Shortguide v 1.0 Manuel d utilisation Concerne Auteur Hiant Front-Office
1. TABLE DES MATIERES 1. TABLE DES MATIERES...2 2. AVANT-PROPOS...3 3. CONCEPTUELLEMENT...4 4. LANCER HIANT...5 5. INSCRIRE UN CANDIDAT...6 6. TRANSFORMER UN CANDIDAT EN TRAVAILLEUR...10 7. CREER UNE FICHE D ENTREPRISE (PROSPECT)...14 8. TRANSFORMER UN PROSPECT EN CLIENT...16 9. CREER UNE COMMANDE...19 10. RECHERCHER LE CANDIDAT IDEAL...21 11. SUIVIS...27 12. CREER UN CONTRAT...33 13. PROLONGER UN CONTRAT...37 14. COPIER DES CONTRATS...41 15. DIMONA...42 16. ENCODER DES PRESTATIONS...44 Titre : HiAnt Front Office Page 2
2. AVANT-PROPOS Ce manuel «HiAnt Front Office» propose un fil rouge au consultant en intérim pour l ensemble du processus, de l inscription d un nouveau candidat au traitement de ses prestations. Prato s efforce ici de brosser un panorama du flux général à suivre dans une agence d intérim. Dans la mesure où HiAnt est un logiciel extrêmement paramétrable, il est possible que les écrans présentés dans ce manuel divergent de ceux qui sont configurés dans votre système. Pour plus d informations sur les modules évoqués, nous vous renvoyons volontiers aux manuels d utilisation disponibles sur ftp://www.prato.be/handleidingen. Titre : HiAnt Front Office Page 3
3. CONCEPTUELLEMENT Vous enregistrez une nouvelle inscription dans HiAnt comme «candidat». L objectif consiste alors à transformer cette fiche en une fiche «travailleur/intérimaire» à un moment donné. Les entreprises sont d abord inscrites comme «prospect». Si vous désirez attribuer un intérimaire à ce prospect, vous devez d abord en faire un «client». Le module commercial vous permet de gérer votre relation client, de manière limitée ou pas. Une commande est une offre d emploi liée à un prospect ou à un client en particulier. Le module de recherche vous permet de rechercher les candidats appropriés pour la commande. Vous pouvez ensuite créer un contrat entre intérimaire et client. Les déclarations Dimona passent par HiAnt de manière manuelle et/ou automatique. A la prise de service de chaque intérimaire, vous pouvez aussi faire imprimer le document de sécurité et la fiche de poste de travail. Après la mise en service de l intérimaire chez le client, ses prestations doivent être encodées de telle sorte que le collaborateur du back-office (gestionnaire de salaire) reçoive le signal que cet intérimaire peut se prévaloir d'une rémunération. Titre : HiAnt Front Office Page 4
4. LANCER HIANT Une simple pression sur l icône d un nom d utilisateur et d un mot de passe : suffit pour lancer le logiciel HiAnt. Vous devez disposer Dès que HiAnt est lancé, vous arrivez sur l écran principal. Les menus, icônes et touches de raccourcis que vous retrouvez dans les menus vous permettent d'ouvrir les différents modules de HiAnt depuis cet écran. Nous n'aborderons que l'utilisation des icônes dans ce manuel. Titre : HiAnt Front Office Page 5
5. INSCRIRE UN CANDIDAT La deuxième icône de l'écran principal vous donne accès à l écran d aperçu qui présente toutes les personnes sauvegardées dans votre HiAnt. Vous y voyez donc tant les «candidats» qui n ont pas encore eu de contrat que les «travailleurs», qui ont déjà eu un contrat ou qui vont en avoir un. C est uniquement via cet écran que vous pourrez inscrire un nouveau candidat. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton «+» en bas à droite. S il est configuré comme tel, HiAnt vous demandera d abord de saisir le numéro NISS. Si ce numéro est déjà connu, une série d'informations personnelles seront saisies sur cette base dans la fiche de détail. Titre : HiAnt Front Office Page 6
Si vous ne connaissez pas encore le numéro NISS, vous pouvez indiquer un «0». Dans ce cas, une fiche vierge est ouverte : Vous devez ici remplir tous les champs encerclés qui sont d application. Les champs qui se trouvent en haut de l écran seront, le cas échéant, automatiquement remplis par HiAnt. Après avoir saisi toutes les informations de base nécessaires, veillez à les sauvegarder. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Sauvegarder», qui apparaîtra encadré en vert. Titre : HiAnt Front Office Page 7
Si vous cliquez sur le bouton «Inscriptions», HiAnt ouvre une structure à onglet dans laquelle vous pouvez indiquer un complément d information sur ce candidat : Titre : HiAnt Front Office Page 8
Pour plus d informations sur la manière de remplir ces onglets, nous vous renvoyons au manuel «Intérimaires et candidats». Titre : HiAnt Front Office Page 9
6. TRANSFORMER UN CANDIDAT EN TRAVAILLEUR Si un candidat de votre agence d'intérim est mis au travail, vous devrez faire de la fiche de cette personne une «fiche travailleur». Vous pourrez créer un contrat pour cette fiche après avoir attribué un numéro de travailleur et un statut. Vous trouverez tous les candidats et travailleurs (intérimaires) derrière la deuxième icône de l'écran principal de HiAnt. La première icône comprend seulement les travailleurs et donc une sélection de la deuxième icône. Nous allons transformer un candidat en travailleur depuis la deuxième icône, afin qu il s affiche également dans la première icône. Dans l écran d aperçu des travailleurs et candidats (deuxième icône), vous devez sélectionner le candidat souhaité et cliquer sur le bouton «Créer Intérimaire» : Titre : HiAnt Front Office Page 10
Choisissez ensuite le statut (section) que doit avoir le travailleur. Le statut vous permet de définir le mode de calcul salarial. Le statut que vous attribuez a également un impact sur le calcul du pécule de vacances, sur l ONSS, sur le précompte professionnel, etc. Dès que vous avez choisi la section (= statut), HiAnt attribuera automatiquement un numéro de travailleur. La fiche est ensuite rouverte afin que vous puissiez la contrôler. Les données qui apparaissent en haut de la page sont maintenant remplies par le système : Titre : HiAnt Front Office Page 11
Cette fiche travailleur sera désormais également visible à partir de la première icône de l écran principal : C est à partir de cet écran que vous pouvez créer une nouvelle fiche pour ce travailleur en lui attribuant un autre statut. Sélectionnez la ligne et cliquez sur le menu «Copier». HiAnt vous demandera à nouveau de spécifier le statut : Titre : HiAnt Front Office Page 12
Si vous choisissez, par exemple, «ouvrier», vous verrez apparaître deux lignes dans l'écran d aperçu pour ce travailleur : une première en tant qu employé, une autre en tant qu ouvrier : Notez que la personne est visible par statut dans cet écran. Vous voyez, dans les 2 premières colonnes, tant l abréviation du code du statut que le numéro de section. Si quelqu un a donc 2 statuts, cette personne apparaît ici deux fois. Un travailleur aura aussi un numéro de travailleur distinct par statut. Vous ne retrouvez la personne qu une fois dans la deuxième icône «travailleurs et candidats» : Titre : HiAnt Front Office Page 13
7. CREER UNE FICHE D ENTREPRISE (PROSPECT) Pour les entreprises aussi, 2 icônes sont prévues dans l'écran principal de HiAnt :. La deuxième icône vous présente toutes les fiches d entreprise, tant des prospects que des clients. La première icône en propose également un filtrage, en l'occurrence les seules fiches de clients. Pour créer une nouvelle entreprise dans HiAnt, allez sur la quatrième icône de l'écran principal. Cliquez ensuite sur le bouton «+». HiAnt vous demande d indiquer le numéro d'entreprise, mais vous pouvez indiquer un «0» si vous ne le connaissez pas encore : Dans une première phase, vous allez donc créer une fiche de prospect dans HiAnt, pour laquelle le numéro de client n est pas encore mentionné : Titre : HiAnt Front Office Page 14
L onglet «Client» peut également être rempli si la fiche «Client» est créée. Vous pouvez compléter les autres onglets si la fiche a encore le statut de «prospect». Outre l absence ou pas d un numéro de client, vous pouvez aussi consulter l onglet «Commercial» qu'il s'agisse d'une fiche de client ou de prospect. Vous le trouverez près du champ «Code d entreprise» : Titre : HiAnt Front Office Page 15
8. TRANSFORMER UN PROSPECT EN CLIENT Si vous avez rempli tous les champs nécessaires sur la fiche de prospect, vous pouvez en faire un client. Il n'est pas nécessaire de quitter la fiche au préalable pour le faire. Vous créez, en effet, très facilement une fiche client en cliquant sur le bouton «Prépare Client» dans la fiche de prospect : Vous recevrez la notification de la création de la fiche client et l indication qu il ne vous reste qu à l enregistrer en cliquant sur «OK» : Titre : HiAnt Front Office Page 16
Dès cet instant, l'onglet «Client» peut également être rempli. Dans l onglet «Client», vous pouvez créer les subdivisions ou tarifications du client auxquelles se rapporteront différentes propriétés, notamment les chèques-repas, les fiches de poste de travail et les modules salariaux et de facturation. Vous pouvez, par exemple, indiquer qu un groupe de travailleurs particulier doit recevoir des chèques-repas, qu'une fiche de poste de travail en particulier doit être imprimée et quels modules salariaux et de facturation sont d'application. Si vous cliquez sur +, vous pouvez créer une nouvelle subdivision ou tarification : Titre : HiAnt Front Office Page 17
L objectif consiste à vous permettre d associer une tarification à un contrat. De cette manière, le travailleur appartiendra à ce regroupement et les chèques-repas seront correctement calculés, la fiche de poste de travail appropriée sera imprimée et les modèles salariaux et de facturation pertinents seront appliqués. Titre : HiAnt Front Office Page 18
9. CREER UNE COMMANDE Vous pouvez créer une offre d emploi ou une commande dans HiAnt depuis une fiche client ou prospect. Vous pouvez le faire via l'écran principal de HiAnt, en cliquant sur l icône ou dans les fiches client ou prospect elles-mêmes, via l'onglet «Commandes». Si vous passez par l écran principal, vous obtenez toutes les commandes de tous les clients et prospects. Si vous passez par la fiche prospect ou client, vous ne verrez que les commandes de cette entreprise. Quel que soit l'écran par lequel vous souhaitez créer la commande, vous devez cliquer sur la touche «+». Dans cet exemple, la commande est créée à partir de la fiche client. Dans ce cas, HiAnt remplit automatiquement le nom de l entreprise. Les champs obligatoires sont indiqués par une barre rouge devant le champ de saisie. Si vous avez saisi et enregistré la commande, celle-ci sera visible dans l onglet «Commandes» de la fiche client ou prospect : Titre : HiAnt Front Office Page 19
Vous pouvez consulter les commandes depuis l écran de base de HiAnt grâce à l icône : Titre : HiAnt Front Office Page 20
10. RECHERCHER LE CANDIDAT IDEAL Dès que vous créez une commande pour un prospect ou un client, votre but est, bien sûr, de la finaliser le plus vite possible. Vous souhaitez donc trouver le candidat-intérimaire idéal pour la fonction. A cet effet, passez sur l écran d aperçu des candidats et travailleurs (deuxième icône jaune de l écran principal de HiAnt) et cliquez sur «Recherche». Vous arrivez ensuite dans l écran de recherche où vous pouvez définir vos critères de recherche. Pour une explication détaillée de toutes les possibilités de ce module, nous vous renvoyons au manuel «Module de recherche». Nous décrivons ici dans les grandes lignes comment vous pouvez obtenir une liste de résultats sur la base du module de recherche standard. Titre : HiAnt Front Office Page 21
Tous les champs sur lesquels vous pouvez effectuer des recherches dans la fiche travailleur sont subdivisés en catégories. Il vous suffit donc de sélectionner une catégorie et un champ, puis une valeur. Pour certains champs, vous pouvez effectuer une recherche dans une liste de «valeurs possibles», comme indiqué ci-dessous : Il vous suffit dès lors de double-cliquer sur la valeur souhaitée pour la placer dans le champ «Condition» : Titre : HiAnt Front Office Page 22
Pour ajouter ensuite le critère, cliquez sur le bouton «Ajouter condition» : Si aucune valeur possible n est associée à un champ, vous pouvez définir vous-même le critère dans le champ «Condition» : Titre : HiAnt Front Office Page 23
Si vous ajoutez alors ce critère grâce au bouton «Ajouter condition», cliquez sur «Aperçu résultat» pour découvrir le nombre de résultats : Titre : HiAnt Front Office Page 24
Dans cet exemple, 10 personnes ont une diplôme d enseignement supérieur de type court et résident à Hasselt. Vous pouvez consulter la liste des résultats en cliquant sur «OK» : Titre : HiAnt Front Office Page 25
Titre : HiAnt Front Office Page 26
11. SUIVIS Il est possible, dans HiAnt, de suivre l intégralité du travail de l'agence et de l'évaluer et l'optimiser. Une utilisation appropriée et efficace du module de suivi permettra de ne pas perdre de vue le fonctionnement et les activités quotidiennes de l agence. Les suivis consistent en l enregistrement d événements relatifs aux candidats/travailleurs, aux clients/prospects et/ou aux commandes. Vous pouvez donc associer le même suivi tant à une personne qu à une entreprise ou à une commande. Vous trouverez un aperçu de tous les suivis (liste de suivi) dans les icônes suivantes : Travailleurs Travailleurs et candidats Clients Clients et prospects Commandes Titre : HiAnt Front Office Page 27
Depuis la liste de suivi, vous pouvez créer un nouveau suivi en cliquant sur «+». Vous pouvez également créer un nouveau suivi à partir d'une fiche travailleur, client ou commande. Il vous suffit, quelle que soit la fiche, de passer par l'onglet «Suivi». Vous créez ensuite un nouveau suivi en cliquant sur «+» dans cet onglet : Titre : HiAnt Front Office Page 28
Selon la fiche à partir de laquelle vous avez créé ce suivi, un nom de travailleur ou un nom d'entreprise ou un nom d'entreprise et une commande seront toujours saisis. Dans l exemple cidessus, on a cliqué sur «+» à partir de la fiche travailleur de Marie Dupont. Dans l exemple cidessous, un suivi a été créé à partir de la commande «Employé administratif» pour le client Prato Services : Titre : HiAnt Front Office Page 29
Selon les champs «Travailleur», «Client» et/ou «Commande», le suivi sera disponible dans l onglet «Suivi», respectivement pour ce travailleur (candidat), ce client (prospect) ou cette commande. Vous donnez au suivi un type et un type de détail éventuel. De cette manière, vous pourrez plus tard établir des listes depuis l'écran d'aperçu de suivi, sur la base de ces types (de détail). Vous pouvez ainsi savoir combien de propositions ont, par exemple, été faites pour une offre d emploi en particulier : Titre : HiAnt Front Office Page 30
Titre : HiAnt Front Office Page 31
Vous pouvez également utiliser la liste de suivi comme liste de tâches à accomplir. Les suivis que vous créez vous-même seront automatiquement attribués à votre nom, afin que vous puissiez les suivre : Vous pouvez cependant cliquer sur la flèche bleue après le champ «Attribué» et attribuer le suivi à un autre collaborateur. Le suivi devra alors être effectué par la personne à laquelle il a été assigné. Si vous souhaitez consulter votre liste de tâches, vous devez indiquer vos initiales dans le champ «Attrib.init.» de la liste de suivi. Le champ «Initiales» reprend les initiales de la personne chargée du suivi. Vous filtrez ensuite sur «Date Suivi», la date à laquelle le suivi doit être finalisé. Le champ «Dat. Enco.» indique la date à laquelle le suivi a été effectué. Titre : HiAnt Front Office Page 32
12. CREER UN CONTRAT Si un intérimaire peut commencer chez un client, il convient d'établir d'abord un contrat. Cliquez, pour ce faire, sur la première icône l année sélectionnée.. Vous trouverez ici un aperçu de tous les contrats de L écran principal de HiAnt indique aussi l année sélectionnée : Vous pouvez changer d année en pressant simultanément CTRL Y dans l écran principal ou dans l écran des contrats : Titre : HiAnt Front Office Page 33
Si vous double-cliquez sur une ligne du contrat, vous ouvrez le contrat en détail : Vous pouvez créer un nouveau contrat depuis l écran d aperçu des contrats en cliquant sur «+». HiAnt vous demandera ensuite pour quelle semaine vous souhaitez créer un contrat : Titre : HiAnt Front Office Page 34
N oubliez pas, à la création du contrat, de saisir intégralement l'horaire en cas de travailleurs à temps partiel et d étudiants. Pour les autres travailleurs, seuls les totaux journaliers (champs «Total du travail») doivent être indiqués. Si l intérimaire doit recevoir des chèques-repas, il est crucial de sélectionner la bonne tarification au contrat. La flèche bleue à proximité du champ «Tarification» vous présente toutes les tarifications possibles pour ce client. Si vous avez choisi une tarification et si vous souhaitez en consulter le contenu (vous souhaitez, par exemple, vérifier si cette tarification contient bien des chèques-repas), choisissez le menu «Tarification» dans le contrat. La tarification choisie dans le contrat est maintenant ouverte : Titre : HiAnt Front Office Page 35
Vous voyez maintenant que cette tarification comprend, en effet, des chèques-repas. Dès qu un intérimaire avec cette tarification travaille 4 heures ou plus chez ce client, un chèque-repas sera automatiquement calculé. Après avoir enregistré le contrat, il sera visible dans l aperçu des contrats : Titre : HiAnt Front Office Page 36
13. PROLONGER UN CONTRAT A la fin de la semaine, vous désirerez peut-être prolonger les contrats à la semaine suivante. A cet effet, vous ne devez pas chaque fois créer de nouveaux contrats. Il vous suffit de prolonger les contrats existants de la semaine précédente. Procédez comme suit. Dans l écran d aperçu du contrat, choisissez le menu «Actions» «Transfert contrats». HiAnt saisit par défaut dans le champ «l ancienne semaine» (= semaine source) la dernière semaine des contrats. La semaine consécutive est saisie dans le champ «nouvelle semaine» (= semaine cible). Tenez compte du fait que HiAnt ne prolongera pas les contrats qui contiennent «Fin de l emploi» comme type de contrat. Dans «Sélection», vous pouvez ensuite choisir parmi 3 possibilités : Titre : HiAnt Front Office Page 37
Tous les contrats : tous les contrats se trouveront dans la semaine cible comme ils apparaissaient dans la semaine source (sauf les contrats avec «Fin de l emploi» dans la semaine source). Tous les contrats sauf contrats de jour: même chose qu au-dessus, sauf les contrats journaliers (de type normal ou les contrats journaliers fixes) qui ne seront pas prolongés à la semaine cible. Tous les contrats, mais seuls les contrats de jour du vendredi seront transférés au lundi : si vous cochez ce choix, tous les contrats et les contrats journaliers fixes seront transférés comme ils apparaissaient dans la semaine source. Seuls les contrats journaliers avec un type de contrat «Normal» seront transférés du vendredi dans la semaine source au lundi dans la semaine cible. S il y a des contrats journaliers avec le type «Normal» sur n importe quel autre jour que le vendredi, ces contrats ne seront pas transférés. Les contrats reprenant le type «Contrat de jour fixe» seront toujours prolongés au même jour. Un contrat journalier fixe au jeudi sera toujours créé le jeudi, un contrat journalier fixe au vendredi sera toujours créé un vendredi, etc. Dans le champ «Filtre travailleur», vous pouvez sélectionner des travailleurs pour lesquels vous souhaitez (uniquement) prolonger les contrats («Uniquement trav.»). Vous pouvez également exclure des contrats du transfert en énumérant les numéros de travailleurs dans «Sauf n trav.». Le champ «Liaison avec contrat master» est relatif aux éventuels contrats de plus longue durée (indéterminée) qui peuvent survenir si votre agence est également active dans le secteur des titres-services. Pour le fonctionnement de ces agences, référez-vous au manuel «Titresservices». Si vous cliquez maintenant sur «OK», les contrats de la semaine 52 de 2011 seront prolongés à la semaine 1 de 2012. Attention : il existe différents «types» de contrats et de contrats journaliers. Pour plus d informations, consultez le manuel «Contrats»! Titre : HiAnt Front Office Page 38
Titre : HiAnt Front Office Page 39
Titre : HiAnt Front Office Page 40
14. COPIER DES CONTRATS Si un intérimaire commence chez un client pour qui vous avez déjà des contrats avec d autres intérimaires, vous pouvez simplement copier ces contrats. Il ne vous restera plus qu à modifier le nom de l intérimaire et tous les autres champs obligatoires dans le détail du contrat. Pour copier un contrat, sélectionnez le contrat à copier dans l aperçu des contrats et choisissez le menu «Copier». HiAnt vous demandera ensuite pour quelle semaine vous désirez créer le nouveau contrat : Le détail du contrat s ouvre ensuite et vous pouvez y modifier toutes les informations nécessaires. Titre : HiAnt Front Office Page 41
15. DIMONA Vous devez rédiger une déclaration Dimona avant la mise en service d un nouveau contrat ou d un contrat modifié ou lors de l annulation d un contrat qui a déjà fait l objet d une déclaration Dimona. Vous pouvez le faire sur l écran d aperçu des contrats via le menu «Dimona» «Créer un fichier». Vous transmettez alors tous les contrats qui affichent les statuts suivants à l ONSS : Pas de statut pour les nouveaux contrats Statut «MODIFIED» : pour les contrats modifiés Statut «MARKED» : pour les contrats annuels qui ont déjà un numéro Dimona. Vous pouvez consulter le statut des contrats en choisissant dans l écran d aperçu des contrats le menu «Historique» «Dimona». Une colonne «Statut» et une colonne «Nr. Dimona» apparaissent et affichent respectivement le statut et le numéro Dimona : Titre : HiAnt Front Office Page 42
Chaque fois que vous cliquez sur le menu «Dimona» «Créer un fichier», vous envoyez non seulement les contrats à l ONSS, mais vous récupérez aussi les contrats prêts à l ONSS. L ONSS a attribué aux contrats traités un statut définitif et un numéro Dimona. Ces statuts et ces numéros Dimona se retrouvent dans votre HiAnt. Si vous n avez pas cliqué sur «Créer un fichier» pendant quelque temps, parce qu aucun nouveau contrat n a été créé par exemple, vous pouvez aussi récupérer les contrats manuellement et les enregistrer sous «Prêt» dans l ONSS comme suit : menu «Dimona» «Télécharger reçus» et «Lecture reçus». Il est également possible que votre agence procède à des déclarations automatiques, outre les déclarations Dimona manuelles. Le logiciel peut être configuré pour que l opération se déroule à n importe quel moment : le soir, le midi, le soir et le midi, toute la journée Vous trouverez ci-dessous un aperçu de tous les statuts Dimona possibles : Titre : HiAnt Front Office Page 43
16. ENCODER DES PRESTATIONS Si les intérimaires ont travaillé pour votre entreprise d intérim, vous devez encoder correctement leurs prestations la semaine suivante pour calculer ensuite leur salaire. Cliquez, pour ce faire, sur la deuxième icône. L écran suivant s affiche : Par défaut, l écran affiche les données de la semaine précédente (semaine actuelle -1), car HiAnt part du principe que vous souhaitez saisir les prestations de la semaine précédente dans la semaine actuelle. Lorsque vous ouvrez l écran, les clients qui ont eu un ou plusieurs contrats lors de la semaine mentionnée au-dessus apparaissent. Si vous sélectionnez un client en cliquant dessus, les intérimaires qui ont un contrat chez ce client sélectionné lors de cette semaine sont affichés. Si vous sélectionnez un intérimaire, vous voyez à droite de l écran, sous la date de cette semaine, les données du contrat : Titre : HiAnt Front Office Page 44
Les prestations que vous allez traiter proviennent du contrat. Pour les encoder, cliquez sur le bouton «Prestations», en bas à droite de l écran. Les lignes de prestations s affichent au-dessus, sous les lignes de prime : Si vous souhaitez modifier les prestations, vous devez double-cliquer sur la ligne et effectuer la modification dans la ligne supérieure. Si le travailleur mentionné au-dessus a pris congé lundi au lieu de travailler, double-cliquez sur la ligne du lundi. La ligne disparaît ensuite des lignes de prestations et apparaît sur la ligne supérieure. Vous pouvez alors modifier le code de «AD» en «VAK» : Titre : HiAnt Front Office Page 45
Si vous cliquez sur le bouton «+», la ligne modifiée du lundi sera à nouveau visible dans les prestations : Titre : HiAnt Front Office Page 46
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne de prestation ou de prime, vous ne devez pas doublecliquer sur une ligne (vous ne souhaitez, en effet, pas effectuer de modification), mais vous devez directement encoder la nouvelle prestation ou prime dans la ligne supérieure. Dans l exemple cidessous, nous avons ajouté un code «Dep.Incomp. au Patron» (code 608) au mardi (jour 2), d un montant de 10. Dans la mesure où nous ne souhaitons ajouter la prime qu une seule fois, «1» est saisi dans le champ «Nombre» : HiAnt reconnaît le code 608 comme code salarial, d où la présence d un champ supplémentaire «montant» à remplir. Vous trouverez un aperçu de tous les codes que vous pouvez utiliser sous le menu «Données» «Codes salariaux» : Titre : HiAnt Front Office Page 47
Si toutes les prestations et primes sont correctement encodées, vous pouvez demander une simulation salariale (à titre purement informatif) en cliquant sur le bouton «Calculer» en bas à gauche. Tous les codes créés par le système (par les commandes de prime et les formules salariales) apparaissent dans l écran d encodage des prestations : Titre : HiAnt Front Office Page 48
HiAnt affiche tous les codes par jour, mais vous pouvez les grouper de telle sorte que chaque code n apparaisse qu une seule fois en cochant la case «Groupez primes» : Titre : HiAnt Front Office Page 49
Lorsque vous avez terminé l encodage des prestations, vous devez donner un signal à HiAnt afin que ces lignes puissent être reprises dans une gestion salariale par le gestionnaire de salaire. Pour ce faire, allez sur le menu «Action» «Mettez sur A calculer». Entre les parenthèses vides destinées au nom du travailleur, vous pouvez lire -1 : Les prestations sont désormais prêtes à entrer dans un système de gestion salariale. Si vous souhaitez encore apporter une modification à la ligne de prestation qui figure sur -1, vous devrez à nouveau la débloquer en allant sur le menu «Actions» «Déblocage des prestations». Les parenthèses pour le nom du travailleur disparaissent et vous pouvez à nouveau remonter et Titre : HiAnt Front Office Page 50
modifier la ligne de prestation et de prime. Vous devrez bien sûr remettre la ligne sur «A calculer» (-1) après la modification. Si le gestionnaire de salaire ajoute ensuite les prestations qui présentent le statut -1 dans un système de gestion salariale, le statut se change en valeur 0. Si vous voyez (0) près des prestations, vous ne pouvez plus les modifier vous-même, mais le gestionnaire de salaire doit à nouveau débloquer ce statut en statut (-1). Vous pouvez ensuite modifier le statut (-1) en () et modifier ensuite la prestation. Si le salaire est enregistré, une valeur 3 apparaît. Si vous voyez (3) près d une prestation, ni vous ni le gestionnaire de salaire ne pouvez apporter de modification. Si une modification doit toutefois être apportée, le gestionnaire de salaire le fera via une révision. Titre : HiAnt Front Office Page 51