Administration générale de l Infrastructure PLAN OPÉRATIONNEL 2008-2013
Missions Mettre en œuvre les décrets et arrêtés adoptés par le Parlement et le Gouvernement de le CF Gérer l ensemble des constructions, infrastructure et équipements administratifs, scolaires, sociaux, médicaux, culturels et sportifs de la CF, qu il s agisse d investissements directs pour les immeubles lui appartenant en propre ou de subventions accordées en matière culturelle ou hospitalière ou pour les travaux effectuées par des pouvoirs organisateurs d établissements scolaires publics ou privées Assurer la coordination du suivi des décisions du Gouvernement en matière de financements alternatifs au bénéfice des infrastructure scolaires basés sur un partenariat public-privé ( PPP ) Assurer la bonne exécution des décisions prises dans le cadre du programme prioritaire des travaux pour les établissements scolaires de l enseignement organisé ou subventionné par la CF Assurer l entretien du propriétaire Entretenir des relations suivies avec les autres administrations du pays dotées de compétences comparables Exercer ses attributions en prenant en considération les missions assignées aux autres administrations générales
Vision
Valeurs Vis-à-vis du citoyen Professionnalisme Equité Respect Entre collègues Créer un sentiment d appartenance à un groupe Développer une identité propre Cultiver un esprit d équipe
Axe stratégique 1 Améliorer la place de chacun au sein de l AGI et faire de celle-ci un pole d expertise et de soutien reconnu en C.F et à l étranger
1.1 Développer au sein de l AGI une véritable politique de ressources humaines afin de permettre à chacun d exprimer ses compétences en cohérence avec les travaux de la Cellule de gestion des compétences 1.1.1 Elaborer un plan de gestion global des compétences internes fondé sur la gestion prévisionnelle des besoins En collaboration avec les responsables des différents services, établir un tableau d identification et de suivi des besoins en ressources humaines Définir clairement les objectifs de chaque agent et attribuer des responsabilités dans le cadre de la gestion de projet, Désignation d un référant pour chaque nouvel agent et évaluation fonctionnelle de tout nouvel agent 3 mois après son entrée
1.1.2 Promouvoir le partage et le transfert des connaissances Etablir la cartographie des connaissances disponibles (grille des compétences) et des fonctions critiques et développer un lieu central de gestion, de transfert de ces connaissances et de suivi des fonctions critiques
1.2 Améliorer la communication externe ( sites Internet, rencontre avec les chefs d Etablissement ) 1.2.1 Définir une stratégie de communication externe 1.2.2 Développer de nouveaux supports adaptés Dresser un tableau reprenant les différents canaux actuels de communication et interroger les partenaires externes sur leur pertinence Développer une e-newsletter et une FAQ
1.3 Développer l utilisation des outils modernes de management ( CAF, Tableaux de bord ) 1.3.1 Adapter les outils informatiques, en collaboration avec l ETNIC 1.3.2 Développer une politique de culture de qualité Moderniser les différents applications spécifiques à L AGI, en collaboration avec l ETNIC Faire passer le CAF aux services de l Administration centrale et assurer le suivi des plans d action issus des CAF déjà réalisés par la mise en place de tableaux de bord
Axe stratégique 2 Faire de l AGI une véritable organisation (plutôt qu une addition de services) inscrite dans une dynamique participative et commune à l ensemble du Ministère, fondée sur les objectifs à atteindre et le contrôle des résultats
2.1 Contribuer à l harmonisation des processus de gestion dans l ensemble de l AGI à l alimentation des systèmes centralisés de traitement des informations et à la mise en place des processus transversaux communs à l ensemble de Ministère 2.1.1 Mettre en place une politique transversale et intégrée de l AGI et permettre une vision globale des services transversaux Créer un organe de Direction, des comités de coordination, une cellule stratégique, mettre au point leurs missions (dont la confection de tableaux de bord) et les réunir au moins une fois par mois Créer au sein de l AGI dans certaines matières (architectes, géomètres) des groupes de projets et un système de veille Réfléchir sur une redéfinition des niveaux de décision sur base des lignes directrices transversales établies en matière de délégations et de responsabilités
2.1.2 Intégration de la notion de simplification administrative Mise en place de formulaires intelligents Généralisation de l envoi d un accusé de réception dans un délai de trois jours
2.2 Améliorer la communication interne 2.2.1 Développer une stratégie de communication interne afin d unifier les façons de travailler 2.2.2 Développer de nouveaux supports adaptés Dresser un tableau reprenant les différents canaux actuels de communication et interroger les partenaires internes sur leur pertinence Développer une e-newsletter et une FAQ internes
2.3 Assurer le fonctionnement optimal des 2 services généraux gérant les réseaux subventionnés scolaires, des services chargés des subventions infrastructures culturelles et hospitalières, 2.3.1 Mettre en place une gestion plus efficace du Service général des infrastructures publiques subventionnées 2.3.2 Mettre en place une gestion plus efficace du Service général des infrastructures privées subventionnées Clarifier les missions de chaque cellules du Services général et établir un tableau clair et accepté par tous des flux de traitement des dossiers afin de diminuer le temps de traitement des dossiers Clarifier les missions de chaque cellules du Services général et établir un tableau clair et accepté par tous des flux de traitement des dossiers afin de diminuer le temps de traitement des dossiers
2.3.3 Mettre en place une gestion plus efficace des services chargés des subventions aux infrastructures culturelles et hospitalières Clarifier les missions de chaque cellule du Service général et établir un tableau clair et accepté par tous des flux de traitement des dossiers afin de diminuer le temps de traitement des dossiers
2.4 Assurer le fonctionnement optimal des services d infrastructures non-scolaires (bâtiments administratif, culturels, sportifs, d aide à la jeunesse 2.4.1 Mettre en place une gestion plus efficace des services d infrastructures non-scolaires Clarifier les missions de chaque cellule du Service général et établir un tableau clair et accepté par tous des flux de traitement des dossiers afin de diminuer le temps de traitement des dossiers
Axe stratégique 3 Faire de l AGI un véritable partenaire du Gouvernement
3.1 Assurer une utilisation optimale (plus efficace et plus complète) des budgets alloués 3.1.1 Intégrer le travail dans une perspective pluriannuelle 3.1.2 Mettre en place un système de contrôle interne Mettre au point en collaboration avec le Cabinet une méthodologie acceptée par tous de la programmation pluriannuelle des travaux nécessaires dans le cadre d une réflexion à la mi-législature et en fin de celle-ci sur des propositions permettant d améliorer les politiques Créer une cellule chargée du suivi permanent du respect de la programmation et une cellule du contrôle du respect des marchés publics
Axe stratégique 4 Etre mieux au service de nos concitoyens et du secteur des Infrastructures tout en contribuant au développement économique et à la préservation de l environnement
4.1 Mettre en place des infrastructures de qualité adaptées aux besoins des parties prenantes de l AGI 4.1.1 Organiser des relations structurées avec les parties prenantes de l AGI (services administratifs, AGERS, pouvoirs organisateurs de l Enseignement, institutions culturelles, sportives, d aide à la jeunesse ) pour mieux prendre en compte leurs besoins Dresser un tableau reprenant les différent partenaires habituels ; établir sur cette base un ordre prioritaire des partenaires à l égard desquels un meilleur positionnement de l AGI paraît s imposer Généraliser la pratique de point de contacts opérationnels uniques et de correspondants privilégiés avec la mise en place de moments forts (conférences, journées d études, séminaires centrés sur les besoins ) pour collecter les attentes et les besoins
4.2 Intégrer dans le traitement des dossiers des critères spécifiques à prendre en considération en plus des critères de réglementation et de bon entretien (développement économique, respect de l environnement, économique d énergie, développement durable, ) 4.2.1 Définir de façon uniforme les critères de priorité et les appliquer Décrire les principales tâches réalisées dans les services, les exigences en termes de réglementation et de bon entretien, la manière de prendre en compte d autres critères et les conséquences financières de cette prise en compte
4.3 Assurer le fonctionnement optimal du programme prioritaire de travaux (PPT) 4.3.1 Mettre en place une gestion plus efficace du programme PPT Etablir une procédure méthodique et formalisée de travail entre les nombreux acteurs afin de diminuer les temps de traitement des dossiers
4.4 Assurer la réussite de l expérience pilote PPP 4.4.1 Développer et stabiliser la structure interne chargée de la gestion du programme PPP Déterminer clairement le rôle des services régionaux et de la cellule centrale S assure de la maîtrise par cette cellule des compétences requises
4.5 Rendre, avec le partenariat des autres administrations concernées, plus cohérent et plus efficace, l appui au réseau de l enseignement organisé par la Communauté française, en distinguant plus nettement les compétences mises en œuvre dans le cadre de la gestion des Infrastructures scolaires en général et celles mises en œuvre en tant que pouvoir organisateur de son réseau d enseignement 4.5.1 Développer les synergies avec l AGERS et l AGPE pour rendre plus efficace l appui au réseau de l enseignement organisé par la CF Généraliser la pratique de point de contacts opérationnels uniques et de correspondants privilégiés tant à l Administration centrale que dans les bureaux régionaux
4.6 Assurer une accessibilité optimale des Infrastructures dans le cadre de la politique d égalité des chances 4.6.1 Intégrer la politique d accessibilité dans les dossiers Etablir la liste des bâtiments actuels déjà pourvus de moyens permettant une meilleure accessibilité et reprendre ce critère comme condition de base dans les dossiers à venir (cahier des charges)
4.7 Assurer une occupation optimale de l ensemble des Infrastructures 4.7.1 Mettre en place et développer la coordination des acteurs principaux potentiellement concernés par une occupation des Infrastructures Dresser un tableau reprenant l occupation actuelle des Infrastructures et des différents partenaires potentiellement intéressés et organiser des réunions régulières à ce propos Rationaliser la répartition des locaux dans les bâtiments du Ministère, l occupation des locaux et réorganiser l accès et l accueil au bâtiment «Léopold II»
4.8 Assurer la qualité architecturale des Infrastructures et sensibiliser les différents publics à cette dimension 4.8.1 Renforcer la prise en compte du concept de qualité architecturale dans les dossiers 4.8.2 Intégrer cette dimension de sensibilisation dans la stratégie de communication Mettre en œuvre une méthodologie standardisée pour la prise en compte du concept de qualité architecturale dans les dossiers Mener des campagnes de Sensibilisation avec la mise en place de moments «forts» (conférences, journées d études, )
Axe stratégique 5 Etre acteur du développement régional de Bruxelles et de la Wallonie
5.1 Intégrer les dimensions régionales et territoriales dans les différents dispositifs de l AGI 5.1.1 Développer des outils d identification des dimensions à caractère régional dans les dossiers 5.1.2 Développer les contacts avec les régions Adapter les différentes bases de données de l AGI afin de tenir compte de ces dimensions Officialiser et structurer les relations déjà existantes