Bureau DMI Lettre trimestrielle du Bureau DMI - N 31 Projet DMI Dossier Médical Informatisé Sommaire État d avancement du projet...2 Nouveautés... 2 Lot 2 Dossier médical et paperless... 8 Connexions des appareils médicaux... 8 Progression du paperless... 8 Lot 4 Prescription et plan d administration des médicaments (PI-PAM)... 9 Lot 5 Prescription des analyses et des examens complémentaires... 11 Biologie clinique... 11 Examens complémentaires... 11 Lot 6a Dossier infirmier informatisé (DII)... 12 Users groups...14 Référents médecins... 14 Référents secrétaires... 14 Points à suivre...15 Projet DMI Page -1 - Lettre trimestrielle N 31
État d avancement du projet Nouveautés 1. L accès des médecins au Dossier Infirmier Informatisé (DII) Depuis le 21 mars 2012, tous les médecins du CHU ont accès aux différentes composantes du Dossier Infirmier informatisé en cours de déploiement, y compris la feuille de paramètres, via de nouvelles icônes : A partir de la vue de l US Choix du module à ouvrir Clic droit sur le patient Au départ du Dossier patient Projet DMI Page -2 - Lettre trimestrielle N 31
Au départ de tout évènement (dont le tour de salle ou l hospitalisation) 2. Dossier de secours Le groupe de travail «Continuité» mis en place en octobre dernier, a pour objectif de définir les mesures et les procédures nécessaires pour assurer la continuité de la prise en charge du patient, en hospitalisation et en ambulatoire, en cas de défaillance majeure de l infrastructure informatique. Dans un premier temps, un dossier de secours a été développé avec, comme priorités, l accès aux données essentielles et possibilité d impression : du dossier infirmier informatisé (continuité des soins) : - Anamnèse - Sélection de paramètres - Soins à réaliser - Evènements importants - Plaies de la prescription et du plan d administration des médicaments (continuité des traitements) - Traitements - Distribution du dossier médical informatisé (continuité de la prise en charge médicale) - Tour de salle - Dernières biologies Un premier test est en cours dans l unité de soins du -4AB dans laquelle le dossier infirmier informatisé est déployé ainsi que la prescription et le plan d administration des médicaments sont en phase pilote depuis le mois de février dernier. Projet DMI Page -3 - Lettre trimestrielle N 31
L accès se présente comme suit : Projet DMI Page -4 - Lettre trimestrielle N 31
3. Vue dossier patient Au niveau des classeurs de consultation, la discipline du service concerné est désormais mentionnée. Projet DMI Page -5 - Lettre trimestrielle N 31
4. Venus explorer L installation d une nouvelle version de Venus explorer permet davantage de manipulations et une visualisation plus précise des images. Ce «viewer» est désormais utilisé pour tous les examens réalisés en Médecine nucléaire. 5. Visualisation des images produites par les services médicaux et intégrées via le PACS (échos urologie, cardiologie, SI, pédiatrie ) Un clic droit sur un examen au niveau de l arborescence permet d appeler le «viewer» spécifique pour lire l image correspondante. Projet DMI Page -6 - Lettre trimestrielle N 31
6. Accès à UpToDate L accès à cet outil, disponible sur le Web, permet aux médecins d obtenir des informations scientifiques très vastes et régulièrement mises à jour. UpToDate est désormais accessible via le menu Outil CHU. Ce menu est disponible à tout moment via le bouton «démarrer». 7. Apprentissage en ligne Un outil permettant à chaque catégorie de personnel d accéder à des séquences multimédias de formation aux logiciels institutionnels sera disponible sur l intranet dès septembre 2012. Projet DMI Page -7 - Lettre trimestrielle N 31
8. Projet d envoi, aux patients, de SMS pour les rappels de rendez-vous ambulatoires La phase pilote se poursuit en Cardiologie. Les résultats tant quantitatifs (diminution de l absentéisme) que qualitatifs (appréciation des patients) sont très positifs. Le déploiement pour tous les services médicaux est prévu dès septembre. Lot 2 Dossier médical et paperless Connexions des appareils médicaux L état d avancement est le suivant : Service O.R.L. Pneumologie Médecine physique & Neurologie Cardiologie Gynécologie Gastro-Entérologie Connexions Connexions réalisées en cours Vidéonystagmographes, Images Tympanométres, Endoscopes d endoscopies en salle d opération EFR (Epreuves fonctionnelles respiratoires) EMG, Potentiels évoqués Coronarographies, ECG : autres sites Echographes, ECG : site ST Echographes (images et biométries) Images d endoscopie digestive Connexions en cours d analyse Neurologie Urologie Endocrinologie Ophtalmologie Rhumatologie Consultation de préanesthésie Urgences Tous Somnolter, Polysomnographes Urodynamique Echographes Questionnaires patients ECG ECG Photos EEG Echographes Tout l appareillage du service Progression du paperless La situation évolue comme suit : Projet DMI Page -8 - Lettre trimestrielle N 31
Dossiers sortis/dossiers créés Parmi les nouveautés, il est actuellement possible de numériser : NB : l année 2012 est limitée au premier quadrimestre certains documents comme étant confidentiels (seuls les services concernés ont accès aux documents) Psychiatrie (notes manuscrites, dossier infirmier) Direction médicale : dossiers de plainte le document d adhésion des patients au Réseau Santé Wallon. Lot 4 Prescription et plan d administration des médicaments (PI-PAM) La phase pilote a démarré en février 2012 dans l unité de soins du -4AB (45 lits : cardiologie, pneumologie, radiothérapie, médecine nucléaire), déjà couverte en DII (Dossier Infirmier Informatisé). Les lits de Cardiologie sont déployés depuis juin ; les lits de Pneumologie sont en cours de déploiement ; les lits de Radiothérapie et Médecine nucléaire seront déployés dans les prochaines semaines. Le support papier a été supprimé en mai. L objectif est que l unité de soins du -4AB soit totalement couverte en août. La phase pilote se poursuivra au -2AB (cardiologie) en septembre/octobre 2012, puis dans les unités de soins intensifs du -2D et du -2C. L accès à la prescription des médicaments est disponible pour tous les médecins. Un accès en lecture est Projet DMI Page -9 - Lettre trimestrielle N 31
également prévu pour les stagiaires de la 1 ère à la 4 ème année de master. La suppression du support papier dans l unité de soins implique que les médecins utilisent la prescription électronique des médicaments, y compris lors des gardes. La vue «prescription médicale» se présente comme suit : Projet DMI Page -10 - Lettre trimestrielle N 31
Lot 5 Prescription des analyses et des examens complémentaires Biologie clinique Patients hospitalisés Toutes les unités de soins sont couvertes sur les différents sites. Les derniers cas particuliers à déployer sont : Génétique : en cours Epreuves dynamiques : développements en cours de finalisation Laboratoire de thérapie cellulaire et génique: planifié au second semestre 2012 Pour rappel, l objectif poursuivi est de supprimer tout support papier. Patients ambulatoires Les sites du Sart Tilman et NDB sont couverts. Les sites d Esneux et du Brull sont en cours de déploiement. Examens complémentaires Patients hospitalisés Site du Sart Tilman : les prescriptions des examens d Imagerie médicale, de Gastro-entérologie, de Neurologie, de Cardiologie et de Pneumologie sont effectives dans toutes les unités de soins Site NDB les prescriptions des examens d Imagerie médicale sont effectives dans toutes les unités de soins les prescriptions des examens de Neurologie, Pneumologie, Gastro-entérologie et de Cardiologie sont en cours de déploiement. Les demandes d avis de spécialistes sont en cours de déploiement sur tous les sites. La prescription des produits sanguins est planifiée au cours du second semestre 2012. La prescription des examens de médecine nucléaire et des analyses d anatomie pathologique complétera ce lot en 2013. Patients ambulatoires Ce déploiement est prévu en 2013. Projet DMI Page -11 - Lettre trimestrielle N 31
Lot 6a Dossier infirmier informatisé (DII) Les 11 unités de soins couvertes sont les suivantes (date reprise = début de déploiement) : -4AB (Cardio - Pneumo - Radiothérapie) : mai 2010-2D (Soins intensifs) : décembre 2010-2AB (Cardiologie) : avril 2011-2C (Soins intensifs) : juin 2011-1AB (Neurologie) : octobre 2011-1C (Pneumo Infectiologie) : novembre 2011 +3B (Pneumo-onco) : février 2012 +3A (Gastro-onco) : mars 2012 + 3C (Oncologie) : mai 2012-3AB (Hémato-Oncologie) : mai 2012-3C (unité stérile) : mai 2012 Le paramétrage et les corrections du module «gestion des plaies», nécessaire à la poursuite du déploiement dans les unités de soins de chirurgie, sont en cours. Il sera testé au -1AB en Neurologie, déjà couverte en DII et qui héberge 10 lits de neurochirurgie. La suite du déploiement, dans l état actuel des plannings, est prévue comme suit : +5A (Rhumatologie Néphrologie) + Hôpital de jour : septembre 2012 +5B (Unité métabolique, partie médecine) : octobre 2012 +2B (Neurochirurgie) : novembre 2012 +2A (Chirurgie orthopédique) : décembre 2012 Le cas particulier du DII aux soins intensifs Des tests ont été réalisés au -2D en installant des PC fixes sur des bras articulés à l entrée de chaque chambre. Cela a permis de lier le PC au patient présent dans la chambre. Cette installation permet une ouverture directe sur la feuille de paramètres ainsi qu un écran de veille avec affichage des paramètres vitaux. Les deux unités de soins intensifs au -2D et au -2C sont équipées depuis fin juin. Projet DMI Page -12 - Lettre trimestrielle N 31
Feuille de paramètres du DII : Vue paramètres généraux : Ecran de veille : Par ailleurs, un groupe de travail chargé d étudier les besoins spécifiques (particulièrement des médecins) liés au déploiement du DII dans les différentes unités des soins intensifs sera constitué en septembre. Il sera composé de médecins, de chefs d unités infirmiers, de représentants de la direction du nursing et de l équipe DMI. Projet DMI Page -13 - Lettre trimestrielle N 31
Users groups Les comptes-rendus détaillés de tous les Users Groups sont disponibles sur l Intranet CHU via la rubrique «Projets - DMI». Référents médecins Deux réunions ont été organisées les 21 mars et 13 juin 2012 Parmi les points soulevés qui ont fait l objet d actions de la part de l équipe projet DMI : Intérêt d accéder à partir d OmniPro aux images clé synthétisant un examen et déjà disponibles dans le PACS Cette demande a été relayée aux informaticiens chargés de la gestion du PACS. Demande d un moyen permettant de visualiser plus clairement l état de validation d un protocole d imagerie (provisoire/définitif). Il est proposé que le service d Imagerie médicale déplace cette mention en tête de protocole. Demande d une réflexion globale concernant les soins intensifs impliquant les intervenants concernés. Un groupe de travail sera constitué en septembre. Référents secrétaires Deux réunions ont été organisées les 21 mars et 13 juin 2012 Les secrétaires présentes se sont déclarées globalement très satisfaites des adaptations apportées au logiciel et des nouvelles fonctionnalités. Parmi les points soulevés qui ont fait l objet d actions de la part de l équipe projet DMI : Des avis spécialistes créés n importe où dans l arborescence du dossier patient alors qu ils devraient être classés sous l hospitalisation à laquelle ils se rapportent. La recherche d une solution est en cours. La difficulté de saisir des médicaments pris par les patients à domicile dans le module OmniPro de gestion de la dialyse en cas de médicament non connu. Projet DMI Page -14 - Lettre trimestrielle N 31
Tout médicament non connu dans les bases de données doit être signalé à l équipe des accompagnateurs pour être paramétré. Points à suivre Démarrage de la phase pilote du lot 4 (Prescription et Plan d administration des médicaments) Poursuite et clôture de la phase pilote du lot 6a : Dossier infirmier informatisé Progression du déploiement du lot 5 : Prescriptions des analyses et examens complémentaires Poursuite des connexions des appareils médicaux Paperless : progression du scannage du passé. Projet DMI Page -15 - Lettre trimestrielle N 31