OUTIL 8 : Cahier des charges/ animation ludique pour sensibiliser le public Vous souhaitez proposer sur votre événement une animation ludique et participative autour des produits alimentaires locaux et des filières de proximité, voire réaliser une enquête interactive? Le présent cahier des charges définit le contenu d une telle mission confiée à un prestataire. Une animation in situ pourra vous aider à mieux connaître les attentes de vos festivaliers, tout en leur faisant découvrir les produits alimentaires locaux. Deux événements tests du projet Festitabl ont ainsi mis en place une animation, avec un appui extérieur pour la conception et la mise en place de l animation : Woodstower et les 7 collines. La mission des prestataires incluait la préparation d aliments, le choix des aliments et des recettes. Ils devaient prendre en compte les contraintes techniques de l organisateur d événement, précisées dans le cadre de son diagnostic (en particulier : accès ou non à l eau, disponibilité d une cuisine, présence de lieux de stockage froid et de raccordements électriques, évacuation des eaux usées et des déchets).
I. Contenu de la prestation attendue Contenu de la prestation du présent cahier des charges : Il est demandé au prestataire de : 1. Concevoir et mettre en œuvre une animation participative et ludique gratuite... touchant un maximum de monde sur l événement visant la diversité des publics présents (jeunes parents et enfants, jeunes adultes, toute couches sociales, publics adaptés) faisant connaître la gastronomie et les productions locales et sensibilisant aux enjeux de l alimentation durable faisant savoir les efforts faits sur l événement intégrant une dégustation (gratuite) de produits interactive, immersive, assurée sur un stand scénographié attractif, ouvert au public ludique et dans l esprit des valeurs de l organisateur d événement 2. Permettre l'amélioration de la connaissance des attentes des publics vis-à-vis de la restauration L animation (incluant une dégustation) sera doublée d une collecte de données réalisée de façon participative, interactive En complément du lieu dédié à l animation, il peut être envisagé une équipe d animateurs / acteurs déambulant sur le site de l événement, chargée d inciter le public à rejoindre le stand, réaliser cette animation et répondre aux questions 3. communiquer sur cette animation Elaborer les messages clefs (qui seront insérés sur les supports existants) 4. nourrir la réflexion de l organisateur d événement et donner des pistes d orientation en matière d alimentation locale sur l événement Cf. «Résultats attendus» ci-après Synthèse des missions du prestataire : Concevoir l animation Travailler la problématique avec l organisateur d événement, écrire les modalités d interrogation des publics Rechercher, acheter les approvisionnements pour les dégustations, préparer les dégustations Assurer la mise en place et la mise en œuvre de l animation Evaluer les résultats (animation, données collectées), produire des bilans et perspectives Des données et contraintes : Importance d une scénographie soignée, répondant aux besoins d attractivité et aux contraintes techniques et de sécurité du festival
Les horaires de l animation lors de l événement sont : [à préciser (exemple : pendant les horaires d ouverture du festival)] L emplacement de l animation : à préciser Non concurrence des snacks et buvettes Autonomie technique du prestataire (apport de la structure (stand, tente, etc.) et montage) ou appui par l organisateur : [à préciser] La préparation des dégustations (en amont ou lors de l événement dans une cuisine) : [à préciser] Accès à l eau sur le site, évacuation des eaux usées, raccordements électriques prévus / possibles ou non sur le site de l événement : [à préciser] Méthodologie : A minima, elle comprend les étapes suivantes : 1) Une phase de planification : Elaboration d un calendrier comprenant les différentes étapes de la réalisation de la prestation 2) Sur la base des contraintes techniques de l événement, formulation de propositions d animation par le prestataire. A cette étape, l organisateur de l événement valide la proposition qu il souhaite voir approfondie, pour orienter la suite du travail du prestataire. A partir de cette étape, le prestataire devient un interlocuteur direct de l événement. 3) Une fois le scenario d animation sélectionné, préparation et mise en œuvre de l animation sur l événement. Le prestataire veillera à proposer des solutions les plus adaptées possibles aux priorités, contraintes budgétaires, techniques et organisationnelles de l organisateur d événement. Le prestataire sera vigilant à formuler les propositions les plus abouties possibles au regard des exigences d agenda et des échéances propres à l événement. 4) Pour finir, une évaluation des résultats de la démarche et des perspectives (cf. éléments de bilan précisés ci-dessous dans «VI - Résultats attendus»). 5) Volet communication : L organisateur d événement définit, en début d intervention, les supports de communication sur lesquels il lui semble possible de communiquer (auprès du grand public ou auprès de ses partenaires). Le prestataire s engage à fournir les éléments de contenu sur l animation mise en place, les dégustations prévues, la scénographie et les objectifs de sensibilisation en lien avec l approvisionnement local et/ou de gaspillage alimentaire, afin qu ils
puissent être intégrés dans les outils de communication et/ ou de signalétique de l événement : description de l action, photos du stand ou de l animation Il n y a pas d intervention attendue de la part du prestataire en termes de graphisme ou d édition. Les dates limites de transmission des éléments de contenu, en vue de la conception et de la réalisation des outils de communication par l organisateur d événement, devront être respectées. Il est primordial que le prestataire tienne compte de l agenda de l organisateur de l événement et des dates butoirs auxquelles il est soumis. Le prestataire s engage à rendre compte régulièrement des actions menées. Une synthèse du diagnostic initial de l événement, réalisé auprès de l équipe organisatrice de l événement, est en pièce jointe de ce cahier des charges, II. Informations et documents livrés au démarrage de la prestation Afin de pouvoir s inscrire pleinement dans la dynamique de l événement, le prestataire aura à disposition un premier diagnostic de la situation de l événement en termes d offre de restauration et de gaspillage alimentaire comportant : o Un descriptif général de l événement (dates, lieux, organisateur d événement, type de manifestation, public cible, provenance du public, historique du festival, financeurs ) ; o Un descriptif de l équipe organisatrice de l événement o Un descriptif de l offre de restauration et de boisson proposée : Au grand public Aux artistes et aux techniciens Aux entreprises et à leurs clients et collaborateurs o L expression de la sensibilité des organisateurs de l événement à la démarche d introduction de produits locaux dans leur offre de restauration et à la réduction du gaspillage alimentaire ; o Un descriptif des actions déjà réalisées en ce sens et des contraintes qui se sont posées ou pourraient se poser dans le cadre de cette démarche ; o Des éléments sur l engagement des organisateurs sur la mise en place d une démarche d éco-événements (actions, communication ) Ce premier diagnostic donne l expression des freins et des motivations à l introduction de produits locaux dans l offre de restauration de l événement et des grandes problématiques auxquelles les organisateurs doivent faire face, ainsi que la description des contours de l animation participative et ludique.
Le dossier de presse du précédent événement ou tout autre document de référence est fourni en annexe au présent cahier des charges. Par ailleurs, des éléments techniques plus précis seront fournis en fonction des besoins directement par l équipe organisatrice. III. Résultats attendus Présentation des résultats de l accompagnement et livrables à fournir Il est important que le prestataire tienne informé le maître d ouvrage et l organisateur d événement du bon avancement du projet. Un bilan sera fourni au plus tard 15 jours après la fin de l événement. Ce bilan comprendra globalement : o La déclinaison des difficultés rencontrées, leur cause et les solutions trouvées sur l édition d expérimentation, et les problèmes restant d actualité ; o Une présentation des réussites du projet sur le festival, Il prendra la forme de 3 bilans distincts complémentaires : Un bilan (compte-rendu) de l action mise en œuvre pour les organisateurs d événements : i. temps forts et dates clefs de la phase de préparation, ii. description de l animation : objectifs, cibles, déroulement (démarche pédagogique, scénographie, outils et supports utilisés ), actions concrètes et de valorisation mises en œuvre, lien avec le territoire et ses acteurs, moyens humains et matériels. iii. bilan de l animation conduite fréquentation, communication engagée autour du stand adaptation du contenu au public, de l animation au lieu, durée, rythme, réalisation des objectifs définis, consignes de sécurité, intervention de l animateur : accueil et gestion des publics, intérêt suscité, écoute, outils, dégustation, scénographie : adaptation aux publics, richesse, forme, aspect ludique, convivialité Un bilan relatif à la question posée : Question / problématique : quels retours sur la dégustation et l offre de restauration sur l événement : quel plaisir retiré de la dégustation offerte et de la consommation sur le festival
quelle qualité perçue des produits lors de la dégustation offerte et lors de la consommation sur place quelles attentes Un bilan méthodologique global : freins, leviers, enseignements et recommandations pour les orientations futures de l événement en matière alimentaire : Actions à refaire / ne pas faire, sous quelle forme, quelles sont les inflexions à apporter en matière d offre alimentaire, en matière d actions de sensibilisation, valorisation / communication? Comment aborder tel type d acteur, quels documents ou expériences se sont avérés utiles, quels éléments ont été déterminants? Ces bilans seront livrés sous forme d un document Word rédigé et d un PowerPoint de synthèse, présenté lors d une réunion à la fin de l accompagnement entre l organisateur d événement, le prestataire et le maître d ouvrage, ce qui permettra à chaque acteur de prendre connaissance et de discuter des éléments. IV. Calendrier de l accompagnement L événement [Nom de l événement] aura lieu le [date de l événement]. Une réunion sera prévue entre le prestataire, la maîtrise d ouvrage et le programmateur dans les jours suivants la notification du marché (date et lieu à préciser). Lors de cette réunion le prestataire fournit un support (type PowerPoint) avec les différents scenarii d animation proposés et un rétro planning global. Une 2ème réunion rassemblera le prestataire, l organisateur d événement et la maîtrise d ouvrage, en accord avec les parties prenantes : date et lieu à préciser. Lors de cette réunion, un document écrit de synthèse détaillera la proposition retenue avec le rétro planning détaillé. V. Sélection de l offre d accompagnement de l événement Date de réception des propositions Les propositions devisées sont à adresser auprès de : [email du référent] au plus tard le [date et horaire] Les propositions reçues ultérieurement ne seront pas prises en compte. Les réponses doivent comprendre : Une note d intervention synthétique, précisant : compréhension de la mission, éléments de méthodologie, compétences mobilisées et références, Un devis détaillé
Critères de sélection des offres Le prestataire devra remplir plusieurs critères afin de réaliser un accompagnement de qualité. Il devra : - Avoir une bonne compréhension des différents aspects de la mission confiée et du cadre d intervention de l organisateur d événement ; - Construire une animation ludique, scénographiée et attractive répondant aux attentes exprimées, aux valeurs et contraintes de l événement utilisant des moyens adaptés ; - Avoir appréhendé les enjeux liés à l agriculture et à l alimentation de proximité autour du site de l événement, et construire un dispositif participatif permettant l appropriation de ces enjeux et le recueil d information auprès des festivaliers ; - Montrer qu il dispose d une capacité à fédérer des ressources et compétences sur ces sujets ; - Avoir une capacité à formaliser un bilan et des perspectives structurés sur la base de l animation proposée Une enveloppe maximale de [montant en euros à préciser] TTC pourra être dédiée à l accompagnement individualisé de l événement. VI. Maîtrise d ouvrage [Préciser le maître d ouvrage pour lequel seront exécutées les prestations, et les coordonnées du référent technique sur le projet.]