Actualité AssurtourS.fr Formalisme et juridisme des régimes de prévoyance santé et retraite des salariés dans les entreprises du 17/07/2008 07/26/2008 04:44:09 PM (Formalisme et juridisme issus de la loi Fillon et des circulaires administratives sociales et fiscales qui ont suivi) Préambule : évolution générale des dispositions fiscales et sociales Le caractère collectif et obligatoire des régimes de protection sociale Prestations versées par un organisme habilité et garanties complémentaires à la SS Plafonds de cotisations Mise en œuvre selon les procédures de l'article L.911-1 du Code de la Sécurité Sociale : les 3 étages obligatoires Etude des bulletins de paie Mises en place et solutions préconisées Préambule : évolution générale des dispositions fiscales et sociales Pour bien comprendre ce qui a changé et ce qui rend plus difficile l'exercice de «management social» et surtout de ses conséquences, il semble utile de rappeler certains textes de lois avec leur chronologie. En 1989, la loi Evin marque un premier pas vers moins de souplesse et plus d'obligations. Pour la partie qui nous occupe, il faut retenir de cette loi que l'employeur ne peut pas faire de différence entre ses salariés et qu'il ne peut exclure personne d'une disposition collective. Par exemple, l'employeur (ni l'assureur) ne peut restreindre ou exclure l'application d'un régime de prévoyance pour une personne, quelle qu'en soit la raison. Depuis cette époque donc, tous les affiliés d'un même contrat sont solidaires, quel que soit l'état de santé de chacun d'eux et l'entreprise ne peut exclure personne. En 1994, la loi a donné l'obligation et la responsabilité correspondante à l'employeur de donner des informations à ses salariés (formalisme préalable et postérieur) mais, à l'époque, aucune sanction n'est appliquée en cas de non respect de ce formalisme. En 2003, la loi Fillon donne désormais la définition des sanctions en cas de non application. Ce n'est qu'en mai 2005 que le décret d'application de la loi Fillon est publié. Un certain nombre de circulaires sont sorties par la suite afin de préciser des aspects que les textes de lois n'avaient que peu éclairés. Il s'en est suivi des restrictions importantes et aussi des contradictions Ces textes sont désormais applicables avec toutes les sanctions prévues. 1/5
Il subsiste néanmoins pour les contrats souscrits antérieurement au 01.01.2005 une période transitoire jusqu'au 31.12.2008 pour certains aspects seulement (formalisation du «1 er étage» expliqué plus bas, plafonds de cotisations). Le caractère collectif et obligatoire des régimes de protection sociale Les textes disent que les catégories doivent être définies par des critères objectifs, non restrictifs et clairement définis : les Cadres et les non Cadres, par exemple, ne posent aucun problème. Il n'en va pas de même si votre entreprise a autorisé des catégories comme «Cadres mariés» ou «non Cadres ayant 2 ans d'ancienneté» ou encore «Cadres de moins de 50 ans» Les Cadres de Direction entrent bien dans une catégorie reconnue de salariés à la condition d'une part que la preuve puisse être fournie que les personnes concernées figurent bien dans la liste des personnes ne bénéficiant pas de l'accord sur les 35 heures et d'autre part qu'elles y soient toutes sans restriction. Il convient d'attirer également l'attention sur le fait que le caractère collectif implique que la cotisation est de même nature pour chaque salarié dans la catégorie et que la contribution de l'employeur est également uniforme, quel que soit le lieu de l'emploi ou le statut précis du salarié. Il est indispensable également que le régime soit obligatoire, ce qui veut dire que toute personne figurant à l'effectif de la société et appartenant à la catégorie doit sans réserve bénéficier des dispositions du régime de protection sociale : personne ne doit avoir de restriction de garantie et personne ne peut être exclu du régime. Pour ce qui concerne une éventuelle exclusion, il suffit qu'un seul salarié ne soit pas affilié au régime, quel que soit son statut, pour qu'un contrôleur de l'administration considère (à juste titre par rapport au texte de la loi) que le régime est en fait facultatif puisque tout le monde n'y est pas affilié. Un exemple courant : la femme de ménage qui travaille 2 ou 3 heures par semaine qui n'est pas affiliée au régime de prévoyance des non Cadres! Dans ce cas, la sanction possible est simple : les cotisations patronales au régime de prévoyance seront réintégrées dans l'assiette des contributions sociales et dans le bénéfice imposable, les cotisations salariales seront réintégrées au revenu imposable du salarié. Une attention particulière doit être portée sur les mandataires sociaux (nous le rappelons, ils ne constituent pas en tant que tels une catégorie objective de personnel) qui perçoivent une rémunération à ce titre car, pour eux, une délibération spéciale doit figurer dans un PV afin de leur faire bénéficier du contrat de protection sociale. En ce qui concerne les salariés à employeurs multiples, il est important qu'ils cotisent bien au prorata de leur rémunération au régime de prévoyance dans chaque société. Prestations versées par un organisme habilité et garanties complémentaires à la SS En la matière, les contrôleurs sont, d'ores et déjà, à même de vérifier que la rédaction des contrats correspond bien aux nouvelles définitions précisées dans les textes légaux et que les organismes assureurs sont bien des organismes habilités. 2/5
Les textes de loi ont en effet restreint l'application de certaines garanties telles que l'inaptitude professionnelle, l'allocation de mariage, l'allocation forfaitaire d'hospitalisation (sans contrepartie de frais), les frais de recherche en mer, sur terre, sur piste, en montagne. En matière de frais de santé, il est nécessaire que le contrat soit «responsable» et que les prestations soient complémentaires à celles de la Sécurité Sociale. Rien qu'avec cette disposition, il n'est pas impossible que des contrats puissent être redressés. Egalement, les critères d'âge qui étaient fréquents en limite de garantie dans les régimes de prévoyance, de santé ou de retraite supplémentaire ne doivent plus figurer Plafonds de cotisations Les nouvelles limites ne sont plus strictement forfaitaires et la définition nouvelle précise une proportionnalité par rapport à la rémunération brute servie. Il est désormais distingué ce qui est : régime obligatoire (SS, ARRCO, AGIRC) qui n'impacte plus ce plafond régime de retraite collective par capitalisation à cotisation définie qui a un plafond spécifique régime de prévoyance et frais de santé avec un plafond spécifique aussi. Pour ce qui concerne la prévoyance et les frais de santé, le plafond correspond : du point de vue fiscal, sur la totalité de la cotisation : à la somme d'un forfait égal à 7 % du plafond de la SS et de 3 % de la rémunération brute, le tout ne devant pas dépasser 3 % de 8 fois le plafond SS (ou 24 % du plafond de la SS). du point de vue social, sur la part prise en charge par l'employeur : à la somme d'un forfait égal à 6 % du plafond de la SS et de 1,5 % de la rémunération brute, le tout ne devant pas dépasser 12 % du plafond de la SS. Pour ce qui concerne la retraite à cotisation définie, le plafond correspond : du point de vue fiscal (sur la totalité de la cotisation), à 8 % de la rémunération brute, celle-ci étant limitée à 8 fois le plafond de la SS du point de vue social (sur la part prise en charge par l'employeur), à 5 % de la rémunération brute, celle-ci étant limitée à 5 fois le plafond de la SS. Pour ce qui concerne la retraite à prestation définie, il n'y a pas de limite sociale ou fiscale, ce qui peut permettre, dans certains cas, de trouver une autre solution en matière de retraite. Il convient de vérifier si ces plafonds sont dépassés, le calcul s'effectuant individuellement. Pour autant qu'il y ait des dépassements par rapport aux plafonds «autorisés», il y a lieu d'examiner avec soin les conséquences correspondantes (sociales et relationnelles au sein du personnel) et en les chiffrant le plus précisément 3/5
possible. Respecter la règle par ses limites est sans doute une solution, mais ne prendre la décision qu'après avoir préalablement étudié tous les enjeux et toutes les conséquences est, à notre avis, le chemin le plus sûr de la meilleure solution pour votre entreprise Mise en œuvre selon les procédures de l'article L.911-1 du Code de la Sécurité Sociale : les 3 étages obligatoires Le régime de protection sociale (prévoyance, frais de santé ou retraite collective par capitalisation) souscrit auprès de l'assureur n'est plus qu'un contrat et il est rendu obligatoire de mettre en œuvre un des dispositifs prévus par cette loi afin de constituer le «régime». Il y a donc désormais plusieurs étages qui existent afin de rendre obligatoire (et donc avec plus de contrainte) l'information au personnel de façon formalisée. A défaut de respecter ce schéma, la sanction est sévère puisque l'administration ne considèrera pas comme valable le régime mis en place et redressera toutes les cotisations. Il s'agit donc d'un enjeu primordial puisque la forme l'emporte sur le fond pour l'application des sanctions, le législateur estimant sans doute que si la forme est respectée, le fond l'est forcément (!). 1 er étage : mise en place du régime qui précise les engagements de l'employeur (accord d'entreprise, accord référendaire, décision unilatérale de l'employeur) avec preuve tangible et vérifiable de la réception de l'information par chaque salarié. 2 ème étage : mise en place du contrat avec l'organisme assureur 3 ème étage : diffusion de l'information à chaque salarié des garanties du contrat (notice d'information) et preuve (vérifiable) de la réception de celle-ci par chaque salarié. En ce qui concerne les administrations fiscale et sociale, c'est l'examen du contenu des 3 étages (encore une fois aussi bien en prévoyance, qu'en frais de santé ou qu'en retraite collective) qui leur permet, d'après les textes désormais stricts en la matière, de pouvoir vérifier les éventuelles erreurs et manques susceptible de redressements. Si le formalisme du «régime» n'est pas conforme en totalité avec les textes légaux, la totalité des cotisations de ce régime sont réintégrables comme on l'a vu plus haut. Si les dispositions du contrat ne sont pas conformes aux dispositions légales, les cotisations sont réintégrables en totalité ou en partie. Si la diffusion de l'information sur les garanties n'est pas parfaite, il est possible que le caractère obligatoire du contrat soit remis en cause, ce qui aurait pour effet la réintégration de la totalité des cotisations, comme on l'a vu plus haut. Etude des bulletins de paie Ceux-ci permettent d'examiner au plus près la répartition des cotisations et le calcul des plafonds de cotisations. C'est la base même de ce qui est concret! Notre expérience en la matière permettra d'apporter à votre entreprise toutes les remarques dont vous avez sans doute 4/5
besoin et les conseils adaptés au «management» de la protection sociale. Mises en place et solutions préconisées Pour réaliser de la meilleure façon ce qu'il est désormais nécessaire de faire au sein de votre entreprise, il convient d'imaginer la situation la plus pessimiste de façon à bien voir tous les risques correspondants et de pouvoir éviter les désagréments encourus au cas où la réalité viendrait confirmer ce pessimisme. Il est donc possible qu'il y ait quelques modifications à effectuer dans les contrats souscrits par votre entreprise, que ce soit au niveau des catégories bénéficiaires ou au niveau des garanties souscrites. Votre entreprise n'est en aucun cas identique à une autre entreprise et il est nécessaire de mettre en place les solutions qui vous correspondent vraiment. Pour ce qui concerne le «1 er étage» cité plus haut, la solution la plus facile à mettre en place et qui est, la plupart du temps, préconisée par les Assureurs (quels qu'ils soient) est la décision unilatérale de l'employeur qu'il est nécessaire de formaliser par un écrit à remettre à chaque salarié contre récépissé (car un contrôleur peut vérifier que le formalisme a bien été respecté). Attention! Cette solution n'est pas la seule et, quand bien même elle correspond à votre entreprise, l'utilisation d'un document-modèle qui vous a été fourni ou que vous avez trouvé sur Internet nous semble à éviter sans conseils avisés d'une compétence certaine et responsable. Rappelons juste que la loi a prévu que, dans ce formalisme et ce juridisme, c'étaient les entreprises qui étaient responsables en premier chef. Dans ce contexte formel, votre entreprise a besoin de conseils correspondant à votre situation et de solutions qui, juridiquement, ne posent aucun problème. Notre responsabilité civile ne peut pas nous couvrir sur cet aspect des choses malgré l'expérience de notre Cabinet depuis près de 50 ans en matière de protection sociale dans les entreprises. C'est pourquoi nous travaillons en partenariat avec un organisme spécialisé qui peut assumer cette responsabilité, de façon qu'en cas de contrôle de l'administration votre entreprise soit protégée d'un éventuel défaut, ce qu'un autre intermédiaire d'assurances ne peut pas forcément vous proposer. Régis Papineau Prenez contact avec nous par ce lien 5/5