GUIDE D EMBAUCHE DES ASSISTANTES ET DES ASSISTANTS DE RECHERCHE Le but de ce guide est de présenter les procédures à suivre et les formulaires à utiliser lors de l embauche d assistantes et d assistants de recherche. Ce guide et tous les formulaires 1 s y rattachant se retrouvent à Partage H/Guide d embauche - assistants de recherche. Les personnes embauchées pour occuper ces postes peuvent être des étudiantes et des étudiants de l Université de Saint-Boniface (USB) ou d une autre université ou même parfois des non-étudiants. Avant de procéder à l embauche, il est recommandé que le poste soit affiché. Vous devez, à cette fin, utiliser le modèle d annonce ci-joint. (Annexe A) Vous pouvez envoyer l annonce à Lorraine Roch au Service des ressources humaines qui se chargera de la diffuser, par courriel, aux étudiantes et aux étudiants et au Service de counselling. Vous pouvez aussi afficher l annonce sur les babillards nommés «divers» et sur le babillard réservé à la recherche universitaire qui se trouve en face du local 1215. Procédure à suivre lors de l embauche d un étudiant ou d une étudiante de l USB, d un étudiant ou d une étudiante d une autre université ou d un non-étudiant : À l embauche, vous devez décider si vous allez payer un taux horaire ou une somme fixe. Vous devez aussi préparer une ébauche de contrat correspondant au mode de paiement choisi que vous devez remettre à l adjointe administrative. 2 L adjointe préparera et vous remettra le contrat final pour que vous puissiez le faire signer. Vous trouverez ci-joint un exemplaire de contrat à utiliser pour une personne embauchée à taux horaire avec formulaire de paie (Annexe B), un exemplaire pour une personne embauchée payée selon le mode en vigueur à l USB sans feuille de paie (Annexe C) et un exemplaire pour une personne embauchée à somme fixe selon les échéanciers convenus avec l assistant de recherche (Annexe D) 3 Veuillez noter que vous devez signer et faire signer, par la personne embauchée et le vicerecteur ou la vice-rectrice à l enseignement et à la recherche, 2 copies de contrats. Une copie originale est remise au Service de la paie, la 2 e copie originale est remise à la personne embauchée et vous pouvez vous faire une photocopie pour vos dossiers. Vous devez vérifier les informations suivantes auprès de la personne embauchée avant de procéder à la préparation du contrat : o Est-ce que la personne embauchée à déjà occupé un poste à l USB? Si oui, il faut vérifier auprès du Service de la paie que le dossier de cette personne est à jour. Si la personne n a jamais travaillé à l USB, il faut obtenir une trousse d employé du Service de la paie. La personne embauchée aura par la suite à remplir les formulaires qui s y retrouvent dans la trousse. Il est préférable que le nouveau membre du personnel fixe un rendez-vous avec une des préposées du Service de la paie afin de repasser ensemble le contenu de la trousse d employé. 1 Veuillez toujours vous référer au répertoire Partage H/Guide d embauche assistants de recherche, afin d avoir les formulaires les plus récents. 2 Les ébauches de contrat pour la chaire de recherche sont remises à l adjointe administrative des professeurs au local 1217 et toutes les autres ébauches sont remises à l adjointe administrative du Bureau de recherche au local 0225. 3 Vous trouverez à la fin de ce guide un tableau démontrant les différences entre les 3 types de contrat pour les assistants de recherche. 1
o Est-ce que la personne embauchée occupe d autres postes à l USB en ce moment? Si oui, il faut rappeler la personne des règlements relatifs au Code des normes d emploi du Manitoba, au Syndicat des employés généraux et du gouvernement du Manitoba des employés d institution (soutien) et à la politique de l USB sur les Heures supplémentaires pour le personnel non syndiqué. Vous trouverez plus de précisions à ces sujets sur les contrats. o Est-ce que la personne embauchée est légalement autorisée à travailler au Canada? Cette question s applique aux étudiantes et aux étudiants internationaux qui ne sont ni citoyens canadiens, ni résidents permanents et aux Canadiens qui n ont pas un numéro d assurance sociale du Canada. Veuillez noter que lors de l entrevue il est illégal de poser des questions par rapport à la nationalité du candidat. Vous pouvez par contre demander si la personne est légalement autorisée à travailler au Canada. Si vous avez des questions à ce sujet, communiquez avec Lorraine Roch, directrice des ressources humaines, au poste 401. Dans le cas d un étudiant canadien qui n a pas un numéro d assurance sociale, il faut qu il fasse demande auprès de Service Canada pour en obtenir un. Dans le cas d un étudiant international qui n est ni citoyen canadien, ni résident permanent mais qui a un numéro d assurance sociale du Canada, il faut obtenir une copie de leur permis d études émis par Citoyenneté et Immigration Canada ainsi qu une copie de la carte d assurance sociale et les joindre au contrat qui sera remis au Service de la paie. Vous devez aussi remettre une copie du courriel reçu du Bureau international comme preuve que l étudiante ou l étudiant est inscrit à temps plein. Dans le cas d un étudiant international qui n est ni citoyen canadien, ni résident permanent et qui n a pas un numéro d assurance sociale du Canada, il faut dire à l étudiant de se présenter au Service de la paie pour obtenir les directives à suivre avec son contrat et permis en main. Citoyenneté et Immigration Canada exige qu une étudiante ou un étudiant qui n est ni citoyenne ou citoyen canadien, ni résidente ou résident permanente doit détenir un permis d études valide et doit être inscrit à un programme d études à temps plein (temps plein = 60 % de la charge de cours du programme d études cours universitaires et à l École technique et professionnelle). Avant de de procéder à l embauche des étudiantes et des étudiants qui ne sont ni citoyennes ou citoyens canadiens, ni résidentes ou résidents permanents, la personne responsable de l embauche demande à ces étudiantes et étudiants de demander au Bureau international la preuve qu ils sont inscrits à temps plein. Le Bureau international envoie, par courriel, une confirmation de statut d inscription à temps plein à la personne responsable de l embauche. Une fois cette confirmation reçue, la personne responsable peut procéder à l embauche. Veuillez noter que si le travail sera fait à l extérieur du campus de l USB, il faut que l étudiant international obtienne un permis de travail émis par Citoyenneté et Immigration Canada en plus d un numéro d assurance sociale émis par Service Canada afin de bien respecter les lois canadiennes du travail. Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec le Service de la paie. 2
Contrat à taux horaire avec formulaire de paie (Annexe B) : Vous payez un taux horaire avec formulaire de paie lorsque vous dirigez le travail qui doit être réalisé. Dans ce cas, un formulaire de paie est rempli (Annexe E) chaque 2 semaines, en respectant les dates limites dans l horaire le plus récent établi par le service de la paie (l horaire se retrouve à Partage H/Formulaires-Finances et Ressources humaines). Veuillez noter que, pour la budgétisation, vous devez ajouter 25 % au taux payé. Le taux horaire que vous payez demeure toujours le même : le taux obtenu après le 25 % est uniquement pour la budgétisation. Vous trouverez ci-joint un formulaire Excel Taux de contribution (Annexe F) qui donne tous ces renseignements et qui fait le calcul pour vous. Vous n avez qu à : o Entrer le niveau d éducation de l assistant de recherche selon le tableau tiré de l Annexe H à la ligne no 6 4 o Entrer le nombre d heures de travail prévues pour la durée du contrat à la ligne no 9. La valeur du contrat sera automatiquement calculée pour vous. Veuillez remettre cette feuille de calcul avec l ébauche de contrat que vous remettez à l adjointe administrative. Contrat où la somme du contrat est payée selon le mode en vigueur à l USB, mais sans avoir à remplir un formulaire de paie (Annexe C) : Vous payez un salaire selon le mode en vigueur à l USB, mais sans formulaire de paie lorsque vous embauchez une personne pour faire un travail ou un projet spécifique, par exemple, une recension des écrits. Dans ce cas, une feuille de paie n est pas remplie et le salaire est déboursé en tranche égale chaque 2 semaines pour la durée du contrat, selon le mode en vigueur à l USB. Veuillez noter que, pour la budgétisation vous devez ajouter 15 % à la somme totale du salaire. La somme totale du salaire que vous payez demeure toujours le même : le taux obtenu après le 15 % est uniquement pour la budgétisation. Vous trouverez ci-joint un formulaire Excel Taux de contribution (Annexe F) qui donne tous ces renseignements et qui fait le calcul pour vous. Vous n avez qu à : o Entrer le niveau d éducation de l assistant de recherche selon le tableau tiré de l Annexe H à la ligne no 6 o Entrer la valeur du contrat à la ligne no 13. Le nombre d heures de travail sera automatiquement calculé pour vous. Veuillez remettre cette feuille de calcul avec l ébauche de contrat que vous remettez à l adjointe administrative. Contrat à somme fixe, payé selon les échéanciers convenus avec l assistant de recherche (Annexe D) : Vous payez une somme fixe quand vous embauchez une personne pour faire un travail ou un projet spécifique, par exemple, une recension des écrits. Dans ce cas, une feuille de paie n est pas remplie et la somme fixe est déboursée à la fin du projet quand un rapport est remis ou quand le projet spécifique est terminé. Une somme fixe peut aussi être déboursée au courant du projet quand des rapports d étapes sont remis dans ce cas, vous indiquez les échéanciers dans le contrat. 4 Ce tableau se trouve également sur le formulaire Excel (Annexe F) 3
Quand vous êtes satisfaits du travail accompli, vous remplissez le formulaire Somme fixepersonnel de l USB (Annexe G) que vous remettez au Service de la paie. Veuillez noter que, pour la budgétisation vous devez ajouter 15 % à la somme fixe. La somme fixe que vous payez demeure toujours le même : le taux obtenu après le 15 % est uniquement pour la budgétisation. Vous trouverez ci-joint un formulaire Excel Taux de contribution (Annexe F) qui donne tous ces renseignements et qui fait le calcul pour vous. Vous n avez qu à : o Entrer le niveau d éducation de l assistant de recherche selon le tableau tiré de l Annexe H à la ligne no 6 o Entrer la valeur de la somme fixe à la ligne no 13. Le nombre d heures de travail prévues sera automatiquement calculé pour vous. Veuillez remettre cette feuille de calcul avec l ébauche de contrat que vous remettez à l adjointe administrative. Échelle salariale : Vous trouverez ci-joint un tableau Taux horaire pour les assistants et les assistants de recherche (Annexe H) avec les lignes directrices par rapport au salaire des assistants et des assistantes de recherche. Si vous aimeriez payer un taux qui diffère de ceux à l annexe H, veuillez, avant de préparer l ébauche de contrat, communiquer avec le service des ressources humaines au poste 401. Honoraires Si vous embauchez une personne pour travailler que quelques heures seulement, veuillez remplir le formulaire Honoraires (Annexe I) et le remettre au Service des comptes payables. Dans ce cas, vous n avez pas à préparer un contrat. Veuillez vous assurer que tous les formulaires remis au Service de la paie sont remplis au complet. Assurez-vous d avoir obtenu toutes les signatures requises et que vous avez indiqué le poste budgétaire. Liste des annexes : Annexe A - modèle annonce Annexe B - contrat à taux horaire avec formulaire de paie Annexe C - contrat, salaire payé selon le mode en vigueur au CUSB, sans formulaire de paie Annexe D - contrat à somme fixe selon les échéanciers convenus avec l assistant Annexe E - formulaire de paie Annexe F - taux de contributions Annexe G - formulaire somme fixe Annexe H - taux horaire pour les assistants et les assistantes Annexe I - formulaire d honoraires 4
Tableau démontrant les différences principales entre les 3 types de contrat pour les assistantes et assistants de recherche : % à ajouter aux fins de budgétisations Périodicité de la paie Formulaires à remplir pour que l assistant soit payé Contrat à taux horaire avec formulaire de paie (Annexe B) 25 % Chaque 2 semaines, selon l horaire établi par le Service de la paie Formulaire de paie (Annexe E), respectant les dates d échéance indiquées sur l horaire le plus récent établi par le Service de la paie Contrat, salaire payé selon le mode en vigueur à l USB (sans formulaire de paie) (Annexe C) 15 % Chaque 2 semaines, selon l horaire établi par le Service de la paie Pas de formulaire à remplir Contrat à somme fixe, selon les échéanciers convenus avec l assistant (Annexe D) 15 % À la fin du contrat ou selon les échéanciers convenus avec l assistant Formulaire Somme fixe personnel du CUSB (Annexe G) Service des ressources humaines, septembre 2013 5