Créer un Publipostage avec Word 2010 Partie 1 (Les Bases)

Transcription

1 Créer un Publipostage avec Word 2010 Partie 1 (Les Bases) Préparez votre base de données dans un fichier Excel en prenant soin de bien renseigner le nom des champs et sauvegardez là sur votre bureau : (veillez également à bien commencer cette base sur la 1 ère ligne de votre fichier Excel) Créer ensuite votre document Word qui doit servir à la fusion (lettre type) et dans lequel vous aurez renseigné toutes les parties fixes (en-tête, expéditeur, corps du texte, formule de politesse, etc.) La lettre type est désormais rédigée. Nous allons pouvoir créer un courrier pour chaque personne présente dans le fichier Excel (la base de données). Grâce au publipostage nous pourrons ajouter automatiquement les informations présentes dans la base de données. Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 1

2 Il nous faut ensuite créer les courriers. Pour cela, rendez-vous dans l onglet Publipostage de votre lettre type. Puis, sélectionnez la liste des destinataires (votre tableau Excel), en choisissant «Utiliser la liste existante» (que vous avez sauvegardé sur votre bureau) Sélectionnez votre fichier Excel : Puis cliquez sur Ouvrir Une fenêtre s affiche et vous demande de sélectionner le feuillet Excel sur lequel se trouve votre base de données, sélectionnez celui qui sert à la fusion : Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 2

3 Si votre tableau Excel n a pas été créé dès la première ligne (comme expliqué plus haut), il faudra alors décocher la case «la première ligne de données.» Cette étape passée, nous allons désormais (enfin) insérer les champs de fusion dans notre lettre type en cliquant sur l onglet «insérer une champ de fusion» (sélectionnez tous les champs utiles) Votre lettre se présente ainsi : Pour bien voir vos champs, je vous conseille de cliquer sur l onglet «champs de fusion en surbrillance», ils apparaîtront ainsi en grisé et seront plus facilement repérables Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 3

4 Avant de lancer la fusion, il est prudent de vérifier la fusion en s aidant de l aperçu des résultats : Vous pourrez ainsi passer en revue l ensemble des destinataires en cliquant sur les boutons de défilement. Il ne reste plus qu à terminer la fusion en cliquant sur l onglet Terminer et Fusionner Cliquez ensuite sur «modifier la liste des destinataires» Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 4

5 Pour sortir la totalité du publipostage, veillez à ce que le bouton en face de «tous» soit coché, cliquez sur OK Vos lettres sortent désormais dans un nouveau document appelé «Lettres» : Vous apercevez un saut de section à chaque lettre établie pour un destinataire Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 5

6 LES ETIQUETTES Nous allons désormais créer des étiquettes de fusion. Créez un nouveau document Word, et cliquez sur l onglet, «démarrer la fusion et le publipostage», puis sur «Etiquettes». Avant de commencer, vérifiez le format de vos étiquettes (Avery) ou autre Fournisseur. Ici, nous utiliserons le format L7165. Faites OK. Votre document Word apparaît avec une planche d étiquettes vide. Servons nous de la même base de données que pour nos lettres (même procédure pour la sélectionner que pour la lettre). Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 6

7 Une fois cette base sélectionnée, notre document étiquettes s affiche comme suit, la 1 ère étiquette est vierge et nous allons chercher nos champs à insérer, les autres étiquettes sont marquées d un «enregistrement suivant» Une fois nos champs insérés, il faut cliquer sur «mettre à jour les étiquettes» Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 7

8 On remarque que les champs sont insérés sur les étiquettes suivants qui tout à l heure étaient marquées du texte «enregistrement suivant» : (comme pour les lettres, pensez à faire un aperçu des résultats) Cliquez ensuite sur «Terminer et Fusionner», «modifier des documents individuels» sélectionnez tous et ensuite ok Vos étiquettes sont prêtes pour l impression Créer un Publipostage avec Word 2010 / Partie 1 (les bases) Page 8