Université de La Rochelle Documentation Application Annuaire Gestion de la base de données Grhum
Sommaire Introduction Page 3 I Gestion des Groupes 1 ) Présentation de l écran Page 6 a Navigateur b Informations sur les groupes Page 8 2 ) Créer un Groupe Page 10 3 ) Modifier un Groupe Page 10 4 ) Supprimer un Groupe Page 10 5 ) Options a Groupes publics / privés Page 10 b Droits d accès aux groupes Page 11 c Déplacer un groupe Page 10 II Gestion des Individus Page 13 1 ) Présentation de l écran a Navigateur b Partie basse Page 13 2 ) Ajouter un individu Page 15 3 ) Modifier/sauver les coordonnées d un individu Page 15 4 ) Options a Affectation / Désaffectation à un groupe Page 15 b Affectation multiple Page 15 c Envoi d un mail à un ou plusieurs individus Page 15 III Autres outils Page 18 1 ) Rechercher Page 18 2 ) Préférences Page 19 3 ) Inspecteur Page 20 4 ) Exportation Page 21 5 ) Etiquettes Page 23 6 ) Trombinoscope d un groupe Page 24 7 ) Exporter un carnet d adresses netscape ou outlook Page 25
Aspect général L'application se présente sous cette forme : Cette partie gère les groupes et leur contenus Cette partie affiche les propriétés des groupes ou des personnes sélectionnées Page 3
Gestion des Groupes
I ) Présentation des écrans a Navigateur 1 : "Tout" "Services" "A partir de..." "Tout" : affiche toute les arborescences (services et groupes privé) "Service :" affiche uniquement les services "A partir de..." : on ne voit que l'arborescence à partir du groupe sélectionné (par exemple ici, l'ulr). 2 : L'arborescence des groupes 3 : Membres du groupe On trouve ici une présentation de l'arborescence des groupes utilisés à l'ulr. Un simple clic permet de descendre d'un niveau, l'ascenseur horizontal en bas permet de remonter dans l'arborescence. Lorsqu'un groupe possède une petite flèche à droite, c'est qu'il existe d'autres groupes en-dessous (ex ici : le groupe CRI). On trouve ici la liste des individus appartenant au groupe sélectionné. "+n" Ajoute une autre personne déjà connue, au groupe sélectionné "+1" Ajoute une personne inconnue au groupe sélectionné La case blanche permet d effectuer une sélection sur le nom d un individu, en tapant les lettres qui composent son nom Page 5
b- Propriété d'un groupe 1 : Renseignements divers Le Libellé du groupe, L'identifiant du Groupe Services : ce groupe apparaîtra comme un service dans l'annuaire Organigramme : Le groupe apparaîtra dans l'organigramme Annuaire : Le groupe apparaîtra dans l annuaire de l établissement Ldiff : Le groupe et ses membres, seront diffusé dans l'annuaire email pour netscape et outlook Compte : Ce groupe est un groupe de compte informatique Forum: ce groupe est un forum, ses membres sont les abonnées a ce forum Unix : ce groupe est un groupe Unix Buget : Groupe Privé : ce groupe ne sera visible que par son propriétaire et par les personnes autorisées. 2 : Responsable nom, prénom et qualité du responsable du groupe. La photo du responsable est également visible si elle existe. Le bouton + ajoute une personne et -, la supprime Page 6
3 : Administration Liste des personnes autorisée à modifier le contenu d'un groupe (ex : secrétaires) + et -. Ajoute ou enlève des personnes 4 : Téléphones, mobiles, fax On trouve ici les coordonnées téléphoniques du groupe (si besoin): Téléphone (TEL), mobile (MOB) et fax (FAX) Différencie les numéros professionnelles (PRF) ou privés (PRV). Ces numéros de téléphones seront affiché dans l'annuaire WEB comme étant les coordonnée téléphonique du groupe (note : les numéros de téléphone privés sont uniquement visibles pour les personnes autorisées) 5 : Coordonnées postales & électroniques Adresse postale complète du groupe, Contact mail du groupe, Site web du groupe (note : Cp Etr = Code postal étranger ) Page 7
6 : e-mail général du groupe mail en @univ-lr.fr qui permet d'envoyer un mail à toute personnes membre du groupe permet en plus de rajouter de faire suivre a d'autre groupe, qui ferons suivre a d'autres. etc le meilleur exemple est le groupe de mail : ulr@univ-lr.fr qui renvois, de fil en aiguille, à tout le monde et à tout les sous-groupes 7 : les icones "outils" ces 4 icones sont permettent d'accederà certain outils les missions du groupe ecrire un mail au groupe acceder aux forum associé (voir plus loin) Page 8
II ) Ajouter/Supprimer un groupe 1 ) Créer un Groupe Positionnez vous a l'endroit ou vous voulez créer un nouveau groupe Cliquez sur "ajouter" il faut entrer un code et un libellé de ce groupe Le nouveau groupe est vide, il n'y a personne et aucun des renseignement demandé n'est remplis, a vous de les rajouter 2 ) Sauver les modifications : bouton Sauver Une fois renseigné, vous devez pour toute modification des commentaires du groupe, enregistrer les modifications 3 ) Supprimer un Groupe : bouton Supprimer Le groupe sélectionné sera supprimé de la base. (A utiliser avec précaution) Page 9
III) Déplacer un groupe Apres avoir sélectionné le groupe à déplacer. Aller dans le menu "groupe", "déplacer le groupe" et sélectionner l'emplacement de départ du nouveau groupe IV) Gérer les droits d'accès Menu Edition Gestion des agents Par l intermédiaire de ce panel, Un administrateur, peut décider ce que va voir la personne sélectionnée? Super user? Info personnelles (pour voir les adresses)? Ajout (pour ajouter une personne non existante)? Photo (voir les photos)? Comptes (visualisations)? Comptes (modifications)? Comptes (IUT) Page 10
Gestion des Eléments Page 11
A Gestion des Individus I Présentation de l écran 1 : Civilité, identité, qualité les civilitée et affectation sont modifiables 2 : Coordonnées Mail (redirection?) de la personne Site web perso Adresse postale complète. Seules les personnes autorisées à voir les informations personnelles ont accès à cette partie. Il peut y avoir plusieurs adresses par personne Page 12
3 : Téléphones, mobiles, fax Numéros de téléphone (TEL), mobile (MOB) et fax (FAX) Différencie les numéros professionnelles (PRF) ou privés (PRV) avec droits d accès sur les téléphones privés. Vous devez mettre ces numéros à jour si vous découvrez une erreur. 4 : Bureau(x) Liste des bureaux affectés à cette adresse. Vous devez mettre ces bureaux à jour si vous découvrez une erreur. 5 : Compte(s) réseau Liste des comptes électroniques pour cette adresse. Données uniquement traitées par le CRI. ou pour un doctorat par ex (qui dispose d'un compte étudiant et d'un compte sur le réseau administration) 6 : Utilitaires & divers Publier O/N si non, la photo n'apparaîtra pas dans l'annuaire web. Affichage de la grande photo avec possibilité de la sauvegarder. Inspecteur Informations complémentaires sur l individu (voir page xx). Envoi d un mail à l individu Page 13
7 : Boutons Enregistrer la fiche sauver les modifications d un individu : bouton "enregistrer la fiche" vous pouvez modifier toutes les coordonnées de l adresse choisie., puis les sauver A chaque changement de bureau, de groupe ou d adresses, pensez à sauver!!. 8 : Groupes affecté a Affectation / Désaffectation à un groupe Affectation (bouton + ) : Cette option vous permettra d affecter l adresse choisie à un nouveau groupe. La liste des groupes vous sera proposée dans un navigateur. Désaffectation (bouton - ) : Après avoir sélectionné sur le groupe désiré, cliquez sur le bouton et l adresse sera désassociée du groupe choisi. Page 14
b Affectation multiple Vous pouvez sélectionner plusieurs adresses, dans ce cas de nouveaux boutons apparaîtront, vous proposant de faire une affectation multiple (associer toutes les personnnes choisies à un même groupe), ou bien de désaffecter ces personnes d'un groupe précis, ou alors de leurs envoyer un mail II Ajouter un individu à un groupe Plusieurs raisons peuvent amener a rajouter quelqu'un a un groupe, La plupart du temps c'est surtout pour mettre a jour sur le web, l'annuaire du groupe ou l'organigramme du groupe. On peut aussi par ce biais la, permettre que quelqu'un reçoive les mails du groupe Cela peut être aussi pour créer plus facilement des étiquettes, ou d'abonner quelqu'un a un forum. Ou tout simplement l'ajouter a un groupe de contact. Page 15
1 ) ajouter un individu déjà existant 2 ) ajouter un individu non existant (réservé au utilisateurs autorisé) menu "ajouter " rentrez ici des lettres composant le nom ou le prénom pour faciliter la recherche entrez un nom et un prénom vérifiez si cette personne existe déjà! si c'est le cas, sélectionnez la, sinon cliquez sur "nouvel individu" Page 16
a) ajout d'une personne physique civilité correspond au tel/fax/mobile professionnels choisissez au moins 1 groupe ou cette personne sera présente entrez son bureau si il existe (si c'est une personne externe, ce n'es pas nécessaire) (réservé au cri) compte interne? externe? rentrez le maximum d'information possible sur l'adresse de la personne b) ajout d'une personne morale nom de la structure (entreprise société, établissement etc..) B : gestion des structures Annuaire prend aussi en compte "les structures" ou personnes morales I Présentation des écrans Entreprises : Etablissements : Page 17
Autres : C :gestion des fournisseurs I Présentation des écrans a) fournisseur individu ou étudiant Personne ayant insérée ce fournisseur pour la première fois Dernière personne ayant modifiée des informations de ce fournisseur (attention! un fournisseur via le web peut lui même modifier ses coordonnées! mais pour autant ce ne sera pas lui qui sera marqué comme étant le dernier l'ayant modifié) On peut modifier l'adresse la téléphonie Changer le RIB Page 18
b) fournisseur structure pour une structure.. au lieu du n INSEE, c'est le N SIRET qui est utilisé Page 19
Autres Outils Page 20
I Rechercher a Rechercher un individu Permet de chercher les coordonnées d un individu par rapport au nom ou prénom (ou numéro pour le CRI) Lorsque l'on clique sur "Résultat", la liste des adresses correspondant à la recherche apparaît. Nous avons alors une liste d individus avec les groupes auxquels ils appartiennent. Il suffit ensuite de double-cliquer sur un des groupes ou alors de cliquer sur Valider pour se positionner sur l individu dans l application. b Rechercher un groupe La recherche d un groupe se fait soit sur son code, son libellé ou son groupe de mail (alias). En cliquant sur Résultat, la liste des groupes trouvés apparaît. Il suffit ensuite de double-cliquer sur le groupe ou de cliquer sur valider pour se positionner sur le Page 21
groupe dans l application. c Rechercher une structure La recherche d une structure se fait soit sur son code,ou sur son libellé En cliquant sur Résultat, la liste des structures trouvés apparaît. D - Rechercher un fournisseur La recherche d un fournisseur se fait soit sur son nom, code,créateur, dernier ayant modifié, ou sur son état En cliquant sur Résultat, la liste des fournisseurs trouvés apparaît. Page 22
II Préférences 1 : Couleur des groupes privés Dans le browser (l'arborescence des groupes), on peut afficher les groupes privés avec une couleur différente des autres groupes. C'est ici que l'on peut choisir cette couleur. 2 : Groupe de départ C'est le groupe qui sert dans la partie haute, "A partir de ". Le but est de servir de raccourci, chaque utilisateur positionnant en général ici le groupe qui correspond à son service, ou bien le groupe qu'il utilise le plus souvent. A chaque lancement de l application, le groupe sera positionné automatiquement sur celui choisi. 3 : Afficher la photo Si coché, les photos des individus s afficheront. Page 23
III Inspecteur 1 : Etudiant Si l'adresse est utilisée pour un étudiant, on voit ici les principales informations extraites de la base de la scolarité. 2 : Fournisseur Si l'adresse est utilisée pour un fournisseur (comme c'est le cas ici), on voit les principales informations extraites de la base des fournisseurs. 3 : Employé Si l'adresse est utilisée pour un employé (comme c'est le cas ici), on voit les principales informations extraites de la base des employés. L'inspecteur n'est utilisé que pour une adresse. Il permet de vérifier si cette adresse est utilisée par un étudiant, un fournisseur et/ou un employé. Dans le cas où l'adresse est effectivement utilisée par un et un seul étudiant, fournisseur ou employé (comme c'est le cas en No2 et No3 ici), on obtient les informations principales stockées respectivement dans la base des étudiants, fournisseurs ou employés. Page 24
IV Etiquettes Tout d'abord, vous devez sélectionner des personnes dans un groupe avant d'aller dans le menu "étiquette" Cette option vous permettra d imprimer des étiquettes de 2x8 cm ou 3x8 cm. En cliquant sur les boutons de format d'étiquette, vous pourrez choisir les informations affichées sur les étiquettes par l intermédiaire du panneau suivant. Vous ne pouvez pas choisir plus de 5 données à imprimer. Après avoir appuyé sur le bouton valider, patientez quelques instants et Acrobat reader (ou acrobat tout court) s'ouvrira Il ne vous reste plus qu à les imprimer avec 'option "imprimer" du logiciel de visualisation du PDF, et le résultat ressemblera à l image ci-dessous : Page 25
V Forums Liste des forums Messages Ajouter/Supprimer un forum Contenu des messages Ajouter une personne dans les inscrits du forum Liste des inscrits Page 26
Entrez les lettres contenu dans l'adresse e-mail de la personne Les forums sont couplé avec une liste de diffusion Entrez ici l'adresse email de cette liste Le code de cette liste (identifiant unique) Ici, le groupe associé au forum Ici, le groupe père du forum (dans l'arborescence web) VI Trombinoscope du groupe. Menu Groupe Trombino du groupe Cette option vous permet d afficher à l écran le trombinoscope du groupe choisi avec bien entendu la possibilité de l imprimer. et de le mettre en PDF (via l'impression) Page 27
--------------------------- a partir d'ici, la doc n'est plus a jour ----------------------------------------------- 7 Exporter un carnet d adresses Menu Exports Carnet d adresses Cette option vous permet d exporter un fichier contenant les données concernant le groupe sélectionné. Ensuite, il vous suffira de réimporter ce fichier dans votre carnet d adresse netscape ou outlook et ce dernier sera complèté par toutes les adresses électroniques des membres du groupe choisi. a Présentation de l écran Ce panneau "Exporter" ( Menu Outils Export formaté ) permet d'exporter dans un fichier les infos voulues de toutes les adresses d'un groupe (le groupe sélectionné). Le format d'exportation est relativement libre, de sorte que l'on puisse générer des fichiers d'export réimportables sous différents logiciels (comme Excel, Word, ). 1 : Champs disponibles La liste des informations disponibles à l'exportation. Choisir une ou plusieurs lignes d'un coup (éventuellement avec la touche SHIFT enfoncée pour en sélectionner plusieurs non contiguës) pour pouvoir les passer à droite dans la liste des champs à exporter. 2 : Champs à exporter Liste des informations à exporter.. La colonne "Tri" permet de trier par ordre croissant alphabétique l'export. Double-cliquez sur la ligne correspondante, dans la colonne "Tri" pour positionner un tri sur Page 28
un champ. On peut positionner plusieurs champs pour le tri. 3 : Boutons "Ajouter" / "Enlever" Le bouton du haut permet d'ajouter le ou les champs choisis de la partie gauche dans la partie droite (ajouter des infos. à exporter). Le bouton du bas permet d'enlever le ou les champs choisis de la partie droite vers la partie gauche (enlever des infos. à exporter). 4 : Boutons "Monter" / "Descendre" Permet de monter/descendre la ligne sélectionnée (pour réorganiser l'ordre des infos). 5 : Séparateur de champs Permet de positionner le caractère qui va séparer chaque champ dans le fichier texte (par exemple pour un publipostage). Cela permettra par exemple d ouvrir le fichier sous Excel. (voir paragraphe b). 6 : Séparateur d'enregistrements Permet de positionner le caractère qui va séparer chaque enregistrement dans le fichier texte (par exemple, exporter tous les emails séparés par une virgules, et on obtient une liste toute prête pour mettre dans la case Destinataire du logiciel de Mail). Ex : pdm@univ-lr.fr,stm@univ-lr.fr,frivalla@mail.univ-lr.fr,etienne@mail.univ-lr.fr,jdondin@mail.univ-lr.fr 7 : Inclure le noms de champs Permet de choisir si on veut inclure les noms des champs ou non sur la première ligne du fichier texte. Dépend du logiciel sous lequel on va réimporter le fichier. b Comment exporter et récupérer les résultats sous Excel. Supposons que vous ayez choisi d exporter les champs nom, prénom et tel_pro, et login avec comme séparateur de champ et saut de ligne comme séparateur d enregistrement. Après avoir appuyé sur le bouton Exporter, un panneau s ouvrira vous demandant un répertoire pour enregistrer votre fichier d export. Une fois ce fichier enregistré, lancez Excel, et faites Fichier ouvrir et ouvrez le fichier précédemment enregistré. Excel vous propose alors un premier tableau : Page 29
Vous devez cocher la case Délimité, un autre panneau s ouvre alors : Dans cet écran vous devez taper dans Autre, le délimiteur de champ que vous avez saisi dans l application adresse. Dans notre exemple, il s agit du. Il ne vous reste plus qu à appuyer sur Fin et le fichier Excel sera prêt à être utilisé. Page 30