Cahier des charges tenant lieu d acte d engagement

CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE CHARLEVILLE-MEZIERES Marché Public de fournitures Marché sur procédure adaptée Cahier des charges tenant lieu d acte d engagement Nom et adresse officiels de l organisme acheteur Centre Communal d Action Sociale de Charleville-Mézières (08- Ardennes), 12 rue Bayard, 08 000 Charleville-Mézières Représentant du pouvoir adjudicateur Monsieur le président du CCAS de Charleville-Mézières : Boris RAVIGNON Objet de la consultation Location et maintenance de 7 photocopieurs noir & blanc et 2 photocopieurs couleur Avis à la publication L avis de publicité a été a été effectué sur le site : http://www.ccas-charlevillemezieres.fr/ à la date du : 4 Février 2015 Remise des offres Date limite de réception des offres : le 20 mars 2015 à 12h00 La présente consultation est lancée sous l emprise du code des marchés publics issu du décret n 2006-975 du 1 er Août 2006 1

1. OBJET DE LA CONSULTATION La consultation porte sur la location de 9 photocopieurs (7 noir & blanc et 2 couleurs), leur livraison, leur entretien et leur maintenance pour le CCAS de Charleville-Mézières. DETAIL DE LA PRESTATION a/ location des photocopieurs Le matériel loué sera neuf. Il conviendra de produire au dossier une copie du contrat de location. Il conviendra d individualiser la facturation des copieurs 6 et 7. (Le nombre de copies par minute est donné à titre indicatif) Photocopieur 1 : secrétariat de direction 40 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction /agrandissement Zoom 25/400 % Chargeur de documents recto-verso illimité Recto/verso A4/A3 Tri Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Autonomie papier : 1000 feuilles au minimum Photocopieur 2 : Services généraux 40 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction /agrandissement Zoom 25/400 % Chargeur de documents recto-verso illimité Recto/verso A4/A3 Tri Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Autonomie papier : 1000 feuilles au minimum Photocopieur 3 : comptabilité 40 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction /agrandissement Zoom 25/400 % Chargeur de documents recto-verso illimité Recto/verso A4/A3 Tri Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Autonomie papier : 1000 feuilles au minimum 2

Photocopieur 4 : services sociaux (RDC) 35 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction agrandissement Zoom 25-400% Chargeur de documents recto-verso illimité Tri Recto-verso A4-A3 Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Fonction fax intégrée Alimentation : 1000 feuilles au minimum Photocopieur 5 : 1 er étage logement, aide sociale et communication 35 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction agrandissement Zoom 25-400% Chargeur de documents recto-verso illimité Tri Recto-verso A4-A3 Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Fonction fax intégrée Alimentation : 1000 feuilles au minimum Photocopieur 6 : Séniors/EHPAD (LA GRANDE TERRE) Ce photocopieur remplacera l imprimante couleur située à l EHPAD Grande Terre. (Fonction utilisateurs avec mot de passe indispensable) Chargeur de documents 100 feuilles Vitesse de scan 70 ipm N&B et couleur Temps de préchauffage rapide de préférence (< à 40 secondes si possible) Formats de fichiers (JPEG et / ou PDF) Impression 35 à 45 pages / minute Processeur de 1,2 GHz, protocole TCP/IP, réseau en 100 ou 1000 base T Grammage papier 256 g (recto verso 160 g minimum) 3 magasins (550 feuilles) By-pass (100 feuilles) Format d impression A3 + Tri / Agrafage 1 point / 2 points Mode brochure, pique à cheval, pli en V 3

Photocopieur 7 : Séniors/EHPAD (PAQUIS) 35 à 45 pages /minute Format A4/A3 Réduction agrandissement Zoom 25-400% Chargeur de documents recto-verso illimité Tri Recto-verso A4-A3 Agrafage Impression dans boites aux lettres confidentielles Fonction fax intégrée Alimentation : 1 000 feuilles au minimum Photocopieur 8 : réussite éducative 15 à 25 pages / minute Format A3/A4 Recto/verso A3/A4 Chargeur de documents Recto/verso Agrandissement 50 à 200% Alimentation : 500 feuilles au minimum Photocopieur 9 : photocopieur informatique Ce photocopieur remplacera l imprimante couleur située dans le service informatique. Chargeur de documents 100 feuilles Vitesse de scan 70 ipm N&B et couleur Temps de préchauffage rapide de préférence (< à 40 secondes si possible) Formats de fichiers (JPEG et / ou PDF) Impression 35 à 45 pages / minute Processeur de 1,2 GHz, protocole TCP/IP, réseau en 100 ou 1000 base T Grammage papier 256 g (recto verso 160 g minimum) 3 magasins (550 feuilles) By-pass (100 feuilles) Format d impression A3 + Tri / Agrafage 1 point / 2 points Mode brochure, pique à cheval, pli en V Attention, tous les copieurs devront bénéficier d une connexion réseau afin de pouvoir fonctionner en «imprimante». Bien vérifier que cette connexion est possible, au regard de notre installation auprès des services informatiques Tous les photocopieurs devront posséder la fonction scan. Au-delà de la location des 9 photocopieurs décrits ci-dessus le C.C.A.S. pourra souscrire la location de photocopieurs supplémentaires aux mêmes conditions tarifaires et avec 1 contrat de location prenant fin à la même date que les 9 photocopieurs objets du MAPA quel que soit la date de souscription de cette location. 4

Normes Les fournitures faisant l objet du marché doivent être conformes aux textes officiels, règlements, ou autres documents équivalents en vigueur. b/ livraison et installation La livraison et l installation des photocopieurs sont à la charge du prestataire. Le prestataire livrera et installera les 9 photocopieurs sur les sites qui lui seront indiqués (à Charleville-Mézières). Il effectuera auprès du personnel une prise en main du matériel et une formation concernant la fonction connexion réseau. Il aura vérifié auparavant la conformité technique des lieux d installation aux normes en vigueur, nécessaires au bon fonctionnement des photocopieurs. c/ contrat de maintenance La maintenance des photocopieurs comprendra le remplacement de toutes les pièces, la main d œuvre et les déplacements, le renouvellement des consommables et la fourniture des copies. Le coût du contrat sera déterminé en fonction du nombre de copies effectuées (à titre indicatif environ 40000 copies (noir & blanc) et 6000 copies (couleur) par mois actuellement). Le coût copie sera identique pour tous les copieurs (excepté le copieur couleur) mais les consommations des copieurs devront être individualisées lors de la facturation et les copieurs 6 et 7 bénéficieront d une facturation individualisée. Il conviendra de produire au dossier une copie du contrat de maintenance qui sera proposé. Le délai d intervention pour la maintenance devra être précisé. Il conviendra de préciser dans le dossier d offre combien de techniciens seront dédiés à nos installations, leur zone d intervention ainsi que leur localisation géographique. Corrélativement à la possibilité de prendre en location 1 ou plusieurs photocopieurs supplémentaires, le C.C.A.S pourra souscrire les contrats de maintenant accessoires et ce aux mêmes conditions tarifaires. Les contrats de maintenance prendront fin en même temps que le contrat de location principal. 3/ LE PRIX L offre de prix devra comprendre : - Le prix unitaire TTC de la location pour les 9 photocopieurs. - Le prix pour la maintenance des 9 photocopieurs (coût à la copie) - le prix comprend toutes les charges fiscales, parafiscales et autres frappant obligatoirement le prestataire ainsi que l ensemble des frais qui sera engagé par le prestataire pour accomplir sa mission. 5

4/DUREE DU MARCHE La durée du marché sera comprise à l intérieur des 2 dates suivantes (soit 3 années). Début du marché : prise d effet au 1 er /05/15 Le marché est passé pour 1 durée de 36 mois jusqu au 30/04/2018 Le marché ne prévoit pas de reconduction. 5/ RESILIATION DU CONTRAT Si le CCAS de Charleville-Mézières constate une mauvaise exécution du contrat de maintenance, il signale la défaillance au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier aura valeur de mise en demeure. Le titulaire a 15 jours pour présenter ses observations et solutions. Si le CCAS de Charleville-Mézières constate que, malgré son avertissement, la qualité des prestations est toujours insatisfaisante, il le notifie au titulaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Le marché est alors résilié sans autre mise en demeure et sans préavis au titulaire. La résiliation prend effet à la date de la notification de la décision. La résiliation aux torts du titulaire ne saurait donner lieu au paiement d indemnités au profit du titulaire. Par ailleurs, ce contrat peut être résilié dans le cas de non-respect par l une des parties de ses engagements prévues dans le contrat. Un délai minimal de 2 mois sera exigé entre la lettre de résiliation et la fin effective du contrat. 6/ MODE DE REGLEMENT ET DE PAIEMENT a/ Présentation des factures et périodicité du contrat de location et du contrat de maintenance Les factures afférentes au marché, compteront outre les mentions légales, les indications suivantes : - la désignation de la personne publique contractante : le CCAS de Charleville- Mézières - les noms, adresse et n Siret - le numéro de compte bancaire ou postal - la date de facturation - l objet de la facture - la nature de la prestation exécutée - le montant hors TVA de la prestation exécutée - le taux et le montant de la TVA - le montant total TTC des prestations exécutées - libellé en - le coût de chaque copieur devra être détaillé - les photocopieurs 6 et 7 devront bénéficier d une facturation individualisée 6

- les factures seront trimestrielles. Elles seront à terme «échoir» pour le contrat de location et à terme «échu» pour le contrat de maintenance «à la copie» après relevé des compteurs qui vous seront communiquées à votre demande. b/ Paiement Le délai global de paiement est fixé à 30 jours calendaires à dater de la réception de la facture acceptée sans réserve. Le paiement se fera par virement au moyen d un mandat administratif. Le CCAS de Charleville-Mézières se libérera des sommes dues au titre du marché en faisant porter, le montant de celles-ci au crédit du compte précisé ci-après: Titulaire du compte : Banque :.. Guichet :.. Numéro de compte : (Joindre un R.I.B) Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d intérêts moratoires, à compter du jour suivant l expiration de ce délai. Le taux de ces intérêts est égal à celui de l intérêt légal augmenté de deux points. Le versement d acomptes n est pas possible 7/ PROCEDURE DE PASSATION La présente procédure est soumise aux règles du code des marchés publics résultant du décret n 2006-975 du 1 er août entré en vigueur le 1 er septembre 2006. La consultation est lancée suivant la procédure adaptée visée à l article 28 du Code des Marchés Publics. Le marché est attribué, après avis d un jury, par le pouvoir adjudicateur (Madame la présidente du CCAS de Charleville-Mézières ou par délégation Madame la viceprésidente du CCAS de Charleville-Mézières). 8/ STRUCTURE DE LA CONSULTATION DECOMPOSITION EN LOTS La présente consultation ne fait pas l objet d allotissement au sens de l article 10 du code des marchés publics. 9/ DELAI DE MODIFICATION DE DETAIL AU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES 7

La personne publique se réserve le droit d apporter au plus tard 7 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détail au dossier de consultation. Ces modifications n altéreront pas les éléments substantiels du marché. Elle informera alors tous les candidats dans des conditions respectueuses du principe d égalité. Les candidats devront répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n élever aucune réclamation à ce sujet. Si la date limite de remise des offres est reportée la disposition précédente est applicable en fonction d une nouvelle date. 10/ DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Les candidats sont liés par les offres qu ils ont déposées jusqu à l expiration de leur délai de validité. Ils ne peuvent donc ni les retirer ni leur en substituer de nouvelles pendant ce délai. Le délai de validité des offres est fixé, pour la présente consultation, à 90 (quatrevingt dix) jours. La date de départ de ce délai est la date limite de réception des plis. 11/ MODALITES DE PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES Ce présent cahier des charges vaut acte d engagement Il est rappelé que : - En respect des dispositions de l article 12 IV du code des marchés publics, les candidatures, les offres et l ensemble des pièces constitutives du projet de marché doivent être rédigées en langue française. Dans le cas contraire, les documents concernés doivent être accompagnés d une traduction en français certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté. - Le ou les signataires doivent être habilités à engager juridiquement le candidat. Le dossier à remettre par le candidat sera placé sous enveloppe cachetée qui contiendra : - le cahier des charges valant acte d engagement dûment rempli et signé par le candidat - l offre du candidat (forme libre) comprenant le prix TTC de la location des 9 photocopieurs sur 3 ans et le coût du contrat de maintenance à la copie sur 3 ans - un exemplaire du contrat de location et de maintenance proposée - Les informations complémentaires demandées au 1/c/ 8

Documents complémentaires à fournir par le candidat attributaire le marché ne pourra être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci produise dans le délai de 8 jours à compter de la notification de sa désignation par la personne publique : Les attestations et certificats délivrés par les administrations et organismes compétents prouvant qu il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales (Les entreprises nouvellement créées produiront utilement le récépissé de dépôt de déclaration auprès d un "Centre de formalités des entreprises"). Une déclaration sur l honneur dûment datée et signée datant de moins de six mois attestant, si le candidat emploie des salariés, que ces salariés sont employés régulièrement et qu il leur fournit des bulletins de paie comportant les mentions prévues par le code du travail ; Le marché ne peut être attribué au candidat dont l offre a été retenue que si celui-ci produit dans le délai imparti les certificats et attestations précitées. S il ne peut produire ces documents dans le délai imparti, son offre est rejetée. Le candidat suivant est alors sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué. 11/MODALITES DE TRANSMISSION OU DE REMISE DES PLIS a/ Dispositions générales Les plis doivent être parvenus à la date et heure limites fixées Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; Il est rappelé que : - la totalité du dossier remis par les candidats devra être rédigée en langue française ; - Le ou les signataires doivent être habilités à engager juridiquement le candidat. Les candidats doivent choisir entre : - l envoi ou la remise de leur candidature et de leur offre sur un support papier ; - la transmission de leur candidature et de leur offre par la voie électronique. Toute transmission électronique peut être accompagnée de l envoi d une copie de sauvegarde sur support papier ou sur support physique électronique. Quel que soit le mode retenu, les plis doivent être parvenus à la date et heure limites fixées par le présent règlement soit le 10 avril 2015 à 12h00 Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus ; 9

b/adresse électronique de dépôt samuel.stoupy@ccas-charlevillemezieres.fr c/ Modalités de présentation de l enveloppe extérieure (support papier ou support physique électronique) Les candidats transmettent leur candidature et leur offre sous pli cacheté extérieur. L'enveloppe extérieure porte les mentions suivantes : OBJET DE LA CONSULTATION : «NE PAS OUVRIR» Candidat :.. Les plis sont soit remis à l adresse ci-après contre récépissé soit envoyés à la même adresse par courrier recommandé avec avis de réception postal soit transmis à cette adresse par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l'heure de réception. Contact par téléphone : 03.24.32.45.14 Contact par télécopie : 03.24.56.45.09 CCAS de Charleville-Mézières Pôle ressources internes 12, rue Bayard 08000 Charleville-Mézières Horaires d ouverture des bureaux : De 8 heures 30 à 12 heures et de 14 heures à 17 heures. 13/ ATTRIBUTION DU MARCHE En application des critères ci-dessous énoncés, classés en fonction de la pondération respective qui leur a été attribuée, le jury choisit l offre économiquement la plus avantageuse. Critères de jugement des offres Pondération La valeur technique 8/20 40% Le prix 12/20 60% Chacun de ces critères se verra attribuer une note de 1 à 20. 10

Critère prix des prestations Le prix des prestations sera noté par une note N1 calculée de la manière suivante: N1 = 20 X (Offre MD / Offre) Dans cette formule: Offre = Offre du candidat pour lequel on calcule la note Offre MD = Offre Moins Disante Soit une note N1 totale de 20 points maximum Critère Valeur technique La valeur technique de l offre sera analysée de la façon suivante : - performances des photocopieurs proposés - réactivité dans le cadre du contrat de maintenance Les offres inappropriées, irrégulières et inacceptables sont éliminées. Les autres offres sont classées par ordre décroissant. Madame La Présidente du CCAS se prononce au regard de ce classement. Il n y a pas d indemnités prévues aux candidats ayant remis une offre 14. LITIGE En cas de litige, le droit français est seul applicable. Tout conflit né de l application ou de l interprétation de l une de ses clauses, relève de la compétence exclusive du Tribunal administratif de Châlons-en-Champagne. 15. DOCUMENTS ET RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES a/ Renseignements administratifs et techniques Pour obtenir tous les renseignements complémentaires administratifs et techniques qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront adresser une demande au service suivant : CCAS de Charleville-Mézières Pôle ressources internes 12, rue Bayard 08000 Charleville-Mézières Contact par téléphone : 03.24.32.45.14 pour les renseignements d ordre administratif Contact par téléphone : 03.24.32.45.65 ou 66 pour les renseignements d ordre technique Contact par télécopie : 03.24.32.45.09 Adresse de messagerie : samuel.stoupy@ccas-charlevillemezieres.fr Horaires d ouverture des bureaux : De 8 heures 30 à 12 heures et de 14 heures à 17 heures. Les candidats devront faire parvenir leur demande au plus tard 5 jours ouvrés avant la date limite de remise des offres. Cette demande pourra être effectuée par lettre, télécopie, ou courriel. 11

Conformément aux dispositions de l'article 57-III du Code des Marchés publics, une réponse sera alors adressée à chacun des candidats ayant retiré un dossier de consultation au plus tard 6 jours ouvrés avant la date limite fixée pour la réception des offres. L'attention des candidats est attirée sur le caractère impératif de ces délais afin de permettre la transmission des renseignements à l'ensemble des concurrents dans le respect du principe d'égalité de traitement des candidats visé à l'article 1er du Code des Marchés Publics. Il ne sera donc pas apporté de réponse aux demandes de renseignements reçues moins de 8 jours ouvrés avant la date limite de remise des offres telle qu'indiquée en page de garde du présent règlement de la consultation. 16/ LE CONTRACTANT : ACTE D ENGAGEMENT Le candidat accepte les conditions du marché décrites dans le présent document (1) (2) Je soussigné, (1) Cochez cette case si vous répondez en tant que titulaire unique Nous soussignés, (2) Cochez cette case si vous répondez en tant que groupement Nom et Prénom : A compléter, au choix, selon la nature de l'entreprise Agissant en mon nom personnel Domicilié à : Téléphone : Ou Agissant pour le nom et pour le compte de la société : Au Intitulé capital complet de : et forme juridique de la Société Ayant son siège social à : Téléphone : Immatriculé(e) à l'insee : Numéro d'identité d'établissement (SIRET) : Code d'activité économique principale (APE) : Numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou répertoire des métiers : Ou 12

Nom et Prénom : Agissant pour le nom et pour le compte de la société : (2) Au capital de : Ayant son siège social à : Téléphone : Immatriculé(e) à l'insee : Numéro d'identité d'établissement (SIRET) : Code d'activité économique principale (APE) : Numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou répertoire des métiers : M'engage sans réserve, conformément aux stipulations des documents visés cidessus, à exécuter le marché dans les conditions ci-après définies. (3) Cochez cette case si vous répondez en tant que titulaire unique Nous engageons sans réserve, en tant que groupement, à exécuter le marché dans les conditions ci-après définies. (4) Cochez cette case si vous répondez en tant que groupement L'offre ainsi présentée ne me (nous) lie que si son acceptation m'est (nous est) notifiée dans un délai de 90 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres. PARTIE RESERVEE AU(x) CANDIDAT(s) Fait en un seul original A.. ; Le.. Signature précédée de la mention manuscrite «lu et approuvé» (Cachet de l entreprise) Le candidat (Signature de la personne habilitée à représenter l entreprise) 13