La billetterie informatique du spectacle vivant L Emailing La fonctionnalité «Emailing» vous permet d envoyer un mail à plusieurs destinataires de votre fichier clients Sirius. Votre mail doit être composé soit : à part, dans un document de type texte (.txt) ou page web (.html). Il peut aussi être une image (.jpg). au cours de la création de l Emailing à l aide d un éditeur html intégré à Sirius. L envoi s effectue dans une fenêtre complémentaire à Sirius (Magellan) qui vous permet de poursuivre votre travail dans Sirius pendant l envoi. NB : La fonctionnalité n est pas appropriée pour des envois de plus de 20 000 mails. Merci de vous reporter à la documentation «Gestion de l Emailing» pour toute information relative au suivi d un Emailing. Sommaire 1. Vérification de version 2. Préparation du mail 3. Sélection des destinataires 4. Contrôle des adresses mails 5. Envoi de l Emailing 1
1 Vérification de version Avant votre premier Emailing, vérifiez vos versions. Allez dans le menu «Système», «Versions» : Vérifiez : que vos versions de Sirius, Magellan, Bsi sont égales ou postérieures aux versions indiquées l adresse du serveur de messagerie et du serveur pilote : Si votre fenêtre n indique pas ces informations, envoyez-nous un mail pour effectuer une mise à jour. 2
2 Préparation du mail Préparez votre mail. Pour cela créez un document en respectant les consignes ci-dessous. (Il est également possible de ne pas préparer votre document en amont et de créer votre mail directement avant l envoi de votre Emailing, à l aide d un éditeur de document html intégré à Sirius. Voir 5b2) Formats fichier texte créé à l aide du bloc-note => document.txt fichier html créé de préférence à l aide d un éditeur de document html ou, à défaut, à l aide de Word => document.html fichier image créé sous paint ou tout autre logiciel de création d images =>document.jpg ou document.bmp document.png ou document.gif Quelques formats impossibles : les documents au format pdf, les documents.doc et tout format non autorisés ci-dessus. Emplacement Placez votre document dans votre répertoire Emailing. Chemin d accès vers ce répertoire : Poste de Travail/Ordinateur, disque local C :, Sirius, [dossier client]*, Emailing *dossier client : correspond au nom de votre institution pour Sirius (dans notre exemple, le dossierclient est «Alcion») 3
Contenu des documents au format html Encodage L encodage préconisé pour un document html est l ISO-8859-1 ou ISO-8859-15 Cet encodage doit être «déclaré» dans la balise «meta» de votre document html : <meta content="text/html; charset=iso-8859-1" http-equiv="content-type"> ou <meta content="text/html; charset=iso-8859-15" http-equiv="content-type"> Documents au format html avec image Votre document html fait référence à une image : cette image doit aussi être copiée dans le répertoire Emailing. Veillez à ce que le lien vers l image soit bien «relatif» à votre image. Si votre document html a été réalisé avec l outil Word et qu il fait référence à une image, au moment d enregistrer votre document au format html (page Web), vous constaterez qu un «dossier de fichiers» se génère au même endroit que votre document. Ce dossier contient une copie de votre image. Votre document fait alors référence à ce dossier de fichiers. Ne déplacez rien, ne renommez rien, ni vos images ni le dossier de fichier ni votre document html. Liens Votre document html peut comporter des liens : saisissez bien le lien complet exemple http://www.monsite.fr/accueil.html Votre document peut également faire référence à une image ou à un document au format pdf hébergé sur votre site : saisissez bien le chemin d accès complet vers cette image ou ce document. 4
Lien de désinscription Insérez dans votre document un lien de désinscription sous la forme suivante : $refus$ Au cours d une prochaine étape de l envoi, il vous sera demandé de définir ce lien. Vous pouvez également définir ce lien directement dans votre document html : Exemple : Je souhaite <a href='$hrefus$'>me désinscrire</a> (Attention, dans ce cas, c est bien $hrefus$ : n oubliez pas le «h») Emailing personnalisé Des codes faisant référence à des champs de vos fiches client peuvent permettre de personnaliser votre Emailing. Pour renvoyer : le titre : $tit$ le nom : $nom$ le prénom : $prn$ le numéro de fiche :$num$ la fonction : $fct$ la raison sociale : $soc$ l adresse mail : $net$ Nom du document et taille Faites court et simple! Le nom de votre document ne doit : PAS excéder 9 caractères comporter NI espaces (utilisez plutôt le signe «underscore»), NI accents PAS mélanger les casses (minuscules, majuscules) s il s agit d une image, nous vous recommandons de ne PAS dépasser une taille de 1 Mo (le nom de votre image ne doit comporter ni accents ni espace) après avoir créé votre document html, ne le renommez pas, ni les images auxquelles il fait référence (sous peine de «briser» les liens vers les images) Pour un document faisant référence à une image, plus cette image sera d une taille importante, plus elle mettra de temps, si elle arrive, à s afficher dans le serveur de messagerie de votre destinataire, moins elle aura de chance de survivre à la patience de vos destinataires. Respecter ces contraintes permet d augmenter les chances de passer les nombreux (en réalité, il en existe des centaines) filtres anti-spam en activité sur les serveurs d emails. NB : *Votre document peut avoir été élaboré par votre service de communication ou webmaster. Dans ce cas, concernant les liens vers d éventuelles images, demandez-leur, s il s agit de liens «relatifs», de vous transmettre les images associées. ** Nous vous rappelons que malgré les conseils que nous sommes en mesure de vous apporter dans l élaboration de votre document html, nous ne sommes pas graphistes et n avons pas la possibilité de créer nous-mêmes votre document html. 5
3 Sélection des destinataires Sélectionnez les destinataires votre Emailing. Effectuez un filtre (nous vous recommandons de le mémoriser avant) et cliquez sur l icône «post-it» : Pour effectuer un test, sélectionner un nom dans le fichier et utiliser le bouton «Ajoute client» : Il est fortement recommandé, avant un envoi à votre liste définitive, de procéder à un envoi à une liste «test» afin de vérifier la réception et l affichage de votre mail. 6
4 Contrôle des adresses mails La fenêtre «Filtres» s ouvre. Cliquez sur l icône «E» : Une fenêtre de contrôle* s affiche : cliquez sur le bouton Emailing pour définir les paramètres de votre envoi : *pour le détail du contenu de cette fenêtre de contrôle des mails, voir documentation «Gestion de l Emailing». 7
5a Envoi de l Emailing Une fenêtre (Magellan) s ouvre : définissez votre envoi : - cliquez sur «Document à envoyer». (pour la suite, rendez-vous 5b1) - ou, si votre document n a pas été créé en amont, pour créer votre mail, cliquez le bouton «Créer» (rendez-vous 5b2) 8
5b1 Après avoir cliqué sur «Document à envoyer», sélectionnez votre document Sirius propose par défaut de sélectionner un fichier de type html. Pour modifier le format proposé, cliquez sur le menu déroulant de «Type de fichier». 9
Lien de désinscription Quand votre document contient un code de désinscription (cf $hrefus$), une fenêtre «Mise à jour anciens liens» s ouvre automatiquement : définissez ce lien en saisissant le texte idoine (ici, par exemple : cliquez ici) 10
5b2 Après avoir cliqué sur «Créer», un mini éditeur de document html s affiche : 11
Insertion d une image Votre image doit être copiée préalablement dans votre dossier emailing. (Attention, le nom de votre fichier image ne doit comporter ni caractère spéciaux, ni espace!) 12
Insertion d un lien La fenêtre suivante apparaît : sélectionner le type de lien (lien vers une page web, lien de désinscription ), et les autres champs : 13
5c Renseignez les champs «Objet», «Expéditeur», «Email expéditeur» : Evitez de définir un «Objet» trop long (=pas plus de 30 caractères) Pour que les champs «Expéditeur» et «Email expéditeur» soient prédéfinis, voir documentation complémentaire «Gestion de l Emailing». 14
5d Suivi des envois La case «avec test de réception» cochée, permet à Sirius de compter le nombre de mails affichés par vos destinataires. Case «Suivi comportemental» : fonctionnalité en cours de correction et développement. Ne pas cocher. 15
5e Historique du client Si vous souhaitez associer une action aux fiches concernées par votre envoi, cliquez sur «code action» et sélectionnez votre action (préalablement créée dans le paramétrage du fichier) dans la liste (exemple : Emailing).* Renseignez le champ «commentaire» pour faciliter vos futurs filtres. *Pour éviter de surcharger l'historique du client, il n'est pas utile d'enregistrer une action dans le cas d'une newsletter (a priori, envoyée à tous). Utilisez plutôt «enregistrement d une action» dans le cas d envois ciblés. 16
5f Envoi Cliquez sur le bouton «Création du document». Une petite fenêtre s affiche. Pour conserver une copie de votre document dans votre répertoire Emailing, cochez la case «document générique», puis bouton «Okay». Après envoi, vous pouvez retrouvez vos documents (html et éventuellement images) dans un sousrépertoire de votre dossier Emailing (dossier em[date_envoi_format_aammjj_hhmi). 17
5g Envoi (pour de bon) Le bouton «Envoi des zimaux» apparaît, cliquez dessus. Une petite fenêtre s affiche demandant de confirmer l envoi : cliquez sur «Okay». 18
5h Envoi (pour de bon) L envoi commence après un léger délai. Magellan copie d abord votre document (plus images associées s il y a lieu) sur le serveur de messagerie. 19
5i Pendant l envoi Pendant l envoi, on voit défiler les adresses mails*. L information du nombre de mails envoyés apparaît et mis à jour automatiquement. *Dans certains cas (système d exploitation, réseau ) et quand votre Emailing concerne un grand nombre de fiches, la fenêtre Magellan peut se figer et vous ne voyez pas défiler les mails. 20
5j Envoi terminé Votre Emailing est terminé quand le message «Envoi terminé» s affiche dans «opération en cours». *dans «Nb reçus» : Sirius comptabilise le nombre de mails envoyés qui ont PAS aboutis dans une boîte mail inconnue. 21
5k Messagerie Si vous avez effectué un test, contrôlez la réception de votre mail dans votre messagerie : Attention, en fonction du réseau, de l état du trafic sur le serveur d emails, ce mail peut mettre plusieurs dizaines de minutes à vous parvenir (Pour davantage d informations sur la réception des mails, merci de vous reporter à la documentation «Gestion de l Emailing») 22