UNIVERSITE DE LORRAINE CALCIUM

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1 UNIVERSITE DE LORRAINE CALCIUM Outil pour la gestion des dossiers médicaux des étudiants dans les services universitaires de médecine préventive Table des matières CALCIUM... 0 I. L INFORMATION GÉRÉE PAR LE LOGICIEL Le dossier médical Gestion des informations d identité des étudiants Gestion de l information médicale... 3 II. LES SERVICES PROPOSÉS PAR LE LOGICIEL Les contrôles d accès à l information L accès aux dossiers médicaux Le paramétrage Les services d administration Principe de l interface avec les bases d inscription... 7

2 I. L INFORMATION GÉRÉE PAR LE LOGICIEL 1. Le dossier médical CALCIUM est un outil de gestion des dossiers médicaux des étudiants. Il doit notamment : - Faciliter l accès aux dossiers médicaux pour lecture et ajout d informations lors des visites médicales et autres consultations suivies par les étudiants dans les différents services de santé universitaires. - Simplifier la rédaction des rapports d activité des services, en fournissant directement les informations nécessaires de nature statistique sur les contenus des dossiers. - Aider au fonctionnement des centres médicaux, en fournissant des outils supplémentaires de gestion (relances, files d attente aux consultations, ) La sécurité du dossier médical Les données médicales contenues dans les dossiers médicaux sont d une grande diversité : - données bio-métriques, - vaccinations, - examens cliniques, - données personnelles diverses - antécédents personnels et familiaux, - Par ailleurs, les fonctions assurées par les personnels travaillant dans les centres de consultations sont diverses : - Secrétaires, - Spécialistes, - Infirmières, - - Médecins Généralistes, Toutes les informations ne sont pas forcément utiles à chacun des intervenants et certaines ne doivent pas lui être accessibles. Pour préserver le secret médical le système doit donc disposer d outils nécessaires pour gérer la sécurité d accès aux informations : - Contrôle de l identité des intervenants - Attribution aux intervenants de droits d accès conformes à leur activité La constitution du dossier médical Le dossier médical d un étudiant est constitué lors de sa première inscription à l université, ou lors de sa première visite médicale. Il est ensuite conservé, mis à jour et enrichi au cours de son cursus universitaire. Il n est archivé que lorsque l étudiant n a plus pratiqué d inscription universitaire depuis plusieurs années. Le dossier médical d un étudiant est constitué d informations de deux types : - Les informations administratives d identité de l étudiant, elles permettent d identifier l étudiant de façon unique dans la base et de faire le lien avec son identité légale et peuvent être corrigées au cours du cursus de l étudiant à l université. - Les informations médicales proprement dites, elles sont collectées au cours des consultations et visites médicales suivies par l étudiant au cours de son cursus universitaire.

3 2. Gestion des informations d identité des étudiants a. La connexion avec les bases d inscriptions Ce mode de travail permet la reconnaissance des étudiants lors de leur accueil dans le centre de santé, sans nécessité pour eux de décliner la totalité des informations d identité qu ils ont déjà fournies lors de leur inscription administrative à l université. Cette inscription ouvre aux étudiants le droit d accès aux Services de Santé. Les informations sont enregistrées par les services de scolarité dans des bases de données gérées par des logiciels spécialisés, comme «Apogée» et peuvent alors être transférées automatiquement vers la base des dossiers médicaux. b. À propos de la nécessité d une gestion locale d identité Le système de reconnaissance automatique d identité n est cependant pas toujours applicable. Des solutions par saisie locale doivent être adoptées dans les cas suivants : - Le système de pré-inscriptions ouvre aux étudiants l accès aux services de santé alors que l information d identité n est pas encore introduite dans les bases d inscriptions. - Des conventions permettent à des étudiants inscrits dans des écoles non universitaires de bénéficier des prestations des services. - Des lycéens peuvent, sous certaines conditions, bénéficier des prestations des services. a. L information de lien Afin d assurer une liaison unique entre les bases d inscriptions et la base CALCIUM, le numéro INE est stocké dans les dossiers. Ce numéro désigne au plan national de façon unique chaque étudiant : Il n est pas modifiable après son affectation définitive. C est sur lui que s appuie l algorithme de transfert des données. Pour cette raison, aucun dossier ne doit être transféré depuis une base de gestion des inscriptions vers CALCIUM, tant que le numéro INE définitif n a pas été affecté.

4 3. Gestion de l information médicale a. La structure en fiches du dossier médical Les informations médicales contenues dans le dossier ont été classées par groupes d intérêt appelés «fiches». Chaque fiche, protégée par un droit d accès propre, correspond à une fenêtre spécifique qui peut être visualisée et manipulée séparément. Le dossier médical d un étudiant peut donc être considéré comme un ensemble de «fiches» dont l une contient l identité de l étudiant et les autres l information médicale. b. Les fiches constituant le dossier médical Le choix de la définition des fiches a été justifié par les raisons suivantes : - Recouvrir la totalité des informations nécessaires à la constitution d un dossier. - Fractionner le dossier en blocs logiquement cohérents. - Tenter d obtenir des blocs d informations de tailles raisonnables. - Garantir la sécurité de l accès aux données contenues dans les fiches. Les données contenues dans le dossier se répartissent sur les fiches suivantes : - Identité Informations administratives. - Médecine du sport Informations liées à la - Biométrie Poids, taille, vision, audition, pratique du sport. - Conditions de vie Cadre de vie de l étudiant. - Handicaps Clinique et recensement - Diététique Habitudes alimentaires. administratif. - Consommations Usage de drogues, stimulants divers. - Examens complémentaires Enregistrement des résultats. - Sevrage tabagique Consultation spécialisée. - Ordonnances Outil d édition automatique. - Vaccinations Carnet de vaccinations. - Certificats Outil d édition automatique. - Actes infirmiers Actes pratiqués aux centres de - Orientations Enregistrement administratif soins. - Conseils Conseils donnés en consultation. - Clinique Examens cliniques, antécédents, - Relances Événements en attente. alertes. - Social (Informations propres aux assistantes - Gynécologie Consultation spécialisée. sociales) - Dentaire Consultation spécialisée.

5 II. LES SERVICES PROPOSÉS PAR LE LOGICIEL 1. Les contrôles d accès à l information a. Les droits d accès aux données médicales Les données contenues dans les fiches constituant le dossier d un étudiant correspondent à différents niveaux de secret médical. Les droits d accéder aux différentes fiches ou d établir les différentes catégories de certificats médicaux doivent donc être octroyés aux intervenants en fonction de leur activité au sein des services de santé. Il est donc nécessaire de pouvoir formaliser les différentes catégories d activité des personnels, et de définir, au niveau de chaque fiche et de chaque certificat, quelles catégories de personnels peuvent y accéder. Le logiciel utilise la notion de «profil d usager» pour formaliser une catégorie de personnel, «Accueil», «Infirmière», «Médecin» sont trois profils classiques. b. Les informations administratives des usagers Les profils et les droits d accès des profils aux différentes fiches peuvent être définis pour chaque service universitaire utilisant CALCIUM. - Des informations de type administratif concernant les usagers doivent être stockées dans la base CALCIUM - Le système doit reconnaître les usagers qui lui demandent des services. - Toutes les informations administratives permettant la description des usagers sont spécifiques à chaque service universitaire c. Les contrôles à la connexion Pour se connecter, chaque usager doit fournir un identifiant (indicatif) et un mot de passe auxquels sont associés son profil et ses droits. Le mot de passe peut être modifié à volonté par l usager. Ce système garantit un accès sécurisé aux données et la détection d éventuelles tentatives de fraude. 2. L accès aux dossiers médicaux a. L accès au dossier d un étudiant Lors de l arrivée d un étudiant au service, deux cas sont possibles pour l accès à son dossier : - Etudiant connu dans la base CALCIUM (inscription administrative effectuée, déjà venu dans un centre. - Etudiant inconnu dans la base CALCIUM (inscription non terminée, pas encore venu au centre de santé). A l arrivée d un étudiant, aucune information sûre ne permet d affirmer qu il figure ou non dans la base. Une phase de recherche est nécessaire afin d éviter les inscriptions multiples. b. La recherche de l étudiant Le dossier de l étudiant peut être recherché sur différents critères combinables à volonté : - nom (tout ou partie) - nationalité, - prénom - - date de naissance En cas d échec de toute tentative de recherche, l étudiant n est sans doute pas enregistré. Il est alors possible de l enregistrer par saisie locale directe. c. La prévention des conflits d accès aux informations Dans la mesure où généralement, plusieurs intervenants consultent simultanément dans les centres de santé, il pourrait arriver qu ils demandent l accès simultanément à un même dossier médical. Cette situation risquant d engendrer de dangereuses incohérences dans le dossier, le logiciel évite ce risque en interdisant l accès à un dossier médical pendant qu il est ouvert par un autre intervenant. d. La présentation du dossier ouvert Lorsqu un intervenant a ouvert un dossier, une seule fiche du dossier apparaît sur son écran. Une barre d icônes située en haut de l écran permet à l intervenant d accéder directement à la fiche souhaitée pour la consulter ou la renseigner aisément.

6 3. Le paramétrage a. Les modes de fonctionnement des centres Les centres de consultations des services de santé se répartissent en deux grandes catégories suivant qu ils disposent ou non d un service d accueil. Des fonctionnements intermédiaires sont aussi possibles (infirmière assurant aussi l accueil, et médecin). D autre part certains centres de consultations ne sont pas connectés au serveur hébergeant CALCIUM. Les dossiers doivent donc être mis à jour en différé avec les informations collectées dans ces centres, la date enregistrée avec les informations étant alors différente de la date de mise à jour. L outil de consultation proposé par CALCIUM offre des assistants adaptés à chaque cas. Après sa connexion, l usager choisit le mode de fonctionnement exactement adapté à son cas. b. Les consultations en établissements sans service d accueil L intervenant dispose de l ensemble des services nécessaires à la consultation : - Recherche du dossier de l étudiant - Ouverture du dossier pour exploration et ajout de données c. Les consultations avec service d accueil Dans ce cas un système de files d attente est mis à la disposition des personnels. Selon les choix politiques effectués dans le service concerné, elles peuvent être attachées : - à des intervenants nominativement - à des cabinets - à des groupes d intervenants - à des fonctions. CALCIUM permet au personnel d accueil d effectuer la recherche des dossiers, et de les aiguiller vers les différentes files d attente disponibles dans le centre. Les intervenants peuvent surveiller le contenu de leur(s) file(s) d attente et appeler directement les étudiants qui leurs sont affectés.

7 4. Les services d administration a. La gestion du réseau Les services de gestion du réseau servent à définir et mettre à jour l organisation du service de santé universitaire, à savoir les centres de consultations, les postes de travail, les files d attente. b. La gestion des usagers Les services de gestion des usagers servent à enregistrer et mettre à jour les informations personnelles des intervenants et les profils. c. La gestion des nomenclatures Pour pouvoir effectuer des études statistiques sur les données enregistrées, un code est associé à chacune d elles. Pour enregistrer des informations, les intervenants choisissent des options parmi des listes à choix qui constituent des «Nomenclatures», lesquelles peuvent être dynamiquement enrichies en fonction des besoins au moyen des services de gestion des nomenclatures. d. La gestion des relances Les intervenants demandent fréquemment aux étudiants de repasser dans un délai donné pour un complément d examen ou restituer du matériel prêté. Le motif et le délai accordé peuvent être enregistrés dans le dossier de façon temporaire et être effacés si l étudiant revient dans les délais impartis. Les services de gestion des relances permettent d éditer des listes, et d imprimer des courriers de rappel à destination des étudiants qui n ont pas respecté les délais.

8 5. Principe de l interface avec les bases d inscription Actuellement, l interface est utilisée dans plusieurs services avec le logiciel «Apogée». Le transfert des informations se fait en deux temps : -Une requête soumise à la base des inscriptions permet d extraire dans un fichier texte temporaire les données à transférer vers la base CALCIUM. Seuls sont extraits les dossiers dont le numéro INE est définitif. -Un service du logiciel CALCIUM permet de transférer les informations de ce fichier temporaire vers la base CALCIUM. Dans la mesure où les données des bases d inscriptions sont soumises à évolution sur une période assez longue, il est nécessaire que ce transfert soit pratiqué périodiquement (par exemple toutes les nuits).