FACTURATION Menu Allez dans le menu «Gestion» puis «Facturation» Fonctionnement 1 Descriptif du dossier (onglet Facturation) 2 Maintenance des articles 3 Edition des articles 4 Saisie des factures 5 Validation des factures 6 Edition récapitulative des factures 7 Annulation de factures NeedleCompta Facturation 1/22
1 Descriptif du dossier (onglet Facturation) Il est indispensable de renseigner les informations suivantes avant de pouvoir utiliser le module de «Facturation». Dans le menu «Administration», cliquer sur «Dossier» et aller sur l onglet «Données facturation» A C B D A - Numéros : il faudra obligatoirement renseigner ici la numérotation concernant les factures. Premier numéro : correspond au numéro de départ à partir duquel seront édités les documents Dernier numéro : correspond au numéro de fin à partir duquel lorsqu il est atteint, on reprend la numérotation au premier numéro. Prochain numéro : correspond au dernier numéro d enregistrement édité. Il est incrémenté automatiquement à chaque nouvelle édition. Lorsqu il atteint la valeur du dernier numéro, on reprend la numérotation au premier numéro. B - Taux de Tva: on indique ici jusqu à 2 taux de tva Ex : Tva 1 : 19,6 % Tva 2 : 5,5 % C - Comptes : on indique ici les comptes de vente, de tva et de RRR (Rabais-Remise- Ristourne) D - Journal : on indique ici obligatoirement le journal de vente Ensuite on cliquera sur le bouton «OK» pour enregistrer les modifications et quitter l écran NeedleCompta Facturation 2/22
2 Maintenance des articles Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer les articles qui seront utilisés lors de la facturation Avant d arriver sur l écran de maintenance des articles, un écran de recherche sur article vous est proposé, afin de réduire ou affiner la recherche d un ou plusieurs articles A A B C D A - Fourchette codes article : vous pouvez restreindre la liste des articles à visualiser par une fourchette sur le code article. Ex : Articles : de : A à B permet de visualiser uniquement la liste des articles dont le code article est compris dans l intervalle «A» et «B», soit tous les articles dont le code commence par «A» et «B» Si vous ne renseignez que la valeur de départ de la fourchette, la recherche s effectuera uniquement sur les codes articles commençant par la valeur saisie. B - Désignation : ici la recherche consiste à trouver les articles dont un mot dans la désignation correspond à la valeur saisie. C - Mot de recherche : ici la recherche s effectue à partir du mot de recherche qui a été renseigné dans la fiche article D - Actif / inactif / les 2 : on recherche avec ce critère les articles qui sont soit actif, soit inactif ou les 2. : En cliquant sur ce bouton, vous effacez les critères de recherche On peut cumuler les critères de recherche. Ensuite on cliquera sur le bouton «OK» pour lancer la recherche ou si on veut accéder directement à l écran de maintenance articles, on cliquera sur le bouton NeedleCompta Facturation 3/22
Si vous avez cliqué sur le bouton «OK», une liste des articles résultat de la recherche apparaît Vous pouvez dans cette liste sélectionner l article que vous voulez visualiser ou modifier en double-cliquant sur le code article ou se positionnant sur l article voulu et en cliquant sur «OK». Vous pouvez également trier la liste d article soit par le code ou la désignation en cliquant sur le bouton. Enfin, si vous ne souhaitez pas faire de sélection, cliquer sur le bouton. Dans tous les cas de figures, on arrive sur l écran de maintenance des articles NeedleCompta Facturation 4/22
A B C D E F G H I K A - Code article : on renseigne obligatoirement le code de l article (20 caractères maxi) B - Date création : lors de la création d un nouvel article, le système renseigne automatiquement la zone date de création par la date du jour. Mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez. C - Désignation : on indique obligatoirement la désignation de l article. (75 caractères maxi) D - Mot de recherche : on a la possibilité de renseigner un mot de recherche pour faciliter la recherche sur une catégorie d article. E - Actif : on cliquera sur cette case pour signifier si l article est actif, c'est-à-dire disponible en saisie de factures. F - Code Tva : on indiquera ici le code de tva de l article 0 : exonéré 1 : soumis au taux de tva 1 (renseigné dans le descriptif du dossier) 2 : soumis au taux de tva 2 (renseigné dans le descriptif du dossier) G - Unité : on pourra indiquer l unité de l article. (2 caractères maxi) H - Commentaires : on cochera cette case, si on veut désigner un article comme étant un commentaire à afficher sur les factures. I - Prix H.T. : on indiquera ici le prix de vente HT de l article. K - Barre des boutons de fonctions : voici la liste des boutons de fonctions de la maintenance article : : Boutons de déplacement d avant en arrière sur la liste des articles : permet de visualiser la liste des articles en cours de traitement NeedleCompta Facturation 5/22
: permet de rappeler l écran de recherche sur article vu précédemment pour faire une nouvelle sélection : permet d effacer un certain nombre de zone de saisit de l écran en création, modification ou duplication : permet de lancer la création d un nouvel article. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider la création d un article : permet de dupliquer l article en cours afin de créer un article qui comporte plusieurs similitude avec l article en cours. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider la duplication d un article : permet de modifier l article en cours. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider la modification d un article : permet de supprimer l article en cours : permet de quitter la fonction maintenance des articles si son intitulé est «Quitter», sinon si son intitulé est «Annuler» dans le cas d une création, duplication ou modification, d annuler les actions précédentes. NeedleCompta Facturation 6/22
3 Edition des articles Cette fonction permet d éditer une liste d articles A A - Recherche article : en cliquant sur ce bouton on accède à l écran de recherche sur article Si vous avez cliqué sur le bouton «OK», une liste des articles résultat de la recherche apparaît NeedleCompta Facturation 7/22
Dans cette liste on pourra choisir les articles à traiter en utilisant les boutons suivants : : permet de sélectionner l article qui est pointé dans la liste du haut : permet de sélectionner tous les articles dans la liste du haut : permet de désélectionner l article qui est pointé dans la liste du bas : permet de désélectionner tous les articles dans la liste du bas désignation : permet de trier tous les articles de la liste du haut soit par code article, soit par Les articles se trouvant dans la liste du bas sont ceux qui seront traités. A la fin de la sélection quitter l écran en cliquant sur le bouton afin de retourner à l écran d édition. Ensuite on fera un click-gauche sur le bouton pour lancer l édition ou un click-droit pour un aperçu avant impression NeedleCompta Facturation 8/22
Cette fonction permet de saisir des factures 4 Saisie des factures B C D E F G H I-1 I-2 I-3 I-4 I-5 I-6 I-7 J I-8 I-9 I A A - Barre des boutons de fonctions : voici la liste des boutons de fonctions de la saisie de factures : visualisées : Boutons de déplacement d avant en arrière sur la liste des factures : permet de visualiser la liste des factures en cours de traitement : permet de lancer la création d une nouvelle facture. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider la facture et de permettre de saisir dans un premier temps les règlements et dans un deuxième temps d éditer la facture. : permet de dupliquer la facture en cours afin de créer une nouvelle facture qui comporte les mêmes articles que celle en cours. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider la facture et de permettre de saisir dans un premier temps les règlements et dans un deuxième temps d éditer la facture. NeedleCompta Facturation 9/22
: permet de modifier la facture en cours. Ce bouton change d intitulé par la suite (Valider) afin de valider les modifications faites sur la facture et de permettre de saisir dans un premier temps les règlements et dans un deuxième temps d éditer la facture. : permet de supprimer la facture en cours. (Attention, une facture validée ne peut plus être supprimée) : permet de quitter la fonction saisie de facture si son intitulé est «Quitter», sinon si son intitulé est «Annuler» dans le cas d une création, duplication ou modification, d annuler les actions précédentes. : permet de lancer l écran de recherche sur factures Vous pouvez rechercher une ou plusieurs factures créées précédemment sur plusieurs critères : - n de facture - code du client - période de facturation B - Date de facturation : lors de la création d une facture le système renseigne automatiquement la date de facturation par la date du jour, mais vous toujours la modifier. C - Date de validation : le système renseigne une date de validation, une fois que la facture a été validée et que les écritures ont été créées lors du traitement de «validation de factures». Une fois qu une facture est validée, elle n est plus modifiable, ni supprimable par cette fonction. D - Numéro de facture : le système renseigne automatiquement un numéro de facture à partir de la tranche de numéro de factures qui a été renseigné dans le descriptif du dossier. NeedleCompta Facturation 10/22
E - Client : après avoir cliqué sur le bouton de création, on ouvre l écran de recherche sur les comptes, paramétrés par défaut sur le type de compte «CLIENT» On peut utiliser les critères de recherche pour retrouver un compte client, on cliquera par la suite sur «OK» On choisit ensuite le code du client voulue en double-cliquant sur son code, ou en se positionnant dessus dans la liste et en cliquant sur «OK» Automatiquement les zones client et code opération sont renseignées à partir des informations du compte F - Code opération : il est renseigné automatiquement lors du choix du client, mais vous pouvez toujours le modifier en le choisissant dans la liste des codes opérations. NeedleCompta Facturation 11/22
G - Dossier : il est renseigné automatiquement par le système, il s agit du code dossier en cours. H - Liste des lignes d articles : on visualise dans cette liste les lignes articles créées pour la facture en cours. I - Création / Modification / Suppression de lignes articles : il s agit de l ensemble des boutons pour la création, modification et la suppression de ligne article. Pour créer une ligne article, on cliquera sur le bouton et les zones de saisie de lignes article (I-1 à I-9) se trouveront disponible. L intitulé du bouton change au profit de afin de pouvoir valider la ligne article. Pour modifier une ligne article, on cliquera sur le bouton, puis on ira double-cliquer dans la colonne intitulé «ligne» de la liste des lignes articles (H) sur le n de la ligne article à modifier afin d activer les zones de saisie de lignes article (I-1 à I-9) qui se trouveront disponible et complétées par les valeurs concernant la ligne article. L intitulé du bouton change au profit de afin de pouvoir valider la ligne article. Pour supprimer une ligne article, on ira cocher les cases blanche dans la liste des lignes articles (H) en face des lignes articles à supprimer. Puis on cliquera sur le bouton pour valider la suppression. Pour annuler une création ou modification de ligne article, on cliquera sur le bouton. Pour effacer les zones de saisie de ligne (I-1 à I-9), on cliquera sur le bouton. Présentation des zones I-1 à I-9 : I-1 - Quantité : on renseigne ici la quantité de l article. I-2 - Prix H.T. : après avoir choisit le code article, le système renseigne automatiquement le prix H.T. qui a été renseigné dans la fiche de l article. Vous pouvez cependant le modifier. I-3 - Remise : on peut renseigner ici une remise en %. Automatiquement le prix H.T. sera recalculé en fonction de ce % de remise NeedleCompta Facturation 12/22
I-4 - Article : on peut renseigner ici le code de l article si on le connaît, sinon on a plusieurs possibilités de recherche : 1 - on saisit le début du code article, puis on appui sur la touche «ENTREE» ou on click sur le bouton. On visualise alors la liste des articles dont le code commence par ce que l on a saisit : On peut dors et déjà renseigner dans cette liste en face des articles à facturer les quantités. Ensuite vous cliquerez sur le bouton ou utiliserez la touche «Fin» pour valider votre sélection et revenir à l écran de saisit L écran de saisie se retrouve automatiquement paramétré avec les informations suivantes : o code article o désignation article o quantité o prix H.T. o code tva et taux de tva o n de ligne o compte de vente et section analytique 2 - on saisit le mot de recherche d un article, puis on appui sur la touche «F2» On visualise alors la liste des articles dont le mot de recherche commence par ce que l on a saisit : NeedleCompta Facturation 13/22
On peut dors et déjà renseigner dans cette liste en face des articles à facturer les quantités. Ensuite vous cliquerez sur le bouton ou utiliserez la touche «Fin» pour valider votre sélection et revenir à l écran de saisit L écran de saisie se retrouve automatiquement paramétré avec les informations suivantes : o code article o désignation article o quantité o prix H.T. o code tva et taux de tva o n de ligne o compte de vente et section analytique 3 - on ne saisit rien, puis on appui sur la touche «ENTREE» ou on click sur le bouton pour lancer l écran de recherche sur article. Après avoir renseigné les critères de recherche, on clique sur «OK» et on visualise alors la liste des articles correspondant aux critères que l on a saisit : On peut dors et déjà renseigner dans cette liste en face des articles à facturer les quantités. Ensuite vous cliquerez sur le bouton ou utiliserez la touche «Fin» pour valider votre sélection et revenir à l écran de saisit NeedleCompta Facturation 14/22
L écran de saisie se retrouve automatiquement paramétré avec les informations suivantes : o code article o désignation article o quantité o prix H.T. o code tva et taux de tva o n de ligne o compte de vente et section analytique I-5 - Désignation de l article : après avoir choisit le code article, le système renseigne automatiquement la désignation de l article qui a été renseigné dans la fiche de l article. Vous pouvez cependant la modifier. I-6 - Tva : après avoir choisit le code article, le système renseigne automatiquement le code de tva de l article qui a été renseigné dans la fiche de l article, ainsi que le taux correspondant. (Non modifiable) I-7 - N de ligne : le système renseigne automatiquement un n de ligne (10 en 10), que vous pouvez modifier. I-8 - Compte de vente : le système renseigne automatiquement le compte de vente qui a été paramétré dans le descriptif du dossier en fonction du code de Tva. Vous pouvez le modifier en saisissant un compte, ou en cliquant sur la liste pour accéder soit à la liste des comptes dont le code commence par ce que vous aurez saisit ou à l écran de sélection de compte si vous n avez rien saisit. I-9 - Section Analytique : le système renseigne automatiquement la section analytique associée au compte de vente que vous aurez saisit. Vous pouvez la modifier en saisissant une section analytique, ou en cliquant sur la liste pour accéder soit à la liste des sections analytique dont le code commence par ce que vous aurez saisit ou à l écran de sélection de section analytique si vous n avez rien saisit. NeedleCompta Facturation 15/22
J - Totaux : A chaque fois que vous validez une ligne les zones de totalisation suivantes sont mises à jour : - : montant total Brut H.T. de la facture - : montant de la R.R.R accordée au client si ce dernier à été paramétré comme bénéficiant d une R.R.R. On visualise également dans ce cas le taux de remise. - : montant total Net H.T. de la facture (montant total H.T. brut - remise) - : taux de tva 1 et montant de Tva 1 de la facture - : taux de tva 2 et montant de Tva 2 de la facture - : montant total T.T.C. de la facture (montant total H.T. net + montant Tva 1 & 2) Lorsque vous validez la facture, que se soit en création, duplication ou modification, l écran de saisit des règlements apparaît : Ici vous pouvez saisir un règlement en trois fois, ou enregistrer un rendu en espèce. Pour chaque règlement, il faut renseigner le montant, le mode de règlement et la date de règlement. Par défaut le système renseigne le code opération paramétré dans l écran de saisie. A la fin de la saisit du ou des règlements quitter l écran en cliquant sur le bouton «OK» afin de retourner à l écran de saisie NeedleCompta Facturation 16/22
Un message apparaît pour accéder à l édition du document Si vous cliquez sur «OUI», l écran d édition de facture ou ticket apparait Vous pouvez choisir d éditer une facture ou un ticket - click-gauche pour lancer l édition - click-droit pour un aperçu avant impression Vous pouvez déterminer le type de sortie : - Imprimante - Format PDF - Fax TICKET NeedleCompta Facturation 17/22
FACTURE Enfin on cliquera sur le bouton «I» pour quitter la fonction de saisie de facture NeedleCompta Facturation 18/22
5 Validation des factures Cette fonction permet de valider les factures qui ont été créées dans la fonction de saisie des factures, à savoir : - attribution d une date de validation aux factures - création des écritures de vente A B A - Date de validation : on renseigne obligatoirement une date de validation B - Période : on indique obligatoirement une période afin de valider les factures dont la date de facturation est dans la période et qui ne sont pas encore validées. On cliquera sur le bouton «OK» pour lancer le traitement Un écran apparaît qui nous permettra de visualiser le montant total et les n de factures qui seront validées. Cliquer su «OK», pour démarrer la validation des factures NeedleCompta Facturation 19/22
Un écran nous invite à choisir le nom de l imprimante dans le cas d anomalie rencontrée lors du traitement, puis en fin de traitement l écran de validation des factures disparaît ATTRIBUTION D UNE DATE DE VALIDATION CREATION DES ECRITURES NeedleCompta Facturation 20/22
6 Edition récapitulative des factures Cette fonction permet de sortir une liste récapitulative des factures A A - Période : on indique obligatoirement une période afin de sortir la liste des factures dont la date de facturation est dans la période. On cliquera sur le bouton «OK» pour lancer le traitement Ensuite on fera un click-gauche sur le bouton pour lancer l édition ou un click-droit pour un aperçu avant impression NeedleCompta Facturation 21/22
7 Annulation de factures Cette fonction permet d annuler des factures qui ont été validées, à savoir : - effacement de la date de validation des factures concernées Vous devez avoir supprimés au préalable toutes les écritures dans le journal de vente concernant les factures qui seront annulées A B A - Date de validation : on indique obligatoirement la date de validation des factures à annuler. B - Numéro(s) de facture(s) : ici on a 2 possibilités : - on renseigne le ou les n de factures à annuler (10 numéros possible) - on renseigne une tranche de n de.. à.. On cliquera sur le bouton «OK» pour lancer le traitement Un écran apparaît qui nous permettra de visualiser le ou les n de facture(s) qui seront annulés. Cliquer su «OK», pour démarrer l annulation des factures ANNULATION DE LA DATE DE VALIDATION NeedleCompta Facturation 22/22