Outlook Le calendrier.

Transcription

1 Outlook Le calendrier 1

2 Avant de commencer : Rappel des bonnes pratiques pour gérer correctement son temps avec Outlook Accéder aux calendriers... 4 Le ruban et les lanceurs de boites de dialogue... 4 Créer un calendrier... 7 Créer un rendez-vous et le gérer... 8 La périodicité... 9 Afficher plusieurs calendriers Partager un calendrier Outlook Par courriel Partager des calendriers en utilisant un compte Microsoft Exchange Server Partager un calendrier en le publiant en ligne Créer une réunion Pour ajouter ou retirer des participants Créer un groupe de calendriers Imprimer un calendrier

3 Avant de commencer : Rappel des bonnes pratiques pour gérer correctement son temps avec Outlook 2010 Gérez correctement votre messagerie (une seule boite de réception, des règles claires et peu nombreuses, gestion rapide des messages par destruction immédiate des messages inutiles, classement, transfert ou bien remise à plus tard du traitement (traitement différé). Réduisez le nombre des tâches à traiter Ouvrir le volet de navigation à gauche et le volet de lecture à droite et la barre des tâches à l extrême droite. Archivez régulièrement vos messages Créez une règle pour que les réponses automatiques à des demandes de réunions avec message vide, soient supprimées automatiquement. Désactivez les alertes sur le bureau. Créez des catégories pertinentes et utilisez-les 3

4 Accéder aux calendriers Le ruban et les lanceurs de boites de dialogue Le ruban change d aspect, donnant accès à de nombreux outils propres au calendrier et notamment à différents modes d affichages (jour, semaine, mois etc.) Le bouton aujourd hui permet de revenir immédiatement à la date du jour. Ne négligez pas les lanceurs de boite de dialogue qui vous donnent accès à des fonctionnalités complémentaires. Voici un exemple du lanceur de boite de dialogue du groupe «atteindre» qui vous fera gagner un temps précieux. 4

5 On peut aussi atteindre une date par le navigateur de la barre des tâches. Quand vous cliquez un rendez-vous de votre calendrier, un onglet contextuel apparait qui vous donne accès à des fonctionnalités spécifiques au RDV. Quand vous désélectionnez le rendez-vous l onglet contextuel disparait. 5

6 Les options et les balises ne posent pas de problème particulier. Vous pouvez : y gérer l importance d une entrée, la classer grâce aux catégories (étudiées précédemment), la classer comme «privée» (en cas de partage). Planifier une périodicité Paramétrer l affichage et les rappels. Une action est intéressante à développer ici : c est le transfert qui peut être effectué par fichier attaché à un mail ou par paramétrage d un système d envoi de SMS payant. 6

7 La suite dépend du fournisseur choisit Créer un calendrier Nommer le calendrier. Le calendrier apparait à gauche dans le volet de navigation. Un clic droit sur ce calendrier permet d accéder au menu contextuel qui offre des fonctionnalités de gestion de ce calendrier. 7

8 Créer un rendez-vous et le gérer Il suffit de double-cliquer sur la date ou l heure souhaitée (selon le type d affichage choisi) pour lancer la boite de dialogue de création de l événement 8

9 Pour modifier le RDV, il suffit de double cliquer dessus afin d ouvrir la fenêtre étudiée ci-dessus, de changer les paramètres et d enregistrer. Pour déplacer un événement, il suffit de le cliquer et de le glisser à une nouvelle date. Pour supprimer un événement, il faut le cliquer et utiliser la touche SUPPR du clavier. Pour copier un RDV, il faut le sélectionner, appuyer sur la touche CTRL du clavier et la maintenir enfoncée et glisser la copie à l emplacement (date) souhaité. Les événements de type «journée entière» apparaissent en haut du planning de la journée concernée sans chevaucher les plages horaires. La périodicité ou bien 9

10 Si vous supprimez un événement récurrent, attention : Indiquez ce que vous souhaitez supprimer (événement ou série). 10

11 Afficher plusieurs calendriers Cocher les calendriers et dans l onglet affichage choisir le mode d affichage et opter, si souhaité, pour la superposition. Partager un calendrier Outlook Par courriel Paramétrer comme souhaité et valider. 11

12 Partager des calendriers en utilisant un compte Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Server permet de partager des calendriers avec d autres utilisateurs ayant des comptes Exchange. Vos calendriers ne peuvent être consultés que par les utilisateurs auxquels vous avez accordé des autorisations. Si l utilisateur dont vous souhaitez ouvrir le calendrier ne vous a pas autorisé à le faire, Outlook vous invite à lui demander l autorisation nécessaire. Cette solution est payante. Partager un calendrier en le publiant en ligne Il faut soit avoir un compte outlook.com, soit être hébergé sur un serveur qui prend en charge le protocole : WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning), 12

13 Créer une réunion Réunion = rendez-vous comprenant d autres personnes et pouvant inclure des salles de conférence. Salle de conférence = groupe de calendriers créés à partir de la sélection de plusieurs contacts. 13

14 «Planification» donne un aperçu des participants et des plages horaires concernées. L'Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur horaire pour organiser votre réunion (si vous disposez de l'accès aux Calendriers des autres participants). (Concerne les calendriers hébergés sur un même serveur) Désactiver la «planification» et cliquer sur «envoyer» pour inviter les participants potentiels à la réunion. Les invités reçoivent un mail. Ils sont invités à répondre. 14

15 Un mail est automatiquement renvoyé à l expéditeur l informant de la réponse. Le calendrier est automatiquement mis à jour. Pour ajouter ou retirer des participants Activez «rendez-vous», dans le champ A ajoutez les adresses mails, cliquez sur le bouton «envoyer la mise à jour». Valisez sur OK. (Si vous supprimez une des adresses mail du champ «A», le participant est automatiquement exclu de la réunion et reçoit un mail d annulation). 15

16 Ou bien activez «planification» et utilisez l option requise. 16

17 Créer un groupe de calendriers Donner un nom au groupe Y ajouter des membres (éventuellement, il faut créer un groupe de contacts avant) 17

18 Chaque membre du groupe, dispose, ensuite d un calendrier propre. Le fonctionnement est assez similaire à celui des salles. Naturellement, cette fonctionnalité présente plus d avantages quand les membres peuvent partager des calendriers sur un serveur. Cependant cela peut aussi être très utile pour l utilisateur qui souhaite disposer de plusieurs calendriers pour gérer plusieurs activités (personnelle, professionnelle, associative, sportive ). 18

19 Un clic droit sur un des éléments de type (calendrier), dans le panneau de navigation, permet de gérer cet élément, et notamment de l enrichir de nouveaux éléments ou de le supprimer. Attention aux suppressions hâtives qui entraîneraient une suppression d un calendrier important. (conflit entre les groupes). Imprimer un calendrier Ouvrir le calendrier. Ctrl + P 19

20 Choisir le style d impression et l étendue. 20