Support Préfigurateur ANCOLS Comité de suivi ANCOLS du 3 décembre 2013 1
CONTEXTE Dans le cadre de l accord-cadre signé avec France Domaine relatif à l assistance et au conseil en vue de l acquisition de biens immobiliers, de la cession d actifs domaniaux, de la location d immeubles et du renouvellement de baux pour le compte de l Etat en Région Ile de France, Constructa Asset Management s est vu investi, au titre de la préfiguration du projet de la nouvelle Agence nationale de contrôle du logement social, ANCOLS, d une mission d accompagnement à l implantation de la future entité ANCOLS née du regroupement des deux entités ANPEEC et MIILOS. Si la naissance de l ANCOLS est prévue pour Janvier 2015, l objectif de la mission est d anticiper en regroupant les équipes à partir de juillet 2014. Ces 2 entités sont aujourd hui implantées sur 2 localisations différentes. Les locaux de l ANPEEC sont situés à Paris 15 et ceux de la MIILOS dans la grande Arche à la Défense: L ANPEEC est locataire de 1 045m² de SUBL de bureaux depuis 25 ans au 10 rue Desaix 75015 Paris. Le propriétaire est la Caisse Centrale de Réassurance (entité publique). En 2011, l ANPEEC a mis une option sur le deuxième étage du bâtiment afin de saisir l opportunité de disposer d une solution immobilière en vue du projet ANCOLS (716 m² de SUBL). Cette option s exerce grâce à un bail précaire d un an renouvelable une fois. Date de fin de bail : 14.07.2015. L ANPEEC représente 45 postes de travail et est actuellement au ratio de 16 m² de SUN (hors deuxième étage à ce jour non aménagé) par poste de travail. Des locaux en rez-de chaussée (203 m² de SUBL) sont vacants et seraient disponibles pour y placer des salles de formation, réunion, de visioconférence en fonction des besoins. La MIILOS est composée des 110 agents repartis en 6 délégations en province et une dans la grande Arche de la Défense. Cette délégation parisienne occupe une surface de 1 254 m² de SUBL, soit 15.6 m² de SUN par poste de travail. Les bureaux sont spacieux et 92% d entre eux sont individuels. Dans le cadre de la fusion des deux entités, l hypothèse d implantation qui sera retenue devra répondre aux contraintes France Domaine : - loyer inférieur à 400 /m² - ratio /poste de travail inférieur à 12 m² / poste de travail 2
OBJECTIFS ET CALENDRIER Objectifs Calendaire : Regrouper les équipes sur un même site au plus tard à la mi-juin 2014 Financier et technique : Respecter les contraintes définies par France Domaine : Loyer < 400 / m² Ratio d occupation 12 m² de SUN / poste de Travail et SUN / SUBL > 67% Sociaux : Minimiser l impact social du déménagement et de l implantation de la nouvelle entité Calendrier REALISE PREVISIONNEL 07.1988 1997 2006 2012 15.12.2013 01.07.2014 15.10.2014 01.01.2015 14.07.2015 ACCOMPAGNEMENT A L INSTALLATION ébut du bail de ANPEEC 1045 m² - 9 ans) Renouvellement du bail de l ANPEEC (1045 m² - 9 ans). Fin du bail de l ANPEEC. Reconduction tacite Souscription d un bail précaire (716 m²). Échéance : 10.2014. VALIDATION DU CHOIX D IMPLANTATION DATE LIMITE* JALON 1 Départ de la MIILOS de la paroi Nord de l Arche de la Défense Regroupement anticipé des 2 entités Échéance du bail précaire de 716 m² du R+2 de l ANPEEC JALON 2 Création de l ANCOLS Échéance du bail de l ANPEEC (1045 m²) * Afin d être en mesure de respecter le calendrier de déménagement des 2 entités, nous recommandons de prendre la décision du choix d implantation au plus tard à la midécembre 2013. 3
LES ENJEUX DU PROJET Enjeux financiers Enjeux financiers et techniques Enjeux Techniques Minimiser le coût d investissement de la réimplantation (travaux, coût de transfert, coût d aménagement) Respecter les directives France Domaine en terme de loyer : Loyer économique de prise à bail < 400 / m² HT HC Maîtriser l évolution du loyer sur la durée du bail, notamment au travers du mécanisme d indexation Optimiser les taxes Maîtriser le coût d exploitation au travers des charges S inscrire dans les ratios d occupation de France Domaine : Ratio d occupation : SUN / SUBL > 67 % Ratio d occupation 12 m² de SUN / poste de travail Maintenir le confort des locaux actuellement occupés pour minimiser l impact social Adapter les nouveau locaux à l utilisation qui en est faite Enjeux sociaux La réussite d une réimplantation passe nécessairement par la maîtrise de l impact social à travers : Le maintien voire l amélioration des services existants Le maintien voire l amélioration des temps de trajets actuels et l accessibilité aux gares pour les déplacements des agents des DIR Le respect de l organisation hiérarchique dans le nouvel aménagement de bureaux La réponse aux besoins de formation élevés de la MIILOS au travers d un système interne et non externalisé. Enjeux calendaires Nous pensons que la minimisation de l impact social d un déménagement passe également par la maîtrise des enjeux calendaires au travers de : Le choix rapide de la future implantation La maîtrise des délais de validation La définition et le respect du calendrier du projet Les échéances des baux La fusion physique anticipée de la MIILOS et de l ANPEEC conformément à la lettre de mission des deux ministres adressée au préfigurateur. 4
METHODOLOGIE Première étape diagnostic et définition des besoins : Cette mission a consisté à établir un diagnostic de l implantation actuelle locative des 2 entités concernées (ANPEEC & MIILOS), visant à mesurer les enjeux de l implantation actuelle en terme financier, juridique et social / environnemental, et ainsi de mieux définir la stratégie d implantation future de l ANCOLS. Deuxième étape l analyse : Les asset Managers de Constructa Asset Management définissent, analysent et sélectionnent les scenarios immobiliers les mieux adaptés au projet d implantation. Troisième étape le chiffrage : Chaque scénario est évalué au moyen d un busines plan pour déterminer le coût global de l opération. Quatrième étape les recommandations : Les avantages et les inconvénients de chaque scénario seront énumérés afin d orienter la prise de décision vers la solution la plus viable économiquement, techniquement et socialement. Aux vues des contraintes calendaires du projet, nous avons orienté nos analyses autour de 4 hypothèses : 1. Acquisition 2. Regroupement des équipes sur la Paroi Sud de l Arche en 2017 3. Autre implantation à la Défense 4. Maintien sur le site Desaix 5
DOCUMENTS COLLECTES Le rapport a été construit à partir : des documents recensés auprès de la personne publique (tableau général d informations) : ANPEEC : Tableau des surfaces utiles Adresse des salariés Plans détaillés des locaux de l ANPEEC MIILOS: Etat des lieux et surfaces occupées Adresse des agents Plan du plateau de la MIILOS Décompte de charges 2012 Documents techniques Baux et Avenants Des visites effectuées dans les locaux de l ANPEEC au 10 rue Desaix à Paris 15 et les locaux de la MIILOS dans l Arche Nord à la Défense; Des informations recueillies lors de réunions et à travers la documentation concernant le projet Tour Esplanade; Des informations recueillies lors de réunions avec France Domaine D études de marché secteur Bureaux Des visites d immeubles pour la prise à bail dans le parc privé 6
SCENARIOS : AVANTAGES / INCONVENIENTS Hypothèses Avantages Inconvénients 2 Implantation à la Défense Paroi Sud de la Grande Arche ( 2017) 2A Paroi Nord 2B Desaix Inscription dans le schéma de regroupement du ministère Loyer à 400 /m² non indexé (à partir de 2017) Impact neutre sur les temps de trajet De nombreux services (salle de réunion, crèche, RIE) Mutualisation des coûts de gestion des services généraux Les loyers payés correspondent à un transfert d argent entre plusieurs entités publiques dans l arche Sud Implantation domaniale (préférence étatique) et bail non soumis aux aléas du marché dans l Arche Sud Inscription dans le schéma de regroupement du ministère Pas de coût lié au départ anticipé de rue Desaix Impact neutre sur les temps de trajet Les loyers payés correspondent à un transfert d argent entre plusieurs entités publiques dans l Arche Sud Implantation domaniale (préférence étatique) et bail non soumis aux aléas du marché dans l Arche Sud Les 400 /m² ne sont pas respectés (sur la durée moyenne) Niveau de charges plus élevé (hypothèse) du fait de l IGH Coût de transport plus élevé (+195 /an par salarié) Indemnité de loyer pour départ anticipé (un an de loyer dû) Situation transitoire longue et complexe car la date livraison en 2017 n est pas maitrisée avec les travaux de l Arche Sud Impact social important dû aux doubles déménagements (1,5) Situation transitoire longue et complexe Incertitude des conditions locatives de renouvellement accordées par CCR dans le cadre d un 3/6/9 (et non plus un 6/9 ) Impact social important dû aux doubles déménagements (2) 3 Implantation à la Défense Autre implantation (PB 10) Un ratio inferieur à 400 /m² sur toute la durée du bail Plateau neuf, très efficient, permettant de respecter les ratios France Domaine. Des services sur site qualitatifs (notamment le RIE refait à neuf avec vue sur jardin). Rapidité de la prise de décision Le hall d entrée doit faire l objet de travaux (fin prévisionnelle : mars 2014) Impact neutre sur les temps de trajet Neutralité de l implantation vis-à-vis du personnel Mesure conservatoire n empêchant pas l option patrimoniale en 2017 grâce au bail 3/6/9 Coût de transport plus élevé (augmentation du prix de l abonnement de 195 /employé pour 23 salariés par an) Double déménagement (MIILOS + ANPEEC) (2) Coût de la remise en état des locaux rue Desaix Indemnité de loyer pour départ anticipé (un an de loyer dû) 4 Maintien sur site de rue Desaix Après renégociation, le loyer moyen est inférieur à 400 /m² sur la durée moyenne. Après renégociation, la Taxe Bureau et la Taxe Foncière seront à la charge du propriétaire Pas de coût de sortie relatif à la remise en état des locaux de l ANPEEC La surface disponible permet d installer l ANCOLS en respectant les ratios. Une salle de formation ( 203m²) dédiée en rez-de-jardin L impact social est maitrisé car des services sont disponibles dans l entourage du site (RIE, salle de sport à proximité) Les loyers payés correspondent à un transfert d argent entre plusieurs entités publiques (La CCR propriétaire est une société d Etat 100%) Nécessité de réaménager les locaux en milieu occupé pour y installer l ANCOLS Accessibilité moins élevée que dans les autres hypothèses d implantation (en moyenne 7 minutes supplémentaires pour accéder aux gares majeures) Augmentation du temps de trajet moyen de 6 minutes pour les agents de la MIILOS 7