CLOTURE Sommaire 1. Traitements préalables... 2 A. Vérifiez le paramétrage de la dimension temps et des exercices... 2 B. Mise en historique... 5 C. Lancement de l écran ecompta_majlettrage.dfm... 6 D. Vérification des comptes et journaux paramètres... 7 E. Editions et vérifications des traitements comptables... 8 2. Traitement de clôture :... 9 A. Clôture :... 9 B. Génération des a-nouveaux :... 11 C. Confirmation de la clôture :... 12 3. Vérifications post-clôture :... 13 A. Editions post-clôture :... 13 Les informations qui vous sont communiquées sont strictement confidentielles. Vous vous engagez à ne pas les publier, ni les utiliser directement ou indirectement à des fins personnelles ou à des fins autres que celles nécessaires à l'exercice de votre activité. Toutes les informations vous sont fournies à titre indicatif et ne sont pas exhaustives. Elles sont établies sur la base des éléments que vous nous avez communiqués et en l'état actuel des connaissances techniques et des tests réalisés par Sage France. Elles ne peuvent en aucun cas engager la responsabilité de Sage France. Vous devez obligatoirement vérifier que les informations transmises répondent aux spécificités matérielles et systèmes du client, nécessaires au bon fonctionnement de chacun des progiciels. Sage France SAS au capital de 500.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor 75017 Paris - RCS Paris B 313 966 129
CLOTURE Voici les différentes étapes à suivre afin d effectuer la clôture d un exercice comptable en GCF1000. 1. Traitements préalables A. Vérifiez le paramétrage de la dimension temps et des exercices - Dimensions temps : Vérifiez le paramétrage de la dimension temps indiquée dans les Paramètres comptables : Paramètres / Comptabilité générale / Paramètres comptables 2
Paramètres / Généraux / Dimensions temps Vérifier que la date de fin correspond à la date de fin d exercice de l exercice suivant. Si ce n est pas le cas, modifier la borne de fin de la dimension temps et créer le nouvel exercice. - Exercices : Paramètres / Comptabilité générale / Paramètres comptables bouton Détail 3
Pour ouvrir un nouvel exercice faire action Nouvel exercice 4
B. Mise en historique Réaliser une sauvegarde de la base avant de lancer le traitement car une fois historisée les écritures ne sont plus modifiables. Il faut lancer le traitement de mise en historique des écritures du brouillard afin de les rendre non modifiables. Générale / Traitements périodiques / Mise en historique Faire suivant puis effectuer les sélections les plus larges possibles c est-à-dire sur tout l exercice N et de façon à prendre en compte toutes les écritures de cette période. Ne rien mettre au niveau du champ Opérateur. Exécuter le traitement. 5
C. Lancement de l écran ecompta_majlettrage.dfm Exécuter le traitement de mise à jour lettrage avant de lancer la cloture Fichier/Ecran/Ouvrir Rechercher l écran ecompta_majlettrage.dfm Cocher l ensemble des options et cliquer sur Executer. 6
D. Vérification des comptes et journaux paramètres Paramètres / Comptabilité générale / Comptes paramètres Les comptes paramètres suivants doivent être renseignés pour le bon fonctionnement de la clôture. RESCC RESDC RESCAN RESDAN RESPRO TEMP ORG Paramètres / Comptabilité générale / Journaux paramètres Le journal paramètre CLO doit être renseigné. Si les comptes paramètres cités ci-dessus ne sont pas renseignés, alors le bouton clôture sera grisé. La clôture sera alors irréalisable 7
E. Editions et vérifications des traitements comptables -Editer tous les documents comptables utiles avant clôture tels que le Grand-livre général et auxiliaire, la Balance générale et auxiliaire, le justificatif de soldes, bilan et compte de résultat -Vérifier que les traitements suivants ont été effectués : réévaluation dettes et créances, déclaration de TVA, DAS2 8
2. Traitement de clôture : A. Clôture : Générale / Clôture / Traitement L exercice à clôturer ainsi que les informations concernant la clôture (journal de clôture et compte de résultat) sont renseignés automatiquement en fonction des paramètres vus précédemment. Cliquer sur Clôturer. 9
Le n et la date du ou des lots de clôture générés sont alors renseignés dans l écran de clôture. Vérifier les lots correspondants : pour chaque pièce générée, les comptes de type Gestion doivent être soldés par le compte de résultat défini dans les comptes paramètres. NB : il y a une pièce par établissement et par devise, avec des ruptures au delà de 500 lignes par pièce. La date correspond au dernier jour de l exercice à clôturer. 10
B. Génération des a-nouveaux : Générale / Clôture d exercice / Traitement Le bouton Générer est actif que si il y a eu une clôture préalable de lancer sans confirmation et si tous les paramètres sont renseignés. L exercice de report ainsi que les informations concernant la génération des a-nouveaux (journal de report et compte de résultat) sont renseignés automatiquement en fonction des paramètres vus précédemment. La zone Regroupement par est utilisée pour faire des ruptures en fonction d une zone ESM par exemple. Cela ne concerne que les comptes ayant un type de report solde détaillé. Cliquer sur Générer. 11
Le n et la date du ou des lots d à-nouveaux générés sont alors renseignés dans l écran de clôture. Vérifier les lots correspondants : pour chaque pièce générée, les comptes de type Bilan doivent être soldés par le compte de résultat défini dans les comptes paramètres. NB : il y a une pièce par établissement et par devise, avec des ruptures au delà de 500 lignes par pièce. La date correspond au premier jour du nouvel exercice. C. Confirmation de la clôture : Après avoir vérifié la bonne génération des lots de clôture et d a-nouveaux ainsi que les montants générés (le résultat de clôture et d a-nouveau doivent être identique entre les 2 lots et les soldes doivent correspondre à la balance avant clôture par exemple). Il faut éditer la balance d a nouveaux ainsi que la balance de clôture et pointer les deux ensemble afin que les de solde de la balance de clôture soit bien identique à ceux repris dans la balance de clôture. (se reporter au petit 3 ci-dessous) Ensuite il faut confirmer la clôture en cliquant sur le bouton Confirmer. Ce bouton n est actif que si on a lancé une clôture ainsi que la génération des a-nouveaux et si la confirmation n a pas encore été effectuée. Attention : ce traitement est irréversible et il n est pas possible de revenir en arrière. Le traitement de confirmation historise les lots de clôture et d a-nouveau qu il ne sera donc plus possible de modifier par la suite. De ce fait nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de la base avant confirmation de la clôture. 12
3. Vérifications post-clôture : A. Editions post-clôture : Lancer les éditions suivantes : Générale / Clôture / Balance de clôture Sélectionner l exercice clôturé. Les soldes des comptes doivent correspondre à ceux de la balance avant-clôture. Vérifier que les comptes de type Gestion sont bien soldés et que le résultat en attente d affectation est correct : il doit correspondre au solde des comptes de type Bilan. 13
Générale / Clôture / Balance d ouverture Sélectionner le nouvel exercice. Cette édition reprend les soldes des comptes de type bilan au premier jour du nouvel exercice ainsi que le compte de résultat alimenté par la clôture. L édition doit être soldée. 14
Générale / Clôture / Edition des A-Nouveaux Sélectionner le nouvel exercice. Cette édition donne les a-nouveaux détaillés par compte. Vérifiez le solde du compte de résultat. L édition doit être équilibrée. Il est possible aussi de ré-éditer les éditions effectuées avant clôture sur le nouvel exercice afin de vérifier les reports a-nouveaux. 15