PROCEDURE FINANCE Nom document Date d évolution Page Révision 13/01/2014 1 CLOTURE ANNUELLE 1 Généralités... 2 1.1 Fonctionnalités associées... 2 1.2 Aperçu général... 2 1.2.1 Schéma général de Fonctionnement... 3 1.2.2 Création des documents de clôture... 4 2 Phase 1 : Préparation... 5 2.1 Etape 1 : les documents non postés... 5 2.2 Etape 2 : les calendriers et périodes... 6 2.3 Etape 3 : les balances générales de pré-clôture... 7 3 Phase 2 : Exécution... 9 3.1 Organisation d accès... 9 3.2 Critères de sélection du processus de clôture... 9 4 Phase 3 : Contrôle et Clôture définitive... 10 4.1 Etape 5 : Contrôle du résultat de clôture et fermeture des périodes... 10 4.2 Etape 6 : Balance post clôture... 13 4.3 Etape 7 : Clôture définitive... 15
1 Généralités 1.1 Fonctionnalités associées PLAN DE COMPTES & COMPTES COMPTABLES Compte comptable nécessaire à la clôture : compte du bilan de résultat (soit cumulé, soit annuel) CATEGORIE, SEQUENCE & TYPE DE DOCUMENT Il faut créer une catégorie comptable (journal) «Clôture An», ainsi qu une séquence (OCA- ) et un type spécifique de document (OCA : Opération de clôture annuelle) pour les écritures de clôture annuelle. 1.2 Aperçu général On utilise le menu CLOTURE COMPTABLE qui crée une écriture de clôture de type GL journal dans une période complémentaire de clôture de type «Ajustement», datée du dernier jour de l année à clôturer. Cette écriture va solder chacun des comptes de classe 6 (charge) et 7 (produit) par un compte de bilan (classe 1) qui enregistrera le bénéfice ou la perte réalisée de l exercice comptable concerné. Les comptes sont définis dans l écran de sélection du processus. Une période de type «Ajustement» est créée afin de pouvoir éditer une balance comprenant ou non les écritures de clôture. Ceci permet : - de contrôler si les comptes de classe 6 et 7 ont bien été clôturés (période de clôture incluse) - d obtenir la valeur des comptes avant clôture. L opération financière de clôture est toujours comptabilisée sur cette période d ajustement. NB : L OD de clôture est comptabilisée sur cette période mais sa date comptable (31/12/AA) est également reprise dans la période normale. C est pour cela que la comptabilisation de l écriture imposera la réouverture temporaire de la période normale. Une fois la clôture annuelle effectuée, il faudra impérativement mettre les différentes périodes en statut «clôture définitive». Ceci signifie que ces périodes NE POURRONT PLUS être rouvertes!!! Elles deviendront inaccessibles aux utilisateurs.
1.2.1 Schéma général de Fonctionnement Les libellés entre «quote» indiquent l utilisation d un menu spécifique. La procédure est partagée en 8 étapes regroupées en 3 phases. L étape initiale «0» est effectuée uniquement lors de la 1 ère clôture dans le système. - Phase 1 - la préparation : étapes 1 à 3 ; - Phase 2 - l exécution et le contrôle intermédiaire : étape 4 et 5 ; - Phase 3 - le contrôle final et la clôture définitive : étapes 6 et 7, bien que cette dernière soit facultative (généralement exécutée bien longtemps après : lorsque le contrôle fiscal est terminé pour l année ou lorsque l année est archivée). 0 - Création OCA «Jal, Seq, Document» 1 - «Documents non postés» «Ressoumission du Posting» Liste des écritures non postées Correction des erreurs puis Recomptabilisation de l écriture non postée 2 - «Calendriers» Gestion des Périodes Clôture des 12 périodes pour les deux calendriers Création dans chaque calendrier de la 13 ème période (Ajustement) 3 - «Balance Générale» Pré Contrôle de clôture Edition de balance 4 - Exécution Processus «Clôture Comptable» Création des écritures 31/12/xx période 13 Jal OCA 5 - Contrôle de la clôture «Calendrier» & «OD» Vérification des valeurs créées Ouvrir la 12 ème période Traiter les écritures Fermer les périodes 12 et 13 6 - «Balance Générale» Post Contrôle de clôture Edition des balances Avec ou Sans Période Ajustement 7 - «Clôture définitive» Clôturer définitivement, toutes les périodes dans tous les calendriers
1.2.2 Création Type de document Catégorie Comptable Séquence de clôture
2 Phase 1 : Préparation 1 - «Documents non postés» «Ressoumission du Posting» Liste des écritures non postées Correction des erreurs puis Recomptabilisation de l écriture non postée 2 - «Calendriers» Gestion des Périodes Clôture des 12 périodes pour les deux calendriers Création dans chaque calendrier de la 13 ème période (Ajustement) 3 - «Balance Générale» Pré Contrôle de clôture Edition de balance 2.1 Etape 1 : les documents non postés 1 - «Documents non postés» «Ressoumission du Posting» Liste des écritures non postées Correction erreur puis Recomptabilisation de l écriture non postée Liste des écritures non postées. Utiliser le «Zoom» pour se rendre à l écriture concernée. Lorsque l on parvient sur l écriture, soit le système émet le message suite à l erreur qui a provoqué la non comptabilisation, soit il faut tenter de re-comptabiliser l écriture en appelant le détail comptable de l écriture. Si aucun message d erreur n apparaît et que la re-comptabilisation n est pas effective, il faut analyser les données de la pièce concernée.
Ensuite lancer la resoumission du posting, puis vérifier que les écritures corrigées disparaissent des documents non postés. 2.2 Etape 2 : les calendriers et périodes 2 - «Calendriers» Gestion des Périodes Clôture des 12 périodes pour les deux calendriers Création dans chaque calendrier de la 13 ème période (Ajustement) 2.2.1 CLOTURE DES 12 PERIODES Lorsqu il n existe plus de documents non postés, on peut procéder à la clôture des périodes (Clôture normale surtout pas définitive), pour chaque calendrier.
2.2.2 CREATION 13 ème PERIODE On crée ensuite la 13 ème période, obligatoirement de type Ajustement et on ouvre cette période pour tous les types de document. Ceci doit être réalisé dans chaque calendrier (pour autant que plusieurs calendriers soient utilisés). 2.3 Etape 3 : les balances générales de pré-clôture 3 - «Balance Générale» Pré Contrôle de clôture Edition de balance Afin de pouvoir contrôler, après processus, le résultat obtenu, il faut éditer la balance au niveau Société. NB : Le processus de clôture génère un batch par organisation, chaque batch contenant une OD et les lignes de clôture (une ligne par compte).
3 Phase 2 : Exécution 4 - Exécution Processus «Clôture Comptable» Création des écritures 31/12/xx période 13 Jal OCA 3.1 Organisation d accès ATTENTION!!! Pour lancer le processus de clôture il faut impérativement que l utilisateur soit connecté sur une Organisation différente de «*». Donc, par convention, il est demandé que l utilisateur soit connecté en «Siège». Cela n a rien à voir avec la possibilité ensuite de sélectionner la ou les organisations à clôturer ni avec l organisation sur laquelle les OD de clôture seront imputées. On pourra effectivement lancer le processus de clôture pour toutes les Organisations en une fois. 3.2 Sélections du process de clôture Dans les critères de sélection du processus, on pourrait choisir de clôturer une organisation spécifique ou l ensemble des organisations (organisation «*»). Champs Organisation Période Batch Compte Compte de/à Code Journal Description, commentaires «*» pour clôturer toutes les organisations Sélectionner la période d ajustement indépendamment du calendrier (Siège ou Organisation). Type document créé pour ce type de transaction : Batch OD Compte du bilan devant «collecter» le résultat de la clôture Plage de Comptes de résultat à clôturer. Type de document à utiliser: OCA (Opération de Clôture Annuelle)
4 Phase 3 : Contrôle et Clôture définitive 5 - Contrôle de la clôture «Calendrier» & «OD» Vérification des valeurs créées Ouvrir la 12 ème période Traiter les écritures Fermer les périodes 12 et 13 6 - «Balance Générale» Post Contrôle de clôture Edition de balance Avec/Sans Période Ajustement 7 - «Clôture définitive» (Facultatif) Clôturer définitivement, toutes les périodes dans tous les calendriers 4.1 Etape 5 : Contrôle du résultat de clôture et fermeture des périodes 5 - Contrôle de la clôture «Calendrier» & «OD» Vérification des valeurs créées Ouvrir la 12 ème période Traiter les écritures Fermer les périodes 12 et 13 Les contrôles post-processus, avant posting des écritures de clôtures : - vérifier qu il y a bien une écriture de clôture par organisation. - reprendre les balances éditées précédemment (voir point 2.3) et contrôler la valeur nette de la balance avec la valeur renseignée dans le compte de PP et agir de même avec un ou deux comptes. Ceci permet d effectuer un contrôle avant de poster les écritures de clôture. - le total de chacune des écritures utilisant le compte PP, pour toutes les organisations, doit être égal au total de la balance extraite avant clôture. Si l ensemble de ces contrôles sont positifs, il faut : - ouvrir la période 12 dans chacun des DEUX calendriers ;
- Compléter les batchs et valider les écritures de toutes les organisations. - les OD seront ensuite comptabilisées automatiquement par le processus de posting. On peut néanmoins poster manuellement chaque OD individuellement.
- ensuite il faut clôturer les périodes 12 et 13 dans chacun des DEUX calendriers.
4.2 Etape 6 : Balance post clôture 6 - «Balance Générale» Post Contrôle de clôture Edition de balance Avec/Sans Période Ajustement Edition des Balances Générales, comprenant et ne comprenant pas la période de clôture, afin de valider définitivement la clôture de l année. Exemple des balances après la clôture pour l organisation Vaucluse - Ecriture de clôture, postée
- Edition de la balance comprenant la période de clôture - Edition de la balance ne comprenant pas la période de clôture
4.3 Etape 7 : Clôture définitive Généralement pratiquée lorsque l exercice fiscal a été contrôlé. 7 - «Clôture définitive» Clôturer définitivement, toutes les périodes dans tous les calendriers Cette clôture est définitive => irréversible pour l utilisateur. Aucun utilisateur ne pourra plus enregistrer aucune transaction que ce soit. Ce changement de statut doit être effectué pour chacune des 13 périodes des deux calendriers. ---------- FIN DE PROCEDURE ----------