GUIDE INTRANET POUR L UTILISATION DE L APPLICATION AFFELNET POST 3 ème RENTREE 2015

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1 GUIDE INTRANET POUR L UTILISATION DE L APPLICATION AFFELNET POST 3 ème RENTREE 2015 Réf. : SAIO/14.45/FY Réf. : SAIO/15.40/FY Ce guide s adresse : aux établissements publics de l académie de Grenoble, aux établissements privés sous contrat de l académie relevant du ministère de l éducation nationale, en : pour l affectation dans les établissements publics de l éducation nationale et de l agriculture dans l académie de Grenoble pour les admissions dans les établissements privés sous contrat avec l état participant à l expérimentation de l enregistrement des admissions (voir page 5 du guide AFFELNET rentrée 2015) pour le recensement dans les formations en apprentissage du CFA public (voir page 5 du guide AFFELNET rentrée 2015) seconde professionnelle première année de CAP seconde générale et technologique Il donne également des indications pour la consultation des résultats d affectation et l édition des notifications. Ouverture du serveur : 11 mai 2015 Fermeture : le 13 juin 2015 Attention : Saisie des ajustements après les commissions d appel : vendredi 19 juin SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

2 I - ACCES A L APPLICATION : Connectez-vous au portail ARENA via les adresses suivantes : Etablissements publics relevant du ministère de l éducation nationale : Etablissements privés sous contrat relevant du ministère de l éducation nationale : Le menu d identification ci-dessous s affiche. Saisissez votre identifiant de messagerie (LDAP) et votre mot de passe. L écran d accès à vos applications s affiche : DROIT D ACCES ET DELEGATION : L accès à l application est réservé au chef d établissement. Pour déléguer des droits d accès au personnel de l établissement, le chef d établissement doit le spécifier au préalable dans le menu «application de délégation». ACCES A L APPLICATION «AFFELNET post-3 ème» : Cliquez sur «Scolarité du 2 nd degré» puis sur «Affectation post-3 ème» SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

3 II - SAISIE DES CANDIDATURES Cliquez sur le menu «Gestion», l écran ci-dessous s affiche. Cliquez sur «Saisie des vœux en établissement» puis sur «Saisie des vœux». Cliquer pour revenir au menu Gestion Liste des menus disponibles pour la saisie et le suivi par l établissement SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

4 La liste des élèves de l établissement s affiche : Les élèves présents dans cette liste ont été extraits de la base élèves académique. Le chef d établissement doit vérifier l exactitude des informations présentées. Vous avez la possibilité d effectuer des filtres par champ (INE, nom ) ou de trier la liste présentée en utilisant les flèches noires. Les indications portées dans les colonnes «nb vœux» et «état» vous permettent de visualiser le statut de la candidature (état terminé ou à compléter) Si un de vos élèves n est pas présent dans cette liste, vous avez la possibilité de le créer en cliquant sur le bouton «ajouter» Menu sélectionné Choisir l élève pour modifier son dossier Vous avez la possibilité de créer un filtre par nom, classe, état, etc ) Nombre total d éléments de la liste, dans cet exemple, il est égal au total des élèves. Les flèches noires permettent de trier la liste par ordre croissant ou décroissant. Pour parcourir la liste Pour visualiser le dossier d un élève, cliquez sur son INE ou sur le bouton «compléter». L écran d identification s affiche. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

5 En cas de changement d établissement d un de vos élèves : Si un élève apparaît dans votre liste et n est pas ou plus scolarisé dans votre établissement, vous devez procéder à son transfert dans l établissement de scolarisation actuelle. Cette opération doit obligatoirement être effectuée par l établissement d origine où apparaît le nom de l élève à partir de l onglet «changement d établissement pour l élève». Menu sélectionné Pour sélectionner l élève cliquez sur le numéro INE L écran suivant apparaît : Valider Attention, tout changement d établissement est définitif. En cas d erreur, vous devrez contacter l établissement vers lequel vous avez transféré l élève pour récupérer celui-ci dans votre liste. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

6 1 / Onglet Identification L onglet «identification» reprend les informations extraites de la base élève académique. Vérifier impérativement l exactitude des renseignements qui sont portés, notamment le n de téléphone. Les modifier en cas d erreur. Il est conseillé de renseigner le courriel de la famille. En effet, afin de garantir une bonne gestion des listes principales et supplémentaires, il est essentiel de faire figurer le n de téléphone et, si possible, d indiquer un 2 ème numéro de téléphone où l élève et sa famille pourront être joints après l affectation. Lorsque la candidature est incomplète, un losange de couleur rouge s affiche. Dans ce cas, corriger ou compléter les champs incomplets. Après avoir cliqué sur un INE on accède à l onglet «identification» en consultation Il suffit alors de cliquer sur le bouton «Modifier» pour effectuer les modifications ou de naviguer vers les autres onglets. Renseignez OBLIGATOIREMENT Le code de la zone géographique de résidence de l élève. La décision d orientation du chef d établissement est obligatoire. Vous pouvez la renseigner dans cet encart ou directement à partir du menu «saisie des décisions» (cf. page 13). SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

7 SAISIE DU CODE DE LA ZONE GEOGRAPHIQUE : SAISIE DU CODE DE LA ZONE GEOGRAPHIQUE Pour un candidat ne faisant des vœux que pour la voie professionnelle (seconde professionnelle et première année de CAP), il n est pas nécessaire de coder la zone géographique. Saisir le code « » (8 fois zéro). Pour les candidats à une seconde générale et technologique, la zone géographique est déterminée par le lieu d habitation prévu à la rentrée scolaire. Saisir directement le code (voir les pages 9 et 10 du guide AFFELNET post 3 ème ). ou bien effectuer une recherche en cliquant sur l icône. La fenêtre de recherche avancée s affiche et vous permet de saisir un mot-clé permettant de trouver le code de la zone géographique d un établissement donné. 2 / Onglet Saisie des vœux Rappels importants : - Pour tout élève de 3 ème scolarisé dans un établissement public de l académie, l établissement d origine doit saisir en premier vœu : soit au moins un vœu concerné par la procédure d affectation parmi les suivants : seconde générale et technologique, seconde professionnelle ou 1 ère année de CAP en établissement public ou en établissement privé faisant partie de l expérimentation (voir page 5 du guide AFFELNET rentrée 2015). soit un vœu de recensement correspondant aux formations en apprentissage du CFA public (voir page 5 du guide AFFELNET rentrée 2015). soit un vœu dit de «recensement» si aucun des vœux cités ci-dessus n a été saisi : redoublement ( ), apprentissage ( ), enseignement privé sous contrat ( ), hors académie ( ). L avis du chef d établissement est obligatoire pour les vœux de la voie professionnelle (voir guide AFFELNET post 3 ème pages 11 et 12). Si un élève est candidat à une affectation pour une autre académie, vous pouvez faire la saisie de ses vœux en cliquant sur «calendrier des académies». Vous accédez ainsi à AFFELMAP précisant le calendrier et les informations concernant la procédure dans l académie concernée. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

8 Après validation de l onglet «identification», l écran suivant de saisie des vœux s affiche : Renseignez le champ «vœu» : Soit en saisissant directement le code vœu (se référer à la liste des codes vœux transmise par mail). Soit en cliquant sur l icône : la liste des vœux s affiche par établissement. Vous pouvez effectuer une recherche par mot clef dans la fenêtre prévue à cet effet. Sélectionner ensuite le vœu qui s affichera automatiquement dans l encart approprié. Soit en se référant à la notice de codification des vœux sur le site du rectorat : Selon le type de vœu choisi, des écrans spécifiques décrits en pages suivantes s affichent. 1) Vœux portant sur la voie professionnelle : L écran est commun à toutes les formations de seconde professionnelle et de première année de CAP. Ne renseignez pas le champ «vœu dérogatoire» (à laisser sur «non»). Renseignez les langues vivantes puis validez. L écran suivant s affiche. Saisissez l avis du chef d établissement et validez (Cet avis est obligatoire pour les vœux en voie professionnelle uniquement) : SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

9 2) Vœux portant sur une seconde générale et technologique : L avis du chef d établissement n est pas à saisir pour les vœux de seconde générale et technologique. Vœu dérogatoire : - Tout élève qui demande un vœu dérogatoire ou une seconde générale et technologique contingentée doit aussi émettre un vœu pour son lycée de secteur sous peine de ne pas être affecté. - Un vœu dérogatoire ne peut porter en aucun cas sur une classe de seconde contingentée ni sur un vœu pour une formation sportive. Lors de la saisie du vœu, le champ «vœu de dérogation» s affichera selon le type de vœu formulé. En sélectionnant «oui», les motifs dérogatoires suivants s afficheront : Vous sélectionnerez le ou les motif(s) approprié(s) et validerez. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

10 Précision concernant l enseignement d exploration : Lorsqu il s agit d un vœu pour une seconde générale et technologique contingentée ou d un vœu portant la mention d un enseignement d exploration particulier, l enseignement d exploration s affichera automatiquement, s il porte sur une seconde générale et technologique non contingentée un enseignement d exploration peut être précisé à titre d information. L écran mentionnant cet enseignement s affiche. Exemple : RECAPITULATIF DES VŒUX : Quel que soit le type de vœu formulé, vous avez accès à ces fonctionnalités dans le récapitulatif des vœux : CLIQUER pour modifier le vœu Pour changer l ordre des vœux saisis (descendre-monter) ou pour supprimer un vœu. Pour ajouter un vœu Pour saisir les notes de l élève SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

11 3 / Onglet Saisie des notes Cet écran s affiche après la saisie des vœux vers la voie professionnelle (seconde professionnelle et/ou CAP) et/ou vers une seconde générale et technologique ayant des enseignements d exploration contingentés. Pour la majorité des élèves, ce tableau apparaîtra complété par les notes extraites du logiciel «Notanet». L extraction des notes de «Notanet» se fera le mardi 09 juin matin pour les élèves de 3 ème des établissements publics ou privés de l éducation nationale dans l académie. Pour les autres situations, une saisie de toutes les notes est indispensable. Les compétences évaluées sont saisies pour la voie professionnelle, pour les secondes spécifiques, les secondes générales et technologiques ayant des enseignements d exploration contingentés (voir page 17 du guide établissement «AFFELNET après la troisième»). Rappels : - Quelle que soit la classe d origine, les notes à saisir sont celles de la classe de 3 ème. Les consignes à suivre en fonction de la classe d origine sont indiquées en pages 15 à 16 du guide établissement «AFFELNET après la troisième». Toutes les notes doivent être renseignées (valeur numérique ou NN). Les notes peuvent être saisies avec 2 décimales (la marque décimale est le point «.»). Les notes précédées d un astérisque (*) doivent obligatoirement être saisies avec une valeur numérique. Pour certaines disciplines la valeur NN (non notée) s affiche par défaut. Cependant si vous disposez de l ensemble des données demandées sur la fiche préparatoire à la saisie, vous devez les reporter et les saisir intégralement. En cas d erreur, un bandeau rouge s affiche et précise le type d erreur effectuée : SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

12 Après validation de l écran précédent, la fiche récapitulative de l élève s affiche : Pour modifier les données de l élève Pour imprimer la fiche de l élève Pour saisir les candidatures des autres élèves, cliquez sur l onglet «Retour à la liste des élèves. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

13 III - AUTRES MENUS ET FONCTIONNALITES MENU «LISTE DES ELEVES NON VALIDES» A partir de la liste des élèves affichée dans ce menu, vous pouvez utiliser la fonctionnalité «filtrer» pour rechercher un élève Les filtres peuvent également être effectués sur les classes et les formations. NB : le bouton «filtrer» grisé indique qu un filtre est actif. MENU «SAISIE DES DECISIONS» La saisie de la décision d orientation étant obligatoire, il est également possible de procéder à la saisie à partir du menu ci-dessous : Cliquer sur «saisie des décisions» Penser à valider après chaque correction. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

14 L écran suivant s affiche : Dans le menu déroulant, choisir la décision d orientation correspondant à la décision du chef d établissement. RAPPEL IMPORTANT : lorsqu un élève bénéficie d une décision d orientation pour une première année de CAP et également pour une seconde professionnelle, il y a lieu de saisir la décision d orientation «seconde professionnelle». NB : Les vœux des élèves possédant une décision d'orientation vers la 2nde générale et technologique ne sont pas contrôlés. En effet, ces derniers sont libres de formuler n importe quel vœu d affectation, y compris ceux pour la voie professionnelle. La saisie de la décision d orientation étant obligatoire, son absence empêche de valider la candidature de l élève. MENU «VALIDATION CHEF D ETABLISSEMENT» Lors de l opération de validation effectuée par le chef d établissement, un écran s affiche et indique soit l absence d anomalies soit le type d erreurs détectées. Cliquez sur le lien «Afficher les élèves non validés». Celui-ci renvoie vers le menu «liste des élèves dont la saisie est incomplète» qui permet de visualiser le type d erreur et d effectuer les corrections nécessaires en cliquant sur l INE. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

15 MENU «IMPRESSION DES FICHES ELEVES» Ce menu vous permet d imprimer les fiches individuelles pour l ensemble des élèves d une classe. Cliquez sur imprimer Menu sélectionné Vous obtenez un fichier au format PDF. Il est à noter que le fichier ainsi généré est le reflet de l avancement de la saisie de tous les élèves, que leurs vœux et notes aient été saisis ou non. Aussi, il est préférable de générer ce fichier une fois toutes les saisies effectuées. Cette fiche récapitulative constitue le document de référence, qui doit être signé par l élève majeur ou le représentant légal. Elle doit être conforme aux éléments portés sur la fiche de candidature. Elle est conservée dans l établissement, un double est remis à la famille. Vous avez à votre disposition diverses possibilités de suivi et de comptage de la saisie : Le menu «Compteurs», permet d imprimer les comptages des vœux par établissement ainsi que l ensemble des vœux des élèves (dont le nombre de premiers vœux). Il indique également le nombre d élèves dont la saisie est complète et ceux dont la saisie est incomplète. Menu sélectionné SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

16 IV - RESULTATS DE L AFFECTATION ET EDITION DES NOTIFICATIONS Après avoir cliqué sur l onglet «Gestion» du menu d accueil d AFFELNET, trois onglets sont proposés : 1 / Onglet «récapitulatif complet de l élève» : Ce menu permet de visualiser la fiche récapitulative de l élève où figurent tous les éléments renseignés lors de la saisie de la candidature ainsi que la décision d affectation ou de non affectation. Remarque : Les candidats ont la possibilité de consulter les résultats de l affectation sur le site internet du rectorat : Ils doivent se munir de leur numéro INE (identifiant national élève) ou du numéro attribué en fin de saisie des candidatures. 2 / Onglet «Listes et statistiques» : Ce menu permet de visualiser les listes d élèves en fonction de leur situation à l issue du premier tour d affectation : GESTION : LISTES ET STATISTIQUES Vous avez la possibilité d éditer les listes d élèves : - affectés par établissement d origine : à consulter pour information. - non affectés par établissement d origine : à utiliser par les établissements d origine qui doivent éditer et envoyer les notifications de non affectation à leurs élèves non admis (voir partie 3 «diffusion des résultats»). - affectés par établissement d accueil : à utiliser par les établissements d accueil qui doivent éditer et envoyer les notifications d affectation aux élèves admis en liste principale dans leur établissement (voir partie 3 «diffusion des résultats»). - liste supplémentaire par établissement d accueil : à utiliser par les établissements d accueil qui doivent éditer et envoyer les notifications d affectation aux élèves admis en liste supplémentaire dans leur établissement (voir partie 3 «diffusion des résultats»). Vous pouvez effectuer des tris pour les champs qui vous intéressent : INE, Nom prénom, établissement d origine, rang, formation d accueil. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

17 Exemple de tri sur les élèves affectés par établissement d accueil : GESTION : LISTES ET STATISTIQUES En cliquant sur les flèches noires de la colonne «formation d accueil», la liste des spécialités de formation triée par ordre croissant ou décroissant s affiche. Pour une exploitation plus poussée des listes, il est nécessaire d exporter le fichier vers un tableur (par exemple Excel) afin de pouvoir organiser les données en fonction du résultat escompté. Cliquez sur le bouton «exporter» puis enregistrez le fichier sous un format de tableur (.xls pour Excel). Ouvrez le document et effectuez les modifications souhaitées : par exemple, dans le menu «données» d Excel, utilisez les fonctions «trier», «filtrer» ou «tableau croisé dynamique». 3 / Onglet «Diffusion des résultats» : Pour éditer les notifications d affectation ou de non affectation : Retournez sur la page d accueil et cliquez sur «diffusion des résultats». GESTION SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

18 L écran suivant s affiche : GESTION : DIFFUSION DES RESULTATS Rappel : Les établissements d accueil notifient l admission des élèves inscrits en liste principale ou en liste supplémentaire. L onglet «consignes du chef d établissement d accueil» permet au chef d établissement d accueil d enregistrer des consignes spécifiques à l établissement : date d inscription, bourse aux livres Les établissements d origine notifient les décisions de non-affectation de leurs élèves refusés. L onglet «consignes du chef d établissement d origine» permet au chef d établissement d origine d indiquer ses consignes. GESTION : DIFFUSION DES RESULTATS Saisissez le texte approprié dans la fenêtre qui s affiche. Vous avez la possibilité de visualiser la maquette : cliquer sur l onglet «visualisez», enregistrer le ficher comme proposé (format PDF) puis l ouvrir. Si celle-ci convient, cliquez sur «valider» sur l écran AFFELNET. Editez ensuite les notifications en cliquant sur les onglets proposés. Exemple d édition des notifications d affectation par établissement d accueil : Cliquez sur l onglet concerné, l écran suivant s affiche : Renseignez votre numéro établissement (UAI). Le nom de ce dernier s affiche à la suite du code UAI. Validez. GESTION : DIFFUSION DES RESULTATS Enregistrez le fichier puis ouvrez le document PDF généré : les notifications s affichent et sont prêtes à être imprimées. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

19 V - TOUR SUIVANT 1 / Saisie des candidatures : La saisie des candidatures pour le second tour s effectue par les établissements d origine du vendredi 26 juin après-midi au mercredi 1er juillet. Après connexion à l application, cliquez sur l onglet «tour suivant». Cliquez ensuite sur l onglet «saisie des vœux en établissement». L écran ci-dessous s affiche. Vous disposez de fonctionnalités déjà utilisées pour la saisie des candidatures lors du premier tour d affectation (compteurs, impression des fiches élèves, changement d établissement pour l élève). TOUR SUIVANT SAISIE DES VŒUX EN ETABLISSEMEBNT Cliquez sur l onglet «Saisie des vœux». Pour les élèves ayant participé au 1 er tour : La liste des élèves de l établissement ayant participé au premier tour qui ont obtenu une affectation en liste supplémentaire ou qui sont refusés s affiche. Pour faire une nouvelle saisie des vœux cliquez sur l onglet «à compléter». Pour ajouter un élève qui n a pas participé au premier tour ou qui n a fait que des vœux de recensement : Le chef d établissement doit signaler la demande à la DSDEN (direction des services départementaux de l éducation nationale) qui créera la candidature afin que l établissement procède à la saisie. Pour les candidats ayant déjà participé au premier tour : Saisissez les vœux et l avis du conseil de classe uniquement. Les notes enregistrées lors du premier tour sont récupérées. Pour les candidats n ayant pas participé au premier tour : Saisissez les éléments d identité, les vœux, l avis du conseil de classe et les notes. Pour tous les candidats : Une fois la saisie effectuée, imprimez le récapitulatif de fin de saisie. Celui-ci doit être signé par la famille de l élève ou le candidat majeur. L établissement conserve un exemplaire et remet un double au candidat. SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20

20 2 / Résultats et édition des notifications : Les résultats sont disponibles dès le vendredi 03 juillet Pour les candidats : Les résultats sont diffusés sur le site du rectorat : Pour les établissements publics et privés sous contrat : Les résultats sont disponibles sur l application AFFELNET. Comme pour le premier tour, l onglet «listes et statistiques» permet de consulter les résultats par établissement d accueil pour les élèves affectés en liste principale ou en liste supplémentaire et par établissement d origine pour les élèves non affectés. L onglet «diffusion des résultats» permet d éditer les notifications d affectation ou de non affectation. Saisissez votre code établissement et dans la rubrique «tour(s) suivant(s)», cochez «oui». Validez. GESTION : DIFFUSION DES RESULTATS - Les notifications d affectation en liste principale et en liste supplémentaire sont éditées par les établissements d accueil qui les transmettent aux candidats. - Les notifications de non affectation sont éditées par les établissements d origine qui les transmettent aux candidats. Les candidats admis en liste principale doivent impérativement confirmer leur inscription soit en utilisant la télé-inscription soit en s inscrivant directement auprès de l établissement d accueil dès connaissance des résultats d affectation (voir page 27 du guide AFFELNET rentrée 2015). SAIO-DSI / Guide de saisie «INTRANET» sur l application «AFFELNET post 3 ème» rentrée scolaire /20