DOSSIER DE CONSULTATION PRESTATIONS DE SERVICE (Assistance et Conseil dans la gestion des opérations de vente et de logistique des produits dérivés Roland-Garros sur site pendant les Internationaux de France de Tennis) INTERNATIONAUX DE TENNIS DE ROLAND-GARROS 2013 2014 2015 Exemplaire n du Dossier de Consultation 1
Table des matières REGLEMENT DE CONSULTATION... 3 1. INTRODUCTION GENERALE OBJET DE LA CONSULTATION... 3 2. DESCRIPTIF DES PRESTATIONS DE SERVICE... 5 3. CRITERES DE SELECTION... 6 4. ORGANISATION ET REGLES PRESIDANT LA CONSULTATION... 7 5. CONTENU DES OFFRES... 9 6. MODALITES DE REMISE DES OFFRES... 10 7. ECHEANCIER DE LA PROCEDURE DE CONSULTATION... 11 8. CONFIDENTIALITE... 11 9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES - QUESTIONS... 12 CAHIER DES CHARGES... 13 1. CLAUSES TECHNIQUES... 13 1.1. ORGANISATION GENERALE... 13 Avant l événement... 14 Pendant l événement... 15 Après l événement... 16 1.2. MISSIONS ET PROFILS SPECIFIQUES DU PERSONNEL... 17 1.2.1. LOGISTICIEN... 17 1.2.2. VENDEUR(SE)... 18 1.2.3. CHEF D EQUIPE STANDS... 19 1.2.4. MANAGER LOGISTIQUE... 20 1.2.5. MANAGER ANIMATION... 21 1.2.6. MANAGER FINANCE... 22 2. PROPOSITION FINANCIERE... 23 RESPONSABILITE DES CANDIDATS... 24 1. Clauses administratives... 24 2. Responsabilités... 24 3. Charte de développement durable... 25 ANNEXES... 27 ANNEXE 1 : Plan du Dispositif commercial (points de vente et stock)... 27 ANNEXE 2 : Description détaillée du Dispositif commercial (points de vente et stock)... 28 ANNEXE 3 : Planning et amplitudes horaires... 29 ANNEXE COMMUNE... 32 2
REGLEMENT DE CONSULTATION 1. INTRODUCTION GENERALE OBJET DE LA CONSULTATION 1.1. L objet statutaire de la Fédération Française de Tennis (la " FFT") est, entre autres, d assurer la promotion et le développement du sport de tennis en France. Á cette fin, la FFT s est vue confiée, par délégation, l exécution de missions de service public. Á cet égard, la FFT est l organisateur officiel des Championnats Internationaux de Tennis de Roland-Garros (" Roland-Garros"), l un des quatre Tournois du Grand Chelem se tenant annuellement, sur une période de vingt jours (qualifications comprises) au cours des mois de mai/juin, dans l enceinte du Stade Roland-Garros (le " Stade") à Paris. La FFT détient à ce titre, conformément aux dispositions de l'article 18-1 de la Loi n 84-610 du 16 juillet 1984 modifiée et relative à l'organisation des activités physiques et sportives, dispositions aujourd hui codifiées à l Article L 333-1 du Code du sport, l'intégralité des droits d'exploitation qui s'y rapportent. La FFT est propriétaire, pour les avoir déposées et enregistrées dans différents pays et classes de produits et services, des marques «Roland-Garros» (les «Marques Roland-Garros») et gère, par conséquent, le programme de licence d exploitation des Marques Roland-Garros, lesquelles jouissent d une particulière notoriété dans le monde entier et bénéficient d un prestige incontestable. A l'occasion de ROLAND GARROS, la FFT met en place à destination du grand public des opérations de vente des produits commercialisés sous les Marques Roland-Garros (les «Produits Roland-Garros»). Les produits Roland-Garros sont également proposés au public hors périodes de Roland-Garros, dans le cadre d une vente privée organisée annuellement par la FFT. Pour faire face aux contraintes engendrées par le surcroît d activité et les opérations ci-avant décrits (collectivement, les «Opérations») exceptionnellement la FFT fait appel à du Personnel extérieur à ses services (ci-après le «Personnel») qui se compose principalement dans les métiers de la vente et de la logistique. 1.2. L objet de la présente consultation (la " Consultation") est d établir une sélection, parmi les sociétés participantes (individuellement ou collectivement, le(les) " Candidat( s)"), à l effet de désigner la société appelée à fournir les prestations d assistance et de conseil relatives à la vente et à la logistique des produits Roland-Garros, à l occasion des éditions 2013, 2014 et 2015 de Roland-Garros. Aussi, la FFT invite-elle les Candidats à lui soumettre des offres en conformité avec les conditions et obligations stipulées dans le présent Règlement de Consultation (le " Règlement"). Les prestations objet de la Consultation sont définies à la Section 2 du présent Règlement ainsi que dans le cahier des charges figurant ci-après (le " Cahier des Charges"). 3
1.3. La présente Consultation est organisée sous l égide de la Commission des Choix des Prestataires et Fournisseurs (la " CCPF") instituée par l Article 44 bis des Règlements Administratifs de la FFT. La CCPF est composée de quatre membres titulaires et quatre membres suppléants : - 2 membres titulaires et 2 membres suppléants désignés par le Comité de Direction de la FFT (le "Comité de Direction") parmi ses membres, - le Secrétaire général de la FFT, membre titulaire, ou son suppléant désigné par lui parmi les Secrétaires généraux adjoints, - le Trésorier général de la FFT, membre titulaire, ou son suppléant le Trésorier général adjoint. Le Président de la CCPF et son suppléant sont choisis par les membres de la CCPF parmi les membres désignés par le Comité de Direction. Le Président de la CCPF a voix prépondérante. Assistent aux travaux de la CCPF avec voix consultative, deux (2) salariés de la FFT, le Directeur général de la FFT et un Directeur choisi en raison de ses compétences au regard de l objet de la Consultation. 1.4. Conformément à l Article 6.2. du Règlement Financier de la FFT, la présente Consultation est diligentée dans le cadre d une procédure interne dénommée "Procédure de choix des prestataires et fournisseurs". Aux termes du 3 de cette procédure, la CCPF examine les offres des Candidats et les préconisations qui lui sont faites. Elle rend un avis motivé au Comité de Direction quant au choix du(des) Candidat(s). Composé de 45 membres, le Comité de Direction décide du choix définitif du(des) Candidat(s). La présente Consultation est régie par les seules règles définies au présent Règlement. La FFT se réserve le droit d apporter des compléments et/ou modifications au présent Règlement, dans des conditions garantissant l égalité des Candidats et leur permettant de disposer d un délai suffisant, avant la date limite fixée pour la remise des offres, pour prendre connaissance de ces compléments et/ou modifications et d adapter, le cas échéant, leurs offres en conséquence. 4
2. DESCRIPTIF DES PRESTATIONS DE SERVICE Le Candidat retenu s engage, à l occasion et pour la durée des éditions 2013, 2014 et 2015 de Roland-Garros, à mettre en place ainsi qu à assurer une mission d assistance et de conseil dans la gestion des opérations de vente et de logistique des Produits Roland-Garros sur le Stade pendant Roland-Garros. Ces prestations sont plus amplement définies dans les clauses techniques (ci-après, les «Clauses Techniques»), figurant à l article 1 du Cahier des Charges. 5
3. CRITERES DE SELECTION Le Candidat choisi sera celui ayant remis l'offre que la FFT estimera comme étant la plus avantageuse en fonction des critères suivants, l ordre d énonciation de ceux-ci ne préjugeant en aucune manière de leur importance : La qualité des références du Candidat, La connaissance et l expérience du Candidat sur l objet de la présente Consultation, La pertinence des propositions faites par le Candidat pour répondre à la présente consultation, La capacité du Candidat à répondre aux enjeux de la consultation (taille de l entreprise, surface financière, etc.), Le coût de la prestation valorisé en euros hors taxes. La FFT demeure par ailleurs libre d apprécier les offres des Candidats au regard de tous autres critères qu elle estimera pertinents. 6
4. ORGANISATION ET REGLES PRESIDANT LA CONSULTATION La présente Consultation fait l objet d une publication sur le site Internet de la FFT (www.fft.fr) dans la rubrique "Appels d offres", Le dossier de Consultation est transmis par la FFT à tout Candidat qui en fait la demande par courrier électronique (appeldoffre@fft.fr) ou par courrier postal (Fédération Française de Tennis 2 avenue Gordon Bennett 75016 Paris), Chaque exemplaire du dossier de Consultation remis aux Candidats est numéroté, Les Candidats remettent leurs offres dans les conditions prévues à la Section 6, Chaque Candidat supporte intégralement ses propres frais, Les Candidats devront se conformer à toutes les règles, obligations et conditions contenues dans le présent Règlement, L offre devra être paraphée par un/des représentant(s) dûment habilité(s) de chaque Candidat. À cet effet, chaque Candidat s oblige à garantir la FFT que ledit(lesdits) représentant(s) a(ont) tous pouvoirs à l effet d engager le Candidat, Toute offre soumise par un Candidat dans le cadre de la présente Consultation est réputée irrévocable et emporte engagement si, au plus tard le 7 novembre 2012, elle est retenue par la FFT, Chaque offre doit répondre précisément au Cahier des Charges correspondant, dans les formes y indiquées, Chaque Candidat garantit la FFT que les informations contenues dans sa réponse à la Consultation ne seront ni erronées, ni trompeuses, et que pour le cas où tout changement notable apparaitrait dans la situation du Candidat après le dépôt de son offre, celui-ci en informera immédiatement la FFT par écrit, Aucune offre transmise par un groupement de sociétés ne sera recevable, La FFT se réserve le droit d'organiser des auditions avec les Candidats dans des conditions qui seront, le cas échéant, précisées ultérieurement. Les Candidats seront, le cas échéant, auditionnés dans des conditions assurant une stricte égalité entre eux, La FFT pourra en toute occasion exiger d un Candidat que celui-ci lui fournisse, à ses frais exclusifs, toute information et/ou documentation complémentaire en relation avec la réponse du Candidat à la présente Consultation, lequel accepte, La CCPF mènera la procédure de Consultation, évaluera et classera les offres recevables aux fins de déterminer le Candidat Attributaire, La participation à la présente Consultation emporte acceptation par chaque Candidat de la clause de confidentialité figurant à la Section 8 ci-après, Chaque Candidat accepte, s il est retenu, de signer un contrat de prestations de services avec la FFT dont un projet lui sera communiqué au terme du processus de la Consultation, 7
Aucun Candidat ne pourra prétendre à une indemnité, quelle qu elle soit, pour le cas où il ne serait pas retenu ou pour le cas où la Consultation serait annulée ou modifiée, en tout ou partie, La présente Consultation ne constitue ni un contrat, ni une offre susceptible de valoir acceptation, et ce par quiconque, Tout litige résultant de, ou en relation avec la présente Consultation, sera résolu en ultime ressort selon les règles de la procédure ordinaire de la Chambre Arbitrale du Sport du Comité National Olympique et Sportif Français. 8
5. CONTENU DES OFFRES En réponse à la présente Consultation, chaque Candidat devra fournir les pièces suivantes qui devront être insérées dans la première enveloppe intérieure de sa réponse : une déclaration au terme de laquelle il reconnaît expressément avoir pris connaissance du présent Règlement et en accepter les termes et conditions, un extrait Kbis (ou l équivalent pour les sociétés domiciliées hors de France), les bilans des trois (3) dernières années, ses références bancaires (RIB ou équivalent pour les sociétés domiciliées hors de France), le détail des ressources mises à disposition (CV de l équipe en charge du projet, logistique, etc.), une définition de l activité de la société et de ses différents territoires d intervention, ses références clients (non obligatoire). AUCUNE DE CES PIÈCES NE DOIT ÊTRE DATÉE DE PLUS DE TROIS MOIS. L'ensemble des pièces et éléments visés ci-avant est communiqué en un exemplaire, sous forme de copie, à la FFT, qui se réserve la faculté de solliciter la production de l'original en cas de doute. L'ensemble des pièces et éléments visés ci-avant sera également communiqué sous format PDF, sur support CD ou DVD. Par ailleurs, chaque Candidat devra fournir les éléments ci-après mentionnés, lesquels devront être insérés dans la deuxième enveloppe intérieure de sa réponse : une présentation détaillée de l offre du Candidat ainsi que les avantages des solutions proposées, le budget détaillé (coût de la prestation) année par année, avec (non obligatoire) le détail des prestations complémentaires proposées si besoin. 9
6. MODALITES DE REMISE DES OFFRES Les offres devront être adressées soit (i) par courrier RAR au plus tard le vendredi 12 octobre 2012 à minuit, le cachet de la poste faisant foi, soit (ii) par courrier remis en mains propres contre récépissé à l accueil du siège de la FFT (à l attention de Edouard BARDON) au plus tard le vendredi 12 octobre 2012 à dix-huit heures. Le Candidat qui souhaiterait adresser sa candidature par courrier RAR, est invité à adresser un courriel à Monsieur Edouard Bardon à l adresse : ebardon@fft.fr, le jour où il adresse son dossier de candidature afin que la FFT en soit informée, et ce compte tenu des aléas postaux. Les offres devront être remises sous triple enveloppe cachetée, comme suit : 1) Une enveloppe extérieure portant la mention : " NE PAS OUVRIR CONSULTATION et adressée à : FÉDÉRATION FRANÇAISE DE TENNIS Commission de choix des Prestataires et des Fournisseurs À l attention de Monsieur Edouard BARDON Consultation Prestation de services Logistique et Vente événementielles des produits dérivés Roland-Garros STADE ROLAND-GARROS 2, AVENUE GORDON BENNETT 75016 PARIS 2) Une enveloppe intérieure comportant les différentes pièces visées à la Section 5 et portant la mention : " PIÈCES JUSTIFICATIVES " 3) Une enveloppe intérieure comportant l offre du Candidat et le budget détaillé. Cette offre devra répondre à l ensemble des dispositions du présent Règlement et du Cahier des Charges correspondant. 10
7. ECHEANCIER DE LA PROCEDURE DE CONSULTATION L échéancier de la procédure de consultation est le suivant : Le 24 septembre 2012 Publication de la Consultation sur le site Internet : www.fft.fr A partir du 24 septembre 2012 Envoi du dossier de Consultation aux Candidats en faisant la demande. Jusqu au vendredi 12 octobre 2012 à minuit Envoi des offres par courrier RAR. Jusqu au vendredi 12 octobre 2012 18h Remise des offres en mains propres. Du 13 octobre au 6 novembre 2012 Analyse des offres / Audition éventuelle des Candidats Au plus tard le mercredi 7 novembre 2012 Annonce du résultat de la Consultation : 1) soit l offre est attribuée à un Candidat La FFT notifie par courrier électronique et/ou courrier RAR au Candidat retenu, l acceptation définitive de son offre, La FFT notifie par courrier électronique et/ou RAR aux Candidats non retenus le rejet définitif de leurs offres le même jour. 2) soit l offre n est pas attribuée La Consultation est déclarée infructueuse; la FFT notifie par courrier électronique ou courrier RAR sa décision à l ensemble des Candidats ayant communiqué une offre, ainsi que la suite de la procédure (ajournement, réunions de gré à gré, nouvelle consultation, etc.). L échéancier objet de la présente Section 7 est prévisionnel. Par conséquent, la FFT se réserve le droit de le modifier sans toutefois rompre l égalité entre les Candidats. La FFT pourra notamment, et sous réserve de justification, décider du report de l annonce des résultats de la Consultation. 8. CONFIDENTIALITE Chaque Candidat s'engage à tenir comme strictement confidentiels et, par conséquent, à ne pas divulguer à des tiers, directement et/ou indirectement, sous quelque forme que ce soit, (i) le contenu de la présente Consultation, (ii) toute information portée à sa connaissance ainsi que (iii) l ensemble des informations et documents communiqués dans le cadre de la présente Consultation. Chaque Candidat sera seul responsable à l égard de la FFT du respect des dispositions qui précèdent par ses associés, dirigeants, salariés et/ou représentants. 11
En conséquence, toute violation des dispositions précitées par l un quelconque des dirigeants, salariés et/ou représentants du Candidat, engagera la responsabilité Personnelle de celui-ci à l égard de la FFT. La FFT se réserve en outre la possibilité d écarter, à tout moment, toute offre remise par un Candidat qui manquerait au strict respect de la présente obligation de confidentialité. La FFT s engage à tenir comme strictement confidentiel le contenu des offres faites par les Candidats. Seules les personnes siégeant à la CCPF, en tant que membre, et les Personnels de la FFT qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leurs fonctions, pourront avoir accès à ces informations. Nonobstant ce qui précède, la FFT pourra décider de publier tout communiqué de presse ou organiser toute conférence de presse qui aurait pour objet de présenter (i) les grandes lignes de la Consultation, (ii) quelques informations sur les Candidats, (iii) la ou les décisions d attribution et plus généralement (iv) toute information qui lui semblerait nécessaire ou opportune pour que la procédure de la Consultation soit conduite dans les meilleures conditions. Les obligations de confidentialité pesant sur la FFT et les Candidats en vertu de la présente Section 8 s'imposeront à ces derniers durant toute la procédure de la Consultation et durant les douze (12) mois suivant l annonce des résultats de la Consultation. 9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES - QUESTIONS Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires pour élaborer leurs offres, les Candidats doivent faire parvenir au plus tard cinq (5) jours ouvrés avant la date limite d envoi des offres une demande écrite. Toute demande de renseignement doit être adressée à l une et/ou l autre des adresses électroniques suivantes : ebardon@fft.fr, fleblond@fft.fr. En tout état de cause, la FFT se réserve le droit de ne pas répondre à ces demandes. Si elle le juge utile, la FFT se réserve le droit de communiquer les réponses à l ensemble des Candidats. 12
CAHIER DES CHARGES 1. CLAUSES TECHNIQUES 1.1. ORGANISATION GENERALE Mission attendue du Candidat Attributaire La FFT attend du Candidat Attributaire qu il mette en place et qu il assure, au titre de chacune des éditions 2013, 2014 et2015 de Roland-Garros, la gestion effective des prestations ci-après détaillées. Durée La durée de la prestation couvrant les éditions 2013, 2014 et 2015 de Roland-Garros est la suivante : du 1 er novembre 2012 au 31 juillet 2015 inclus. De manière à répondre aux exigences de qualité de la FFT et de Roland-Garros, chaque Candidat devra répondre à la présente Consultation en tenant compte des différentes catégories de Personnel de vente et de logistique détaillées ci-après. La qualité du service dépend de la qualité du Personnel et du soin apporté à son recrutement par le Candidat Attributaire. Le Candidat Attributaire s engage, à l occasion et pour la durée des éditions 2013, 2014 et 2015 de Roland- Garros, à mettre en place ainsi qu à assurer une mission d assistance et de conseil dans la gestion des opérations de vente et de logistique des Produits Roland-Garros sur le Stade pendant Roland-Garros. Cette prestation comprend notamment : Les opérations de recrutement du Personnel de vente et de logistique, Le conseil et l assistance dans l élaboration, l organisation et l optimisation du planning du Personnel, La formation du Personnel, Le conseil et assistance dans l encadrement général de l ensemble du Personnel de vente et de logistique, La gestion et la coordination des aspects logistiques liés au besoin de la mission, Le conseil et assistance dans l organisation d une réunion d équipe quotidienne lors de l événement pour un briefing et un rappel des objectifs, En fin de mission, le Candidat Attributaire adressera à son référent FFT un debriefing détaillé incluant : les points forts de la mission, les suggestions d amélioration, ainsi qu un point détaillé sur les événements marquants de chaque journée. La présentation et le comportement des salariés du Candidat Attributaire devront être irréprochables puisque qu ils font partie des ambassadeurs de Roland-Garros vis-à-vis du public de l événement. Tout au long de la mission le Candidat Attributaire assistera la FFT dans la vigilance portée à la présentation et au comportement du Personnel. La connaissance du Stade, l évolution du programme sportif, la localisation des différentes entrées du Stade, des services au public, est également indispensable et fait pleinement partie de la mission dévolue au Candidat. A cette fin la FFT dispensera une formation au Candidat Attributaire. 13
La gestion des opérations se déroule en 3 phases : Une phase préparatoire : avant l événement, Une phase événementielle : pendant l événement, Une phase post-événement : après l événement. Avant l événement Opération de recrutement du Personnel Le Candidat Attributaire organise et assure les entretiens de sélection du Personnel (vendeurs, logisticiens, chefs d équipe et managers) et soumet les candidatures retenues à la FFT en respectant le cahier des charges de la FFT (profils, effectif permettant de couvrir le nombre de postes : voir annexes). Le Candidat Attributaire mettra à la disposition de la FFT un dossier complet par candidat en vue de son embauche (nom, prénom, poste attribué, numéro de téléphone etc ) Organisation et Emploi du temps du Personnel Le Candidat Attributaire prend en compte et formalise les objectifs fixés par la FFT (chiffre d affaires par points de vente, ), Le Candidat Attributaire conseille la FFT sur l optimisation de l organisation par point de vente et par stock (nombre de postes, nombre d heures travaillées, rotations d équipes, ) le but étant d assurer un service de qualité et formalise les objectifs fixés, Le Candidat Attributaire définit, avec la FFT, les procédures d organisation et de fonctionnement. Il rédige et diffuse les procédures validées par la FFT. Le Candidat Attributaire conseille et assiste la FFT quant à l élaboration, l organisation et la gestion de l emploi du temps du Personnel (planning ajustable au quotidien) et ce, en cohérence avec l activité Roland-Garros, ainsi que le flux du public. Le Candidat Attributaire conseillera et assistera la FFT afin de : o Respecter la réglementation du Droit du Travail (jour de congé hebdomadaire, nombre d heures travaillées par jour ) applicable au planning, o Répondre à un objectif d optimisation des coûts en proposant une organisation par point de vente et par stock (accompagnée par l établissement de procédures d organisation et de fonctionnement) et l adapter en permanence au cours de l évènement, o Suivre et communiquer quotidiennement e planning mis à jour avec les heures effectivement réalisées par le Personnel, o Conseiller utilement la FFT aux fins de parer à d éventuelles variations du volume de Personnel disponible. Formation du Personnel Le Candidat Attributaire devra : Organiser des formations nécessaires à la réalisation de la mission, en collaboration avec la FFT (visite du Stade, formation produits, sécurité, outil d encaissement, techniques de vente, ). Ces formations devront être adaptées aux différents postes (logisticiens, vendeurs, managers) et être constituées de modules appliqués (animation, logistique, finance, ) Rédiger et mettre à disposition du Personnel des supports de formation complémentaires à ceux fournis par la FFT et s assurer que le Personnel soit parfaitement formé au fonctionnement de Roland-Garros, et soit pleinement en mesure de répondre aux sollicitations des clients et du public. 14
Gestion et coordination des aspects logistiques liés au besoin de la mission tels que : La gestion des tenues du Personnel : Le Personnel sera équipé d une tenue spécifique à sa mission, qui lui sera fournie par la FFT. Le Candidat Attributaire assistera la FFT dans le respect du port impeccable de ces tenues. Le Candidat Attributaire organisera des séances d essayage et fournira la grille des tailles du Personnel au moins 30 jours avant le début du Tournoi. Le Candidat Attributaire préparera le fichier nécessaire à l établissement des accréditations du Personnel. Mise en place du dispositif commercial Dans le cadre de la préparation du Tournoi, le Candidat Attributaire coordonne les actions du Personnel sur : La réception des livraisons et le rangement des marchandises en stocks L aménagement et le chargement des points de vente. Pendant l événement Le Candidat Attributaire assurera tant pendant les qualifications que pendant la phase finale du tournoi les missions suivantes : Conseil et assistance dans le management et l animation du Personnel de vente impliquant notamment Les opérations d ouverture et de fermeture des divers points de vente. motivation et coaching des équipes de ventes. Anticipation des besoins, gestion de la relation client, optimisation des ventes, etc. Gestion des plannings, repas, pauses et absences. Gestion des opérations commerciales. Organisation des concours de vente. Gestion des opérations de merchandising. Nettoyage des stands et boutiques Conseil et assistance dans le management et l animation du Personnel de logistique impliquant notamment: motivation et coaching du Personnel. Coordination des mouvements de stocks (préparation et livraison des commandes de réassort pour les points de vente du site). Suivi de la bonne application des procédures mises en place. Conseil et assistance dans le management des opérations de finance impliquant notamment: Contrôle de la bonne exécution des opérations, anticipation et gestion des problèmes. Suivi de l Ouverture et de la fermeture des caisses, aide à la résolution des problèmes techniques Suivi de l encaissement des ventes, prélèvements réguliers, comptages des caisses, suivi et analyse des données. Elaboration des tableaux de bord de synthèse et de résultats, gestion des tableaux de bord comptables, suivi des états de rapprochements, statistiques. Etablissements des bordereaux comptables. Le Candidat Attributaire vérifiera la collecte du produit de la vente sous le contrôle de la FFT. 15
Conseil et assistance dans le management de la gestion administrative du Personnel notamment : impliquant Assistance au suivi de la gestion des plannings horaires, des repas, des absences, Conseil et assistance pour adapter les besoins techniques et humains en fonction de la densité de l activité. Gestion de la circulation et de la transmission de l information. Analyse des remontées d informations terrain. Contrôle et suivi de la bonne application des dispositifs de sécurité, et des règles de vie Après l événement Le Candidat Attributaire assistera la FFT : Debriefing du Personnel impliquant notamment : Débriefing du Personnel sous forme d entretien individuel afin de : o faire un bilan de fin de mission, o recueillir des remontées d informations terrain (attentes clients, infos produits), o valider l organisation mise en place, o recenser les meilleurs potentiels pour les besoins futurs de Roland Garros, En concertation avec la FFT, établissement de fiches individuelles de fin de mission pour chaque membre du Personnel (ces fiches pouvant pour les étudiants constituer un document nécessaire à la validation de leur cursus scolaire). Inventaire, rangements Comptages finaux, reconditionnement des produits restants, rangements des stocks Remise en état de propreté des locaux, restitution des fournitures ou matériels. Contrôle des écarts. Réimplantation Pavillon Mousquetaires Chargement produits, réaménagement du point de vente selon le plan merchandising prévu pour la réouverture estivale du magasin. Débriefing général, recommandations Réalisation d un compte-rendu d activité qualitatif et quantitatif : préconisations, recommandations, analyses statistiques et comparatif n-1 16
1.2. MISSIONS ET PROFILS SPECIFIQUES DU PERSONNEL 1.2.1. LOGISTICIEN a. Mission En amont du Tournoi, les logisticiens participent : à la réception des marchandises qui arrivent sur le stade, à l organisation et au rangement de ces marchandises dans les différents stocks, à la préparation des commandes pour le chargement des points de vente du stade. Pendant le Tournoi, leur mission est de : préparer les commandes de réassort pour chacun des points de vente en respectant les documents qui leurs sont communiqués à cet effet, veiller à ce que chaque entrée ou sortie de marchandises soit correctement comptée et tracée, en cohérence avec les documents appropriés, livrer les commandes une fois validées dans les différents points de vente, maintenir le stock propre et rangé. Après le Tournoi : inventorier les stocks restants, rapatrier et ranger dans les stocks les produits restants dans chaque point de vente (déchargement), préparer le chargement pour la réouverture de la boutique principale après le Tournoi. b. Profil du Personnel Rigueur, dynamisme et réactivité, Bonne présentation générale et totale disponibilité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 17
1.2.2. VENDEUR(SE) a. Mission En amont du Tournoi, les vendeurs participent : à la mise en place merchandising des points de vente : petit mobilier, accastillage, à la réception du chargement initial des produits dans les points de vente : mise en place des produits (mise sur cintre, piles, présentations spécifiques, mise en rayon suivant les plans merchandising communiqués ) Pendant le Tournoi, leur mission consiste à : Accueillir les clients, les conseiller, encaisser les ventes, Maintenir le point de vente propre et rangé. Après le Tournoi : Inventorier les stocks restants dans chaque point de vente, Participer au déchargement : rangement des produits inventoriés dans des cartons que viendront récupérer les logisticiens, Démonter les installations merchandising (barres, tablettes ), Participer à la mise en place du merchandising et à la réception du chargement initial des produits pour la réouverture de la Boutique Principale après le Tournoi. b. Profil du Personnel Bonne présentation générale et totale disponibilité, Bonne connaissance du tennis en général et de Roland-Garros en particulier pour les vendeurs (ses) des boutiques adidas, tennis et Babolat. Maîtrise des techniques de vente, de l outil d encaissement et des produits de la Collection (en particulier les produits techniques destinés à la pratique du tennis pour les vendeurs (ses) des boutiques adidas, tennis et Babolat) Maîtrise d une ou plusieurs langues étrangères, Capacité d écoute et de compréhension des clients, Rigueur, dynamisme et réactivité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 18
1.2.3. CHEF D EQUIPE STANDS a. Mission Assurer l encadrement fonctionnel des vendeurs d un point de vente Soutient et conseille de manière opérationnelle sur la pratique métier «vente», Motive les équipes : guider, encourager, remercier, créer une cohésion de groupe, Veille à atteindre les objectifs : CA, panier moyen, gestion des flux, qualité de service, Relaye les directives journalières données par le manager à ses collaborateurs, Assure le respect des plannings d équipe, Participe à l évaluation des vendeurs. Contribuer activement à l activité «Vente» En amont du Tournoi, les Chefs d équipe participent : à la mise en place merchandising des points de vente : petit mobilier, accastillage, à la réception du chargement initial des produits dans les points de vente : mise en place des produits (mise - sur cintre, piles, présentations spécifiques, mise en rayon suivant les plans merchandising communiqués ) Pendant le Tournoi, leur mission consiste à : Accueillir les clients, les conseiller, encaisser les ventes, Maintenir le point de vente propre et rangé. Après le Tournoi : inventorier les stocks restants dans chaque point de vente, participer au déchargement : rangement des produits inventoriés dans des cartons que viendront récupérer les logisticiens, Démonter les installations merchandising (barres, tablettes ), Participer à la mise en place du merchandising et à la réception du chargement initial des produits pour la réouverture de la Boutique Principale après le Tournoi. b. Profil du Personnel Bonne présentation générale et totale disponibilité, Maîtrise des techniques de vente, de l outil d encaissement et des produits de la Collection, Maîtrise d une ou plusieurs langues étrangères, Capacité d écoute et de compréhension des clients, Rigueur, dynamisme et réactivité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade, Capacité à manager avec aisance des équipes de vendeurs dans un contexte évènementiel, Aptitudes à partager son savoir-faire technique et relationnel. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 19
1.2.4. MANAGER LOGISTIQUE a. Mission Activités d encadrement : En amont du tournoi : prépare et installe les points de vente, Veille au respect des procédures «métiers», Motive son équipe : guide, encourage, remercie, crée une cohésion de groupe, Relaye les directives journalières données par les responsables retail et logistique auprès de ses équipes, Gère les plannings de son équipe : repas et pauses, remonte les absences et les retards, Anticipe la densité d activité : fin de match, météo,, Contrôle le travail effectué : quantitatif et qualitatif, Participe à l évaluation de son équipe. Activités «métiers» : Forme les logisticiens aux procédures logistiques, aux livraisons, aux réassorts, Respecte le plan des stocks : optimise l espace, range les produits, Est garant de la bonne tenue des stocks (organisation de l espace de stockage), Organise les chargements et les réassorts : répartit les tâches (préparation, contrôle, livraison), Veille au respect des procédures, aux délais de préparation des bons de transfert et d approvisionnement des points de vente. b. Profil du Personnel Rigueur, dynamisme et réactivité, Bonne présentation générale et totale disponibilité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade, Connaissance précise des procédures logistiques et de sécurité, Capacité à manager avec aisance des équipes de logisticiens dans un contexte évènementiel, Aptitudes à partager son savoir-faire technique et relationnel. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 20
1.2.5. MANAGER ANIMATION a. Mission Activités d encadrement : En amont du tournoi : prépare et installe les points de vente, Forme et encadre son équipe, Briefe / Débriefe, Veille au respect des procédures «métiers», Contrôle le travail effectué : quantitatif et qualitatif, Participe à l évaluation des vendeurs et chefs d équipe sous sa responsabilité, Motive ses équipes : guide, encourage, remercie, crée une cohésion de groupe, Veille à atteindre les objectifs : CA, panier moyen, gestion des flux, qualité de service, Relaye les directives journalières données par le Responsable Retail auprès de ses équipes, Gère les plannings : repas et pauses, Anticipe la densité d activité : fin de match, météo, Activités «métiers» : Forme les vendeurs aux techniques de vente, au merchandising et aux produits, Contrôle l état général des points de vente : merchandising, propreté, niveau de stock, Gère le retour des produits défectueux. b. Profil du Personnel Bonne présentation générale et totale disponibilité, Bonne connaissance du tennis en général et de Roland-Garros en particulier, Maîtrise des techniques de vente, de l outil d encaissement et des produits de la Collection, Maîtrise d une ou plusieurs langues étrangères, Capacité d écoute et de compréhension des clients, Rigueur, dynamisme et réactivité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade, Capacité à manager avec aisance des équipes de vendeurs dans un contexte évènementiel, Aptitudes à partager son savoir-faire technique et relationnel. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 21
1.2.6. MANAGER FINANCE a. Mission Activités d encadrement : En amont du tournoi : prépare et installe les pôles de caisse, Forme et encadre son équipe, Briefe / Débriefe, Veille au respect des procédures «métiers», Contrôle le travail effectué : quantitatif et qualitatif, Participe à l évaluation des vendeurs et chefs d équipe sous sa responsabilité, Motive ses équipes : guide, encourage, remercie, crée une cohésion de groupe, Veille à atteindre les objectifs : CA, panier moyen, gestion des flux, qualité de service, Relaye les directives journalières données par le Responsable Retail auprès de ses équipes, Gère les plannings : repas et pauses, Anticipe les pics d activité : fin de match, météo, Activités «métiers» : Forme les vendeurs à l utilisation des caisses, Gère les caisses : constitution des fonds de caisse, ouverture et clôture des caisses, comptage de la recette, Anticipe les flux financiers (prélèvements et problèmes de monnaie), Contrôle la bonne application des règles d encaissement, Veille à la fluidité des passages en caisse : remises, produits non étiquetés, Garantit la qualité de service à l encaissement : politesse, sourire, mise en sac b. Profil du Personnel Bonne présentation générale et totale disponibilité, Maîtrise de l outil d encaissement et des produits de la Collection, Maîtrise d une ou plusieurs langues étrangères, Capacité d écoute et de compréhension des clients, Rigueur, dynamisme et réactivité, Diplomatie, bonne gestion du stress, sens des responsabilités et de l organisation, Parfaite connaissance du Stade, Capacité à manager avec aisance des équipes de vendeurs dans un contexte évènementiel Aptitudes à partager son savoir-faire technique et relationnel. Cf. Annexe n 3 (Planning et amplitudes horaires) 22
2. PROPOSITION FINANCIERE La proposition financière de chaque candidat est forfaitaire. Elle couvre l ensemble des besoins nécessaires à la réalisation des prestations ci-avant détaillées. Les Candidats fourniront le détail du budget pour chacune des éditions de Roland-Garros 2013, 2014 et 2015. 23
RESPONSABILITE DES CANDIDATS La participation à la présente Consultation implique l adhésion entière et sans réserves de chaque Candidat au contenu aux dispositions de la présente Consultation, lesquelles seront reprises telles quelles dans le(s) contrat(s) conclu(s) entre la FFT et les Candidats Attributaires. 1. Clauses administratives Chaque Candidat garantit qu'il est en mesure de remplir les prestations pour lesquelles il candidate au regard des dispositions légales et réglementaires applicables. L ensemble des prestations à la charge du Candidat Attributaire, sera entièrement réalisé sous sa seule et entière responsabilité. Les salariés du Candidat Attributaire ne pourra en aucun cas être assimilé à des salariés de la FFT, cette dernière n'ayant aucun lien de subordination sur les personnes des salariés du Candidat Attributaire. En cas de difficulté avec l'un des salariés du Candidat Attributaire, la FFT devra en référer au Candidat Attributaire qui prendra les mesures qu'il jugera nécessaires afin de permettre l exécution de sa mission. Le Candidat Attributaire s assure du respect des dispositions du Code du travail, ainsi que toutes autres dispositions législatives et réglementaires prohibant le travail dissimulé et le travail des étrangers en situation irrégulière. Ainsi, conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la lutte contre le travail dissimulé (notamment les Articles L 8222-1 et suivants ainsi que l Article D 8222-5) et contre le recours aux étrangers en situation irrégulière (les Articles L 8251-1, L 8252-1, L 8252-2, D 8254-1 et suivants), le Candidat Attributaire s engage à fournir à la FFT l ensemble des pièces mentionnées à l Annexe n 4. Ces pièces devront être réactualisées et transmises préalablement à l exécution des prestations que le Candidat Attributaire s est vu attribuées. En toute hypothèse, le Candidat Attributaire s engage à garantir et indemniser la FFT en raison de toute action en justice engagée à l encontre de celle-ci en conséquence d infractions du Candidat Attributaire au Code du travail, et à la relever et la garantir de toute condamnation en résultant. Le Candidat Attributaire sera seul responsable de l obtention (ou de son renouvellement) de toute autorisation légale, administrative et/ou réglementaire nécessaire à l exercice de ses activités. 2. Responsabilités La FFT sera dégagée de toute responsabilité en cas de vol de tout bien appartenant aux préposés et/ou représentants du Candidat Attributaire pendant l exécution des prestations qu il s est vu attribuées. La FFT sera dégagée de toute responsabilité en cas d accident quel qu il soit lié aux prestations du Candidat Attributaire. À cet égard, le Candidat Attributaire s engage, à l occasion de chaque édition de Roland-Garros couverte par la présente Consultation, selon le cas, à souscrire une assurance responsabilité civile avant le commencement des prestations qu il s est vu attribuées. La FFT sera dégagée de toute responsabilité et le Candidat Attributaire accepte dès lors de la garantir et la dédommager, le cas échéant, en cas d actions et/ou réclamations entreprises par quiconque à l encontre de la FFT du fait des préposés et/ou représentants du Candidat Attributaire. Le Candidat Attributaire sera responsable des éventuels dommages, tant matériels que corporels ou moraux, causés à quiconque lors de l exécution de ses obligations, par son fait, le fait de ses préposés 24
et/ou représentants et/ou par le fait des choses dont le Candidat Attributaire et/ou ses préposés a(ont) la garde à l occasion de l exécution des prestations objet de l Option qu il s est vu attribuée. En toute hypothèse, le Candidat Attributaire s engage à indemniser la FFT des frais (y compris les honoraires d avocats) résultant de toute action en justice engagée à l encontre de la FFT en conséquence de ces dommages, et à la relever et garantir de toute condamnation en résultant. À l effet de mettre en œuvre les effets de la présente clause, le Candidat Attributaire devra avoir été régulièrement mis en cause afin que la FFT puisse faire valoir utilement la défense de ses intérêts. 3. Charte de développement durable La FFT s est engagée dans une démarche en matière de développement durable et s évertue à respecter un ensemble d engagements. Dans ce cadre, la FFT attend du Candidat Attributaire qu il aligne ses opérations et ses stratégies sur les dix principes universellement acceptés du Pacte "Global Compact" édicté par l Organisation des Nations Unies, relatifs aux droits de l homme, au respect des normes du travail, à l environnement et à la lutte contre la corruption. Droits de l Homme 1. Les entreprises sont invitées à promouvoir et à respecter la protection du droit international relatif aux Droits de l'homme dans leur sphère d'influence ; et 2. À veiller à ce que leurs propres compagnies ne se rendent pas complices de violations des droits de l'homme. Droit du travail 3. Les entreprises sont invitées à respecter la liberté d association et à reconnaître le droit de négociation collective ; 4. L élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire ; 5. L'abolition effective du travail des enfants ; et 6. L'élimination de la discrimination en matière d'emploi et de profession. Environnement 7. Les entreprises sont invitées à appliquer l'approche de précaution face aux problèmes touchant l'environnement ; 8. À entreprendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d'environnement ; et 9. À favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l'environnement. Lutte contre la corruption 25
10. Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l'extorsion de fonds et les pots-de-vin. Le Candidat Attributaire s engage par ailleurs à informer la FFT de toute initiative entreprise et visant à la promotion et au respect des principes ci-avant énumérés. Par ailleurs, la FFT étudiera avec intérêt toute proposition complémentaire proposée par le Candidat Attributaire et allant dans le sens de la livraison d une prestation plus responsable. 26
ANNEXES ANNEXE 1 : Plan du Dispositif commercial (points de vente et stock) 27
ANNEXE 2 : Description détaillée du Dispositif commercial (points de vente et stock) 28
ANNEXE 3 : Planning et amplitudes horaires 29
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ANNEXE COMMUNE Annexe n 4 Lutte contre le travail dissimulé et le travail des étrangers en situation irrégulière Périodicité de remise : o au moment de la conclusion du contrat de prestations de services avec le Candidat Attributaire, Liste des pièces à fournir : o Une attestation URSSAF datant de moins de six mois ; o Un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou Kbis) ; ou au Répertoire des Métiers ; ou à défaut tout document justifiant de l existence et de l immatriculation de la structure du Candidat Attributaire, o Une attestation sur l'honneur certifiant : a. d une part, le dépôt auprès de l'administration fiscale, à la date de l'attestation, de l'ensemble des déclarations fiscales obligatoires, et b. d autre part, la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement au regard des articles : - L. 1221-10 et suivants, - L. 3242-3, L. 3243-1 et suivants, R. 3243 et suivants, - L. 8221 et suivants, et - D. 8222-5, du Code du travail, o Pour le cas où le Candidat Attributaire emploie des étrangers, la liste nominative des salariés étrangers employés, le cas échéant, à la réalisation du contrat de prestation de services et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221-1 et suivants du Code du travail. Cette liste devra préciser, pour chaque salarié, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. 32
Attestation sur l honneur (Modèle) La société : au capital de :, ayant son siège social à (mettre l adresse complète) : Immatriculée au RCS de : Sous le numéro : Représentée par Monsieur /Madame : En sa qualité de : Dument habilité à l effet des présentes : Atteste sur l honneur que : - la société à régulièrement procédé, auprès de l administration fiscale, au dépôt de l ensemble des déclarations fiscales obligatoires, - le travail sera réalisé avec des salariés régulièrement employés et déclarés au regard des articles les articles L. 1221-10 et suivants, L 8221-1 et suivants, D. 8222-5, L. 3242-3, L. 3243-1 et suivants, et R. 3243-1 du Code du travail, - dans l hypothèse où la société aurait l intention - pour l exécution, le cas échéant, du contrat conclu avec la FFT - de recourir à des salariés de nationalité étrangère et ne figurant pas sur la liste établie à ce jour, ces salariés seront, lors de leur intervention, autorisés à exercer une activité professionnelle en France et disposeront des titres de travail et des autorisations de séjour nécessaires. Fait à.. Le Cachet de la société et Signature de son représentant 33