81 rue de Normandie Repentigny (Québec) J6A 7B3 Télécopie 450 492-3728 ressourcesmatérielles@csaffluents.qc.ca (Mis à jour le 15 février 2012) 1
± 34 000 élèves ± 5 000 employés(es) 78 bâtiments - 395 000 m 2 58 employé(e)s au Service des ressources matérielles 81, rue De Normandie, Repentigny (QC) J6A 7B3 Télécopieur : 450 492 3728 ressourcesmatérielles@csaffluents.qc.ca 2
± 316 MILLIONS Enveloppes budgétaires du Service des ressources matérielles : ± 35 M$ Opérations courantes : 7 M$ Énergie : 6 M$ Investissements MELS : 12 M$ Projets écoles : 10 M$ 3
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Bernard Gramont Directeur Sylvain Leriche Directeur adjoint Jean-Pierre Perreault Directeur adjoint Éric Lavoie Coordonnateur Services techniques Sylvain Bouvier Coordonnateur Services administratifs Sylvain Bienvenu Régisseur Gestion Terrains / transport Alain Charlebois Régisseur Gestion Électromécanique / Plomberie Johanne Gervais Régisseuse Gestion Projets Éric Fortin Régisseur Gestion Architecture Gilles Boutin Régisseur Gestion Énergie / CVAC Louise Leclaire Régisseuse Gestion Approvisionnement Viviane Rondeau Régisseuse Gestion Services auxiliaires 5
1. Assurer la pérennité physique de tous les bâtiments de la CSA afin d optimiser le confort de tous les occupants et ce, dans le cadre des enveloppes budgétaires allouées par le MELS, en fonction des lois, règlements et directives régissant les bâtiments publics. 2. Exercer un partenariat et assurer une expertise technique aux directions d établissement dans la gestion de leur bâtiment. 3. Coordonner les projets de construction et d agrandissements d écoles. 4. Coordonner pour l ensemble des services, écoles et centres toutes les acquisitions de biens et services en fonction de la politique d acquisition de biens et services de la CSA. 6
5. Coordonner le programme d entretien préventif et les interventions curatives pour assurer le confort des occupants et minimiser les coûts d entretien. 6. Coordonner des activités ou appels d offres centralisées telles que: Centre de reprographie, photocopieurs satellites Services alimentaires, cafétérias Assurance accidents des élèves Assurance responsabilité civile Courrier interne et messagerie Locations et prêts de locaux Gazon, neige, cueillette des déchets Transport des biens inter-établissements 7
7. Implanter des concepts de développement durable (fenêtres à haute performance), réduction des gaz à effet de serre, toiture verte, sensibilisation à la réduction de la consommation énergétique (électricité, eau potable). 8. Programme d amélioration de rendement énergétique Implantation juillet 2003, 10 écoles (5 M$) Implantation juillet 2007, 42 écoles (10 M$) Économies récurrentes 1,5 M$/an Nouveau projet à planifier, 29 écoles (10M$) 9. Apporter un support technique versus les applications PROPRE et SIMDUT (Système d Informations sur les Matières Dangereuses Utilisées au Travail) pour la gestion de la conciergerie dans les écoles 10. Collaborer au maintien et à l amélioration du plan des mesures d urgence 11. Collaborer au Comité Santé et Sécurité au Travail. 8
URGENCES TECHNIQUES 24h/24 365 jours POSTE 1212 Fausse alarme intrusion ou incendie, dégât d eau, vandalisme, difficulté pour armer ou désarmer le système d alarme, porte qui ne ferme pas, chauffage, climatisation, ventilation, électricité ou tout autre problème relatif au bâtiment. 1 - Appelez rapidement au : Appel externe 450 765 6565 450 492 9400 poste 1212 Appel interne poste 1212 Ces différents numéros ne remplacent en aucune circonstance le 911 pour les services de Police, Incendie, Ambulance, Odeurs de gaz. 2 - Donnez : - Votre nom - Le nom de l école - Votre mot de passe (dans le cas de fausse alarme intrusion ou incendie) - La raison détaillée de votre appel - Le numéro de téléphone ou l on peut vous rejoindre pour effectuer un suivi éventuel 3 - En cas de fausse alarme intrusion ou incendie préciser de ne pas envoyer de patrouille et/ou service incendie. En dehors des heures ouvrables, une personne de notre centrale de télésurveillance prendra en charge votre appel et l acheminera au régisseur de garde de la CSA. 9
INFORMATIONS GÉNÉRALES De 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00 POSTE 4360 Pour tout renseignement d ordre administratif (interrogation, plainte, facturation, clés, etc.) Pour tout renseignement en lien avec l émission ou le suivi d une demande de service contactez en priorité le régisseur responsable inscrit sur la demande de service (entretien, réparations, travaux, projets, etc.) La personne pourra soit vous répondre, faire le suivi ultérieurement avec vous ou vous acheminera à la personne responsable du dossier. DEMANDES DE SERVICE Pour les demandes de service (entretien, réparations, travaux, projets, interventions diverses), vous devez utiliser le formulaire à votre disposition dans Lotus Notes. 10
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Éric Lavoie Coordonnateur Services techniques Secrétaire de gestion Agente de bureau classe principale 2 agentes de bureau classe 1 Éric Fortin Régisseur Gestion Architecture Alain Charlebois Régisseur Gestion Électromécanique / plomberie Johanne Gervais Régisseuse Gestion Projets Sylvain Bienvenu Régisseur Gestion Terrains / transport Gilles Boutin Régisseur Gestion Énergie / CVAC Ouvriers certifiés (7) Électriciens (2) Chefs électriciens (2) Mécanicien d ajustage (1) Tuyauteurs (4) Techniciens en bâtiments (5) Conducteur véhicule lourd (1) Ébéniste (1) Ouvriers certifiés (2) Techniciens en bâtiment (3) Frigoriste (1) Ouvriers certifiés (2) 13
Entretien et sécurisation du patrimoine immobilier (bâtiments et terrains) Gestion de l entretien préventif Projets de construction et d agrandissements d écoles Projets écoles Gestion des contrats de maintenance Gestion de l énergie Gestion des actifs immobilier avec le logiciel SIMACS en lien avec le MELS Consultation au niveau des codes, lois, règlements et normes du bâtiment Support technique auprès des écoles versus les applications PROPRE et SIMDUT Gestion des dossiers amiante et qualité de l air Gestion du Partage des responsabilités inter unités administratives 14
Quelques statistiques! 15 000 demandes de service ont été complétées au cours de l année 2010-2011. 4 000 commandes et 3 500 transactions bancaires par cartes d achat. OBJECTIFS Compléter les demandes de Service dans les délais les plus appropriés en tenant compte des interventions prioritaires Accroître la qualité des travaux réalisés Réduire les coûts d intervention Répondre aux attentes de notre clientèle Travailler en partenariat avec notre clientèle Informer notre clientèle de l'avancement des travaux 15
Entretien préventif C est un programme visant à rencontrer les objectifs suivants : Améliorer le rendement des équipements; Éviter les bris ou le mauvais fonctionnement des équipements; Réduire les coûts de réparations; Éviter ou minimiser les pannes et urgences; Améliorer le confort des occupants. 16
Partage des responsabilités Le document «Partage des responsabilités» renferme des informations importantes sur les responsabilités attribuables au Service des ressources matérielles et celles attribuables aux unités administratives. Remarque : Document en cours de révision et d approbation par la Direction générale 17
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Groupes électrogènes Intercom Systèmes de détection et alarme incendie, éclairage d urgence Systèmes d extinction incendie (extincteurs portatifs, cabinet incendie, gicleurs) Remplacement des filtres Électriciens Tuyauteurs Éclairage extérieur Gestion de l entretien préventif associé à ces activités Gestion des contrats de maintenance associés à ces activités Implication dans la planification et la réalisation des projets d investissement associés à ces activités 19
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Travaux de vitrerie Quincaillerie architecturale Enveloppe du bâtiment (murs, portes, fenêtres, toitures, etc.) Systèmes d alarmes intrusion, caméras et contrôles d accès Ouvriers d entretien certifiés Sécurisation des lieux suite au vandalisme Travaux de peinture à la demande des écoles Gestion de l entretien préventif associé à ces activités Gestion des contrats de maintenance associés à ces activités Implication dans la planification et la réalisation des projets d investissement associés à ces activités 21
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Identification et planification des travaux dans le cadre du plan triennal - Déficit d entretien - Maintien des bâtiments - Améliorations, modifications, transformations (AMT) - Accès pour personnes à mobilité réduite Gestion des actifs immobiliers (édifices, installations, équipements, etc.) en lien avec l application SIMACS (Système informatisé pour le Maintien des Actifs immobiliers des Commissions Scolaires) Projets écoles Embellissement des cours d écoles Suivi des jeux intérieurs, extérieurs et équipements sportifs Support technique auprès des écoles versus les applications PROPRE et SIMDUT Suivi du programme de gestion de l amiante (flocage et caractérisation) Déménagements reliés aux projets de construction 23
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Entretien général des terrains (émondage, clôtures, déneigement, asphalte, gazon) Entretien des jeux extérieurs, de gymnase et équipements sportifs Ébénisterie Entretien de la flotte de véhicules Gestion de l entrepôt St-Paul et application de la politique d aliénation des biens Transport inter établissements Interventions après sinistre Ascenseurs / appareils de levage Gestion des matières recyclables et conteneurs à déchets Service de patrouille, gestion des systèmes de clefs Gestion de l entretien préventif associé à ces activités Gestion des contrats de service associés à ces activités Implication dans la planification et la réalisation des projets d investissement associés à ces activités 25
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Suivi des activités de contrôles reliées au CVAC (Chauffage, Ventilation, Air Climatisé) / Frigoriste Gestion des activités liées au confort dans les bâtiments (température, humidité, air climatisé) Entretien des chaudières et refroidisseurs Mécaniciens de machines fixes Évaluation de la qualité de l air dans les bâtiments Gestion de l entretien préventif associé à ces activités Implication dans la planification et la réalisation des projets d investissement associés à ces activités Gestion des contrats de maintenance associés à ces activités 27
Gestion énergétique (électricité, gaz, mazout) Rapports au MELS Tarification Reddition de comptes aux finances Budget d énergie (prévision et suivi) Stratégie d économie (utilisation optimale de l énergie) Contrat d économie d énergie (42 bâtiments) Suivi des économies Suivi des subventions Vérifications des rapports Projets à venir : Élimination combustible fossile (mazout) afin de réduire les gaz à effet de serre 28
Gestion de 226 compteurs 49 compteurs pour le gaz naturel 167 compteurs pour l électricité (Tarif: G, G9, M, BT) 10 compteurs pour le mazout Consommation & coûts par année (2009-2010) Électricité 44 257 162 Kwh 4 273 211 $ Gaz naturel 2 463 550 m3 1 263 517 $ Mazout 334 660 litres 304 261 $ TOTAL: 5 845 989 $ taxes incluses Saisie dans le logiciel «Hélios» de toutes les factures Vérification des coûts Vérification de la tarification utilisée Transfert mensuel des factures au Service des finances Suivi mensuel de l énergie et des coûts pour prévisions 29
ANNÉE 30
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Sylvain Bouvier Coordonnateur Services administratifs Viviane Rondeau Régisseuse Gestion Services auxiliaires Louise Leclaire Régisseuse Gestion Approvisionnement 1 Agente de bureau classe principale 1 Secrétaire de gestion 2 Agentes de bureau classe I 3 Agent(e)s de bureau classe II 2 Conducteurs véhicules légers 1 Agente de bureau classe principale 2 Agentes de bureau classe 1 33
Approvisionnement (Appel d offres) Politique d acquisition de biens et services Support technique auprès des écoles et centres versus les dossiers inventaire et aliénation des biens Contrats de services Fichier fournisseur Comité d Achats Regroupés Laval Laurentides Lanaudière (CARLLL) Services alimentaires, cafétérias Centre de reprographie / photocopieurs satellites Courrier / messagerie Assurances responsabilité civile et accidents des élèves Protocoles d ententes avec les municipalités Location de salles Participation au Comité des Mesures d urgence de la CSA 34
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Politique d acquisition de biens et services Tableau sommaire des recherches de prix COÛT TOTAL DE L ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES (avant les taxes applicables) TYPE DE RECHERCHE DE PRIX EXIGENCES Démarche RESPONSABILITÉ Adjudication 0-3 000 $ Négociation de gré à gré (article 4.1) Prioritairement auprès des fournisseurs locaux lorsque ces derniers peuvent offrir les produits et services requis Toutes les unités Toutes les unités 3 000 $ -10 000 $ Demande de prix verbale et écrite (article 4.2) Prioritairement auprès d au moins trois (3) fournisseurs locaux inscrits au fichier des fournisseurs. Si moins de trois (3) fournisseurs locaux, la demande de prix est complétée auprès d'autres fournisseurs inscrits au fichier des fournisseurs. Toutes les unités (*) Note Toutes les unités (*) Note 10 000 $ - 100 000 $ Appel d offres sur invitation écrite (article 4.3) Minimum cinq (5) fournisseurs du fichier des fournisseurs locaux. Tous les fournisseurs locaux, inscrits au fichier des fournisseurs seront invités à soumissionner. Si le nombre de fournisseurs locaux inscrits au fichier des fournisseur est inférieur à cinq (5), des fournisseurs extérieurs du territoire de la commission scolaire et inscrits au fichier des fournisseurs seront invités à soumissionner. Service des ressources matérielles, Gestion approvisionnement (*) Note Directeur du Service des ressources matérielles + reddition de comptes mensuelle au Comité exécutif > 100 000 $ Appel d offres public Le Comité exécutif doit autoriser au préalable le lancement de l'appel d'offres public. Les fournisseurs sont invités à soumissionner via le service électronique d'appel d'offres SÉAO et dans au moins un journal local par MRC, par ordre d'alternance, s'il y en a plus d'un. Service des ressources matérielles, Gestion approvisionnement Conseil des commissaires 36
Politique d acquisition de biens et services Note: Sur la demande de prix et sur les appels d offres sur invitation, inscrire la note suivante afin de respecter les conditions de l'article 4.11 concernant le choix du soumissionnaire : La commission scolaire procède au choix du soumissionnaire selon la norme du plus bas soumissionnaire conforme. Cependant, afin de favoriser le développement économique et encourager l emploi dans la région, pour les contrats de construction pour un montant inférieur à 50 000 $, pour les contrats d acquisition de biens pour un montant inférieur à 100 000 $, pour les contrats de service pour un montant inférieur à 100 000 $, la commission scolaire pourra octroyer le contrat au plus bas soumissionnaire conforme ayant une place d affaires sur le territoire de la commission scolaire ou, à défaut, de la région Lanaudière, jusqu à concurrence de 5% du plus bas prix offert par le plus bas soumissionnaire conforme extérieur au territoire de la commission scolaire ou, à défaut, de la région Lanaudière. 37
Politique d acquisition de biens et services Exclusions (art. 5) Les achats des volumes de bibliothèque ne sont pas régis par la présente politique. Ces achats se font chez les librairies agréées par le ministère de Affaires culturelles et des Communications. Également, tous les achats effectués par la commission scolaire à titre d intermédiaire entre les fournisseurs et les élèves ne sont pas régis par cette politique (ex.: cahiers d exercices, photos, etc.). Par contre, les achats effectués par les coopératives étudiantes des unités administratives sont assujettis par les règles de cette politique. 38
Inventaire / Aliénation des biens La pratique d inventaire physique des biens de la commission scolaire répond aux exigences de la Loi sur l Instruction publique. 1) La commission scolaire est responsable de l administration de ses biens (art. 266). 2) Les directions d établissement ont la responsabilité de la gestion des ressources matérielles de leur unité (art. 96.23). 3) Inventaire et aliénation des biens : l unité administrative a la responsabilité de l inventaire annuel des biens et doit respecter la ``politique d aliénation des biens`` de la CSA lorsqu elle désire s en départir. Mandat du Service des ressources matérielles pour l inventaire À la demande de la Direction d école le service des ressources matérielles pourra produire un rapport comparatif des données recueillies lors de l inventaire effectué par l unité administrative. 39
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Location de salles / Protocoles d ententes avec les municipalités Assurance responsabilité civile et accidents des élèves Photocopieurs satellites écoles et centres Services de reprographie Services de courrier et messagerie Services alimentaires, cafétérias Information sur polices d assurance et procédure Activités à risque, vol, accidents des élèves, etc. Bureau virtuel du Service des ressources matérielles 41
Centre de reprographie De 7 h 30 à 21 h 00 Courrier et messagerie De 8 h 30 à 16 h 30 42
Courrier et messagerie Services offerts du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 1) Timbrage 2) Courrier / messagerie a) Écoles secondaires et centres (lundi au vendredi) b) Écoles primaires (lundi, mercredi, vendredi) 3) Autres a) Déchiquetage b) Transport d appareils audio-visuels pour réparation 43
Centre de reprographie Services offerts du lundi au vendredi de 7h30 à 21h Compléter le formulaire pour les demandes (délai de production environ 24 heures) Photocopies (trouées ou non): Papier et/ou carton blanc ou couleur Formats:Variés (8 1/2 x 11-8 1/2 x 14-11 x 17) Finition: Dépliants - Cahiers - Boudinage - Tablettes 44
Photocopieurs Octroi du contrat : Ricoh Canada inc. Durée: 5 ans jusqu en octobre 2012 Orientation: Faire terminer tous les contrats de photocopieurs à la même période en octobre 2012. Acquisition d un photocopieur: Ricoh (obligatoire jusqu en octobre 2012) 45
Assurance responsabilité civile Courtier d assurance: Assureur : INTACT L assurance couvre les assurés définis au terme de la police d assurance, comme par exemples: Le personnel Les professionnels Les élèves Les bénévoles 46
En cas de poursuite 1. Envoyer immédiatement, par télécopieur ou courriel, à l attention de la régisseuse, services auxiliaires, numéro télécopieur (450) 492-3437, les documents relatifs à une poursuite éventuelle. 2. Faire suivre le document original par courrier interne. Les mesures nécessaires seront prises afin d aviser immédiatement l assureur et faire le lien entre celui-ci et l unité administrative. 47
Procédure d activités jugées à haut risque (Voir la communauté SRM services administratifs du Bureau virtuelle) But: Rassurer les organisateurs en faisant approuver l activité par l assureur. Identifier des points importants à ne pas oublier durant la planification de l activité. Exemples: Autorisation parentale, ratio surveillants / élèves, assurance du propriétaire, des lieux, etc. IMPORTANT : Activités NON-COUVERTES par l assureur a) Deltaplane f) Descente de rivière en apnée b) Parachutisme g) Plongée sous-marine c) Parapente h) Rafting d) Bungee i) Karting e) Alpinisme j) Paint ball k) Course / compétition Pour connaître les autres activités jugées à haut risque, consulter notre communauté SRM-services administratifs du bureau virtuel, à la section assurances. 48
Voyages hors Québec L assurance responsabilité civile couvre les assurés en voyage hors Québec. L assurance accidents des élèves, couvre les élèves en voyage hors Québec. À retenir Tous les voyageurs doivent se procurer une assurance complémentaire (Voyage). Un formulaire est disponible dans notre communauté SRM-services administratif du bureau virtuel, dans la section assurances, et vous permet : 1. D identifier certains points importants à ne pas oublier lors de l organisation d un voyage. 2. De faire parvenir à l assureur le formulaire un fois complété afin de valider certaines informations, s il y a lieu. 49
Assurance accidents des élèves ASSUREUR RETENU 2011-2012 Assuré(e)s INDUSTRIELLE-ALLIANCE Tous les élèves de la Commission scolaire des Affluents. Les activités doivent être autorisées par l école. Étendue de la protection 1) Tout(e) assuré(e) est protégé(e) durant les heures de cours ou d activités scolaires, d ateliers ou de stages, organisés par les établissements de la Commission scolaire. 2) Transport aller-retour entre leur résidence et les lieux où se tiennent les activités scolaires. (Le transport doit être direct). 50
3) La protection couvre aussi les étudiants qui suivent des cours d été ou reprises d examens durant les mois de juillet et août. L assurance permet le remboursement de certaines dépenses en fonction des dispositions de la police. Exemples : - Frais d hospitalisation - Traitement d un professionnel - Invalidité - Ambulance - Perte d un œil, d un doigt, d une main, etc. - Plâtre Assurance accidents des élèves (suite) - Etc. 51
Assurance accidents des élèves (suite) PROCÉDURE En cas d accident d un élève, l unité administrative doit : 1) Compléter le formulaire «Rapport d accident»; 2) Le faire parvenir (original) le plus rapidement possible au Services administratifs du Service des ressources matérielles; 3) Informer les parents de ses droits de réclamation des frais encourus en rapport à l accident; 4) Remettre aux parents - Une copie du rapport d accident; - Le formulaire de réclamation de l assureur l Industrielle-Alliance. 52
Le parent doit : Assurance accidents des élèves (suite) 1) Compléter le formulaire de réclamation remis par l école; 2) Joindre le rapport d accident remis par l école; 3) Joindre les factures originales ayant été déboursées en regard à l accident; 4) Expédier le tout à la compagnie d assurance. Les formulaires sont disponibles dans la communauté SRM-services administratifs du bureau virtuel, dans la section assurances. 53
Location de salles Protocoles d ententes avec les municipalités Application des protocoles d ententes avec les municipalités. Location de salles dans les établissements de la CSA. Implantation du logiciel de gestion des locaux pour l ensemble des édifices de la CSA. 54
Services alimentaires La Commission scolaire a octroyé un contrat pour offrir des services alimentaires à l ensemble des établissements du territoire de la Commission scolaire des Affluents. Le contrat a été octroyé jusqu au 30 juin 2016 (Contrat d une durée de 5 ans) 55
Politique alimentaire Le Conseil des commissaires a adopté une politique alimentaire qui est en vigueur depuis le 1 er juillet 2004 pour favoriser chez les élèves un bon état de santé et acquérir de saines habitudes alimentaires. - Les portions sont calibrées et adaptées en fonction de la clientèle scolaire (préscolaire, primaire, secondaire, centres de formation). Le MELS a publié en septembre 2007, la politique «Politique pour une saine alimentation et un mode de vie physiquement actif». La CSA. doit suivre les orientations de la politique cadre. 56
Machines distributrices Toutes les machines distributrices dans les unités administratives incluant les salles de repos des employés doivent être conformes à la politique alimentaire. Encadrement de la politique Les produits alimentaires vendus dans les campagnes de financement doivent être conformes à la politique alimentaire SAUF si ces produits sont vendus à l extérieur de l unité administrative. 57
Encadrement de la politique alimentaire En référence à l article 8.1 et à l annexe 5 de la politique alimentaire, les établissements scolaires peuvent déroger de ladite politique à raison de 6 fois par année et ce, pour l ensemble de l établissement scolaire (ex: rentrée scolaire, Noël, Halloween, etc.). 58
Appelez-nous Nous avons le même objectif! la réussite de l élève dans un environnement sain, attrayant et sécuritaire 59