises» de PeopleSoft est actuellement utilisé à l Université Laval uniquement pour les opérations suivantes : enregistrer la réception partielle ou complète d un bon de commande; enregistrer la livraison de la marchandise reçue; annuler la réception partielle ou complète d un bon de commande; consulter la réception et la livraison d un bon de commande. LES INTERVENANTS Les informations saisies dans le processus de réception proviennent de plusieurs intervenants : l utilisateur du système qui saisit la demande d achat pour le demandeur; l acheteur qui en fait un bon de commande; le fournisseur qui expédie, facture et parfois transporte la marchandise commandée; s il y a lieu, le transporteur avec lequel le fournisseur fait affaire; le receveur qui enregistre la réception de la marchandise et la livre au demandeur; le payeur qui achemine au fournisseur le paiement de la commande. Pour que l ensemble du processus se fasse harmonieusement, les données saisies lors de la réception doivent être adéquates. Réception et livraison de marchandise 1

4 RÉCEPTION D UNE MARCHANDISE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie réception sur la page «Accueil utilisateur» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisie ou validation de l entité Par défaut, on obtiendra la page permettant d accéder à un formulaire vierge de réception. Si la marchandise commandée est pour l entité UL, il suffit de cliquer sur le bouton. Si le numéro du bon de commande commence par 9000, il s agit de marchandises destinées à l entité AU. Remplacer alors UL par AU et faire. Réception et livraison de marchandise 2

5 Sélection des lignes du bon de commande La page «Sélection bon commande» s affiche. Cette page permet de rechercher les lignes d un bon de commande selon plusieurs critères. Dans la plupart des cas, le numéro du bon de commande est connu puisqu il est inscrit sur le bon d emballage que le fournisseur a joint à l envoi. C est ce qu il faut inscrire dans le champ «Code». S assurer que les champs «Destin et Date» sont à blanc, puis lancer la recherche à l aide du bouton. Noter que par défaut, les cases «Extraire échéanciers BC ouv.» et «Qté commandée» sont cochées. Champ de recherche de la page «Sélection bon de commande» Pour une raison quelconque, il se peut qu une recherche doive être effectuée sans pouvoir utiliser le numéro du bon de commande, par exemple, en cas d erreur sur celui-ci. Utiliser les champs conjointement avec d autres critères pour élargir ou limiter la recherche. Entité GAPP : correspond à l entité UL ou AU. Code : Ligne / échéancier: No ordre exécution: Article UL : Destination: Mode expédition: champ de saisie du no. de bon de commande qui apparaît sur le bon d emballage. non utilisé. non utilisé. non utilisé. permet de limiter la recherche à un endroit de réception de marchandise donnée (ex : réception du pavillon Vachon). non utilisé. Réception et livraison de marchandise 3

6 Jours + / - aujourd hui : Date début : Date fin : Nom abrégé: Art. fournisseur : Fabricant: Article fabricant: Extraire échéanciers BC ouv. : Aucune qté comm. : Qté commandée : Qté résiduelle BC : permet de préciser, comme critère de recherche, un nombre de jours avant et après la date de réception (date du jour); ce critère est utilisé conjointement avec d autres critères pour rechercher les bons de commande dont la date se situe à l intérieur d une période donnée. permet de restreindre la recherche en limitant la date de début de la recherche. permet de restreindre la recherche en limitant la date de fin de la recherche. permet d effectuer la recherche à partir d un numéro de fournisseur. non utilisé. non utilisé. non utilisé. limite l affichage aux lignes de commande non reçues entièrement. S il faut décocher cet élément pour faire afficher la ligne, on peut supposer qu il s agit d une double expédition. non utilisé. lorsque cette case est activée, on obtient la quantité commandée sans tenir compte des livraisons précédentes. lorsqu activée, cette case permet de voir la quantité à venir en tenant compte des livraisons précédentes. Réception et livraison de marchandise 4

7 Résultat de la recherche Les lignes du bon de commande qui n ont pas encore été reçues en entier sont listées au bas de la page, sous la rubrique «Enregistrements extraits». Utiliser le lien Afficher tout pour voir toutes les lignes. Dans cet exemple, le bon de commande contient 14 lignes. Le lien «Afficher tout» permet de voir l ensemble des lignes du bon de commande. Suite de l écran Si on clique sur un des liens de la colonne «Description», on obtient la description de l article saisie sur la demande d achat. Réception et livraison de marchandise 5

8 Cliquer sur le bouton commande». pour retourner à l écran «Sélection bon Pour accéder à l ensemble de l information disponible sur une ligne d un bon de commande, soit on clique tour à tour sur chacun des trois onglets «Enregistrements sélectionnés», «Expédition reliée» ou «Données détaillées», soit on fait afficher toute l information sur une seule longue ligne en cliquant sur le bouton, «affichage toutes colonnes». Réception et livraison de marchandise 6

9 Sélection des articles reçus Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien Sélectionner tout pour tout sélectionner. Consulter le bon d emballage qui accompagne la marchandise pour savoir quels articles sélectionner. Noter que le lien Supprimer tout permet d annuler toute sélection faite précédemment. Cliquer sur le bouton pour mettre à jour l écran puis sur pour poursuivre la saisie des informations. Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage On obtient la page principale de saisie, la page «Maj. Réceptions». Cette page permettra d inscrire les informations concernant le connaissement et le bon d emballage grâce au lien Détails en-tête. Cette page donne aussi accès à l information suivante : commentaires d en-tête et de lignes du bon de commande qui sont destinés à la réception ; différents onglets permettent d avoir accès à des données supplémentaires sur le bon de commande ; lien «Ajout commentaires» qui permet d ajouter un commentaire lors de la réception; l icône «Détail» pour obtenir les détails sur l état de la réception. Réception et livraison de marchandise 7

10 Sélectionner le lien Détails en-tête afin de saisir l information suivante : Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour, laquelle s affiche par défaut. Saisir le numéro du connaissement s il y a lieu. Saisir le numéro du bon d emballage (bon de livraison) Réception et livraison de marchandise 8

11 Les numéros du bon d emballage et du connaissement saisis dans l en-tête sont copiés sur toutes les lignes faisant l objet de la réception. Les autres champs ne sont pas utilisés pour l instant. Note : Le connaissement est le document que le transporteur fait signer ou qu il a apposé sur le colis. Cliquer pour revenir à la page de saisie des lignes de réception. Remarque : le code de l utilisateur apparaîtra dans le coin supérieur droit de la page. Saisie des quantités reçues, acceptées Par défaut, les champs «Qté reçue» et «Qté acceptée» affichent les mêmes valeurs que la quantité commandée. Il faut ajuster la quantité selon ce qui est reçu. Saisir dans le champ «Qté reçue» la quantité reçue si elle est différente de la quantité commandée. Mettre à jour le champ «Qté acceptée» en cliquant sur le bouton. Par exemple, ici le fournisseur a livré 1 caisson au lieu de 3 caissons. Le champ Qté reçue a été modifié pour 1 au lieu de 3. Une fois la page actualisée, le champ «Qté acceptée» indique la quantité reçue. Réception et livraison de marchandise 9

12 Si l unité de mesure provenant du bon de commande est CO, la corriger en indiquant UCO. Voir la section «Particularités Réception d une commande ouverte» pour de plus amples informations. Saisie des quantités rejetées Si une partie de la marchandise doit être retournée, il est possible, mais pas obligatoire, de l indiquer dans l onglet «Données détaillées»; la quantité acceptée sera alors automatiquement réajustée. Par exemple, si 2 des 3 boîtes reçues sont endommagées et qu on doit les retourner pour remplacement, il faudra saisir l information dans la page «Données détaillées». La quantité reçue s ajustera automatiquement à 1. La saisie de la réception est maintenant complète. Réception et livraison de marchandise 10

13 Utiliser le bouton afin d obtenir un numéro de réception. On remarque alors que le statut du document est maintenant «Reçue», un numéro de réception a été attribué et chacune des lignes a le statut «Reçu». Sous l icône «Détails» ciblée. on trouve les informations la réception concernant la ligne Cliquer sur le lien «Développer tout». Réception et livraison de marchandise 11

14 Les autres onglets de la page Onglet «Liens/statuts» En plus de l information sous chacune des colonnes, les deux icônes suivants donnent l information sur les répartitions comptables et les commentaires de ligne lorsqu il y en a de disponible, selon ce que l usager aura indiqué lors de la saisie de la demande d achat. Icône «Répartition» Cliquer sur l icône. Réception et livraison de marchandise 12

15 Cliquer sur l icône «Détail répartition BC». On obtiendra de l information sur le demandeur, sur l acheteur et sur le numéro de la demande d achat. Cliquer sur le bouton. Icône «Interrogation rattachement» Cet icône n est pas utilisé. Sous l onglet «Données champs structure», on obtiendra la combinaison comptable utilisée pour chacune des lignes de la demande. Cliquer sur le bouton Icône «Commentaires ligne réception». Cliquer sur l icône Réception et livraison de marchandise 13

16 Utiliser cette boîte de commentaires si on désire ajouter un commentaire de réception. Onglet «Articles/données fabr.» Sous cet onglet, on retrouve le numéro d article du fournisseur indiqué lors de la saisie de la demande d achat. Onglet «Entrée facultative» On obtient de l information sur l utilisateur qui a saisi la réception de la marchandise, le numéro de connaissement et le bon de livraison. Onglet «Données source» On obtient de l information sur le numéro et le montant du BC. Réception et livraison de marchandise 14

17 Cliquer sur l icône «Commentaire BC» afin de vérifier si des commentaires d en-tête ou de ligne ont été saisis sur le document source (demande d achat) et transmis soit au fournisseur ou à la réception des marchandises. Si le message suivant apparaît, c est qu il n y a aucun commentaire d en-tête de disponible. Note : en tout temps, il est possible de cliquer sur le bouton colonnes» pour l affichage de tous les onglets. «affichage toutes Les autres liens de la page Sélection BC : Statut document : Activités : cliquer sur ce lien pour retourner à la page «Sélection bon de commande». permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande d achat ou sur le bon de commande. Pour en apprendre davantage sur l utilisation de ce lien, il est recommandé de consulter le document«le suivi des transactions», disponible sur le site Web du Service des finances à la section Formation et pilotage de système, sous la rubrique documentation. ce lien n est pas utilisé. Réception et livraison de marchandise 15

18 LIVRAISON D UNE MARCHANDISE Sans quitter le groupe d onglets de saisie de la réception, il est possible d obtenir le document de saisie de la livraison d une marchandise en accédant au menu, en cliquant sur le lien «Mise à jour données livraison». Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Les actions à faire dans cette page Sélectionner pour voir tous les articles à livrer. Cocher la case «Livré» pour chaque article reçu. Indiquer la date de livraison dans le champ «Date». Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, dans le champ «Livré à». Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception. Réception et livraison de marchandise 16

19 Enregistrer la livraison à l aide du bouton. Les onglets «Commentaires emplacement» et «Commentaires expédition» ne sont pas utilisés actuellement. Si on a quitté le formulaire de réception de marchandise avant d inscrire les informations concernant la livraison, on peut accéder au menu de la livraison, de la façon suivante : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Inscrire le numéro de réception dans le champ «N o réception» ou faire la recherche à partir du bon de commande. Réception et livraison de marchandise 17

20 Cliquer sur. Compléter ensuite la livraison comme précédemment. Réception et livraison de marchandise 18

21 SAISIR UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire, cliquer sur le lien Saisie réception de la page «Accueil utilisateur» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisie ou validation de l entité Les actions à faire dans cette page : Valider ou changer la valeur de l entité. Lancer la recherche à l aide du bouton. Sélection des lignes du bon de commande La page «Sélection bon commande» s affiche. Réception et livraison de marchandise 19

22 Les actions à faire dans cette page : Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage que le fournisseur a joint à l envoi. Vérifier que les champs «Destin.» et «Date» sont à blanc. Lancer la recherche à l aide du bouton. Sélection des articles reçus Les actions à faire dans cette page : Cocher la case correspondante à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien «Sélectionner tout». Cliquer sur le bouton. Puis sur. Réception et livraison de marchandise 20

23 Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage Les actions à faire dans cette page Sélectionner le lien Détails en-tête. Les actions à faire dans cette page : Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour. Saisir le numéro du connaissement s il y a lieu. Réception et livraison de marchandise 21

24 Saisir le numéro du bon d emballage (bon de livraison). Cliquer sur. Saisie des quantités reçues Les actions à faire dans cette page : Saisir la quantité reçue. Mettre à jour le champ «Qté acceptée» en cliquant sur le bouton. Si l unité de mesure provenant du bon de commande est CO, la corriger en indiquant UCO. Voir la section «Particularités Réception d une commande ouverte» pour de plus amples informations. Réception et livraison de marchandise 22

25 SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ÉTAPE PAR ÉTAPE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire de livraison, cliquer sur le lien Livraison de la page «Accueil utilisateur», ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Les actions à faire dans cette page : Sélectionner pour voir tous les articles à livrer. Cocher la case «Livré» pour chaque article reçu. Indiquer la date de livraison, champ «Date». Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ «Livré à». Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception. Cliquer sur. Réception et livraison de marchandise 23

26 RÉCEPTION PARTIELLE D UNE MARCHANDISE Accéder au menu de saisie d une réception et effectuer les étapes suivantes : Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage. Sélectionner les lignes du bon de commande apparaissant sur le bon d emballage. Dans la page «Détails en-tête», saisir la date de réception, le numéro du connaissement et le numéro du bon d emballage. Inscrire les quantités reçues. Pour cet exemple, on effectue la réception d une boîte de chaque article. Mettre à jour l information à l aide du bouton. Enregistrer la réception à l aide du bouton. Faire la saisie de la livraison. Réception et livraison de marchandise 24

27 RÉCEPTION DE LA QUANTITÉ RÉSIDUELLE D UNE COMMANDE Accéder au menu de saisie d une réception et effectuer les étapes suivantes : Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage. Sélectionner la case «Qté résiduelle BC». Cocher la ou les lignes à recevoir. Mettre l écran à jour, à l aide du bouton et cliquer sur. Compléter la réception et la livraison comme précédemment. Réception et livraison de marchandise 25

28 CONSULTATION DE LA RÉCEPTION D UNE MARCHANDISE La consultation du document de réception de marchandise et de sa livraison est un élément important du suivi d un achat par bon de commande. Pour accéder à l écran de consultation, cliquer sur le lien Consultation réception de la page «Accueil utilisateur», ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions Consultation données réception - Réceptions Demander le dossier en utilisant le numéro de bon de commande ou le numéro de réception à consulter. Note : On peut effectuer la recherche en combinant de nombreux critères : no. de réception, no. de connaissement, no. de bon de commande, lieu de destination de marchandise, fournisseur et date de réception. Le choix de ces critères déterminera l étendue de la recherche d informations. Réception et livraison de marchandise 26

29 Lancer la recherche à l aide du bouton. On obtient la liste de toutes les lignes de réception qui ont été saisies pour ce bon de commande. Suite Pour afficher l information détaillée d une réception particulière, il suffit de la sélectionner dans la liste; l exemple ci-dessous utilise le document de réception no L information est répartie sur trois onglets qu on peut consulter à tour de rôle: «Lignes réception», «Données détaillées ligne» et «Entrée facultative». Il peut s avérer plus commode de faire afficher toute l information sur une seule page en utilisant le bouton «Afficher toutes les colonnes». Réception et livraison de marchandise 27

30 Le lien Détails en-tête affiche certaines informations provenant du bon de commande (fournisseur et destination); l information saisie par le commis receveur lors de la réception de la marchandise (date de la réception, bon de livraison et connaissement), ainsi que l IDUL de l utilisateur qui a reçu ou annulé la marchandise. Cliquer sur pour retourner à la page «Réceptions». D autres liens permettent d obtenir un supplément d information sur chacune des lignes; pour que ces liens soient actifs, il suffit de cocher la ligne à consulter. Réception et livraison de marchandise 28

31 Pour cet exemple, on sélectionne la ligne 2. Le lien Statut document permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande d achat ou sur le bon de commande.. Trois liens peuvent présenter un intérêt : ce sont les liens Détails ligne, Statut ligne et Répartition. Réception et livraison de marchandise 29

32 Détails ligne Statut ligne Réception et livraison de marchandise 30

33 Répartition Pour afficher toute l information sur une seule page, utiliser le bouton. Le lien Détails répartition BC devient actif lorsque la «Ligne compte» est cochée. On y trouve le numéro du bon de commande et le numéro de la demande d achat. Réception et livraison de marchandise 31

34 CONSULTATION DE LA LIVRAISON Sans quitter l écran de consultation de la réception, cibler le menu : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison L information concernant la livraison est présentée sur trois onglets ou pages. Les pages «Commentaire emplacement» et «Commentaire expédition» ne contiennent de l information que si un commentaire standard a été défini pour cette destination ou cet emplacement. La page principale «Emplacement» indique quand et à qui a été remise la marchandise. Pour obtenir cette information pour toutes les lignes reçues, cliquer sur Afficher tout du tableau «Lignes réception». Réception et livraison de marchandise 32

35 Toutes les lignes du document de réception s affichent. On peut alors se déplacer dans le document à l aide de la barre verticale de défilement. Réception et livraison de marchandise 33

36 ANNULATION D UN DOCUMENT DE RÉCEPTION Il est possible d annuler une réception complète. On doit accéder au document de réception en ciblant le menu suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions - Recherche valeurs Demander le dossier en inscrivant le numéro de réception ou le numéro de bon de commande dans le champ approprié. Lancer la recherche avec le bouton. Réception et livraison de marchandise 34

37 Cliquer sur l icône à l en-tête de la demande. On obtient le message suivant : Répondre «oui» au message; le statut de réception passera de «Reçue» à «Annulée» et le statut pour chacune des lignes passera de «R» pour reçue à «X» pour annulée. Le document sera automatiquement annulé et enregistré. Remarque : L annulation de la réception d une commande ouvre à nouveau les échéanciers du bon de commande lesquels deviennent disponibles pour une réception ultérieure. Réception et livraison de marchandise 35

38 ANNULATION D UNE LIGNE DE RÉCEPTION Il est aussi possible d annuler une ou des lignes d une réception. Pour ce faire, accéder au document de réception en utilisant le menu hiérarchique suivant. Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions - Recherche valeurs Faire la recherche soit en inscrivant le numéro de réception, soit à partir du numéro de bon de commande ou du numéro de réception. Lancer la recherche à l aide du bouton. Pour cet exemple, la réception de la commande comporte douze lignes. On annulera la deuxième ligne. Réception et livraison de marchandise 36

39 Cliquer sur l icône On obtient le message suivant : de la deuxième ligne. Répondre «oui» au message; le statut de réception de la ligne sélectionnée passera de «R» pour «Reçue» à «X» pour «Annulée» et certains champs de la ligne ne seront plus actifs. Enregistrer l action en cliquant sur. Remarque : L annulation de la ligne de la réception ouvre à nouveau l échéancier correspondant du bon de commande le rendant disponible pour une réception ultérieure. Réception et livraison de marchandise 37

40 PARTICULARITÉS Réception d une commande ouverte Si on effectue une saisie pour un bon de commande ouvert, porter une attention particulière à l unité de mesure «UDM» afin de ne pas fermer le bon de commande. L unité de mesure doit être modifiée de CO à UCO. Voici les étapes à suivre pour la réception d une commande ouverte : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage ; les champs «Destination» et «Date» doivent être à blanc. Lancer la recherche, cliquer sur le bouton. Réception et livraison de marchandise 38

41 Cocher la ligne à recevoir et faire. Remplacer la valeur «CO» du champ «UDM réc.» par la valeur «UCO». Sélectionner le lien Détails en-tête. Réception et livraison de marchandise 39

42 Saisir la date de réception, le numéro du bon d emballage et le numéro du connaissement (s il y en a un). Cliquer le bouton OK. Enregistrer. Sans quitter l écran de saisie «Réception», accéder au menu pour la saisie de la livraison : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Cocher la case «Livré». Indiquer la date de livraison dans le champ «Date». Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, dans le champ «Livré à». Réception et livraison de marchandise 40

43 Retour de marchandise Lorsque la marchandise a été livrée au demandeur, si ce dernier doit la retourner, il doit d abord contacter le fournisseur afin de justifier le retour de la marchandise auprès de celui-ci et obtenir un numéro d autorisation de retour de marchandise. Le demandeur avise l approvisionnement par courriel, à BC_courriel@sf.ulaval.ca, en mentionnant le numéro du bon de commande, et la marchandise retournée en prenant soin de conserver les informations relatives au retour dans ses dossiers. Sur le colis retourné au fournisseur ainsi que sur tout autre document nécessaire au retour de la marchandise, on devra indiquer le numéro d autorisation du fournisseur. Pour l instant, il n y a aucune action à poser dans le module de réception des marchandises de PeopleSoft lorsqu on effectue des retours de marchandise. Réception et livraison de marchandise 41

44 ANNEXE 1 - L AIDE-MÉMOIRE RÉCEPTION ET LIVRAISON D UNE MARCHANDISE SAISIE D UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE Cliquer sur le lien Saisie réception à la page d accueil «Accueil utilisateur» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions 1. Saisie ou validation de l ENTITÉ 2. Sélection du bon de commande Saisir le no. du bon de commande Vérifier que les champs «Destination et Date» sont à blanc Faire afficher les lignes du bon de commande à l aide du bouton Sélectionner les lignes à recevoir puis faites Vérifier les quantités reçues et les modifier si nécessaire Vérifier la valeur de l UDM et la modifier si nécessaire 3. Détails en-tête Saisir la date de réception Saisir le numéro du connaissement Saisir le numéro du bon d emballage (Bon de livraison) 4. Enregistrer la réception SAISIE D UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE Cliquer sur le lien Livraison à la page d accueil «Accueil utilisateur» ou cibler le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Faire afficher toutes les lignes de la réception «Afficher tout» Dans la 1 ère ligne, cocher la case «Livré» Saisir la date de livraison dans le champs «Date» Saisir le nom de la personne à qui on remet le colis dans le champ «Livré à» Effectuer la même opération sur toutes les lignes Enregistrer Réception et livraison de marchandise 42

45 INDEX A accéder au formulaire, comment... 2 acheteur, information sur l afficher les lignes du BC... 5 annuler une ligne de réception annuler une réception B bon de livraison... 8 bon d'emballage, définition... 7 C champ code dans "sélection BC"... 3 commentaire indiqué sur le BC, consultation du commentaire ligne réception, consultation du connaissement, définition de... 7 consultation à partir des liens D demandeur, information sur le E entité AU, bon de commande dans l'... 2 I intervenants dans le processus de réception 1 L livraison d'une marchandise, saisir une...16 N numéro de l'article, consultation du...14 P page «Sélection bon de commande», définition des champs...3 personne qui a saisi la réception, IDUL de la...9 processus, informations saisies dans le...1 Q quantité résiduelle, utilisation de l'option..25 R retour de marchandise, formulaire de...42 S sélection du bon de commande...3 U unité de mesure, commande ouverte...39 Réception et livraison de marchandise 43