Crise, transmission, concurrence L entreprise face à ses mutations

11ème Université Interprofessionnelle Mercredi 25 septembre 2013 Espace Tête d Or - Villeurbanne Crise, transmission, concurrence L entreprise face à ses mutations

Atelier n 1 Audit social et diagnostic RH Carole CODACCIONI Jean-Marc MOREL Avocat Expert-Comptable 2

SOMMAIRE Introduction : Contexte général 1. Audit social 2. Diagnostic RH 3

INTRODUCTION q Contexte général En matière sociale : Ø Renforcement de la réglementation et des obligations de l employeur Ø Judiciarisation des relations employeurs / salariés (rupture du contrat de travail, discrimination, harcèlement, modification du contrat de travail, ). A titre d illustration, une responsabilisation accrue des entreprises notamment en matière de santé et de sécurité au travail. Ø Prise en compte des risques psychosociaux et identification des conséquences de la souffrance au travail. v Sur la santé des salariés (dépression, burn-out ) v Sur le fonctionnement des entreprises (absentéisme, turnover, ambiance au travail ) Ø D une obligation de moyen à une obligation de résultat de l employeur : violence au travail, harcèlement moral, accident et maladie professionnelle Evolutions récentes du droit du travail conduisent les entreprises à vérifier la conformité de leurs pratiques internes 4

I AUDIT SOCIAL q De l audit «classique» de conformité de l entreprise Objet : Contrôle de la conformité des pratiques de l entreprise à la réglementation en vigueur : loi, règlement, convention collective et accords collectifs L audit peut être général ou limité à un domaine particulier : paye, accident du travail, contrats de travail Intérêts : v Évaluation des risques (rappels de salaire, redressement URSSAF, litiges prud homaux, ) v Identification de mises en conformité à effectuer et leur degré d urgence v Optimisation des pratiques en vigueur notamment en paie (masse salariale, charges sociales, ) en terme d organisation (management, outil de travail, ) et de gestion du personnel (intégration, évolution professionnelle, sanctions disciplinaires, ) v Anticipation des évolutions (juridiques et pratiques) v Prévention des risques et amélioration du capital confiance des salariés et du climat social 5

I AUDIT SOCIAL q à l audit stratégique préalable à une situation de changement Définition d une stratégie à moyen et long terme pour optimiser la marche de l entreprise, dans le cadre d une cession / acquisition ou pour accompagner des changements. q Audit d acquisition de la société : v Analyse de l intérêt du rachat de la société : vérifier de l intérieur ce qui est annoncé et découvrir ce qui a été éventuellement caché v Négociation du prix de vente v Établissement de la garantie d actif et de passif (GAP) v Identification et évaluation des risques encourus ainsi que évaluation du climat social v Connaissance du fonctionnement de la société nécessaire à la gestion future de l établissement v Faciliter les choix et décisions futurs 6

I AUDIT SOCIAL q Audit de compréhension d une situation sociale particulière : v Objet : Appréciation des conséquences sur la gestion de la société d une situation sociale particulière : conflit social, climat social dégradé, demandes de rappels de salaire, départs importants v Formulation des préconisations pour optimiser la situation socialement ou pour éviter, gérer ou tenter de minimiser les risques encourus 7

I AUDIT SOCIAL q Domaines d intervention dans le cadre de l audit social q Structure des effectifs : v Nombre de salariés : personnes physiques et équivalent temps plein (EQTP) Répartition hommes / femmes v Âge Ancienneté v Type de contrat : CDI, CDD, temps plein, temps partiel, intérim v Salariés handicapés Salariés en longue maladie v Stagiaires Ø Cela permet notamment d identifier des changements futurs (retraite) ou d éventuel franchissement de seuil q Situation des dirigeants : contrat de travail suspendu, risques liés au départ (en cas de fort intuitu personae) 8

I AUDIT SOCIAL q Vérifications formelles : v Affichage v Formalités d embauche : déclaration URSSAF, registre unique du personnel (éventuellement titre de travail) v Règlement intérieur v Document unique d évaluation des risques v Relation service médical v Relation inspection du travail v Déclaration CNIL q Contrat de travail : étude des différentes clauses contractuelles existantes des CDI et CDD, temps partiel, cadres / non cadres 9

I AUDIT SOCIAL q Statut collectif : respect de la convention collective, des accords d entreprise, des usages et engagements unilatéraux de l employeur q Épargne salariale et protection sociale : v Accord d intéressement v Accord de participation v PEE v Mutuelle / prévoyance q Rémunération : v Vérification des minimas v Structure de rémunération (fixe, 13 ème mois, commissions, etc, et source juridique) v Avantages en nature 10

I AUDIT SOCIAL q q Paie et charges sociales : contrôle de l application pratique de la réglementation et risques en cas de contrôle URSSAF (ex : application des allégements ou abattements) Durée et aménagement du temps de travail q Chiffrage des Indemnités de Fin de Carrière (IFC), des éventuels départs, et autre passif social q Représentation du personnel : v Effectif v Dernières élections : carences, représentativité syndicale v DP / CE / DUP / DS / CHSCT v Étude du registre des délégués du personnel et / ou des comptes rendus CE 11

I AUDIT SOCIAL q Divers : v Formation professionnelle (DIF) v Handicapés v Gestion des absences v Ruptures des contrats de travail et éventuelles transactions v Contentieux sociaux (CPH TASS CA) q Climat social : analyse du Turn-over, des départs, des contentieux en cours, des échanges avec l Inspection du Travail, lecture des procès-verbaux des IRP 12

I AUDIT SOCIAL q Déroulement de l audit (aspects pratiques) Ø Importance de définir les contours de la mission v v v v Domaines concernés Objectifs déterminés Modalités de mise en œuvre : transmission de documents, entretiens sur place Élaboration d un rapport : rendez-vous de restitution Ø Rédaction d une lettre de mission écrite et précise fixant les domaines d intervention Ø Etablissement d une liste de documents à tenir à disposition (difficultés à obtenir certains documents, DATA ROOM) Ø Obligation de discrétion et de confidentialité 13

I AUDIT SOCIAL Ø Analyse des documents sociaux complétée par des entretiens avec certains responsables (dirigeants ou responsables du service du personnel ou paie) via un questionnaire Ø Recoupement indispensable entre les informations et les documents communiqués afin de s assurer de la fiabilité des renseignements Ø Rédaction d un rapport écrit et détaillé, daté et signé avec en annexe la liste des documents consultés Ø Etablissement d une synthèse des principaux risques détectés intégrée dans le rapport avec indication du degré du risque (chiffrage, faible / élevé) Ø Etablissement d un plan d actions à réaliser avec indication de la priorité à donner aux actions Ø Entretien de restitution avec les dirigeants pour présenter nos conclusions Ø Proposition de mission pour l accompagnement de la société dans les mesures à mettre en œuvre Ø Suivi de la mise en œuvre des actions 14

Exemple de questionnaire A Documents à récupérer B - Organisation Générale C Obligations sociales D - Questions paies 15

A Documents à récupérer avant l audit: 16

B Organisation de l entreprise: 20

II DIAGNOSTIC RH q Définition Outil permettant à l entreprise de tester la conformité de ses pratiques dans la gestion de ressources humaines. q Objectifs Aider le chef d entreprise à prendre le recul nécessaire pour s assurer de l efficience de son organisation. «Un indicateur d'efficience permet de déterminer si une décision va entraîner des pertes ou des gains pour une organisation, relativement aux moyens investis» v Quelles sont les missions, la vision et les valeurs de l entreprise? q Sont elles partagées par tous? v La stratégie est elle bien comprise avec des objectifs atteignables? v La gestion interne et les ressources sont elles adaptées à ces objectifs? 21

II DIAGNOSTIC RH q Comment faire? v v v Questionnaires experts permettant de poser les questions aux dirigeants et de restituer les données Spécialisation de collaborateurs en RH Savoir accompagner nos clients en la matière 22

II DIAGNOSTIC RH q Contexte législatif v Pénibilité : analyse des effectifs pour déterminer les salariés soumis à certains risques professionnels v Contrat de génération : diagnostic préalable sur la situation des jeunes et des séniors v Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) v Accord de maintien de l emploi v Bien être au travail et protection contre le harcèlement q Intérêts : une bonne gestion des RH indispensable au développement de l entreprise - Attirer et fidéliser les talents, - Améliorer l intégration des nouveaux entrants, - Garantir un bon climat social, - Améliorer la confiance des salariés dans l entreprise et leur motivation, - Assurer l adaptation du personnel aux évolutions de leur poste... 23

II DIAGNOSTIC RH q Domaines d intervention v Recrutement et intégration du salarié : parcours d intégration v Formation et gestion des compétences : évolution de carrière v Management et relation sociales : entretiens annuels v Information et communication interne v Politique de rémunération v Conditions de travail : charges de travail, taux d absentéisme q Déroulement du diagnostic RH Entretien avec le dirigeant et le responsable du personnel sur les différents aspects des Ressources Humaines de l entreprise, mais également avec certains salariés. Analyse des données recueillies afin d identifier les problématiques rencontrées et élaborer une série de préconisations afin d améliorer la situation de la société. Assister la société dans la mise en place de modèles, d outils RH (fiches de poste, canevas d entretien ) 24

II DIAGNOSTIC RH 25

II DIAGNOSTIC RH 28

CONCLUSION q Coopération entre les auditeurs indispensable pour satisfaire le client v Audits touchant l ensemble des secteurs de l entreprise : comptable, financier, juridique, fiscal, paie, social v Partage des informations et échanges sur les risques et leur évaluation. 29