CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES 1 Objet de la mission et objectifs 1-1 Objet de la mission La mission de gestion des relations presse est prévue pour l'exposition MONUMENTA 2008 : Richard SERRA. Le contrat est passé pour un an. Il est susceptible d être renouvelé une fois pour des expositions coproduites par la CNAP au GRAND PALAIS. 1-2 Objectifs Après le véritable succès public et critique de la première édition : MONUMENTA 2007 (Anselm Kiefer, Chute d étoiles), le prestataire devra répondre aux objectifs stratégiques suivants : - Confirmer le positionnement de MONUMENTA parmi les rendez-vous internationaux de l art contemporain ; - Valoriser la volonté de transmettre et de donner des clés de compréhension de l art actuel au plus grand nombre : médiateurs, audio-guides, site internet, activités pédagogiques etc. - Thématiser les approches autours de la programmation, la médiation, les activités jeunes publics, les horaires en nocturne, les audio guides gratuits etc - Mettre en relation les différentes éditions de l événement ; - Matérialiser auprès du grand public les ambitions d une politique culturelle de soutien à l art contemporain et à la création ; - Installer Paris au rang des grandes capitales mondiales de l art grâce à une offre culturelle unique. - Mobiliser le grand public et le public fidélisé lors de l édition 2007 autour de cet événement majeur de la vie culturelle française. Et plus spécifiquement, pour MONUMENTA 2008 : - Relayer auprès d un large public la renommée de Richard Serra, artiste majeur de l histoire de l art internationale. - Mettre en perspective l œuvre spécifique créée au Grand Palais à cette occasion en rapport avec ses œuvres et expositions précédentes (MOMA de New York, Guggenheim de Bilbao, Clara Clara aux Tuileries etc.). - Développer une communication de dimension internationale avec une action spécifique auprès des Etats Unis. - Sensibiliser le Grand Public au défi technique et artistique que représente la mise en œuvre de cette exposition. Les actions mises en œuvre viseront en priorité à : - Assoir la notoriété de MONUMENTA, amplifier l impact de la campagne de communication auprès du plus large public, afin de maximiser la fréquentation sur une courte période ; - Faire exister et vivre ces manifestations de manière pérenne, autour de différents thèmes permettant d alimenter les médias; - Assurer une visibilité aux principaux opérateurs de la manifestation (CNAP, RMN etc.)et au ministère de la culture et de la communication ; - Optimiser les retombées presse, à la fois quantitativement et qualitativement, aussi bien au niveau de la presse nationale, de la presse quotidienne régionale et des city mag franciliens, que de la presse étrangère. Les publics visés sont : - Le grand public - Le public professionnel : galeristes, collectionneurs, critiques (en France et à l étranger) 1
- Le public étranger (touristique, institutionnel et spécialiste) L objectif de fréquentation est de 150 000 visiteurs par édition Il est à noter que la durée relativement courte des manifestations sera équilibrée par une programmation d événements culturels extrêmement soutenue sur laquelle il conviendra de communiquer auprès de la presse. La campagne de presse devra nécessairement s adapter à la particularité des manifestations selon un «work in progress» à définir avec le comité de pilotage de l exposition. Nous attendons par conséquent une proposition très concrète sur la stratégie à adopter. Les moyens et les actions mis en œuvre viseront à conjuguer efficacement la presse spécialisée (art, tourisme, loisirs, etc.), la presse nationale et régionale grand public, la presse internationale, les médias audiovisuels (télévisions et radios généralistes et thématiques), et la presse Internet. Si les retombées presse doivent être très larges en France, on ne saurait imaginer qu un événement de cette ampleur ne s appuie également sur la presse internationale dont les retombées en amont de chacune des expositions doivent être source de trafic et générer le passage par Paris du public amateur. Un relais presse aux Etats-Unis sera donc nécessaire. L ensemble de ces objectifs vise bien entendu des retombées positives, aussi bien au niveau de l image des institutions impliquées, qu au niveau de la fréquentation du public et de la valorisation de l œuvre de Richard Serra. 2 Prestations de relations presse attendues Les prestations devront être exécutées selon le calendrier prévisionnel joint en annexe 1. Placée sous l autorité du CNAP, l agence de presse est retenue pour la mise en œuvre des relations presse. La stratégie de Relation Presse sera définie par le Comité de Pilotage de MONUMENTA, en adéquation avec le plan de communication générale et par le prestataire en charge de la conduite de projet auprès du CNAP. L ensemble des outils de communication presse seront conçus et rédigés par le prestataire chargé de la conduite de projet, mandaté par le CNAP et validé par le Comité de Pilotage. Tous les contacts presse (notamment la presse généraliste) devront être validés par le Comité de Pilotage. L agence portera son attention en priorité sur la presse Internationale. Les relations avec la Presse Généraliste seront faites en cohérence avec le contenu des partenariats médias déjà conclu pour l exposition et avec la stratégie de communication grand public menée. L agence sera missionnée pour coordonner en accord avec le Comité de Pilotage, sous l autorité du CNAP, toutes les opérations de diffusion de l information aux médias, de suivi et de relance des contacts avec les journalistes, organisation de rendez-vous, etc Elle sera à même de faire des recommandations et de prendre en charge la réalisation des différents outils ainsi que la conduite des actions listés ci-après : Outils fournis par le prestataire chargé de la conduite de projet, mandaté par le CNAP - Communiqués de presse Le contenu de ces documents sera défini par le CNAP ou son prestataire chargé de la conduite de projet et fera l objet d une validation par le Comité de Pilotage et le Cabinet du ministre. Un communiqué d annonce générique sera diffusé le plus en amont possible de chacune des manifestations. Il sera, autant que possible suivi de communiqués intermédiaires en cours de montage (correspondants aux étapes majeures et à la programmation culturelle et selon une périodicité à définir), diffusés en France et aux correspondants étrangers. 2
- Dossiers de presse Un dossier de presse par édition présentera l opération dans ses trois aspects principaux : l'exposition elle-même, sa médiation et sa programmation culturelle. Ces documents seront diffusés à partir des fichiers de l agence qui assurera la mise sous plis, l affranchissement et le routage de ces envois. - transmission des documents pour mise en ligne des informations et des documents visuels. Le prestataire chargé de la conduite de projet, mandaté par le CNAP se chargera de la mise en ligne et de l actualisation sur le site dédié à la manifestation de tous les éléments utiles à la presse, au fur et à mesure de leur élaboration : communiqué et dossier, photos légendées basse et haute définition, etc. L'ensemble des documents réservés à la presse sera téléchargeable, si possible avec un système permettant de conserver la traçabilité des demandes d informations. Outils fournis par l agence - Fichiers presse L agence mettra à disposition ses fichiers presse en fonction du ciblage proposé par le Comité de Pilotage. Des listes prioritaires seront définies par le prestataire chargé de la conduite de projet, mandaté par le CNAP, avec le Comité de Pilotage. - Revue de presse L agence contractera un abonnement à l Argus de la presse et de l audiovisuelle électronique et en assurera une diffusion régulière au prestataire chargé de la conduite de projet, mandaté par le CNAP. Une première revue de presse (presse écrite, audiovisuelle et internet) sera réalisée après la phase de lancement et une deuxième à la fin de l opération. Le sommaire de la revue de presse sera validé par le CNAP et le prestataire en charge de la conduite de projet. L agence assurera un suivi des retombées presse des expositions jusqu à deux mois après la fin des expositions. 10 exemplaires couleurs de la revue de presse finale seront transmis au CNAP après chaque exposition. Analyse qualitative et quantitative des retombées médiatiques L agence remettra au CNAP et au prestataire chargé de la conduite de projet une analyse des retombées médiatiques des expositions la semaine suivant la fin des expositions. Actions de l agence - Points d information sur le suivi des contacts presse Une information sur les prises de contacts avec la presse et leur suivi sera régulièrement envoyée au CNAP : tous les 15 jours et toutes les semaines durant les périodes de lancement des opérations. - Vernissage presse Un vernissage presse en présence de la ministre de la culture et de la communication est à prévoir de 10h à 12h le matin des deux vernissages. Ces lancements donneront lieu à l organisation d une opération de relations presse spécifique, qui est à définir mais que l agence prendra en charge. Voyage de presse L agence proposera une estimation de l organisation d un voyage de presse (pour la presse internationale), le jour du vernissage de l exposition. Cette prestation fera l'objet d'un bon de commande spécifique. 3
- Rendez-vous de presse L agence sera en charge d organiser des relances, des prises de rendez-vous et d interviews avec la presse, en amont des manifestations et lors de leurs déroulements, en lien avec le CNAP ou son prestataire chargé de la conduite de projet. L organisation de ces rendez-vous, avec l artiste, la Ministre, le Délégué aux arts plastiques,, le commissaire d'exposition ou toute autre personne qualifiée sera appréciée, au cas par cas par le prestataire chargé de la conduite de projet mandaté par le CNAP. Pour toutes ces actions, l agence - Soumettra la liste des invités au CNAP ou à son prestataire en charge de la conduite de projet. - Diffusera les invitations. - Prendra part à l organisation du vernissage et des rendez-vous presse en liaison avec le Comité de Pilotage et notamment leur coordination logistique, la mise en place et le suivi du protocole, l'accueil et l'accompagnement des invités. Le mode opératoire des vernissages presse et des lancements avec la ministre de la culture et de la communication seront précisés ultérieurement et seront à considérer indépendamment de ce cahier des charges. Signature du prestataire 4
ANNEXE N 1 CALENDRIER PREVISIONNEL D'EXECUTION MONUMENTA 2008 - Avant décembre 2007 : mise en ligne des visuels et documents de communication (CP, DP etc.). - De janvier à mars 2008 : information et relance de l ensemble des sites internet des rédactions françaises et étrangères. Référencement et information auprès des rédactions des grands médias du site internet monumenta.com et des contenus de l exposition. Transmission des calendriers rédactionnels des grands media au prestataire chargé de la conduite de projet. De janvier à juin 2008 : organisation des interviews de l artiste, du commissaire et des institutionnels mandatés par le ministère de la culture et de la communication. - Prise de contacts avant la fin janvier 2008 avec les principales rédactions des mensuels qui bouclent leur n de mai 2008. - Envoi du CP et du DP fin avril 2008 aux principaux correspondants presse international + responsable d institutions et musées à l étranger pour les inviter à découvrir l exposition et à se rendre au vernissage presse. - Envoi invitations vernissage presse pour réception le 20 avril 2008. - Gestion du vernissage presse le 7 mai 2008 au matin. - Gestion de la relation presse de l événement du 8 mai au 15 juin 2008 - Fin juillet 2008 : revue de Presse et analyse des retombées. Occupation temporaire du Grand Palais des Champs Elysées du 23 avril 2008 au 22 juin 2008. Montage du 23 avril au 6 mai 2008. Vernissage le 7 mai 2008. Démontage du 15 juin au 22 juin. En cours de manifestation : Actions de presse en lien avec les événements programmés et les engagements de soirées ou autres pour les mécènes et partenaires de l opération. A détailler dès que le programme précis sera disponible avec des temps forts à définir entre le 6 mai et le 20 juin 2008. Juin 2008 : Annonce de Monumenta 2009-2010 CALENDRIER PREVISIONNEL D'EXECUTION MONUMENTA 2009-2010 Le retro planning précis des missions suivantes sera précisé à partir de juin 2008. - Mise en ligne des visuels et documents de communication (CP, DP etc.). - Information et relance de l ensemble des sites internet des rédactions françaises et étrangères. Référencement et information auprès des rédactions des grands médias du site internet monumenta.com et des contenus de l exposition. - Organisation des interviews de l artiste, du commissaire et des institutionnels mandatés par le ministère de la culture et de la communication. - Prise de contact avec les principales rédactions des mensuels qui bouclent leur n de décembre 2009. - Envoi du CP et du DP aux principaux correspondants presse international + responsable d institutions et musées à l étranger pour les inviter à découvrir l exposition et à se rendre au vernissage presse. - Envoi invitations vernissage presse pour réception. - Gestion du vernissage presse. - Gestion de la relation presse de l événement - revue de Presse et analyse des retombées. Occupation temporaire du Grand Palais des Champs Elysées du 23 avril 2008 au 22 juin 2008. Montage du 23 avril au 6 mai 2008. Vernissage le 7 mai 2008. Démontage du 15 juin au 22 juin. 5
En cours de manifestation : Actions de presse en lien avec les événements programmés et les engagements de soirées ou autres pour les mécènes et partenaires de l opération. A détailler dès que le programme précis sera disponible avec des temps forts à définir. 6