VADE-MECUM du JOUEUR - PARENT Version 29/08/2013 1. Introduction Le comité de direction de votre club ASUB Waterloo a pris la décision d améliorer la manière de communiquer entre les différents membres de ce club. A cela, il a donc été décidé de choisir le modèle utilisé par la plupart des club de Hockey et ainsi de l adapter au club de rugby. L ASUB Waterloo est le premier club en Belgique a utiliser ce modèle et est fier de vous le présenter. Cependant étant donné que cela est nouveau pour le club et également dans le monde du rugby, nous vous demandons d être indulgent par certaines imperfections qui pourraient apparaître au début. L ensemble de bénévoles du club ont essayé de tout mettre en œuvre pour commencer cette saison 2013-2014 avec ce nouveau système. Nous comptons donc sur votre aide et vos remarques afin de nous aider à améliorer l utilisation de ce système. Le nouveau site Internet de l ASUB rugby Waterloo a la particularité de gérer toutes les équipes, les entraînements, les matchs, les événements, etc de manière centralisée et ainsi permettre d améliorer la qualité de la communication avec les joueurs, les encadrants et les parents. Ce site Internet a également pour objectif de faciliter la tâche de nos encadrants et administratifs travaillant pour notre club de manière bénévole. Au travers de ce site, vous pourrez par vous même gérer vos données personnelles, accéder aux albums photo de l équipe, inscrire, désinscrire pour des entraînements et matches. Cela permet également de faire un meilleur suivi des joueurs de la part de nos encadrants. 2. Login Les informations non-publiques seront accessibles que si vous avez un login. Chaque joueur, entraîneur, coach inscrit au sein du club a son login. Ce login est créé automatiquement au moment de l inscription. Allez sur http://www.asub-rugby.be et en haut à droite cliquer sur «Demande de login». Une fois que cela est fait un écran de demande de login vous est présenté dans lequel vous introduisez votre Nom, prénom et date de naissance (celui de l enfant pour les parents) et cliquer sur «Rechercher»
Cliquer ensuite sur «Envoyer login». et une confirmation vous est présentée comme suit : Cliquer sur «Ok» Remarque : Pour les parents séparés, dans un premier temps, nous vous demandons de partager le login entre vous (login + mot de passe). Nous recherchons une solution plus adéquate dans le futur dans ce précis. Un e-mail est envoyé à la première adresse que votre manager a indiquée dans ce système. Une fois que cet e-mail reçu, vous allez y trouver un lien surlequel vous pouvez cliquer afin d y indiquer le login et mot de passe. Remarque : s il vous arrive d oublier le login/mot de passe, la procédure complète est à recommencer. Une fois la procédure finie, retourner sur le site http://www.asub-rugby.be et indiquer votre login/mot de passe et ensuite cliquer sur «Log In». A ce moment là un nouveau lien «Mon Compte» apparaît sur le site. C est derrière ce lien que ce
trouve toutes les informations de l équipe du joueur. 3. Compte joueur Il est possible de mettre à jour son propre compte concernant un certains nombre d informations comme par exemple :adresse e-mail, téléphone, GSM, adresse postale, école de l enfant, photo, etc. Veuillez donc toujours bien vérifier et mettre à jour ces informations. Pour accéder à ces informations, cliquer sur «Account».
La case à cocher à côté de l adresse e-mail indique si vous voulez ou non recevoir les lettres d informations de votre club. Via le bouton login, il est possible de changer de login/mot de passe. Via le bouton Membre, vous accéder aux informations liés à votre numéro de membre et le type de membre auquel vous êtes associé. Via le bouton famille vous accédez aux informations communes entre membres d une même famille (actuellement uniquement père, mère et enfant). Graâce au bouton «Sport» vous aurez accès à vos statistiques de présences aux entrainements et match de la saison. Via le bouton factures : c est via ce moyen que vous pouvez avoir accès à vos factures (cotisations, etc). CI : copie de la carte d identité que vous pouvez scanner et mettre à jour vous même (si pas encore fait). Entreprise :?????
Remarque préalable Dans le nouveau site de l'asub, il y a une aide en ligne que vous pourrez suivre en cliquant sur l'icône en haut à droite 4. Accès à «Mon équipe» Avec le lien «Mon équipe», vous pourez accéder à toute une série d informations et d outil d échange au sein d une même équipe. Cliquer sur l équipe à laquelle vous voulez communiquer, lire les informations, etc (il peut arriver qu un joueur puisse appartenir à plusieurs équipes).
Equipe : donne la liste des joueurs et dans le bas de la liste apparaît les coaches et manager sur lequel vous pourrez cliquer afin de visualiser les données de contacts de vos coaches et manager. Vous avez aussi accès à vos données en cliquant sur votre photo/nom Fan:??? Présences : permet de visualiser les présences précédentes et futures aux entrainements, matches et événements de l équipe. Ceci permet aussi de modifier ses propres présences aux matches et entrainements. C est donc au travers de ce moyen que vous pourrez informer votre manager et coach de votre présence ou non à un entrainement, un match et événement particulier. En cliquant sur la colonne correspondant à une date de match ou d entrainement le joueur/parent peut ainsi modifier son état : présent, en retard ou absent (pas sélectionné est réservé à votre coach ou manager). Vous pouvez indiquer une remarque. Une fois la modification faite, cliquer sur «Enregistrer».
Un message apparaît demandant si vous voulez ou non informer votre manager/coach via mail de ce changement. La règle d envoyer ou non est définie par votre manager/coach. Agenda : donne l ensemble des événements de l équipe et du club (matches, entrainements et autres). Statistiques : pas utilisé en ce moment Messages : permet d envoyer des messages de type e-mail à tous les membres et certains de l équipe.
Attention : «partager ce message avec l équipe» signifie que le message sera visible pas tous. Par après, pour tout message partagé avec l équipe il est possible à tout les membres de l équipe d y réagir. Ces réactions seront soumises à vérification de votre manager. Il est demandé de rester correct, respecteux et poli dans tous ces messages. Photos : permet de visionner les albums photos de l équipe. Vous pouvez également créer un album photo pour y mettre vos photos. Afin de faciliter la gestion et les recherches, veuillez à nommer correctement les albums. Par exemple : lieu suivi de la date.
Si vous cocher la case «Album public», l album sera accessible depuis le menu Media du site Internet et donc accessible à toute personne visitant le site. Dans la plupart des cas, afin d éviter des problèmes liés aux droits à l image, veuillez décocher la case «Album public». Vidéos : même chose que photos mais pour des vidéos Listes : Les listes sont créées par votre manager et permet de donner une information à partager avec tous : il peut s agir d une enquête (même si existe un autre moyen pour le manager de le faire), d un statut à partager, ou toute autre information que l ensemble de l équipe peut partager. 5. Informations liées aux entraînements L agenda et lieux des entraînements se trouve directement sur le site Internet sous «Teams/Entraînement», sélectionner ensuite l équipe qui vous concerne et vous y trouverez tous les entraînements et les lieux tels que programmés. Les présences sont quant à elles, gérées par «Mon compte/mon équipe/présences» (voir section 4). Il est donc inutile de demander quand et où va se passer un entrainement tout est mis à jour sur le site Internet et vous y trouverez donc directement l information dont vous avez besoin. 6. Informations liées aux matches L agenda et lieux des matches se trouve directement sur le site Internet sous «Teams/matches», sélectionner ensuite l équipe qui vous concerne et vous y trouverez tous les matches et les lieux tels que programmés. Les présences sont quant à elles, gérées par «Mon compte/mon équipe/présences» (voir section 4) Il est donc inutile de demander quand et où va se passer un match tout est mis à jour sur le site Internet et vous y trouverez donc directement l information dont vous avez besoin. 7. Retour au site Internet Il suffit de cliquer sur le bouton de sortie pour retourner sur le site Internet.