MANUEL UTILISATEUR INTERNE / COLLECTIVITE COTISATIONS

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1 MANUEL UTILISATEUR INTERNE / COLLECTIVITE COTISATIONS Adresse de l outil : VERSION 1.0 Mise à jour : 26/08/2015

2 SOMMAIRE CHAPITRE 1 QU EST-CE «COTISATIONS»?...2 A TITRE OBLIGATOIRE :...2 A TITRE VOLONTAIRE :...2 L ASSIETTE DE COTISATION A DECLARER...3 LE BORDEREAU DE DECLARATION...3 CHAPITRE 2 PREMIERS PAS SUR «COTISATIONS» SE CONNECTER A COTISATIONS L INTERFACE LES MENUS ET LES ONGLETS...8 CHAPITRE3 SAISIE DES BORDEREAUX PRESENTATION DES BORDEREAUX ICONES ET BOUTON... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 3.2 SAISIE DU BORDEREAU CHAPITRE 4 RECHERCHE DE BORDEREAUX CHAPITRE 5 EDITION DE BORDEREAUX CHAPITRE 6 FORMULAIRE DE MODIFICATION DES COORDONNEES COLLECTIVITES CHAPITRE 7 FORMULAIRE CONTACT CHAPITRE 8 NOTICE DE CALCUL CHAPITRE 9 FAQ... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 1

3 CHAPITRE 1 QU EST-CE «COTISATIONS»? 1.1 Définitions Les collectivités territoriales et établissements publics affiliés doivent obligatoirement s'acquitter d'une cotisation au Centre Départemental de Gestion. Conformément à l'article 2 du décret du 26 juin 1985, sont affiliés au centre départemental de gestion : A TITRE OBLIGATOIRE : les communes qui emploient moins de 350 fonctionnaires titulaires ou stagiaires à temps complet (a), les communes qui, n'employant aucun fonctionnaire titulaire ou stagiaire à temps complet, emploient au moins un fonctionnaire à temps non complet (b), les communes qui n'emploient que des agents non titulaires (c), les établissements publics administratifs communaux et intercommunaux qui ont leur siège dans le département et qui répondent aux conditions définies aux a, b et c ci-dessus. A TITRE VOLONTAIRE : les communes employant au moins 350 fonctionnaires titulaires ou stagiaires à temps complet, quel que soit le nombre des fonctionnaires titulaires ou stagiaires à temps non complet (a), les établissements publics communaux et intercommunaux qui ont leur siège dans le département et qui répondent au a du 2 ci-dessus, le département et la région dont le chef-lieu se trouve dans le département, les établissements publics administratifs départementaux ou interdépartementaux, les syndicats mixtes groupant exclusivement des collectivités territoriales et leurs établissements publics administratifs qui ont leur siège dans le département, le centre départemental de gestion, et pour le centre départemental de gestion du département chef-lieu de région, les établissements publics administratifs régionaux ou interrégionaux dont le siège se trouve dans la région. Par contre, les rémunérations des contrats aidés (CAE, CUI, Contrat d avenir ), des Pompiers, ainsi que les indemnités des élus et du receveur sont exonérées. Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 2

4 1.2 Notice de calcul de la cotisation au cdg60 pour l année 2015 Le taux de cotisation a été fixé par le Conseil d administration du Centre de Gestion en date du 17 octobre 2014 à 1,05% pour l année (Cotisation obligatoire = 0,73% et cotisation additionnelle = 0,32%). Pour les collectivités adhérentes au service «prévention des risques» et employant entre 10 et 80 agents, le taux s élève à 0,48%. L ASSIETTE DE COTISATION A DECLARER La masse salariale à déclarer pour les agents CNRACL ou IRCANTEC est la même que celle déclarée aux URSSAF au titre de la cotisation à l assurance maladie, c est à dire non plafonnée. Les rémunérations versées dans le cadre d une activité accessoire et qui ne donnent pas lieu à versement de cotisation URSSAF (ex : S.M.I, fonctionnaires de l État et agents d autres collectivités) sont soumises à la cotisation au Centre de Gestion Par contre, les rémunérations des contrats aidés (CAE, CUI, Contrat d avenir ), des Pompiers, ainsi que les indemnités des élus et du receveur sont exonérées. Attention pour les collectivités adhérentes au service «prévention des risques» : Nous vous rappelons que la masse salariale à déclarer pour adhérer au service prévention des risques (visites médicales, ) est la même que la cotisation même si les salaires des agents en contrats aidés n entrent pas dans l assiette. Ce n est pas pour cela que ces agents ne pourront pas être visités par le médecin du Centre de Gestion. LES MODALITES DE RECOUVREMENT SONT DETERMINEES EN FONCTION DU NOMBRE D AGENTS CONSTATE AU 1ER JANVIER Soit mensuellement pour les collectivités employant 10 agents et plus. La cotisation est due pour le 15 du mois suivant. 2. Soit trimestriellement pour les collectivités employant moins de 10 agents. La cotisation est due pour le 15 des mois d Avril, Juillet, Octobre et Janvier LE BORDEREAU DE DECLARATION 1. Le bordereau de déclaration tient lieu de pièce comptable joint à l appui du mandat de paiement. Il doit impérativement être transmis à votre trésorerie. 2. Si aucune rémunération n a été versée dans l année, la déclaration devra être mentionnée NEANT Nouveauté à compter du 1er Septembre 2015 : Veuillez indiquer impérativement sur votre mandat la référence figurant sur votre Bordereau. Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 3

5 CHAPITRE 2 PREMIERS PAS SUR «COTISATIONS». 2.1 SE CONNECTER A COTISATIONS 1. Dans votre navigateur internet tapez : 2. Cliquez sur «Espace collectivité» 3. Saisissez vos identifiants et mot de passe cdg60 et cliquez sur «Se connecter» Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 4

6 4. Une fois connecté, allez dans l onglet bleu sur le côté droit de votre navigateur «Services en ligne» et cliquez dessus pour déployer le menu 5. Dans le menu qui s affiche, cliquez sur «Cotisations» 6. Vous arrivez sur la page d authentification de l application «Cotisations» Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 5

7 Pré-requis techniques Les navigateurs suivants sont compatibles avec l application : Internet Explorer 9 ou supérieur, Firefox, Google Chrome.. Si vous utilisez un autre navigateur, vous ne pourrez pas y accéder ou les fonctionnalités ne seront pas complétement efficientes. 7. Saisissez votre code utilisateur et votre mot de passe. Afin d éviter la multiplication des identifiants et des mots de passe dans l utilisation des applications du Cdg60, les codes d accès de l Extranet sont repris. 8. Puis cliquez sur «Connexion» Bon à Savoir Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur «Mot de passe oublié?». Vous accéderez alors à un formulaire contact voir chapitre Enfin, vous arrivez sur la page d accueil de l interface Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 6

8 2.2 L INTERFACE L interface et fonctionnalités Affiche le menu «Cotisations» Mon tableau de bord Saisie de mon bordereau Consultation de mes bordereaux Modifications de mes coordonnées Contact Cliquez sur «commencer la saisie» pour déclarer vos cotisations au mois ou au trimestre Accès direct aux réseaux sociaux Accès direct au site internet ww.cdg60.com Se déconnecter de Cotisations Consulter la dernière notice relative au calcul de la cotisation du cdg60 Cliquez sur «rechercher le bordereau» pour rechercher un bordereau déjà transmis Accès direct au formulaire de modifications des données Toutes les dernières actualités du cdg60 en un seul coup d œil. En cliquant sur une actualité, elle s affiche dans un nouvel onglet. Accès direct au formulaire de modifications des données Accès direct aux flux d actualités sur Twitter Bandeau relatif à l utilisation des cookies Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 7

9 2.3 LES MENUS ET LES ONGLETS 1. Pour déplier le menu, il vous suffit de cliquer sur l icône Pour fermer le menu, il vous suffit de cliquer sur la croix orange 2. Le menu se déplie automatiquement sur la gauche de votre écran. Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 8

10 2.4 ICONES ET BOUTONS Cet icone indique que la collectivité adhère au service «prévention des risque au travail». Le calcul du montant de la cotisation tient alors compte de cette adhésion. Cet icone d aide permet d ouvrir une sur-fenêtre contenant les indications qui permettront de remplir le bordereau Lorsque cet icone est disponible cela signifie que la version imprimable du document est disponible. Un clic sur cet icone permet de télécharger le document. Le bouton valider permet de confirmer la saisie et de transmettre les informations au Centre De Gestion de l Oise. CHAPITRE3 SAISIE DES BORDEREAUX Une fois qu'un utilisateur est connecté, il est possible d effectuer la déclaration pour la période à venir. Sur le «tableau de bord», la prochaine période de déclaration s incrémente de manière automatique en fonction du rythme de déclaration de la collectivité. Pour effectuer la saisie des variables il suffit de cliquer sur le lien «Commencer la saisie» situé sur cette page : Manuel utilisateur Cotisations version 1.0 9

11 3.1 PRESENTATION DES BORDEREAUX Le formulaire se décompose en plusieurs zones : L information relative à la période de déclaration (ici Septembre 2015) Les différentes catégories de personnel Pour chacune de ces catégories : le nombre d agent concerné ainsi que l assiette de cotisation. Le numéro de mandat Sur les 7 champs requis lors de la saisie du bordereau, 6 sont obligatoires. Manuel utilisateur Cotisations version

12 3.2 SAISIE DU BORDEREAU La validation ne peut s effectuer que si l ensemble des champs obligatoires est renseigné. Si ce n est pas le cas, une infobulle apparaît au-dessus du champ concerné. Cette infobulle contient les informations nécessaires pour résoudre le problème et vous permettre ainsi de remplir correctement le champ concerné. Lorsque l ensemble des informations est renseigné, le «montant à mandater» apparaît. Il faut obligatoirement cliquer sur le bouton «valider» pour transmettre les informations au Centre De Gestion de L Oise. La version imprimable du bordereau sera téléchargeable après cette validation. Informations : Pour les champs obligatoires, mettre «0» si la collectivité n est pas concernée Manuel utilisateur Cotisations version

13 Lors de la dernière déclaration de l année (soit en décembre), de nouvelles informations sont demandées : NOMBRE D'AGENTS TITULAIRES & STAGIAIRES ainsi que le NOMBRE D'AGENTS CONTRACTUELS. Ces données sont obligatoires. Manuel utilisateur Cotisations version

14 CHAPITRE 4 RECHERCHE DE BORDEREAU Sur le «tableau de bord», la collectivité a la possibilité de retrouver l historique complet de ses déclarations à l aide d un moteur de recherche situé dans la rubrique «Consultation de vos bordereaux précédents» Le moteur de recherche possède deux filtres : L année de facturation La période Pour rechercher une déclaration : 1. Choisir l année de référence. 2. Lorsque l année est sélectionnée, la liste des périodes disponibles apparaît. 3. Choisir la période 4. Cliquer sur le bouton «rechercher le bordereau» 5. Le résultat de la recherche est disponible sous forme de tableau 6. Il est possible de télécharger le bordereau par simple clic sur l icône PDF rouge. Informations : Si aucun filtre n est appliqué, le tableau listera l ensemble des déclarations de la collectivité. Manuel utilisateur Cotisations version

15 CHAPITRE 5 EDITION DE BORDEREAUX Si le service comptabilité du Centre de Gestion de l Oise n a pas encore validé la déclaration, il est possible de la modifier. Pour modifier une déclaration, suivre les étapes du chapitre 4. Il est possibe de modifier les déclaration qui comportent un bouton «Editer» dans la colonne «modification» du resultat de recherche Un clic sur le bouton «Editer» amène directement sur le formulaire de saisie pré-rempli avec les valeurs précédemment déclarées. Il est possible de modifier ces valeurs et de transmettre à nouveau le bordereau. La nouvelle saisie remplacera la précédente. Manuel utilisateur Cotisations version

16 CHAPITRE 6 FORMULAIRE DE MODIFICATION DES COORDONNEES COLLECTIVITES A partir de la page d accueil, vous pouvez accéder à un formulaire qui va vous permettre de mettre à jour vos coordonnées, si les informations qui s affichent dans ce bloc ne sont pas à jour. En effet, pour faciliter les communications entre le cdg60 et votre collectivité, il est important que les données relatives à votre collectivité soient à jour. 1. Cliquez sur «je modifie mes coordonnées» dans le bloc bleu à gauche s intitulant «vos coordonnées» Manuel utilisateur Cotisations version

17 2. Un formulaire s ouvre Ce formulaire est déjà pré-rempli avec les données enregistrées par le Cdg60 concernant votre collectivité. Si vous devez modifier votre dénomination, merci de nous laisser un commentaire dans la zone message et nous envoyer la pièce justificative à l aide du bouton «Choisissez un fichier» Vous pouvez changer directement tous les champs, sauf celui concernant votre dénomination. Les champs avec un astérisque * sont obligatoires. Si vous devez modifier votre dénomination, merci de nous laisser un commentaire dans la zone message et nous envoyer par mail la pièce justificative à l aide du bouton «Choisissez un fichier» 3. Enfin cliquez sur «Modifier mes coordonnées» pour envoyer le formulaire au service informatique pour traitement. Manuel utilisateur Cotisations version

18 4. Un message de confirmation apparaît Manuel utilisateur Cotisations version

19 CHAPITRE 7 FORMULAIRE CONTACT 1. Si vous souhaitez nous contacter pour toutes vos questions, nous vous invitons à cliquer sur «Une question? Contactez-nous!» 2. Une fenêtre d informations s ouvre pour vous donner toutes les coordonnées du cdg60 pour nous joindre soit par courrier, par téléphone ou par mail. Vous pouvez nous laisser votre question par écrit par le biais du formulaire du site. Manuel utilisateur Cotisations version

20 Vous êtes redirigé sur la page contact du site il vous suffit de sélectionner dans la liste déroulante «Objet» Cotisation et de valider votre message en cliquant sur «Soumettre». Complétez tous les champs obligatoires signalés par un *. Sélectionnez «Cotisations» dans la liste déroulante Objet. Terminez en cliquant sur «Soumettre» pour envoyer votre question. CHAPITRE 8 NOTICE DE CALCUL Chaque année, le Conseil d Administration vote les taux de cotisation. Pour consulter, les taux de cotisation pour l année en cours cliquez ici. Manuel utilisateur Cotisations version

21 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE L OISE 2 rue Jean Monnet - PAE du Tilloy - BP BEAUVAIS