LA PERFORMANCE, UNE NOUVELLE CULTURE POUR LES ACTEURS SOCIAUX NANCY 19 04 2011 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Qu est ce que l ANAP?
L Agence nationale d appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux L Anap est un groupement d intérêt public (GIP) entre l Etat, l Uncam, la CNSA et les fédérations représentatives des établissements de santé et médico-sociaux Elle a été créée par la loi HPST à partir de 3 structures : Gmsih, Mainh, Meah L équipe de l Anap est composée de 80 professionnels aux profils complémentaires couvrant l ensemble de son champ
L ANAP a pour mission d accompagner les établissements de santé et médico-sociaux et les ARS La performance selon l OMS : améliorer l état de santé de la population répondre aux attentes des personnes et assurer un financement équitable/soutenable Cela implique un décloisonnement de l ensemble des acteurs autour du parcours des personnes dans le respect de la singularité de chacun Il s agit d identifier sur le terrain les organisations et expériences remarquables et de les faire connaître Puis de construire des outils et des méthodes utilisables par le plus grand nombre avec les professionnels de terrain
ANAP - 6 leviers Des établissements transformés Accompagner la transformation d'un établissement dans son ensemble. Des processus de production efficients Améliorer de façon ciblée la performance des grands processus de production métiers et supports. Des parcours de personnes optimisés Développer des parcours d'accompagnement et de prise en charge innovants et adapter l offre territoriale sanitaire et médico-sociale. Des ressources humaines valorisées Améliorer la gestion des ressources humaines, développer les compétences des acteurs du système de santé, améliorer les conditions de travail et favoriser l engagement des professionnels. Des investissements efficaces Optimiser les investissements des établissements pour garantir l impact futur de chaque dépense. Une culture partagée de la performance Promouvoir une culture de la performance auprès de l'ensemble des acteurs.
Une logique de partenariat pour renforcer l action de l ANAP L Anap établit des partenariats et un plan d actions partagé avec l HAS, l ANESM et l ASIP La cohérence et la pertinence de nos travaux pour les acteurs de terrain sont ainsi assurées Ces partenariats permettent un partage de méthodes, d expériences et d indicateurs Des partenariats internationaux apportent une ouverture sur les expériences étrangères (NHSiii, IHI )
Organisation de nos travaux Un programme de travail qui se décline en PROJETS annuel ou pluri annuel Les demandes qui alimentent ce programme annuel émanent: De la commande publique Des fédérations représentatives présentes au CA de l ANAP (UNIOPSS, FHF, FEHAP, APF, SYNERPA) Pour chaque projet une étude d opportunité et un cadrage des charges pour priorisation et discussion en conseil scientifique et délibération en CA Un bilan d étape régulier de l avancée des projets est réalisé auprès du CA et plus particulièrement auprès des principaux financeurs
Une approche de la performance dans le médico social
La performance du secteur médico-social se conçoit dans un contexte particulier Un engagement fort auprès des populations fragiles Un attachement au respect de la singularité des personnes Des contraintes tarifaires fortes avec une lisibilité à court terme limitée dans un contexte économique difficile La nécessité de s adapter aux évolutions des besoins de la population et à des nouvelles formes de prise de charge et d accompagnement
La performance n est pas une fin en soi Elle vient servir 2 objectifs : 1/ -optimisation des ressources 2/ -qualité Optimisation des ressources Nécessité de connaitre son activité, de la décrire Examiner la mise ne œuvre des missions, de les évaluer et les améliorer Dans une logique de gestion des ressources rares: rechercher la contractualisation sur des objectifs (qualité, financier) et la responsabilisation des acteurs partenaires Cela nécessite des outils, de la méthode, du partage d expérience qui peut être capitalisé et qui soit partagé, Etat, CG, ARS
Qualité et système de santé Le système de santé s adresse: - à ceux qui sont soignés/accompagnés - aux professionnels - aux financeurs - La qualité concerne de multiples acteurs - La qualité est multidimensionnelle - Des objectifs partagés, analysés sur un territoire - ACCES/EQUITE - EFFICACITE/EFFICIENCE DU SYSTÈME DE SANTE - SECURITE - REACTIVITE
La qualité est un processus multidimensionnel qui doit bénéficier d une évaluation continue du service rendu aux personnes. Une démarche continue d amélioration de la qualité va conduire à des évaluations et mises en œuvre d actions d améliorations notamment des pratiques : ANESM La qualité des processus et des organisations des établissements et services répond à d autres outils pour améliorer leur service rendu dans le cadre: - de leur modernisation de la gestion - de leur patrimoine immobilier - de leur maîtrise des dépenses. Ce sont les missions de l ANAP Les deux approches sont complémentaires (la meilleure organisation possible pour la meilleure réponse possible)
Partenariat ANAP-ANESM Une convention-cadre entre les 2 agences qui se traduit annuellement par une convention annuelle opérationnelle Sa traduction actuelle: Participation de l ANAP aux travaux conduits par l ANESM sur l élaboration d une recommandation relative à l évaluation interne en EHPAD Participation de l ANESM aux travaux relatif à la construction d un tableau de bord de pilotage partagé pour les ESMS Objectif: la cohérence des actions des agences sur des champs qui restent complémentaires
Nos projets en cours: -élaboration d un outil de pilotage -étude d un parcours de personne
En 2011, l ANAP conduit deux projets orientés plus spécifiquement sur le secteur médico-social Accompagner trois ARS dans l organisation le parcours de santé des personnes âgées Favoriser une logique de coopération et de coordination des réponses Appuyer les projets remarquables pour valoriser les spécificités des territoires Développer le pilotage de la performance en ESMS Créer des outils de pilotage pour les ESMS permettant de faciliter le dialogue avec les ARS Identifier les données nécessaires au pilotage interne des services et structures / Proposer un tableau de bord de suivi et de diagnostic partagé
I. Tableau de bord de pilotage partagé 16
Evolution du contexte HPST Agences Régionales de Santé Logique d offre sur un territoire Objectifs d efficience et de performance Qualité ANESM Evaluation interne et externe Maintien des outils préexistants ANGELIQUE Moyens Réformes de tarification (tarification à la ressource, passage à une logique de forfait et tarifs plafonds) Développement de la contractualisation pluriannuelle Préconisations amélioration ingénierie financière (rapport IGAS/IGF CNSA)
Evolution des attentes des ESMS Lisibilité Constat de la multiplication des demandes de données et informations à remonter sans coordination entre elles Coordination De chaque structure avec ses partenaires (Etat, ARS, CG) et entre eux sur un territoire pertinent d intervention Appui / Accompagnement Des outils de diagnostic et de dialogue partagés, en lien avec les outils d évaluation de la qualité mais sans confusion entre objectifs Retours d info et partage d expériences Pouvoir se comparer aux autres ESMS Partager expertises et expériences
Evolution des attentes des partenaires Développement de la contractualisation Nouveau mode de relations entre établissements et autorités de «tutelle» Modernisation des règles budgétaires: pluri-annualité, tarification à la ressource Incitation au développement des groupements d établissements et services et des coopérations Réorientation des missions sur le cœur de métier «pilotage des objectifs sociaux et médico-sociaux» «contrôle de l efficience et évaluation des pratiques»
objectifs du projet Co construire et expérimenter un tableau de bord partagé pour Répondre aux besoins de connaissance : des structures des financeurs des ARS Apporter un appui aux ESMS dans le but d optimiser les processus : de décision de suivi de reporting d évaluation Apprécier l activité des ESMS au regard de leurs missions de leur contribution aux politiques publiques 20
La démarche menée sur l année 2010 a permis de formaliser le cadre de ce tableau de bord partagé qui repose sur trois principes : Principe n 1 : le tableau de bord est commun aux champs de l accompagnement des personnes âgées et des personnes handicapées -enfants et adultes-, Principe n 2 : le tableau de bord a vocation à constituer un outil de pilotage interne de la structure, en appui au management, ainsi qu un support d échange entre l ESMS et ses partenaires (ARS/Conseil Général), Principe n 3 : le tableau de bord permet de mieux connaitre l offre médico-sociale, de disposer d un outil permettant de conduire une démarche de benchmarking (se situer au regard des ESMS comparables et au regard d un objectif ; la démarche n a pas pour objectif de définir des moyennes de référence pour chacun des items retracés ni d en prescrire l utilisation).
Le pilotage de la performance: quatre dimensions Objectifs Objectifs Objectifs opérationnels Contribution aux priorités de santé publique Territoire et coopération Ressources Ressources humaines humaines et et matérielles matérielles Ressources humaines (organisation autour de la personne et politique RH) Tableau de bord Soins Soins et et services services pour pour les les personnes personnes suivies suivies Situation des personnes (à l entrée, au cours de prise en charge, à la sortie) Prestations proposées Equilibre Equilibre budgétaire budgétaire et et structure structure financière financière Equilibre budgétaire Patrimoine et équipements Structure de financement
1/ Fiche de caractérisation de l offre de soins et de services Un tableau de bord partagé en trois niveaux 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs niv1 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs niv1 1/ Indicateurs niv1 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 1/ Indicateurs niv1 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 23
3/ Fiche de caractérisation de l offre de soins et de services 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne Un tableau de bord partagé en trois niveaux Niveau 1/ Indicateurs «de dialogue (1/3) 1/ Indicateurs «alerte» 1/ Indicateurs «alerte» 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 1/ Indicateurs «alerte» 1/ Indicateurs «alerte» 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation Le niveau 1 est constitué d un nombre restreint d indicateurs de pilotage: porte d entrée dans le diagnostic et l analyse La sélection des indicateurs de gestion a été effectuée par le groupe technique de synthèse à partir des propositions élaborées en ateliers de travail qui se sont déroulés d avril à juin 2010. Les indicateurs ont été identifiés en prenant en compte leur pertinence pour les ESMS et leurs partenaires leur productibilité Le niveau 1 a pour ambition de constituer un outil de diagnostic et de management pour les ESMS, et une base partagée de discussion sur les questions clés de son activité, de son fonctionnement, de son organisation.
Ressources humaines et matérielles N QUESTIONS CLES R1 R2 Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS? INDICATEURS ISSUS DU GROUPE DE SYNTHESE Taux d ETP pourvus en interne Taux de prestations externes MODES DE CALCUL A EXPERIMENTER Nombre d'etp occupés au 31/12 en interne / Nombre d'etp financés (les postes dont les titulaires sont absents ne sont pas considérés comme vacants) Somme des comptes "6111 : Prestations à caractère médical", "6112 Prestations à caractère médico-social", "621 personnel extérieur à l'établissement" (hors "62111 Personnel administratif et hôtelier"), "6223 Médecins (consultants exceptionnels)", "6226 Honoraires" / Groupe 2 R3 R4 R5 L organisation estelle structurée et stable? Taux de personnels occupant une fonction de gestion d'équipe ou de "management" Taux d absentéisme Taux de rotation des personnels sur emploi permanent Nombre d'etp au 31/12 exerçant une fonction de "management" ou de gestion d'équipe / Nombre d'etp financés Nombre total de jours calendaires d'arrêts pour maladie, AT-MP, maternité, congés spéciaux (hors congés payés) / (Nombre d'etp payés * 365) (Taux d'entrée + taux de sortie) / 2
1/ Fiche de caractérisation de l offre de soins et de services Un tableau de bord partagé en trois niveaux Niveau 2/ Le tableau de bord interne «clés d analyse» et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs «alerte» 1/ Indicateurs «alerte» 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs «alerte» 1/ Indicateurs «alerte» 2/ Clés d analyse et pilotage interne 3/ Fiche de caractérisation Le niveau 2 est constitué à partir des propositions formulées par les groupes de travail de la phase 2 Le niveau 2 a pour objectif : De permettre aux ESMS de suivre en infra-annuel des indicateurs pour leur propre pilotage, D éclairer les indicateurs du niveau 1 par une mise en perspective dynamique des données. De pouvoir répondre à des requêtes clés croisant les 4 dimensions du tableau de bord
Les requêtes clés Objectifs opérationnels de l ESMS au regard de ses missions: requête axée sur la qualité (PH / PA) Adéquation Mission / Personnes accompagnées prestations et accompagnement / Ressources humaines (secteur PA/PH) Adéquation Personnes accompagnées prestations et accompagnement / positionnement de l ESMS dans son environnement (PAPH) Pilotage budgétaire et financier (PA/PH) Management des ressources humaines (PA/PH)
3/ Fiche de caractérisation de l offre de soins et de services 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse Un tableau de bord partagé en trois niveaux Niveau 3/ La fiche de caractérisation de l offre de soins et d accompagnement 1/ Tableau de bord d alerte 1/ Tableau de bord d alerte 2/ Clés d analyse 3/ Fiche de caractérisation 1/ Tableau de bord d alerte 1/ Tableau de bord d alerte 2/ Clés d analyse 3/ Fiche de caractérisation Deux séries de données de description de l ESMS : Carte d identité (n finess, type d ESMS, capacité..) Fiche descriptive par domaine (4 cadrans: prestations, ressources humaines et matérielles, finances, objectifs) Ces données descriptives s appuient : Sur les nomenclatures existantes Remarque : certains champs ne sont pas couverts L objectif de la fiche est de : décrire les caractéristiques de l offre de de soins et d accompagnement de la structure (données statiques) Permettre des «tris» intelligents dans l utilisation du tableau de bord sur un mode de benchmark
Interactions entre les 3 niveaux Principes d utilisation 1er niveau clé de lecture 2ème niveau clé de lecture 3/ Information de la fiche de caractérisation Requête clé Indicateur niv 1 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 29
Les enjeux de l expérimentation de ce tableau de bord en 2011
Expérimenter plus largement les 3 niveaux du tableau de bord partagé Méthodologie Expérimentation de la production et de l exploitation des trois niveaux du tableau de bord partagé auprès d un échantillon plus large d ESMS représentatifs du secteur, des ARS et des CG concernés Evaluation des possibilités et des modalités d utilisation des tableaux de bord partagés à des fins de benchmarking Résultats attendus 1. Validation définitive de la pertinence et de la productibilité du tableau de bord partagé 2. Validation du fonctionnement du tableau de bord partagé sur ses dimensions de connaissance de l offre et de benchmarking 3. Diffusion de la culture de pilotage au sein du secteur 31
Perspective A l issue de cette expérimentation, la puissance publique étudiera la possibilité de retenir un certain nombre d indicateurs afin de les inscrire dans le cadre de contractualisation obligatoire des ESMS avec les ARS (conventions tripartites / CPOM). Cette réflexion s'inscrira dans une réflexion plus globale sur l'ensemble des indicateurs actuellement en cours ou en construction, afin de limiter au maximum les indicateurs opposables aux établissements et services.
Périmètre de l expérimentation Périmètre géographique: ARS et départements volontaires, sont pressenties les régions suivantes: Rhône Alpes Pays de la Loire Limousin Lorraine Partenaires impliqués dans le choix des territoires: SG et ARS, ADF, ANDASS Un appel à candidature large sera communiqué auprès des ESMS une fois le périmètre géographique validé
Modalités de constitution de la liste des expérimentateurs Cible: ESMS volontaires installés dans le périmètre géographique proposé parmi les types d ESMS financés en tout ou partie par des crédits d assurance maladie + ESAT(compétence ARS) Recueil des candidatures: Communication large de l appel à candidature sur la base d un document précisant les attendus pour l ESMS qui s engage, d une fiche à compléter sur les caractéristique de l ESMS candidat, d un questionnaire relatif à la maturité de son SI afin d adapter l appui par l ANAP Le recueil des candidature sera centralisé par l ANAP La synthèse est réalisée par l ANAP. La liste des candidats à l expérimentation est transmise aux représentants des ESMS, ARS et CG avant consolidation A partir des ESMS volontaires seront constituer des groupes homogènes d ESMS
L utilisation d un tableau de bord de pilotage, dans ce cadre et cette dynamique, est un outil, un levier complémentaire d évolution d une structure. Il anime le management de l établissement notamment sur l utilisation de ses ressources qu elles soient humaines, matérielles ou financières pour répondre aux besoins. L appropriation d outil de pilotage intègre ainsi le suivi de la qualité de la prestation et la met en lien avec les ressources pour évoluer vers un système plus efficient.
Calendrier de travail JUIN/JUILLET appel à candidature auprès des ESMS par relais auprès de leurs représentants SEPTEMBRE lancement de l expérimentation
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