Restez maître de vos e-mails Rester maître de ses e-mails n'est pas toujours évident. Pour cette raison, nous vous proposons quelques astuces pratiques pour la gestion quotidienne de votre boîte mail Sélectionner les E-mails : CTRL + A = sélectionner tous les e-mails dans un folder CTRL + bouton gauche de la souris = vous pouvez sélectionner les e-mails un par un en cliquant sur le bouton gauche de la souris. SHIFT + bouton gauche de la souris = sélectionnez le premier e-mail et le dernier en cliquant sur le bouton gauche de la souris. Tous les mails entre le premier et le dernier seront sélectionnés. 1. Nettoyage Deleted Items Si vous éliminez un e-mail, celui ci se trouvera dans le folder «Deleted Items». La capacité du folder sera additionnée à la capacité totale de votre mailbox. Nous vous conseillons de vider votre folder «Deleted Items» régulièrement Vous avez la possibilité de vider le folder «Deleted items» automatiquement en fermant l application d Outlook. Via Tools vous cliquez sur le bouton Options et puis après sur l onglet Other. Cochez le petit carré Empty the Deleted Items folder upon exiting. 2. Nettoyage Sent Items La capacité de votre folder Sent items sera aussi ajoutée à la capacité totale de votre mailbox. Videz-le régulièrement. En général, il n est pas nécessaire de garder tous vos «Sent Items».
Les Sent Items que vous voulez garder, peuvent être sauvegardés dans votre inbox ou dans un folder en particulier, mais sachez que ceux-ci s ajouteront toujours à la capacité totale de votre mailbox. 3. Nettoyage folders Si vous avez créé des folders dans votre mailbox, vérifiez quand même la nécessite de ces folders. Vous pouvez éliminer tous les items en éliminant le folder. En cliquant sur le folder avec votre bouton droit de la souris et en optant pour Delete nom du folder. 4. Sauvegarder les e-mails sur le réseau Les e-mails que vous voulez sauvegarder sur le réseau, doivent être sauvegardés en.txt. Ouvrez l e-mail, choisissez dans le menu Save as et sélectionnez «Save as type» et puis «Text only». Ainsi le texte de votre e-mail sera sauvegardé.
5. La recherche du reste de vos e-mails En recherchant le reste de vos e-mails, choisissez surtout ceux avec une capacité élevée (en particulier les e-mails avec des annexes). Vous pouvez ranger chaque folder selon sa capacité. En cliquant sur «Size» dans l aperçu de vos e-mails, vos e-mails seront ordonnés selon leur grandeur. Commencer par éliminer ou sauvegarder sur le réseau vos e-mails monumentaux. Ainsi vous diminuez la capacité totale de votre mailbox plus rapidement. 6. Eliminer les annexes mais garder les e-mails Parfois vous recevez un e-mail avec une annexe imposante, mais l e-mail est très important pour vos suivis. Il y a la possibilité de garder votre e-mail et d éliminer l annexe. Ouvrez le mail, cliquez sur l annexe en utilisant le bouton droit de votre souris et choisissez l onglet «Remove». Par après le menu «File» - «Save» pour garder votre e-mail.
7. Comment vérifier la capacité actuelle de votre mailbox? 1. Allez vers le menu d Outlook, dans Tools et choisissez Mailbox Cleanup. 2. La fenêtre ci-dessous apparaitra sur votre écran. Cliquez sur «View Mailbox Size». 1 2 3. Ainsi vous verrez la capacité totale de chaque folder et les folders qui ont des items chargés.
3 8. Et à l avenir? Essayez de suivre vos e-mails et de vérifier votre inbox régulièrement : Gardez seulement les items dans votre inbox qui sont importants pour le suivi. Les documents et les e-mails que vous voulez garder, peuvent être sauvegardés sur le réseau. Sauvegarder les annexes imposantes sur le réseau. Ne les gardez pas dans votre mailbox. Nous vous conseillons de voir ensemble avec vos collègues où les documents en commun peuvent être sauvegardés sur le réseau. N oubliez pas de vider régulièrement les folders «Deleted Items» et «Sent Items».