Cahier des Charges valant Acte d'engagement Objet du marché : Relations Presse 2014-2017 n de marché : 2013-037 Entre les soussignés: 1 L'office de tourisme de la Hague : 45 rue Jallot 50440 Beaumont-Hague d'une part et 2 La société... représentée par :. Adresse complète du siège social : Tél. : Fax :. - Immatriculation au S.I.R.E.T :.... - Numéro d'identité d'entreprise (SIREN) :... - Code d'activité économique principale (APE) :.. - N d'inscription au registre du commerce ou au registre des métiers (4)... D'autre part Il a été convenu ce qui suit : le titulaire s'engage envers l'office de Tourisme de la Hague à effectuer les prestations ci-après décrites aux conditions stipulées par le présent marché. Cahier des charges relations presse / NM / OTH 1
1- Préambule La Hague, pays où la côte prend toutes les formes que la nature a imaginées: dunes, falaises, plages de sable fin et de galets, côtes rocheuses. Le bocage forgé par l'homme, les quelques bois et les landes composent l'intérieur du pays. Et la mer, omniprésente, encadre cette terre sur trois côtés. Situé entre Divette et Diélette, l office de tourisme de la Hague (EPIC) est composée de 2 cantons: le canton de Beaumont et celui des Pieux. Le territoire touristique de la Hague représente 34 communes et environ 28000 habitants sur une surface de 300 km 2. L'Office de Tourisme de la Hague (OTH), composé de 10 salariés est présent sur territoire grâce à ses bureaux d'accueil situés à Beaumont-Hague, Goury, Les Pieux et Port Diélette. L'offre touristique de la Hague se décline sur plusieurs thématiques... THÈMES Paysages, panoramas, grands sites à découvrir à travers les mesures en faveur de la préservation de l'environnement et leurs acteurs Randonnées 4 saisons et sous toutes ses formes (pédestres, vélo, cheval.) Nautisme, la Hague est le spot normand à découvrir à travers les nouvelles infrastructures du territoire et nouvelles offres Patrimoine - naturel: le littoral, la campagne, le bocage, la lande... - cuturel: églises... - bâti: architecture des villages... Jardins: végétation luxuriante, étonnante... Les grands rendez-vous de l'été :Nuit des étoiles, La Rue Buccolique, Festival de musique de la Hague... L'OTH s'affiche comme le partenaire des grandes manifestations du territoire. Les Arts dans la Hague: cinéma, écriture, peinture, poterie, expositions... la Hague inspire les artistes. Qualité des produits et des producteurs présents sur le territoire. Reconnaissance de l'aoc pour les producteurs de cidre... Manifestations: Plantes et Saveurs d'automne, Cahier des charges relations presse / NM / OTH 2
Depuis 2008 nous travaillons avec une agence de relation presse pour la France. La mission de cette agence étant arrivée à son terme nous relançons une consultation afin de recruter à nouveau une agence. PRECISIONS SUR NOS SERVICES... L'argus de la presse est pris en charge par l OT. Une chargée de communication de l OT sera l interlocuteur unique de l agence. L organisation des accueils sur le territoire de journalistes sera réalisée par l OT L accompagnement des journalistes sur le territoire sera assuré par l OT, par conséquent la présence sur le territoire de l attaché de presse est optionnelle Les relations presse avec les bloggeurs (dont l activité est exclusivement liée à leur blog) sont réalisées par l OT 2- Objet de la consultation La présente consultation concerne : Agence conseil pour relations presse Dans le cadre de sa politique de promotion et de communication, l'oth souhaite : amplifier ses relations avec la presse nationale (prise en charge et assistance des relations presse) dans les conditions suivantes : - Cibles presse : Presse FRANCE - Supports médias: Journaux, radio, et tv A cet effet, il souhaite s attacher les services d un prestataire dédié pour 4 missions principales : Organisation d un voyage de presse par an Exemples de thématiques : Randonnées et activités nature (d'avril à octobre) Gastronomie et patrimoine culturel (toute l'année) Jardins et patrimoine naturel (printemps) Organisation d accueils presse individuels Suivant les demandes, ou suite à un démarchage. L objectif étant de privilégier la qualité des journalistes à la quantité. Un objectif quantitatif sera néanmoins déterminé en commun, chaque début d année, suivant l actualité du territoire. Autres actions suggérées par l agence permettant de développer l impact des relations presse. L agence devra ainsi démontrer sa capacité à organiser une action Cahier des charges relations presse / NM / OTH 3
presse dans un format innovant, propre à susciter la curiosité des journalistes en s appuyant sur les valeurs portées par le territoire. Rapports et bilans trimestriels quantifier la valeur des retombées presse résumer des actions menées Communiqués et dossiers de presse Rédaction d un nouveau dossier de presse et mise à jour 2 communiqués environ par an. Diffusion et relance Création de minis-dossiers de presse thématique (hébergements-gastronomie, bienêtre, activités-randonnées, patrimoine et environnement) suivant besoin spécifique L ensemble sera diffusé par l'agence de presse à ses frais, avec relance jusqu'à parution de l'article. Pour remplir ces missions, le candidat doit avoir une bonne connaissance du milieu du tourisme, ainsi qu une expérience manifeste en matière de relations presse au niveau national. NOS ATTENTES COMPLEMENTAIRES... 1 réunion par an sur le territoire de la Hague. Toutes dépenses non prévues initialement doivent être validées par l Office de Tourisme de la Hague. Les frais de déplacement sur notre territoire (hors voyage de presse) sont à votre charge. Frais d'affranchissement: à votre charge 3- Durée du marché Le marché est passé pour une durée de 1 an, renouvelable deux fois par reconduction expresse. Un contrat (en deux exemplaires) reprenant les obligations des deux parties sera rédigé et signé. A l issue de la première année (mois de novembre), un bilan qualitatif sera dressé par Cahier des charges relations presse / NM / OTH 4
l agence de presse. C est sur présentation de ce bilan écrit que l'office de tourisme de la Hague se prononcera pour la reconduction du marché. 4- Budget alloué : Le budget annuel alloué à cette action, hors frais d accueil des journalistes est de 10 000 TTC. Certaines opérations pourront être présentées en option avec une description de l action et de sa pertinence. 5- Début des prestations: 1 er janvier 2014 6 Procédure de passation Marché adapté 7- Présentation des offres Un projet de marché comprenant : La proposition commerciale du candidat valant bordereau de prix en détaillant les points suivants : Honoraires forfaitaires pour la réalisation et le suivi des relations presses Le coût d organisation des voyages de presse (coût unitaire) Les propositions stratégiques formulées par le prestataire dans le cadre de cette e consultation seraient les bienvenues : opérations d impact? Outils ludiques pour la presse? Concept de communication? Opération presse innovante? Le but étant d élargir l audience au-delà de la presse spécialisée. Le mémoire technique, qui exposera entre autre la qualité de l équipe c'est-à-dire les titres d'études et/ou l'expérience professionnelle des personnes pressenties pour l exécution des prestations, la fréquence des rendez-vous, les moyens que le candidat entend mettre en oeuvre pour assurer la bonne exécution des prestations. Le cahier des charges, dûment complété et signé 8- Sélection des candidatures et jugement des offres Les critères intervenant pour le jugement des offres sont indiqués ci-dessous et pondérés de la manière suivante : Cahier des charges relations presse / NM / OTH 5
1- Prix : 60% 2- Valeur technique (propositions d action) : 20% 3- Expérience professionnelle dans le tourisme : 20% 9- Date limite de réception des offres le 6 décembre 2013 à 12 heures 10- renseignements complémentaires Renseignements administratifs : Nicolas Maisonneuve au 02 33 01 86 12, mail : direction@lahague.org Renseignements techniques : Adeline Aubert au 02 33 01 86 13, mail : presse@lahague.org Cahier des charges relations presse / NM / OTH 6