OpenERP : gestion d e cole - Instructions pour la saisie des notes Ce tutoriel montre, étape par étape, comment utiliser le système de gestion d école ERP (erp.fernuni.ch), entrer les résultats des étudiants et les rendre disponibles. Si vous avez des questions, des doutes ou des problèmes, n'hésitez pas à contacter le coordonnateur de votre faculté. Il se fera un plaisir de vous aider. Version Date Rédacteur Remarques 1.0 05.06.2013 1140&1152
Etape 1: Entrer les résultats des étudiants Dans chaque module, la mise en œuvre d'une liste des résultats peut être créée, ce qui facilite le processus ultérieur de saisie des notes. Dans le modèle de contrôle des prestations, le premier champ pour l'évaluation des performances (par exemple, examen écrit, examen oral, présentation orale, travail écrit, etc) est entré, puis la date de l examen. Vous pouvez indiquer un score maximum possible et le score obtenu lors de l'évaluation de l examen. En créant un tel modèle, les informations à entrer pour l'enregistrement ultérieur des notes n'ont pas à être toutes inscrites individuellement. Note: il est possible ici de calculer automatiquement une note à partir d un score et du nombre total de point, mais aussi de calculer un résultat composé de plusieurs notes. Les modèles d'évaluation des performances sont à créer dans le système de gestion d école ERP dans le menu gérant les modèles d évaluations de la performance. 1.1. Les modèles de contrôle des prestations sont à créer avec le système de gestion d école ERP dans le menu Modèle de contrôle des prestations Chemin: >Gestion d école >Filière d études >Modèle de contrôle des prestations 1.2. Cliquez sur le bouton Créer, pour obtenir un nouveau modèle de contrôle des prestations. 1.3. Vous voyez un nouveau modèle vide.
Maintenant, entrez les informations correctes dans chaque champ : Actif : Laissez la coche sélectionnée dans la case à cocher. Il est possible de changer cette option plus tard. Contrôle de prestations : Donnez ici le nom du type d évaluation, par exemple, examen écrit, examen oral, présentation, travail écrit etc. Réalisation du module : Sélectionnez en cliquant sur la flèche pour déterminer la mise en œuvre du module dans le semestre courant. Remarque: Il est aussi possible de sélectionner l icône de dossier qui se situe à côté de la flèche, cela permet d effectuer une recherche parmi tous les items des modules précédents. Une fenêtre s ouvre dans laquelle apparaissent toutes les modèles, y compris les précédents. Sélectionner l option du semestre en cours. Date : Vous pouvez donner ici la date de l examen. Nombre maximal de Points : Entrez ici le cas échéant la note maximale de l examen. Ce ne sera pas nécessairement le cas pour toutes les évaluations. Laissez le champ vide si vous n utilisez pas ce type de notation. Pondération : Entrez ici la pondération par rapport à la note globale de l évaluation (valeur 1, en principe). Notes sur la pondération des contrôles de prestation a La plupart du temps, les modules seront évalués avec un seul travail (le test écrit). Dans ce cas, il n y a qu un modèle de contrôle des prestations qui va être exécuté. Il doit être pondéré avec le facteur 1. b En conformité avec le règlement d études, il est possible de remplacer l examen écrit en partie ou complètement, par d autres formes d évaluation. Le résultat final du module peut également dépendre de l ensemble des notes prises en compte. Pour chaque évaluation, il faut créer un modèle et adapter la pondération. Ce qui est important c est que l ensemble de toutes les notes permette une pondération
additionnée qui donne 1. Exemple 1 : Un enseignant désire proposer un examen suivi d une présentation et d un rapport écrit. L examen compte pour 50% de la note et les deux autres évaluations comptent pour 25% de la note globale. Dans ce cas, trois itérations doivent être créées avec 0.5 pour l épreuve d examen, 0.25 pour la présentation et 0.25 pour le rapport écrit. Exemple 2 : Un enseignant veut avoir un examen écrit suivi d une présentation, crédité de deux tiers de la note pour l examen et d un tiers pour la présentation. Dans ce cas, deux modèles doivent être créés. Puisque la somme des pondérations doit toujours donner exactement 1, les fractions rationnelles 1/3 et 2/3 ne peuvent pas être représentées dans une forme finie avec des nombres décimaux (la somme de 1 ne serait pas atteint, mais plutôt 0.999). Les pondérations doivent être ajustées en conséquence : 0.67 pour l examen écrit et 0.33 pour la présentation. 1.4. Après avoir entré tous les champs du modèle, vous devez sauvegarder en cliquant sur le bouton «Enregistrer». 1.5. Si vous prévoyez plusieurs évaluations pour les étudiants, créez un modèle séparé pour chaque résultat (voir les instructions pour la pondération des évaluations dans la section 1.3).
Partie 2: Entrer les notes individuelles des étudiants Les étapes suivantes vous montrent comment entrer les résultats individuels des étudiants dans le système de gestion d école ERP. 2.1. Les modules d études vont être ajoutés aux modules existants. Chemin : >Gestion d école >Etudes >Modules d études Lorsque vous ouvrez les modules d études dans le menu Etudes, vous avez une vue de la liste de tous les étudiants affectés au module (au moins les 80 premiers), c est à dire tous les étudiants qui ont déjà suivi le module de votre cours. 2.2. Maintenant, il est important de sélectionner l'affectation du module seulement pour les étudiants pour lesquels vous souhaitez à présent saisir les notes (c'est à dire pour le semestre en cours, et - si vous enseignez plusieurs modules - seulement pour le présent module). Affiner la sélection à afficher en utilisant les champs de recherche adaptés aux données que vous voulez voir apparaître. Champ de recherche Modules : Entrez le nom du module en cours. Notes : Le module recherché va apparaître seulement s il est donné durant le semestre en cours. Champ de recherche Semestre : Entrez le nom du semestre en cours. Astuce : Entrez le nom du semestre sous une forme courte, par exemple FS13 au lieu de semestre de printemps 2013 (le semestre SP pour le semestre de printemps ou SA pour semestre d automne suivi des derniers chiffre de l année, donc 13 pour 2013. Filtre pour le statut du module : Cliquez en haut de la page pour les trois filtres de l état du module : - Admission examen 1 (ADM. EX1) - Inscription examen 2 (ADM. EX2) - Inscription examen 3 (ADM. EX3) Cela permet de réduire la sélection aux seuls étudiants admis à l examen. Une fois que vous avez défini les critères de recherche, cliquez sur le bouton «Recherche». Vous allez obtenir toutes les affectations du module concerné en fonction de ces critères.
2.3. Maintenant, sélectionnez le premier enregistrement de l entrée. Pour cela, cliquez sur l icône du crayon qui se trouve sur la partie gauche de la liste. 2.4. Cela ouvre le dossier correspondant à l étudiant dans le formulaire. Cliquez sur l onglet Contrôle de prestations 2.5. Si vous avez défini au préalable l étape 1 (création d un modèle de contrôle de prestation), vous pouvez maintenant utiliser les informations du type de contrôle de prestations, de la date, du score maximum, de la pondération pour la mise en œuvre des modèles d examens. Cliquez sur ce bouton pour importer les modèles d examens. Grâce à cette étape, toutes les données préparées sont importées automatiquement.
2.6. Maintenant, les données individuelles (le score obtenu, les notes obtenues) peuvent être entrées. Pour cela, cliquez sur l icône du crayon dans la colonne de gauche des données pour effectuer la modification. 2.7. Maintenant, les données peuvent être ajoutées. Sur le champ de la note, vous cliquez une première fois pour sélectionner la ligne puis une seconde pour sélectionner la case du champ que vous voulez entrer et vous ajoutez la note. Dans le cas où vous avez attribué des points, vous indiquez le nombre de points (le maximum est déjà indiqué) et la note va s ajuster automatiquement. 2.8. Si toutes les entrées sont complètes et correctement entrées, cliquez en haut de la page sur le bouton Enregistrer et modifier. Lors de cette étape, le champ de la note, le nombre de tentatives et la note selon la notation de Bologne sont entrées automatiquement dans le système.
2.9. Fermez le dossier en cliquant sur le bouton confirmer ci-dessous. Le statut du module sera ainsi réinitialisé. Avec une note adéquate attribuée au module, le statut du module passe à Module réussi et les points ECTS sont attribués. Avec une note insuffisante au module, le statut du module passe à Examen 1 (ou 2 ou 3) pas réussi. 2.10. Pour passer à l enregistrement suivant, cliquer en haut à droite de la page sur la flèche dirigée vers la droite. 2.11. Répétez les étapes précédentes pour toutes les affectations de notes existantes pour le module d études. Notes : Contradiction entre les examens rendus (papier) et le système d administration de gestion d école a Une inscription à l examen a été entrée mais le test n a pas été rendu. Selon le règlement d études, article 19, paragraphe 1, la note de 1 est attribuée à toute personne qui n a pas
b fourni d excuse pour son absence, le système attribue automatiquement la note de 1 lorsqu il n y a pas de note qui a été attribuée. Le test a été rendu, mais aucune inscription préalable à l examen a été effectuée. Dans ce cas, il faut vérifier si le coordinateur de la faculté a été informé de ce changement.
Etape 3: Publication des évaluations enregistrées Dans une dernière étape, des messages individualisés sont envoyés aux étudiants pour les informer de leur résultat. Mais cela se fait dès que l ensemble des résultats a été entré dans le système. Après avoir informé votre coordinateur par un message que tous les résultats ont été correctement entrés dans le système, vous pouvez transmettre les résultats aux étudiants. 3.1. La libération des résultats se fait dans le menu Réalisation du module. Chemin : >Système de gestion d école >Filière d études >Réalisation du module 3.2. Sélectionnez dans la liste des modules celui pour lequel l envoi des résultats doit se faire. Ouvrez le document en question en cliquant sur la ligne concernée. 3.3. La confirmation pour libérer les notes peut se faire en cliquant sur le bouton Confirmation de note 1 pour exécuter la libération des notes. La commande de libération des notes est ainsi terminée. Merci pour votre aide.