PROCÉDURE TITRE: GESTION DES EMAILS PAR: Jean-Yves Thibault, Micronomie Inc. DATE: 2009.05.08 RÉVISION : 2010.02.01 FICHIER: DSAV Procedure.doc TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... 1 1 GESTION DES EMAILS... 1 1.1 Sommaire... 1 1.2 Panneau de Référence... 2 1.3 Onglet 3-Téléphone... 2 1.3.1 Champ Email... 2 1.3.2 Champ Statut (Email)... 2 1.4 Boutons d Actions... 2 1.4.1 Copier Email... 2 1.4.2 Nouveau Email... 2 1.5 Menu Modifier, Modifier Email en Groupe... 3 1.5.1 Menu... 3 1.5.2 Écran Modifier Email... 4 1.5.2.1 Pour un seul email :... 4 1.5.2.2 Pour plusieurs emails :... 4 1.6 Recherche d un Email... 5 1.7 Glisser-Coller Courriel... 5 1.7.1 Dans Outlook... 5 1.7.2 Logiciel Click Yes... 6 1.8 Rapports... 7 1.8.1 L-Fusion Document Cible : Liste des Emails... 7 1.8.1.1 Direction... 8 1.8.1.2 Statut Email = Actif... 9 1.8.1.3 Champs Emails dans les rapports (Email, TE_E_Mail)... 9 1.8.2 M-Fusion Document Formulaire... 10 1.8.3 N-Fusion Source de Données (Export) : Champ Email... 11 1.9 1.10 Export vers le logiciel CyberImpact... 12 Import Email... 14 2 POUR PLUS D INFORMATION... 15 1 GESTION DES EMAILS 1.1 Sommaire Cette procédure explique comment gérer les Emails (Adresses de Courriels) dans le logiciel DSA (Dossier- Suivi/Agenda). Il s agit d une fonction importante pour les utilisateurs. Car le DSA contient tout vos dossiers : Employés, Prospects, Clients, Fournisseurs, Projets, etc. Il ne peut pas être affecté par les virus. Il se synchronise avec vos logiciels comptables (Avantage, Global, MKS). Le DSA est partagé par tous vos employés. Donc tout le monde a toujours les bons Emails au bon moment. Micronomie inc 1
1.2 Panneau de Référence Le Panneau de Référence affiche le champ Email à droite. Il s agit de l Email du Contact principal (A). Vous pouvez cliquer sur l icône d enveloppe à droite pour envoyer un courriel via votre gestionnaire de courriel (ex. Outlook). 1.3 Onglet 3-Téléphone 1.3.1 Champ Email L onglet 3-Téléphone présente le champ «Email» qui permet d inscrire l adresse courriel de chaque contact. Le premier Contact (A) correspond au Contact Principal et est l Email par défaut des dossiers. Il est par contre possible d ajouter des Emails pour chaque Contact. 1.3.2 Champ Statut (Email) L onglet 3-Téléphone présente le champ «Statut» à droite du champ «Email». Ce champ permet d Activer / Désactiver l Email (Actif, Inactif). Seuls, les premiers Emails Actifs seront exportés dans les rapports «L-Cible», «N-Export» si l Option «Statut Email = Actif» est activée dans les rapports. 1.4 Boutons d Actions 1.4.1 Copier Email Ce bouton copie l Email sélectionné dans la mémoire tampon. Il suffit de faire «CTRL+V (Coller)» pour le coller dans une autre application, ex. Outlook. Exemple : François Bergeron ABC Inc. <pbergeron@abc.com>. 1.4.2 Nouveau Email Ce bouton ouvre un nouvel Email dans le logiciel de courriel par défaut, ex. Outlook. L Email sélectionné est copié dans la rubrique «A :». Vous pourrez ensuite Glisser-Coller ce courriel dans le DSA. Micronomie inc 2
1.5 Menu Modifier, Modifier Email en Groupe Lorsque l on envoie des Courriels, il y a plusieurs retours de «Mauvais emails» ou de demandes de «Désactiver l Email» de notre liste. La fonction «Modifier Email en Groupe» permet de le faire «Un par un» ou «En groupe» via les fichiers «c:\dsa\import\email-desactiver.txt» et «c:\dsa\import\email- Supprimer». 1.5.1 Menu Pour ouvrir cet écran, cliquez sur «Menu, Modifier, Modifier Email en Groupe» Micronomie inc 3
1.5.2 Écran Modifier Email 1.5.2.1 Pour un seul email : L écran propose l Email actif par défaut. Corrigez le si requis. Si ce n est pas fait cliquez sur le bouton «Email» Cliquez sur «Email Désactiver» pour changer le champ Statut à «Inactif» ou sur «Email Supprimer» pour le supprimer du champ Email. 1.5.2.2 Pour plusieurs emails : Cliquez sur «Fichier» La liste des emails à traiter devrait se trouver dans les fichiers textes «email-desactiver.txt» et «email-supprimer» placés dans le répertoire «C:\DSA\IMPORT\». Si ce n est pas ce fichier, utilisez le bouton à la droite pour faire la recherche du fichier avec les emails à traiter. Les fichiers textes «emaildesactiver.txt» et «emailsupprimer» doivent contenir la liste des emails, un email par ligne comme l image ci-contre. Cliquez sur «Email Désactiver» pour tous les désactiver Cliquez sur «Email Supprimer» pour les supprimer. Micronomie inc 4
1.6 Recherche d un Email Pour trouver un Email, cliquez sur le lien «Email (Titre du champ Email)» dans le «Panneau de référence». L écran «Recherche par Téléphone» s ouvre indexé par Email. Entrez les premières lettres de l Email recherché. Sélectionnez le bon et appuyez sur ENTER. 1.7 Glisser-Coller Courriel 1.7.1 Dans Outlook Cette fonction permet de Glisser et Coller un Courriel d Outlook dans un dossier du DSA. Dans DSA, choisissez le dossier sur lequel on veut coller le courriel Allez dans Outlook et cliquez sur le courriel. Maintenez le clic et glissez sur le nom du programme DSAV au bas de l écran Maintenez toujours le clic et glissez sur a barre de titre de l écran DSAV Un + apparaît. Laissez le clic et la fenêtre suivante apparaîtra Micronomie inc 5
Cliquez sur «OUI» et un Suivi sera ajouté dans l Onglet «2-Suivi» de ce dossier : l Activité comprendra le titre du email et la Note le texte du email. Ensuite la fenêtre suivante apparaîtra En répondant «Oui», un document sera ajouté dans l onglet 6-Document du dossier sélectionné. La colonne «Fichier» contiendra un lien sur le fichier. Modifiez la Description si requis. 1.7.2 Logiciel Click Yes Si Outlook vous demande à chaque fois de confirmer le transfert, vous pouvez installer le logiciel gratuit «ClickYes» à partir du Menu Aide, Installer des Outils Complémentaires, Click Yes. Micronomie inc 6
1.8 Rapports 1.8.1 L-Fusion Document Cible : Liste des Emails Dans le rapport «Fusion Document Cible» en choisissant le titre du document «Liste des Emails» on obtient dans Word la liste des emails selon les critères choisis. Exemple : Il suffit de sélectionner les Emails, de les copier (Ctrl+C) et de les coller (Ctrl+V) dans votre logiciel de Courriel (ex. Outlook). Nous vous suggérons de les coller dans les adresses cachées (CCI) pour éviter que tous vos destinataires connaissent les Emails de tous. DSA vous offre 2 «Listes des Emails» : L. Liste des Emails (Nom Prénom Compagnie <email>) L2. Liste des Emails (Emails seulement). Micronomie inc 7
1.8.1.1 Direction APERCU Si on clique sur «Apercu» on obtient la liste des emails comme le rapport ci-haut dans Word EMAIL Si on clique sur «Email», le document ne sera pas fusionné automatiquement. Dans Word, cliquez sur «Fusionner avec un message électronique». L écran suivant s ouvre. # Complétez les champs suivants si requis : À : Ligne Objet : Format des messages : Envoyez les enregistrements : te_e_mail (ou Email) Objet de votre courriel Pièce jointe, HTML, Texte Vous pouvez envoyer en bloc, ex 1-100, 101-200 Micronomie inc 8
1.8.1.2 Statut Email = Actif Pour que l exportation ne prenne que les dossiers des Emails Actifs, il faut que «Statut Email = A (Actif)» soit cochée. 1.8.1.3 Champs Emails dans les rapports (Email, TE_E_Mail) Vous pouvez utiliser 2 champs pour l Email dans les fusions : Email jyt@micronomie.com Te_E_Mail Jean-Yves Thibault <micronomie.com> En général, c est le champ «TE_E_MAIL» qui est utilisé pour la fusion avec Word. Micronomie inc 9
1.8.2 M-Fusion Document Formulaire Pour envoyer un Formulaire par Email, il faut le faire ainsi : 1. Sélectionnez «Direction Aperçu» : Le formulaire sera fusionné et convertit en document normal dans Word. 2. Dans Word a. Complétez le formulaire. b. Cliquez sur Fichier, Envoyer vers, Destinataire du message en tant que pièce jointe. c. Collez le Email dans le champ «A :». Complété le courriel si requis. d. Cliquez sur «Envoyer». e. Sauvez et Fermez le Formulaire. 3. Dans DSA a. Le fichier sera ajouté dans l onglet 6-Document. b. Complétez le champ «Description». c. Sauvez. Micronomie inc 10
1.8.3 N-Fusion Source de Données (Export) : Champ Email Ce rapport fonctionne comme le rapport «L-Fusion Document Cible» sans faire de fusion dans Word. Il exporte les données dans les fichiers suivants : c:\dsa\export\cyberimpact.txt (Logiciel CyberImpact, voir section plus bas) c:\dsa\export\dsa2exp.dbf (Dbase) c:\dsa\export\dsa2exp.doc (Word) c:\dsa\export\dsa2exp.xls (Excel) c:\dsa\export\dsa2exp.zip (un Zip des fichiers) c:\dsa\export\dsa2exp2.doc (Excel avec moins de champs) c:\dsa\export\dsa2out.csv (Outlook, Bottin, Coma Separated Value) c:\dsa\export\dsa2wf95.dbf (Delrina Winfaxpro) c:\dsa\expor\email.txt (NotePad) c:\dsa\export\palmadr.csv (Palm, Coma Separated Value) La case Outlook permet d exporter les Contacts directement dans Outlook lorsque que avez le module «DSAV-Outlook». Micronomie inc 11
1.9 Export de tous les emails Vous pouvez exporter tous les emails des dossiers incluant ceux des Sujet «.Email :» avec la fonction suivante : Menu Outils, Administration, Export, Tous les Emails. Micronomie inc 12
Le DSA vous présente le fichier «Dsav_Tous_Les_Email.txt» que vous pouvez copier dans votre logiciel de courriel (ex. Outlook). Le emails sont aussi sauver dans les fichiers suivants : C:\Dsa\Export\Dsav_Tous_les_Emails.CSV. C:\Dsa\Export\Dsav_Tous_les_Emails.TXT. C:\Dsa\Export\Dsav_Tous_les_Emails.XLS. 1.10 Export vers le logiciel CyberImpact Le logiciel CyberImpact gère les envoies de courriels. Il peut importer des données selon un format très spécifique que le DSA export dans le fichier : C:\dsa\export\cyberimpact.txt Micronomie inc 13
1.11 Import Email Il est possible d importer les Emails d un fichier qui ne contient que des emails. Menu Outils, Administration, Import, F-Email (Email.txt) Cette fonction : Importe Emails qui ne sont pas déjà dans le DSA, ex. «jean.thibault@micronomie.com» Placez le fichier à importer dans le répertoire : c:\dsa\import\email.txt Nom : partie de gauche du email : ex. «jean.thibault» Source : Import Email Votre Texte (Entrez votre Texte lors de l exécution) Groupe-Sujet :.Import Email Votre Texte: (notez le «.» à gauche) Sujet : Date du jour Tél. Contact : A Tel. Type : TRA Tel. Email : jean.thibault@micronomie.com Tel. Actif : A (Actif) Micronomie inc 14
2 POUR PLUS D INFORMATION Vous trouverez d autres informations sur le DSA dans les documents suivants : (Vous pouvez cliquez sur les liens Internet pour afficher le document.) «DSAV, Sommaire» (ce document) «DSAV, Tutoriel» «DSAV, Comment gérer les ventes» «DSAV, Manuel de l Utilisateur» «DSAV, Liste des Procédures» «DSAV, Module Projet Avantage» «DSAV, Module Comptabilité Avantage» «DSAV, Module Comptabilité GLOBAL de LCM» «DSAV, Module Gestion des Dons» «DSAV, Module Gestion des Équipements» «DSAV, Module Gestion des Appels de Services». «Multi-Inventaire avec Avantage» Pour plus d information, veuillez consulter : MICRONOMIE INC., TÉLÉPHONE (514) 952-9347 E-Mail : info@micronomie.com WEB: www.micronomie.com Documentation : http://www.micronomie.com/document/document.html Micronomie inc 15