Manuel de Facturation Établissez vos factures, notes de livraison et rappels et enregistrez automatiquement vos factures dans la comptabilité. Générez les e-invoice et envoyez-les directement à votre client. Rel. 90-10 Inaras S.A.. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 1/56
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TABLE DES MATIÈRES Table des matières... 3 Avant-propos... 5 Manipulations générales... 7 Rechercher dans les aperçus... 7 Au moyen du bouton Recherche... 7 Au moyen de la boîte de recherche.... 7 Trier dans les aperçus.... 8 Rafraichir les aperçus.... 8 Afficher les détails... 8 Listes de recherche (Fonction dictionnaire ).... 9 Messages d erreur.... 9 Listes de sélection.... 9 Champs de date... 9 Champs d utilisateur propres ( Gestion, Champs ).... 10 Création de champs d utilisateur... 10 Définition des champs... 10 Gestion des articles ( Gestion, Articles ).... 11 Création de groupes d articles... 11 Articles... 11 Écran de détail des articles.... 11 Champs d utilisateur Articles... 12 Articles: explicatif des champs généraux... 12 Importation d articles... 13 Emplacement du fichier à importer... 13 Définition des données à importer... 14 L importation proprement-dite.... 14 Création des relations - clients ( Gestion, relations).... 15 Création de la relation... 15 Détails de la relation Champs généraux... 15 Details de la relation Champs des fiches (information comptable)... 16 Détails de la relation Champs d adresse... 17 Détails de la relation Champ Mémo... 17 Détails de la relation Champs de recherche... 17 Champs d utilisateur... 17 Filtre relations Actives/ Non actives.... 18 Exportation des relations.... 18 Journal de facturation:... 19 Détails de banque.... 19 Modifier une écriture de vente créée par l enregistrement d une facture générée dans le module de facturation Octopus... 20 Initialisation du module de facturation( Facturation,Initialisation du module de facturation).... 21 Emplacement des fichiers sauvegardés.... 21 Synchronisation des modèles (templates)... 22 WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 3/56
Paramétrage des modèles (templates)... 23 Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d e-mail.... 24 Envoi des factures électroniques : établir les modèles d e-mail.... 24 Pour plus de détails au sujet de l utilisation de codes champs, voir le manuel Module de facturation à la page 56... 25 Paramètres escompte pour paiement comptant... 26 Paramétrage des rappels... 27 Envoi des rappels : établir les modèles d e-mail.... 28 Enregistrement automatique paramétrer les comptes... 29 Éditeur : agencement des modèles de documents... 30 Facturation ( Facturation, Factures de vente ).... 36 Aperçu de l écran Factures de Vente... 36 Facture: explicatif des champs En-tête de la facture.... 36 Création d une nouvelle facture... 38 Facture: explicatif des champs Détails de la facture.... 39 Exécution de la facture.... 41 Imprimer la facture... 41 Facturation. Imprimer plusieurs factures en série.... 41 Facturation électronique e-invoice... 42 Établissement d une e-invoice... 42 Sauvegarder une e-invoice en emplacement local... 42 Exemple d une facture... 43 Une nouvelle facture sur base d une facture existante... 44 Factures encodées avec des montants TVA incluse... 45 Note de crédit... 45 Établir et imprimer une note de livraison... 45 Enregistrer (saisir) les factures.... 46 Sélection des factures à enregistrer (saisir).... 46 Gestion des rappels... 47 Sélection des clients aux factures Ouvertes... 47 Générer les rappels... 47 Exemple de rappel... 48 Liste des factures... 49 Aperçu succinct sur base des numéros de facture.... 49 Liste détaillée, regroupée par relation... 49 Option: Création de notes de livraison regrouper en une facture... 50 Création du journal des notes de livraison... 50 Établissement des notes de livraison... 50 Créer une note de livraison... 51 Regrouper les notes de livraison... 52 Liste des bons de livraison... 53 Emplacement des documents sauvegardés.... 54 Codes Champs à utiliser da,s les modèles (canevans)... 55 Codes des champs généraux... 55 Codes des champs Facture et Notes de livraison... 55 Codes des champs Rappel... 56 WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 4/56
AVANT-PROPOS Le module de facturation est une option complémentaire au logiciel comptable Octopus. Ce module vous permet d établir vos factures de vente dans le programme Octopus et de les enregistrer automatiquement dans votre comptabilité. Octopus permet d établir et d imprimer les factures et de générer les bons de livraison et les rappels Le module de facturation permet également de créer les factures électroniques (e-invoice) aux normes e-fff. Ceci amène l établissement d un fichier xml spécifique. Un e-mail généré automatiquement expédie un lien vers votre client, lui donnant accès à la facture électronique. Si votre client dispose d un logiciel pourvu de la fonctionnalité nécessaire pour traiter les factures e-fff, il pourra effectuer l encodage dans le journal des achats par un simple clic. Il va de soi que vous pouvez vous-aussi, en tant qu utilisateur Octopus, traiter de la même manière les factures de vos fournisseurs envoyées sous la norme e-fff. Pour tous renseignements complémentaires sur la norme : http://www.e-fff.be/fr/index.php Les modèles de factures, bons de livraison et rappels peuvent être agencés par vous-même. L application est pourvue d un éditeur intégré d utilisation conviviale. Si vous désirez générer des rappels, il vous faudra entrer les frais de rappel éventuels etc Les factures sont rédigées sur base d articles, susceptibles éventuellement d être subdivisés en groupes d articles. Si vous décidez d utiliser ces articles de facturation, ceux-ci devront être créés au préalable. Le lignes de détail des factures peuvent néanmoins être établies sans faire appel aux articles. Hormis les détails des articles et de la signalétique du client, la facture peut reprendre des données entrées dans des champs d utilisateur. Le cas échéant, ceux-ci devront être définis au préalable. Les factures sont reprises dans un journal des ventes spécifique qui devra être paramétré correctement avant d entamer les facturations. Avant de démarrer le module de facturation Octopus, un certain nombre de paramétrages initiaux sont donc nécessaires. Ce document les passe en revue, pas à pas. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 5/56
Conventions: - Dans les pages suivantes, les textes à entrer sont rendus par les caractères suivants «Documents privés». Vous entrez alors le texte voulu sans guillemets. - Les instructions via la barre de menu sont rendues comme suit : Fichier, Sauver, ce qui veut dire : Cliquez dans le menu Fichier, cliquez ensuite sur Sauver en tant que - Les raccourcis de clavier sont rendus comme suit : < CTRL SHIFT A >, ce qui veut dire : sur le clavier, enfoncez simultanément la touche CTRL, la touche SHIFT, et la touche A - Si la position d entrée/le curseur doit être déplacé, ceci sera indiqué explicitement. Lorsqu un texte doit être sélectionné, ce sera indiqué également. - Sauf mention contraire, un clic s entend toujours avec le bouton gauche de la souris Résolution d écran recommandée. En Octopus, la visualisation sera optimale avec une résolution d écran de 1024 par 768 pixels Si vous utilisez une résolution moindre, l utilisation fréquente des barres de défilement s imposera pour pouvoir visualiser de contenu complet de écrans WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 6/56
MANIPULATIONS GÉNÉRALES Les pages suivantes passent par le détail les divers éléments de l écran. Un trajet progressif vous fera prendre connaissance de toutes les possibilités du module de facturation.. Rechercher dans les aperçus Au moyen du bouton Recherche ou le raccourci <CTRL F>. Une boîte de recherche s affichera, permettant de sélectionner dans quelle colonne on désire chercher, et sur base de quels caractères. Dans l exemple illustré, nous recherchons tous les numéros de compte généraux dont le libellé comporte le fragment de texte auto 1 Cliquez sur 'Chercher' Selectionnez la colonne 2 33 44 Entrez le fragment de libellé précédé d un astérisque Cliquez sur 'OK' Pour afficher l aperçu complet après la recherche, cliquer à nouveau sur le bouton Recherche. Au moyen de la boîte de recherche. Dans le champ de recherche, l on peut entrer immédiatement le fragment de texte. La recherche se fera sur toutes les lignes commençant par ce fragment. Lorsque l on fait précéder le fragment par un astérisque *, la recherche se fera dans toutes les colonnes et lignes contenant le fragment. Entrez les caractères recherchés WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 7/56
Trier dans les aperçus. L ordre dans lequel apparaissent les données dans un aperçu est indiqué en tête de colonne par un triangle pointant vers le haut (données en ordre croissant ou de A à Z) Si l on désire trier sur base d une autre colonne, il suffit de cliquer en tête de cette colonne. Pour inverser l ordre ( ordre décroissant ou de Z à A), on clique à nouveau en tête de colonne. Le petit triangle pointera alors vers le bas. Cliquez en tête de colonne pour trier Rafraichir les aperçus. Lors de la création de nouveaux comptes généraux, codes TVA, relations etc, il peut arriver que l aperçu n affiche pas immédiatement l élément fraichement introduit. L on peut alors rafraichir la liste en cliquant sur le bouton Renouveler Afficher les détails Les détails d un élément peuvent être appelés en doublecliquant sur la ligne concernée. L exemple ci-dessous nous appelons les détails d un numéro de compte général. Feuilletez les fiches détaillées par les boutons Suivant et Précédent Utilisez, s il y a lieu, le bouton Renouveler pour mette à jour la liste Utilisez les boutons Précédent et Suivant pour feuilleter dans les fiches de détail. Si l on désire afficher les détails et y apporter des modifications, on utilise le bouton Éditer Cliquez sur Aperçu pour appeler à nouveau l aperçu général. Cliquez sur Éditer pour modifier les détails. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 8/56
Listes de recherche (Fonction dictionnaire ). Lorsque pour un champ à remplir une liste est disponible, celle-ci peut être ouverte par le bouton loupe ( à droite du champ) Quand le curseur se trouve dans le champ, cette liste de recherche peut être ouverte par la touche F2 du clavier. Ouvrez la liste de recherche en appuyant sur la touche F2 ou en cliquant sur la loupe Sélectionnez par les touches à flèche et appuyez Enter ou cliquez sur la ligne de votre choix. Lorsque l on a déjà entré quelques caractères, la touche F2 n appellera que les libellés commençant par les caractères entrés. Messages d erreur. Dans le cas où on entre une valeur erronée dans un champ, où qu un champ obligatoire a été laissé en blanc, ce champ s affichera en rouge. Lorsqu on place le pointeur de la souris sur le champ affiché en rouge, un message d erreur s affichera dans une fenêtre d informations. La même information apparaîtra en général dans la barre d état. Listes de sélection. Lorsqu une liste de sélection est disponible, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur la flèche (à droite du champ) Lorsque le pointeur se trouve dans le champ, la liste de sélection peut être ouverte en appuyant sur la barre d espace du clavier. Champs de date Les dates sont toujours rendues dans la structure jour/mois/année Si l on entre chaque fois deux chiffres pour le jour et le mois il ne faudra pas entrer les barres obliques. Ex: 12022003 sera rendu automatiquement par 15/02/2003 On peut retaper une date déjà présente dans le champ, mail on peut également ajuster la date par les touches curseur du clavier. Ex.: Si le curseur se trouve dans la section mois d une date, l on peut passer au mois suivant ou précédent pet les touches ou Utilisez la touche pour augmenter et la touche pour diminuer la valeur Ouvrez la liste de sélection en cliquant sur la flèche ou en appuyant sur la barre d espace Placez le curseur dans la section de la date à ajuster WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 9/56 1 2
CHAMPS D UTILISATEUR PROPRES ( Gestion, Champs ). Hormis les champs prévus par défaut dans le programme ( nom et adresse du client, libellé, prix de l article etc ) Octopus permet de créer des champs qui vous sont propres. Au moyen de l éditeur intégré, le contenu de ces champs peut apparaître à votre convenance sur les modèles de documents (voir page 31 ) Op die manier is de facturatie module aanpasbaar en inzetbaar voor diverse domeinen. Création de champs d utilisateur Octopus permet la création de divers types de champs : Champs Relation : sont relatés à un client/fournisseur donné. Ex. : date de naissance, plaque de voiture, Champs Facture : sont relatés à une facture donnée. Ex. : acompte payé, numéro de devis Champs Article : sont relatés à un article donné. Ex : teinte, pointure, type d emballage. Par le menu Gestion, Champs, l on peut créer autant de champs que l on veut. Définition des champs 1 2 Créez un nouveau champ Sélectionnez le type de champ 3 Dénommez le champ Sauvez le champ 5 créé 4 Attribuez un code template Type Nom Code Template Champ relation, facture, ou article. Choix libre. Utilisez des noms courts, simples et clairs. Sera utilisé dans la mise en page des modèles (facture, bon de livraison, rappel) pour afficher le contenu de ce champ. Utilisez un code court, sans espace ni ponctuation. Le code entré ici devra être précédé de {v:c_ et suivi de } Ex. Pour le code entré datliv le code template sera finalement {v:c_datliv}. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 10/56 5
GESTION DES ARTICLES ( GESTION, ARTICLES ). Avant de générer la première facture, il vous faudra entrer les articles de facturation. Octopus est pourvu d une gestion des articles très simple. Les articles entrés peuvent être subdivisés en groupes d articles. Création de groupes d articles Par Gestion,Groupes d articles, l on peut définir les groupes Articles Les articles contiennent les informations détaillées à reprendre dans lignes de détail à facturer ultérieurement. Il est possible d entrer des lignes de détail dans une facture sans faire usage d articles. On évite ainsi d avoir à créer un article pour une facturation appelée à rester unique. Par Gestion, Articles, on appelle un aperçu des articles déjà créés, et on peut créer un nouvel article. Pour les notions générales concernant l entrée ou la consultations de données, nous référons au manuel général Octopus. Écran de détail des articles. Champs généraux Champs créés en propre WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 11/56
Champs d utilisateur Articles Lorsque des champs d utilisateur propres ont été définis, ceux-ci sont affichés dans un onglet supplémentaire Champs d utilisateur. Le contenu de ce champ pourra être repris sur la facture ou le bon de livraison. Articles: explicatif des champs généraux N externe de produit. Facultatif et libre. N est pas utilisé dans la facturation. Groupe de produits Un groupe entré par Gestion, Groupes d articles. Facultatif. Nom Libellé de l article tel qu il apparaîtra dans la ligne de détail de la facture Code Code d article. Ce code est utilisé pour l appel de l article pendant la facturation. Les codes ne doivent pas nécessairement être uniques (un code peut se présenter plusieurs fois). Utilisez des codes simples, clairs et évidents qui faciliteront l appel des articles au moment voulu. Prix hors TVA Prix de vente hors TVA. Prijs TVA incluse Prix de vente TVA incluse. Est claculé et entré automatiquement par l entrée du code TVA vente Code TVA vente Code TVA vente. Entré ultérieurement par Gestion, Codes TVA (voir manuel général Octopus). Compte d imputation Numéro du compte général sur lequel la vente de cet article sera reprise dans la comptabilité (enregistrement des factures) Si aucun compte n est spécifié, l imputation se fera sur base du compte lié au code TVA (voirfout! Bladwijzer niet gedefinieerd.. Devise La devise usuelle pour cet article. Centre de frais par défaut. Le cas échéant, le centre de frais à proposer par défaut (voir manuel général Infos fournisseur Texte libre. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 12/56
Importation d articles Au départ de la commande Gestion, Articles, le bouton importation ( ) permet de lancer une procédure pour la récupération d une liste d articles en provenance d une autre application. Quelques conditions : - Le fichier doit être du type CSV ( les fichiers csv peuvent être obtenus au départ de MS-Excel par Fichier, sauver en tant que fichier csv - Le fichier doit comprter une colonne contenant un code TVA valide. - Si l on prévoit également une colonne groupe d articles, les groupes figurant dans le fichier doivent avoir été créés en Octous au préalable par Gestion, Articles Emplacement du fichier à importer La première étape de l assistant (wizzard) d importation demande l emplacement du fichier à récupérer/importer Donnez l emplacement et le nom du fichier à importer WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 13/56
Définition des données à importer L étape suivante demande d établir à quel champ ( Gestion, Articles ) correspond chaque colonne du fichier csv. Choisissez un champ pour chaque colonne, Indiquez si la première rangée du fichier csv contient une rangée de noms de champs. Feuilletez le fichier à récupérer pas ces boutons Les colonnes du fichier source qui ne doivent pas être récupérées, on choisit Champ non valable. Cette colonne ne sera pas lue/récupérée. Si une colonne à récupérer/lire contient un code TVA, celui-ci doit être présent en Octopus avant l importation ( Gestion, Codes TVA ) Si une colonne à récupérer/lire contient le groupe d articles, ce groupe d articles doit être résent en Octopus avant l importation (Gestion, Groupes d articles). L importation proprement-dite. La dernière étape consiste en l importation proprement-dite des données. Si certains éléments (records) ne peuvent pas être importés, les messages d erreur s afficheront ici.. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 14/56
CRÉATION DES RELATIONS - CLIENTS ( GESTION, RELATIONS). En Octopus, les clients et les fournisseurs sont créés par Gestion, Relations ). Il n y a donc qu un seul fichier Relations, (et non deux fichiers distincts Clients d une part et Fournisseurs d autre part). Ceci évite les doublons dans la comptabilité dans le cas où une relation est à la fois client et fournisseur. Création de la relation (Gestion, Relations) L écran comporte plusieurs onglets (fiches). 1 2 3 4 Cliquez sur le bouton Nouveau pour entrer une nouvelle relation. Remplissez les données nécessaires Cliquez sur Nouveau pour appeler et ajouter des Champs de contact supplémentaires Enlevez s il y a lieu des champs de contact non utiles Plusieurs onglets Détails de la relation Champs généraux Nom Forme juridique Contact (personne) Contact (moyen) La raison sociale de la société ou le nom de famille de la personne physiques. Le deuxième champ est prévu pour un nom ou un élément d adresse supplémentaire. List de sélection des types de forme juridique Nom de la personne de contact (facultatif) Par le bouton nouveau, des moyens de contact supplémentaires peuvent être ajoutés.(téléphone, GSM, fax, E-mail, URL). WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 15/56
Details de la relation Champs des fiches (information comptable) Type d assujetti TVA Sélectionnez le type d assujetti dans la liste de sélection. Lors de la sélection Assujetti belge, il y a reprise automatique dans le listing TVA Numéro de TVA Entrez le numéro TVA. Pour les numéros belges, vérification automatique de la structure correcte Lors de l entrée du numéro TVA, le bouton Vérifier le numéro TVA (papillon vert à droite) permet de vérifier la validité du numéro de TVA par la banque de données VIES (système européen d échange d informations TVA). Ce contrôle fonctionne également pour les numéros de TVA européens. Pour les entreprises belges, les informations peuvent être reprises telles quelles. Attention : comme cette information est fournie par une tierce partie, Inaras SA décline toute responsabilité concernant la disponibilité du service ou la validité des informations offertes. N de compte bancaire Numéro du compte bancaire de la relation. Pour les numéros belges, contrôle de la validité du numéro Entrée obligatoire si cette relation fait l objet de paiements par le module bancaire optionnel. Le bouton convertissez en n de compte IBAN, à droite du champ, permet de convertir immédiatement le numéro au format voulu (uniquement pour les numéros belges) Code BIC Code BIC N IBAN N de compte IBAN Devise Sélectionnez une des devises dans la liste. L EUR est prévu par défaut Ce code devise sera utilisé par défaut lors d encodages concernant cette relation. Voir également la Manuel général Enregistrement automatique comme client Enregistrement automatique comme fournisseur Sélection client/fournisseur Attribuer l escompte pour paiement comptant N externe relation (Autre application) Mon N de client Échéance facture Type d échéance Langue de la facture Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour cette client. Lors d encodages de ventes pour ce client, ce numéro sera proposé par défaut. Voir également le Manuel général Entrez le numéro de compte du plan comptable (généralement) utilisé pour ce fournisseur. Lors d encodages de factures de ce fournisseur, ce numéro sera proposé par défaut. Cochez s il s agit d un client ou d un fournisseur, ou les deux. Cochez si vous prévoyez d attribuer à ce client un escompte pour paiement comptant (Voir page 38) S il y a lieu, le code unique de cette relation dans une autre application. Indispensable en cas de passerelle vers un programme lié (voir www.ocotpus.be > partenaires) S il y a lieu, votre numéro de client chez ce fournisseur Indiquez le nombre de jours pour le calcul de l échéance Sélectionnez si l échéance prend cours fin de mois ou à date de facture Déterminera le modèle de document utilisé lors de la facturation (voir aussi: Agencer les modèles de documents, page 22 et suivantes. WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 16/56
Détails de la relation Champs d adresse Rue et numéro Code postal Localité Pays Texte libre. Texte libre. Lors de l entrée d un code belge, le nom de la localité sera immédiatement proposé et entré Texte libre. Sera rempli automatiquement par l entrée d un code belge valable dans le champ prévu. Code pays. Rempli automatiquement comme BE pour les codes belges. Détails de la relation Champ Mémo Cette partie permet de noter en texte libre divers détails concernant cette relation Détails de la relation Champs de recherche Sur la fiche Champs de recherche, quelques champs sont encore libre et peuvent êtres utilisés. Ceux-ci sont également affichés dans la liste des relations. Leur contenu permet donc de trier et de faire des recherches. Le contenu de ces champs peut éventuellement apparaître sur les factures etc Exemple : dans un garage, un des champs pourrait être utilisé pour la plaque du client, l autre pour le kilométrage. Champs d utilisateur Si l on a défini des champs d utilisateur propres, ceux-ci seront accessibles par un onglet supplémentaire appelé Champs d utilisateurs Leur contenu peut être repris plus tard sur la facture ou le bon de livraison. Champs créés en propre WWW.OCTOPUS.BE Manuel de facturation - ver. 9.0 04 17/56
Filtre relations Actives/ Non actives. Une relation peut être mise en mode actif ou inactif Les relations non actives ne seront plus affichées dans les listes de sélection des écrans d encodage. Une relation non active ne peut plus faire l objet d encodages ou de factures. Au moyen des boutons de la barre d outils, on peut activer des filtres actif et non actif. Les deux filtres peuvent ëtre combinés. Filtre non actif Filtre actif Exportation des relations. Le bouton Exporter, offre le choix entre exporter les relations en un fichier PDF ou un fichier Excel Cliquez sur Exporter
JOURNAL DE FACTURATION: Par ( Gestion, Journaux ), l on pourra créer un journal des ventes spécifique aux factures créées dans le module, ou changer le paramétrage d un journal des ventes existant, dans le même but, en sélectionnant factures de vente La création d un journal des ventes est décrite dans le manuel général Octopus. L illustration ci-dessous montre les différents paramétrages spécifiques d un journal des Sélectionnez Factures (hors TVA) Indiquez la période active (période dans laquelle les factures seront enregistrées Indiquez le numéro d ordre de la prochaine facture à établir Il est possible de créer plusieurs journaux des ventes La période active doit être supérieure à la période protégée. Cliquez ici pour supprimer la dernière facture créée Détails de banque. Le module de facturation permet également d établir les factures électroniques aux normes e-fff. Cela se fait par la génération d un fichier xml. Le fichier généré contiendra également vos données bancaires L onglet Détails de banque vous permet d entrer les données nécessaires. La création et l expédition du fichier xml sont traitées plus loin. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 19/56
Paramétrage des champs à afficher dans l écran de facturation. Par l onglet Champs de facturation, nous pouvons déterminer les champs qui devront apparaître dans l écran de facturation. De cette façon, nous pouvons décider de ne jamais faire apparaître la colonne Remise, ou par contre, de faire apparaître des champs qui vous sont propres. Onglet Champs de facturation Indiquez quels sont les champs à afficher dans l écran de facturation Indiquez quels champs d utilisateur doivent apparaître dans la ligne de détail de la facture Le bouton Nouveau dans l écran ci-dessus permet d indiquer lesquels des champs définis ultérieurement (voir page 10) doivent être affichés. Par facture: permet de choisir entre les champs facture et les champs relation. Par ligne: permet de choisir entre les champs article prédéfinis ultérieurement? Le même écran permet d entrer quels champs d article généraux doivent être affichés (N d article, unité, remise, code TVA). Par decimales, prix unitaire, nous indiquons le nombre de décimales à faire apparaître. Modifier une écriture de vente créée par l enregistrement d une facture générée dans le module de facturation Octopus Si l on a paramétré un journal des ventes en Factures et que l on désire quand même modifier une écriture dans ce journal, il faudra passer par Gestion, journaux, et redéfinir le type du journal en Enregistrement ventes. Ensuite l on pourra adapter les écritures comme indiqué dans le manuel général Octopus. Om daarna opnieuw via de facturatie module verkoopsfacturen aan te maken moet dit dagboek opnieuw als facturen gedefinieerd worden. Ceci n est possible que si toutes les factures ont été enregistrées, et qu aucune n est en attente de l être. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 20/56
INITIALISATION DU MODULE DE FACTURATION( Facturation,Initialisation du module de facturation). Lors de la première ouverture du dossier (lancemen,t de votre dossier Octopus), une vérification automatique établit si le module de facturation est actif et si les paramétrages nécessaires ont déjà été effectués. Ceci est unique pur chaque poste de travail. Si Octopus est lancé au départ d un autre poste de travail, cette procédure unique devra être parcourue là aussi. Pour opérer une modification dans les mises en page ou les paramétrages, ceux-ci pourront être appelés par Facturation, Installation du module de facturation Emplacement des fichiers sauvegardés. L étape suivante nous permet de déterminer où les documents générés par le module (factures, bons de livraison, rapppels) seront sauvegardés. Indiquez ici l emplacement où les documents doivent être sauvegardés. L emplacement par défaut peut varier en fonction de votre système d exploitation. Pour Windows l emplacement normal est : c:\users\<usersname>\octopus\nom de votre dossier WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 21/56
Sauf si vous désirez absolument changer cet emplacement, il ne faut rien changer. Vous pouvez cliquer suivant et passer à l étape suivante Synchronisation des modèles (templates) Dans l étape suivante, les modèles du serveur sont synchronisés avec votre dossier. Lors du premier lancement d Octopus, les modèles par défaut seront préparés pour votre dossier. Ceci peut prendre un certain temps. Après un certain temps, Octopus confirme que la synchronisation est achevée. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 22/56
Paramétrage des modèles (templates) Les étapes suivantes permettent d agencer les mises en page des divers modèles de documents. Dans chaque cas, il est prévu de le faire en 3 langues différentes. L éditeur intégré offre une grande liberté dans l agencement des divers documents. La manipulation de l éditeur est décrite à partir de la page 31 Bons de livraison Sélectionnez la version (langue) dans laquelle vous voulez apporter les modifications Sélectionnez les champs que vous désirez voir dans les lignes de détail Cliquez ici pour établir la mise en page au moyen de l éditeur intégré Adapter les colonnes: Un clic sur Adapter les colonnes appelle la fenêtre suivante: Sélectionnez une colonne à rendre Envoyez la colonne dans le corps de la facture Supprimez la colonne Adapter l ordre des colonnes sélectionnées La largeeur des colonnes est exprimée en Pixels. Les valeurs en centimètres sont approximatives. Largeur utile maximale d une ligne de détail (somme de toutes les colonnes) : 535 Pixels (18,52 cm) Doublecliquez pour adapter la largeur de colonne Sauvegardez les modifications WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 23/56
Envoi des notes de livraison électroniques : établir les modèles d e-mail. Lorsque l on désire envoyer des notes de livraison ou des factures sous forme de fichier xml, on peut rédiger soi-même le mail d accompagnement. L étape suivante illustre l établissement du modèle d e-mail pour l envoi des notes de livraison électroniques. Les détails seront traités plus loin, dans le cadre de l envoi des factures électroniques. La procédure est similaire. (voir page 25) Envoi des factures électroniques : établir les modèles d e-mail. Lorsque l on désire envoyer les factures sous forme de fichier xml, on peut rédiger soi-même le mail d accompagnement. L étape suivante illustre l établissement du modèle d e-mail pour l envoi des factures. Sélectionnez la langue du mail à établir Séléctionnez, s il y a lieu, le journal Libellez l objet du mail Libellez le texte explicatif Cliquez sur Sauvegarder. L objet et le texte explicatif peuvent également contenir des champs qui seront remplis automatiquement. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 24/56
Dans l exemple ci-dessus, l objet Facture {v:f_key} et {v:f_firma_name} seront remplacés : {v:f_key} par le numéro de facture et {v:f_firma_name} par le nom du client destinataire de la facture. Exemple de texte:: Madame, Monsieur, cher client, Votre facture électronique est en attente. Nous vous invitons à la télécharger et à la conserver soigneusement au format électronique Octopus place ici le lien qui mène à la facture URL_PDF N de facture:{v:f_key} Date de la facture :{v:f_date} Montant : {v:f_total} Octopus place ici le numéro de facture, la date, et le montant total Champ pour la date d échéance Nous vous prions de régler le montant à l échéance {v:f_exp_date} sous la référence {v:f_reference}. Sincères salutations, Votre raison sociale Champ pour la communication structurée Pour plus de détails au sujet de l utilisation de codes champs, voir le manuel Module de facturation à la page 55 WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 25/56
Paramètres escompte pour paiement comptant Lorsque l on opte pour l application de l escompte pour paiement comptant, l étape suivante déterminera le taux appliqué et le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l échéance. Ces valeurs seront proposées par défaut lors de l établissement de la facture mais peuvent être adaptées au cas par cas. Il faudra également entrer le numéro du plan comptable auquel sera imputé le montant de l escompte. L étape suivante permettra, tout comme pour les notes de livraison, d agencer la mise en page de la facture WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 26/56
Paramétrage des rappels L étape suivante permet de définir les paramètres spécifiques aux rappels. Définition des frais de rappel et des intérêts Pour les rappels de type 2 et de type 3, on entrera les valeurs des frais et des intérêts tels qu ils seront portés en compte. Dans l étape suivante, tout comme pour les bons de livraison, d agencer la mise en page des rappels. Lors de l appel des rappels à envoyer (voir Gestion des rappels), on peut indiquer quel type de rappel sera imprimé. Sélectionnez le type de rappel S il y a lieu, modifiez l explicatif. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 27/56
Envoi des rappels : établir les modèles d e-mail. Lorsque l on veut expédier les rappels sous forme de fichiers xml, l agencement du mail peut être fait soi-même. L étape suivante décrit l agencement du modèle d e-mail pour l expédition d un rappel. La méthode est identique à celle décrite plus haut pour la facture électronique. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 28/56
Enregistrement automatique paramétrer les comptes Dans le module de facturation, les factures de vente peuvent être saisies (enregistrées) automatiquement dans la comptabilité. Cette fonction s appelle Enregistrer Au niveau de la Gestion, Articles l on pourra indiquer pour chaque article à quel compte produit celui-ci devra être enregistré dans la comptabilité. Lorsque ce numéro de compte produit n a pas été indiqué au niveau de l article, l information sera saisie au compte lié au code TVA utilisé. Voir l écran ci-dessous. Cette liste contient les codes TVA entrés comme type de vente (voir le manuel général, Gestion des codes TVA) Si par Gestion, Codes TVA, un code TVA a déjà été entré, il sera affiché ici et pourra éventuellement être adapté. Pour chaque code TVA appelé à être utilisé dans le module de facturation, il faudra entrer un numéro de compte correspondant pour pouvoir enregistrer correctement les ventes. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 29/56
ÉDITEUR : AGENCEMENT DES MODÈLES DE DOCUMENTS L éditeur intégré permet d agencer soi-même, très simplement, la mise en page des documents appelés à être imprimés (bons de livraison, facture, rappel) Dans notre exemple, nous adaptions la facture comme suit: Nous ajoutons un graphisme (logo) Nous modifions les données reprises par défaut dans le dossier. Nous ajoutons un texte, en utilisant les champs d utilisateur créés. Dans l étape Modèles Factures, cliquez sur le bouton ou cliquez au, milieu du document. Nous obtenons la fenêtre de l éditeur.. Le modèle affiché contient déjà bon nombre d informations. Il ne faudra ajouter que quelques éléments obligatoires, comme par exemple le numéro de compte bancaire, pour pouvoir l utiliser tel quel. En haut à gauche apparaissent les données du dossier telles qu elles ont été entrées par Gestion, dossiers Les valeurs entrées lors de la création du dossier ont été reprises. Si les données sont modifiées ultérieurement au niveau du dossier, il faudra adapter les modèles soimême. Le code {v:f_doc_type}est ce qu on appelle un code champ. Lors de l impression, celui-ci sera automatiquement remplacé par Facture ou Note de Crédit, selon le cas. Dans un espace délimité par le format de la fenêtre d une enveloppe commerciale, nous retrouverons les codes nécessaires au rendu de la signalétique clients. Les lignes de détail contiennent déjà toutes les données nécessaires. Une ligne de détail contient toutes les colonnes agencées lors d une étape précédente Adaptez les colonnes (voir page 24) Les totaux apparaissent au bas de la facture dans une grille adaptée. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 30/56
Insertion d un logo Dans l éditeur, nous cliquons sur le bouton adapter les images, et ensuite sur le bouton ajouter l image Adapter les images Ajouter l image Sélectionnez ensuite l image à insérer (au format Jpeg ou Gif). L image sera affichée dans l éditeur WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 31/56
Cliquez sur l image pour en modifier le format ou l emplacement. Cliquez sur l image et glissez-déplacez, en tenant le bouton gauche enfoncé, pour modifier l emplacement Cliquez sur un des petits carrés pour modifier le format Maintenir la touche CTRL enfoncée et ensuite glisser-déplacer un des coins aura pour effet que les proportions resteront inchangées. Il est possible d insérer plusieurs images, figures ou logos. Il est même possible de les utiliser comme arrière-fond. Veillez à la lisibilité du texte. Cliquez sur pour sauvegarder vos données et fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 32/56
Modification du texte Dans l éditeur, cliquons d abord sur le bouton Adapter le texte. L entrée et la mise en page du texte est comparable au procédé employé dans les logiciels de traitement de texte courants. Les boutons En gras, Italique, Type de caractères, Taille des lettres, permettent de réaliser la plupart des mises en page. Les tabulateurs peuvent être réglés par la fonction Cliquer-déplacer N oubliez-pas de cliquer sur le bouton pour sauvegarder vos adaptations. L agencement des lignes de détail est fixe et ne peut pas être modifié Pour les lignes de détail générées en interne, le caractère par défaut est SansSerif 10pt WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 33/56
Ajout de textes et utilisation des champs d utilisateur. Dans notre exemple, nous désirons ajouter au bas de la facture une ligne contenant des informations supplémentaires et des champs d utilisateurs. Un aperçu des champs d utilisateurs disponibles est repris à la fin de ce manuel. Ouvrez l éditeur et cliquez sur le bouton Adapter texte En enfonçant à répétition la touche Enter après le dernier texte introduit (dans notre cas : l adresse du client), nous descendons jusqu au bas du document. Nous tapons le début du texte Veuillez payer avant le Après ce texte, nous désirons mentionner automatiquement la date d échéance. À cet effet, nous utilisons le code champ {v:f_edt} Attention, les codes champ doivent être repris littéralement tels qu ils apparaissent dans l aperçu. Nous complétons le texte de la même manière, en reprenant le montant total de la facture et la référence. Au moyen des boutons de mise en page, nous mettrons certaines parties en gras (Bold). De manière similaire, on réalisera les modèles de tous les documents (bon de livraison, facture, rappel) respectivement en trois langues. Attention: le code-champ sera remplacé par le contenu de ce champ. Comme ce contenu peut être plus long que le code lui-même, il se peut que le texte empiète sur les lignes et influence la position des lignes suivantes. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 34/56
Reprendre la mise en page/l agencement d un modèle déjà établi. Afin d éviter de d avoir à refaire le travail de mise en page pour chaque document ou pour chaque langue, un modèle de document déjà établi peut être utilisé comme base pour un autre type de document. Ceci se fait par le bouton Copiez un canevas ( ). Cliquez sur copiez un canevas Sélectionnez le canevas à copier Cliquez OK Les modifications de mise en page apportées au canevas d origine seront automatiquement reprises sur la version en traitement. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 35/56
FACTURATION ( Facturation, Factures de vente ). L établissement proprement-dit des factures commence par la commande Facturation, Factures de vente Si plusieurs journaux ont été paramétrés comme Journal des Factures (Voir Gestion > Journaux ), un tableau s affichera pour sélectionner le journal voulu. Aperçu de l écran Factures de Vente Numéro d ordre de la facture (voir Gestion - Journaux Données générales de la facture Ligne de détail de la facture - Articles Conversion du montant entré en TVA incluse Totaux calculés Application de la Remise pour paiement comptant Les champs affichés des lignes de détail (quantité, unité, article, ) peuvent varier en foction des paramétrages du journal des ventes. Voir Gestion, Journaux page 21 Onglet pour les champs d utilisateur propres Facture: explicatif des champs En-tête de la facture. Numéro d ordre facture Entrée automatique. Dépend du paramètre dans Gestion, Journaux, numéro du prochain enregistrement. Période Période comptable dans laquelle la facture sera saisie. Relation Client auquel on adresse la facture. Factuurdatum Date de la facture. Date d échéance Entrée automatique en fonction des paramètres dans Gestion Relations. Adaptable au cas par cas Devise Le cas échéant: autre que la devise par défaut.. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 36/56
Koers Commentaire Référence Bancaire. Imprimante par défaut Nombre d exemplaires En cas de devise étrangère: le cours du jour. Texte libre. Peut être imprimé sur les documents. Texte libre ou communication structurée générée automatiquement. Pour l établissement de la structurée, cliquez sur Imprimé par défaut sur la facture sous référence. Indiquez ici si l impression peut être lancée automatiquement sur une imprimante par défaut. Si cette case n est pas cochée, une boîte de dialogue imprimantes s ouvrira à chaque fois. Nombre d exemplaires à imprimer par défaut. Communication structurée Lorsque l établissement d une communication structurée est demandée par le bouton définie comme suit : Ex. 447/3010/56797, la structure est 447 3 chiffres Numéro de client génére en interne 3 1 chiffre Désignation de l exercice (numéro interne) 01 2 chiffres Numéro d ordre interne du journal 0567 4 chiffres Désignation du numéro de document. 97 2 chiffres Nombre de contrôle Remise pour paiement au comptant Lors de la sélection Remise pour paiement au comptant, le montant total de la facture sera calculé en tenant compte du taux indiqué lors de l initialisation du module de facturation (paramétrer la remise pour paiement au comptant page 26 Si pour le client concerné (relation), dans Gestion, Relations,il a été sélectionné Attribuer la remise pour paiement au comptant, ceci sera proposé par défaut lors de la facturation La base imposable sera alors : total hors TVA le montant de la remise. La remise accordée sera reprise dans la grille des totaux (en bas du document), comme imposable à 0% de TVA, et sera saisie au compte indiqué lors du Paramétrage de la remise pour paiement au comptant (ex : le compte 708000 remises, ristournes et rabais) La facture sera pourvue automatiquement de la mention : En cas de paiement avant le../../, une remise de..eur sera accordée. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 37/56
Création d une nouvelle facture Indiquez la période comptable Sélectionnez le client Entrez la date et adaptez l échéance s il y a lieu Commentaire (n apparaît pas sur la facture) Générez la communication structurée (facultatif) Entrée des détails Après avoir entré les informations d ordre général (nom, date, commentaire, ) il faudra entrer les lignes de détail. Ceci peut se faire en sélectionnant des articles créés précédemment (voir aussi en page 11) Entrée des lignes de détail. Indication Remise pour paiement au comptant Utilisez F2 pour ouvrir la liste de sélection WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 38/56
Pour sélectionner un article, on utilise le bouton de sélection ou la fonction F2 Si l on introduit les premiers caractères d un code d article avant d appuyer sur F2, seuls seront affichés les articles dont les codes commencent par ces caractères.. Si l on introduit dans le champ Article une combinaison de caractères précédée d un astérisque *, les articles s afficheront qui comportent cette combinaison soit dans le code d article, soit dans le libellé. Après avoir sélectionné l article désiré (Cliquer ou taper Enter dans la liste de sélection ou utiliser la touche de tabulation.) on introduit le reste des informations nécessaires. Pour l article sélectionné, l unité, le libellé, le prix unitaire et le code TVA seront entrés automatiquement. Toutes ces données peuvent être adaptées au cas par cas en cours de facturation. On crée des lignes d article supplémentaires par la touche Insert du clavier. Enfoncer la touche de tabulation en fin de ligne crée également une nouvelle ligne de détail. Une ligne d article (ligne de détail) peut être supprimée par le bouton.. Supprimer toutes les lignes d article se fait par le bouton (enlever les lignes Ctrl+D). Le bouton permet d appeler l information détaillée de l article concerné et de la modifier s il y a lieu. Une ligne de détail peut être entrée sans utiliser de code d article (ex. pour la facturation de services ou de produits uniques) Si l on désire insérer une ligne de commentaire, on n indique pas de quantité ni de prix. Lorsqu on établit une facture adressée à un client Assujetti à la TVA hors UE, Assujetti Intracommunautaire, Non assujetti TVA ou Inconnu et qu un Compte d enregistrement automatique a été défini pour ce client (voir page15), la saisie finale se fera sur ce compte et ce code TVA. Le code TVA éventuellement repris dans la fiche de détail de l article(gestion, Articles) ne sera donc pas proposé. Nombre de textes récurrents peuvent faire l objet d articles Fictifs. Ex. : pour le texte TVA à acquitter par le cocontractant AR n 1, art 20* on peut créer un article, au code MC, en dont le libellé est le texte complet. L appel du code article MC sera suffisant pour faire apparaître le texte complet dans la ligne de détail. Lorsqu une ligne de détail comporte le code MC Cocontractant ou un code TVA intracommunautaire (usage des casestva 44, 45, 46) l écran affichera immédiatement l avertissement : Attention : Vous devez reprendre le paragraphe TVA correct dans la ligne, en rapport avec l exonération de la TVA. Facture: explicatif des champs Détails de la facture. Par Gestion, journaux nous pouvons établir au niveau du journal des ventes si l écran d encodage de la facture doit afficher ou non les champs Article, code TVA, Unité, Remise. Nombre Unité Article Nombre ou quantité à facturer pour cette ligne de détail. Un nombre valable est indispensable pour le calcul du prix total. Entrée facultative (litre, mètre, kilogramme, ). Code d article. L entrée d un code d article valable appellera automatiquement la description (libellé) et le prix unitaire. On peut entrer des lignes de détail sans qu un article soit disponible. Dans ce cas le champ code article sera laissé vide. Libellé Est rempli automatiquement si un code article valable est entré. On peut utiliser un texte libre ou adapter le texte existant. PU (hors TVA) Est rempli automatiquement si un code article valable est entré. Peut être adapté librement au cas par cas. BTW Code TVA. Doit être un code existant dans Gestion, Codes TVA) Sera rempli automatiquementsi un code article valable a été entré. Korting Taux de la remise accordée pour cette ligne. Totaal (Excl. BTW) Calculé automatiquement en fonction du nombre, du prix unitaire et la remise. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 39/56
Champ d utilisateur ligne de détail Pour voir des champs supplémentaires, utilisez la barre de défilement s il y a lieu. Champs d utilisateur facture Par la touche F4, nous pouvons appeler l onglet Champs Celui-ci reprend tous les champs facture indiqués par Gestion, journaux (voir également page 21) Les données entrées dans les champs d utilisateur peuvent être rendus sur les factures en faisant usage des Codes template (voir également page 10) Champs d utilisateur Onglet champs d utilisateur WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 40/56
Utilisation des centres de frais et gestion des quantités. Octopus prévoit en standard la possibilité de traiter les données comptables en analytique. Pour ce faire, nous utilisons les fonctions Centres de frais et Quantités. Pour pouvoir utiliser les centres de frais dans le module de facturation, un nombre de paramètres sont indispensables. Le compte sur lequel se fera la saisie (voir également Gestion, Comptes et Gestion, Articles )doit être paramétré en Centre de frais obligatoire, ou Centre de frais facultatif. Par Gestion, Journaux, dans le journal des ventes, onglet Champs d utilisteur, nous cochons la case Centre de frais. Par Gestion, Centres de frais, il faudra que des centres de frais aient été définis. Pour plus d infos sur l usage des centres de frais, nous référons au manuel général au chapitre Gestion- Centres de frais) Exécution de la facture. La sauvegarde proprement-dite des détails de la facture se fait en cliquant sur le bouton Exécuter (F12) Ceci est indispensable pour pouvoir rappeler la facture ou pour la saisir (enregistrer) dans la comptabilité. ( voir plus loin ) Imprimer la facture L impression des factures peut se faire de deux manières: 1. Immédiatement après l entrée des informations ci-dessus, en cliquant sur le bouton Imprimer (CTRL+P) 2. Par Facturation, Imprimer, Facture de vente Ceci est pratique quand on veut imprimer en série des factures établies ultérieurement. À ce niveau, les factures à imprimer peuvent être séléctionnées par relation Si vous maintenez le touche SHIFT enfoncée en cliquant sur Imprimer une version PDF s affichera dans une fenêtre séparée. Au départ de cette fenêtre, le document pourra éventuellement être expédié. Facturation. Imprimer plusieurs factures en série. Par Facturation, Imprimer, Factures de vente, on peut sélectionner les factures à imprimer Les factures peuvent être sélectionnées sur base de la période, du numéro de facture, la relation, ou la date. Sélectionnez le journal Sélectionnez sur base de la période, la date ou le numéro Générez la liste Sélectionnez les factures à imprimer Imprimez les factures sélectionnées. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 41/56
Facturation électronique e-invoice Le module de facturation permet également d établir des factures électroniques à la norme e-fff. À cet effet, il sera établi un fichier xml spécifique. Un e-mail généré automatiquement permettra d envoyer l accès à cette facture électronique à votre client. Si celui-ci dispose d un logiciel comptable pourvu de la fonctionnalité de traitement des factures électroniques e-fff, il pourra saisir votre facture dans sa comptabilité par un simple clic. Établissement d une e-invoice Maintenir la touche ALT enfoncée en cliquant sur le bouton Imprimer. Un e-mail sera établi (dans votre messagerie standard), qui pourra ensuite être envoyé à votre client. Een voorbeeld: Le contenu de cet e-mail sera déterminé lors de la procédure Initialisation du module de facturation? (voir page 25) La facture électronique elle-même fichiers PDF et XML sera accessible et disponible pendant 3 mois au moyen du lien contenu dans le mail. Cliquer sur le lien donne le résultat suivant (dans le navigateur standard) : Sauvegarder une e-invoice en emplacement local S il ya lieu, les factures sortantes peuvent être sauvegardées en local par le bouton E-Invoice (CTRL-F). Il faudra indiquer l emplacement où la facture (fichier PDF ou XML) doit être conservé. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 42/56
Exemple d une facture L exemple illustré est une facture établie dans le module de facturation Octopus. La mise en page de la facture est quasi complètement adaptable (voir pages 31 et suivantes) WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 43/56
Une nouvelle facture sur base d une facture existante Le bouton Historique permet d appeler une liste des factures établies précédemment au nom du client. Au départ de cette liste, on peut soit copier une facture, soit l utiliser comme base d une nouvelle facture Sélectionnez le client Cliquez sur Historique Historiek Sélectionnez l exercice Sélctionnez Ouvrir ou copier. Indiquez si le commentaire doit être repris Il va de soi que dans la nouvelle facture toutes les données peuvent être adaptées avant de l exécuter ou de l imprimer WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 44/56
Factures encodées avec des montants TVA incluse En principe, le module de facturation établit toujours les factures sur base de lignes de détail contenant un prix unitaire hors TVA. La TVA sera calculée sur base du code TVA utilisé. Si on désire entrer des lignes de détail contenant un prix TVA incluse, on peut utiliser le bouton Convertir le montant en hors TVA ( ) pour obtenir la répartition en fonction du code TVA utilisé. On peut également se servir de la touche F9 du clavier. Si on désire entrer des lignes de détail contant un prix TVA incluse, nous recommandons de paramétrer les Champs de facturation du journal des ventes (voir page 21) comme suit : décimales prix unitaire > 0.0001. Ceci évitera des différences dues aux arrondis. Note de crédit Lorsque le montant total de la facture est négatif, le document sera considéré comme une note de crédit. Lors de la visualisation et l impression le document portera le titre de Note de crédit au lieu de facture. Établir et imprimer une note de livraison Partant de l écran de détail facturation (facturation, factures de vente) il est possible de produire une note de livraison et ensuite de l imprimer La mise en page de la note de livraison peut être adaptée par Facturation, Initialisation module de facturation (voir plus haut) L établissement d une note de livraison est similiaire à celui d une facture. Tout comme les factures, les notes de livraison peuvent être imprimées en série par Facturation, Imprimer, Notes de livraison.. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 45/56
Enregistrer (saisir) les factures. Les factures encodées dans le module de facturation peuvent être enregistrées (saisies) très simplement dans la comptabilité Une fois que les factures sont enregistrées (saisies), elles peuvent être appelées et rouvertes par le module de facturation, mais elles ne plus être modifiées. Sélection des factures à enregistrer (saisir). Par Facturation, Enregistrer nous obtenons en écran de sélection où nous pouvons sélectionner les factures par période, le numéro, ou la date. 1 Sélectionnez le journal 2 Sélectionnez sur base de la période, la date, ou le numéro Factures déjà enregistrées 4 5 3 Générez la liste Sélectionnez les factures à enregistrer Cliquez sur enregistrer Initalement,la liste n affichera que les factures non encore enregistrées.. Les factures doivent toujours être enregistrées dans l ordre. Ainsi, la facture 2013/V2/4 ne peut pas être enregistrée tant que la facture 2013/V2/3 ne l est pas. Une adaptation de l enregistrement/écriture d une facture déjà enregistrée ne peut se faire au besoinqu en modifiant le type du journal des ventes en Enregistrement ventes (voir également page 21). WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 46/56
GESTION DES RAPPELS Le module de facturation comprend une gestion des rappels élaborée. On peut prévoir jusqu à 3 types de modèle de rappel ( voir Facturation, initialisation module de facturation.) Lors de l impression des rappels de type 2 et 3, les frais seront portés en compte selon les paramètres prévus lors de l initialisation du module. Sélection des clients aux factures Ouvertes Par Facturation, Imprimer, Rappels, nous établissons une sélection des rappels à générer s il y a lieu. Sélectionnez l échéance Sélectionnez u nou plusieurs clients Générez la liste Cliquez sur un client pour les détails Factures Ouvertes pour ce client. Générer les rappels Au départ de l écran de sélection affiché, on peut indiquer pour lesquels des clients de la liste on désire envoyer en rappel, et de quel type. Indiquez pour quels clients il faut établir un rappel Sélectionnez le type Imprimez le(s) rappel(s) Type de rappel: Octopus indiquera automatiquement quel est le prochain type de rappel à envoyer (2 ou 3) si un rappel a déjà été envoyé précédemment.. Si on passe le curseur sur le type de rappel ou l échéance, on obtient des infos sur les rappels précédents WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 47/56
Exemple de rappel Dans l exemple ci-dessous, nous illustrons un rappel établi dans le module de facturation Octopus. La visualisation et l impression dépendent des modèles/mises en pages pré établis WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 48/56
LISTE DES FACTURES Par le menu Listes, notes de livraison et factures, on obtient un aperçu des factures déjà établies Aperçu succinct sur base des numéros de facture. Sélectionnez le journal voulu Remplissez les critères de sélection Avec/sans détails Générez la liste V: factures saisies/enregistrées Liste détaillée, regroupée par relation détails Groupage Une nouvelle page par relation WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 49/56
OPTION: CRÉATION DE NOTES DE LIVRAISON REGROUPER EN UNE FACTURE Le module de facturation permet de générer les factures. Au départ de l écran de facturation, il est également possible de créer et d imprimer une note de livraison. Il faudra prévoir un modèle de document spécifique. Dans certains cas, on préfère établir les factures sur base de notes de livraison établies auparavant. Il arrive souvent qu on doive regrouper plusieurs notes de livraison par client en une facture Ceci nécessite l activation préalable de l option regrouper les notes de livraison. Contactez Octopus pour cette activation (support@octopus.be). Création du journal des notes de livraison. Pour pouvoir créer des notes de livraison, il est nécessaire de prévoir un journal des notes de livraison. La création de ce journal se fait par Gestion, Journaux. Sélectionnez comme type de jounal: L. Pour ce journal également, il est possible de créer les champs d utilisateur voulus. Pour une description détaillée, nous renvoyons à la page 20. Établissement des notes de livraison Par l activtion de ce module spécifique, deux fonctions supplémentaires apparaissent dans le menu Facturation : Créer des notes de livraison et Grouper les notes de livraison Dans l écran principal ces fonctions sont rendues par deux boutons supplémentaires. Créer les notes de llivraison Grouper les notes de livraison WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 50/56
Créer une note de livraison Soit par le menu Facturation, Créer les Notes de livraison., soit par le bouton, nous appelons l écran d encodage. L entrée des données est similaire à l entrée des factures. Nous référons donc à la page 37. Appeler une note de livraison précédemment vidée Effacer toutes les lignes de détail. WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 51/56
Regrouper les notes de livraison Soit par le menu Facturation, Grouper les notes de livraison, soit par le bouton regrouper des notes de livraison établies précédemment en une seule facture nous pouvons Visualisez la facture composée Sélectionnez le client dont vous voulez voir les notes de livraison Indiquez les notes à reprendre sur la facture Indiquez le journal des ventes à utiliser Changez, s il y a lieu, la date de la facture et la date déchéance Indiquez si les lignes de détail de la note doivent être reprises sur la facture Changez la période comptable s il y a lieu. Modifiez s il y a lieu le code template pour le libellé des lignes de détail La date de la facture doit tomber dans la période comptable! WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 52/56
La facture composée peut-être visualisée dans l onglet Facture. À ce stade, il est toujours possible d apporter des modifications aux informations générales ou de détail. Vers l écran Regrouper Entrée éventuelle de données dans les champs d utilisateur L option Grouper toutes les lignes d une note de livraison en une ligne de facturation regroupe toutes les lignes de la note de livraison au même code TVA en une ligne sur la facture. Il va de soi que dans cette manière d opérer, les libellés des détails de livraison ne peuvent pas être récupérés. Liste des bons de livraison Par le menu Listes, notes de livraison et factures, nous pouvons appeler un aperçu des notes de livrasion déjà établies. La procédure est similaire à celle de la liste, factures de vente (voir également page 52 V: Note reprise sur facture WWW.OCTOPUS.BE MANUEL MODULE DE FACTURATION - ver. 90-10 53/56