Comment optimiser l Hôpital de jour d Oncologie Médicale par le LEAN MANAGEMENT? Frédéric DESPIAU - Cadre Supérieur de Santé Pr Jean-Pierre DELORD Directeur des affaires médicales Dr Marion MONTASTRUC Oncologue coordonnateur HDJ Guilaine REDON Directrice des soins
L INSTITUT UNIVERSITAIRE DU CANCER DE TOULOUSE ONCOPOLE
Le département d Oncologie Médicale 60 lits en hospitalisation conventionnelle dont 14 lits de recherche clinique 1952 séjours de chimiothérapies en hospitalisation par an (2017) 500 préparations de chimiothérapie par jour 30 en hôpital de jour chimiothérapie 5 en hôpital de jour recherche clinique 5 en hôpital de jour d immunothérapie 20 839 cycles de chimiothérapies en HdJ par an (2017)
Activité 21 999 jours en HDJ 20 839 Chimiothérapies 360 transfusions 221 ponctions - biopsie 143 HdJ SP 316 instillations vésicales 7 815 consultations Digestif 4% Pulmonaire 2% URO 8% Peau 6% ORL 4% Tissus mou 1% Hématologie Cup 1% 3% Neuro 5% Gyneco 10% Sein 56%
Augmentation activité 2000 Nombre de séances CTE en HDJ (mois de mars) 1800 1600 + 57 % 1601 1715 1400 1380 1200 1000 1037 1052 1090 800 600 400 200 0 2012 1 2013 2 2014 3 2015 4 2016 5 2017 6
Plan
Enquête benchmark HDJ / UNICANCER 2015 Réalisée en mars 2015 sur 5 jours = 4 938 patients 590 places HDJ Questionnaire Centre : organisation du personnel, SI, bonnes pratiques Questionnaire Patient : parcours patient, protocole, commentaires Recueil de temps détaillé : IDE et AS Relevés horaires : personnel médical et autres personnels (assistantes médicales, hôtesses d accueil) Recueil de données pharmacie 3 axes : Temps passé/organisation/effectifs IUCT-O 339 patients 80 % de Tx de réponse
Répartition du temps d attente Lors d un passage en HDJ, le temps passé avant la perfusion est aussi long que le temps de perfusion Le délai Arrivée Début de perfusion, ou «délai d attente», varie du simple au double selon les centres, et constitue une part importante du temps total passé à l HDJ La durée de perfusion représente entre 40 et 60 % du temps de passage en HDJ
Le temps d attente moyen = 1h51
Par qui est réalisée la consultation en HDJ
Anticipation de la prescription des chimiothérapies Si pas d anticipation il y a une majoration du temps d attente de 1heure
Lissage de l activité sur la semaine
Taux de rotation
Nbre d admission par heure disponible de personnel Effectif : IDE, AS, AM (équivalent 8h/jour) Effectif : médecin (équivalent 10h/jour)
LEAN? Technique de gestion de la production qui se concentre sur la «gestion sans gaspillage» Création au Japon dans le système de production de Toyota recherche de la performance (en matière de productivité, de qualité, de délais, et enfin de coûts), amélioration continue élimination des gaspillages (muda en japonais),
Le contexte
Le flux de valeur
Projet : OPTISOINS Mettre en place une organisation innovante de prise en charge optimisée des patients en HDJ
Déroulement du projet 1. Diagnostic 2. Analyse 3. Propositions d actions d amélioration
Phase de diagnostic
Méthodologie sur l HDJ Calcul du flux de valeur : calcul du temps passé Description des processus du parcours patient en HdJ Identification des problèmes Description des activités des 7 métiers celle-ci est elle un service nécessaire au patient? Est-elle utile à la sécurité de tous? L acteur est-il toujours le mieux placé pour s acquitter de cette tâche?
Analyse microscopique : temps passé
Analyse macroscopique : les process
Analyse macroscopique : les métiers
Phase d analyse
Résultats des analyses macroscopiques Description des processus Description des métiers 60 processus recensés 7 métiers observés 22 problématiques 109 activités recensées 14,7 % des activités sont peu utiles ou réalisées par un acteur non-adapté
Les conclusions d OPTISOINS HDJ d Oncologie Médicale Organisation optimale. Efficience Qualité de vie au travail interruption des taches, outils informatiques vieillissants ou inadaptés Vision à moyen terme autour du modèle organisationnel TCO Immunothérapie Oncogeriatrie
Les problématiques de l HDJ? Outil de planification non ergonomique Adaptation de l organisation aux évolutions des prises en charge Organisation du travail
Propositions d actions d amélioration
Les pistes de travail Outil de planification non ergonomique => Changement de logiciel Adaptation de l organisation aux évolutions des prises en charge => Réflexion sur le modèle Organisation du travail =>Adaptation des effectifs à l activité => Réflexion sur les interruptions de taches
Les pistes de travail Outil de planification non ergonomique Ecriture d un cahier des charges : 2015 Recherche de financement Positionnement du projet // projet institutionnel de changement du DPI Appel d offre Achat d un logiciel : 2018 Déploiement fin 2018
Les pistes de travail Adaptation de l organisation aux évolutions des prises en charge Réflexion sur le modèle
Les pistes de travail Organisation du travail Adaptation des effectifs à l activité Réflexion sur les interruptions de taches Ecriture d un règlement intérieur
LEAN et HDJ? + -