Direction Générale des Services Marie-Hélène RENSON- LENOBLE Directrice Générale des services Tel 01 49 45 28 11 Fax 01 49 45 29 91 Mail : marie-helene.renson-lenoble@supmeca.fr MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES Institut Supérieur de Mécanique de Paris 3, rue Fernand Hainaut 93400 St Ouen CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP) Marché (MAPA) FOUR_SRH_2015_01 : d achat d un logiciel de Ressources Humaines Références à la nomenclature européenne (CPV) : 48000000 : Logiciels et systèmes d information Références à la nomenclature NACRES : IB.32 DROITS D'UTILISATION DES AUTRES LOGICIELS IB 34 MAINTENANCE DES AUTRES LOGICIELS ID.13 INFORMATIQUE : ASSISTANCE A MAITRISE D'ŒUVRE
Sommaire 1. GENERALITES - CONTEXTE - OBJET DU MARCHE 2. FONCTIONNALITÉS ATTENDUES - PREALABLES - GESTION ADMINISTRATIVE - ABSENCES, CONGES ET TEMPS DE TRAVAIL - GPEC - PILOTAGE ET SUIVI DE LA MASSE SALARIALE - DEMATERIALISATION 3. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES - ARCHITECTURE - MODE DE BADGEAGE - MODE d AUTHENTIFICATION 4. PRESTATIONS - PARAMETRAGE - FORMATION - REPRISE DONNEES - GESTION DU PROJET - DEFAILLANCE - MAINTENANCE - PRIX I - GENERALITES 1.1 - CONTEXTE Le service Ressources Humaines de l ISMEP, est composé de trois agents, un chef de service et deux gestionnaires. Il est doté d un logiciel de gestion des Ressources Humaines Virtualia - centré sur la gestion des dossiers administratifs des agents, de leur carrière, de leurs présences et absences (maladie, congés et temps de travail ) et la gestion des effectifs. L effectif de Supmeca est de 90 permanents : 44 enseignants et enseignants-chercheurs et 46 BIATSS ; ainsi qu une vingtaine de contractuels (doctorants etc ) et environ 80 vacataires. Par ailleurs, la préparation de la paye est assurée aujourd hui, via le logiciel WINPAIE, par un agent rattaché au service financier. Outre la double saisie que supposent sur des outils différents d une part la GRH (Virtualia) d autre part la préparation de la paye (Winpaie) à destination de la DDFIP qui en assure le calcul, un certain nombre de données nécessaires au pilotage ne sont aujourd hui pas traitées ou doivent l être sur des fichiers Excel en complément : traitement de la RAFP, simulation de paye, pilotage de masse salariale, gestion prévisionnel des emplois et des compétences etc Courant 2015, le service Ressources Humaines prendra progressivement en charge la préparation de la paye, en lien avec l agent du service financier, pour être autonome dès début 2016. Ce changement d organisation correspondra à la mise en place du nouvel outil SIRH. 1.2 - OBJET DU MARCHE Le présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P), concerne d une part l installation et le paramétrage du SIRH qui sera choisi, d autre part la prise en main par les agents du service Rh et leur formation au nouvel outil. Le logiciel concerne le service ressources humaines de l ISMEP (Institut Supérieur de Mécanique de Paris) Supmeca, situé au 3 rue Fernand Hainaut à Cergy (93400).
II- FONCTIONNALITES ATTENDUES L ensemble des champs Ressources Humaines doivent pouvoir être traités via ce logiciel unique. Ils sont tout d abord listés pour être ensuite explicités : Gestion administrative Gestion des absences, congés et temps de travail Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Pilotage et suivi de la masse salariale Dématérialisation : aide en ligne, alertes 2.1 - Préalables Le SIRH retenu devra disposer d un système permettant de définir les droits de gestion de chaque utilisateur, en lui attribuant un ensemble d autorisations d accès en fonction de son «profil». Un système d identifiant et de mot de passe est donc indispensable pour assurer la confidentialité des données. Par ailleurs, le SIRH devra pouvoir fonctionner en mode web et permettre ainsi une connexion décentralisée des agents ou de leur hiérarchie pour prendre connaissance d informations ou intervenir en validation d une demande, connexion possible à partir de tout appareil mobile. Enfin le SIRH devra permettre la préparation, l édition et l archivage de toutes les notifications destinées aux agents, à leur hiérarchie ou aux services de tutelle (arrêtés, certificats, attestations, contrats, etc ) 2.2 - Gestion administrative Dossier agent : possibilité de saisir, d historiser, de faire évoluer toutes les données administratives et informations réglementaires relatives à un agent. L ensemble des saisies doit pouvoir être traçable via un système de «datation». L organisation des données doit pouvoir se faire conformément aux règles de gestion statutaire en vigueur dans la Fonction Publique d Etat et plus particulièrement dans l Enseignement supérieur. Paye (en interfaçage avec la DDFIP93 avec laquelle nous avons une convention de paye à façon). La préparation des données susceptibles d être traitées par la DDFIP pour le calcul de la paye doit pouvoir se faire en utilisant les données administratives déjà enregistrées dans le SIRH, sans ressaisie supplémentaire. Les opérations de pré-paye, après saisie doivent faire l objet d une validation par le référent désigné. Par ailleurs, les données paye de retour de la DDFIP doivent pouvoir être intégrées dans le SIRH sans nécessiter un retraitement particulier et permettre d établir les tableaux de bord nécessaires au pilotage (voir 1.3.4). Chômage : l établissement n étant plus son propre assureur, les données administratives des agents et de leur rémunération nécessitent seulement de pouvoir être requêtées afin de préparer les dossiers destinés à Pôle emploi et à l Unedic. Carrières : la gestion des carrières et notamment tout ce qui concerne les avancements d échelon et de grade doit pouvoir être gérée selon les processus métiers de façon fluide et
anticipée. L ensemble des informations réglementaires devra pouvoir être disponible via l accès à une aide juridique en ligne. Il doit être possible d anticiper les campagnes annuelles d avancement par corps de façon à préparer les dossiers et planifier les commissions paritaires en conséquence. Mais également de disposer d une fonction «alerte» permettant de suivre les échéances (changement d échelon, réduction d ancienneté ). Enfin les diverses requêtes permettant de remonter les informations demandées au Ministère (SUPINFO etc ) Une fonction de simulation est également nécessaire, en lien avec les éléments de paye (voir 1.3.4). Retraite : Les CIR (comptes individuels retraite) devront non seulement pouvoir être créés et incrémentés mais également interfacés avec le module «pension» géré par un autre organisme (rectorat, autre établissement) compte tenu de la taille de l établissement. Le calcul de la RAFP (retraite additionnelle de la fonction publique) devra pouvoir être établi à partir des données paye, sans retraitement externe, notamment en regard des quotités susceptibles d être prises en charge par les employeurs secondaires lorsque les agents titulaires de l établissement réalisent des vacations à l extérieur. 2.3 - Gestion absences et congés La gestion des présences/absences en lien avec chaque dossier agent : ensemble des données relatives à la santé, aux événements familiaux, aux congés, formations etc doit pouvoir faire l objet d une traçabilité. Tout ce qui a trait au suivi de la santé (arrêts maladie, accidents de travail ou de service, maladies professionnelles) ou de la prévention (visites médicales) doit pouvoir être paramétré en lien avec des alertes permettant une gestion optimisée des processus professionnels. Les congés doivent pouvoir être déposés par les agents en ligne et validés de la même façon par les «valideurs» désignés. Les données relatives au CET (compte épargne temps) doivent pouvoir être enregistrées et historisées. L accès en ligne des données du temps de travail (consultation) doit pouvoir être donné aussi bien aux agents qu à leur hiérarchie. Par ailleurs une validation en ligne des demandes par les personnes dûment autorisées doit pouvoir être mise en œuvre. Le paramétrage du temps de travail doit pouvoir faire preuve de souplesse, en lien avec les accords temps de travail propres à l établissement. Enfin les données relatives aux badgeages, validations etc doivent être consolidées en temps réel au sein du SIRH.
2.4 GPEC La gestion des effectifs, le suivi des emplois sous plafonds ou sur ressources propres doit pouvoir se faire en permettant l historisation des données, la traçabilité des enregistrements, le calcul des ETP et ETPT sur des périodes pré-déterminées afin de répondre aux besoins d enquêtes, tableaux de bord et indicateurs (dont le bilan social). Le lien entre emploi (budgétaire ou sur ressources propres : l établissement n est pas passé aux RCE) et agent occupant cet emploi doit pouvoir se faire aisément et ce lien doit pouvoir également être historisé ; il doit permettre également d éditer une cartographie des emplois. La possibilité de gérer le recrutement, notamment dans le cadre des concours d enseignantschercheurs, via l organisation des comités de sélection et le dépôt en ligne des dossiers de candidatures serait un plus. La collecte des demandes de formation, pouvant être déposées et validées en ligne, doit pouvoir conduire à établir un plan de formation annuel. Ce plan de formation doit pouvoir être suivi, faire l objet de convocations numériques, d enregistrement automatique des absences pour formation, d édition des évaluations, de production de statistiques et d indicateurs. Le suivi des compétences des agents titulaires ou contractuels de l établissement doit pouvoir être établi : via une historisation de leurs affectations, un rattachement de leur CV, un enregistrement de leurs diplômes, qualifications et suivi des formations tout au long de la vie professionnelle. Les entretiens professionnels doivent pouvoir faire l objet d une saisie en ligne avec enregistrement des données centralisées au sein du SIRH. 2.5 PILOTAGE ET SUIVI DE LA MASSE SALARIALE Un système de requêtage simple mais performant doit pouvoir permettre d extraire l ensemble des données, triées, présentées selon tel ou tel critère en fonction de dates et/ou de périodes précises. Des tableaux de bord doivent pouvoir être pré formatés à partir de requêtes identiques (mais évolutives) et historisés avec une mise en exergue (schémas, histogrammes, camemberts etc ) des évolutions constatées. C est le cas principalement des tableaux du bilan social et des principales enquêtes récurrentes à destination des tutelles : DPG (emploi et masse salariale), PAP et RAP volet emploi. Mais aussi de tous les indicateurs relatifs au pilotage de la masse salariale. Ils doivent également permettre d introduire des notions de gestion prévisionnelle via des fonctions de simulation : simulation évolution de carrière, GVT, masse salariale. 2.6 DEMATERIALISATION L ensemble des opérations de gestion doivent pouvoir faire l objet d alertes interactives. Des circuits d approbation dématérialisée seront paramétrables. Un système de signature électronique à mettre en place dans le cadre de workflow serait un plus. Une aide en ligne est mise en place afin d assurer la permanence de la conformité du référentiel avec la réglementation. Enfin, le SIRH devra permettre un rattachement dématérialisé des pièces administratives et des divers justificatifs, dans un contexte de GED. III CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
3.1 ARCHITECTURE La solution devra fonctionner sur un serveur dont le système d exploitation sera MICROSOFT Windows 2012 R2 (64 bits). En sachant que ce serveur sera virtualité avec MICROSOFT Hyper V. La base de données devra fonctionner sur MICROSOFT SQL 2012 ou MICROSOFT SQL 2014. Le serveur web devra fonctionner sur MICROSOFT IIS 8.5 (Internet Information Services) de Windows Server 2012 R2. L application devra permettre une mise en œuvre d une architecture trois tiers des serveurs : le serveur web (le portail), le serveur applicatif, la base de données. la présentation des données : Le portail web le traitement métier des données : l application l'accès aux données persistantes : la base de données L application devra permettre via le serveur web, un accès sécurisé en utilisant le protocole hypertexte sécurisé HTTPS (combinaison du HTTP avec une couche de chiffrement SSL). L application devra rendre le site web accessible depuis Internet pour uniquement certains modules : Par exemple : L accessibilité de certains modules depuis l extérieur du site SUPMECA comme la validation des congés par un responsable d équipe depuis son domicile et par contre interdire le badgeage en dehors du site de SUPMECA 3.2 MODE DE BADGEAGE L application devra accepter deux modes de badgeages : Badgeage directement sur la badgeuse physique reliée sur le réseau informatique Badgeage en ligne via le site web 3.3 MODE AUTHENTIFICATION L application devra se connecter à un référentiel type annuaire LDAP (Active Directory : AD) afin de réaliser l'authentification unique (Single Sign-On : SSO). L application devra se connecter simultanément à différents référentiels et de technologies différentes (AD, Open LDAP). Depuis un ordinateur du domaine AD, l application devra utiliser les informations d ouverture de session Windows dans le domaine AD de l utilisateur et pouvoir vérifier ces informations auprès de l AD pour contrôler (autorisation ou interdiction) l accès à l application. Si l authentification est vérifiée, l application devra attribuer le niveau de privilèges/droits de l utilisateur suivant les règles (profils) définis. Depuis un ordinateur hors du domaine AD, l application devra proposer une fenêtre d authentification. IV - PRESTATIONS 3.1 PARAMETRAGE Le candidat fournit et installe les matériels et logiciels correspondant à sa proposition. Le candidat réalise les paramétrages, développements spécifiques et met en œuvre les interfaces nécessaires. 3.2 FORMATION
Les sessions de formation organisées sur le site de Supmeca et accompagnées de supports didactiques réutilisables au-delà de la session physique permettront La prise en main complète de l outil et de l ensemble de ses fonctionnalités La réalisation d exercices pratiques sur une base test La conception de tableaux de bord transposables ensuite sur la base de production de l outil 3.3 REPRISE DONNEES Le candidat réalise la reprise complète des données des outils précédents : Virtualia et Winpaie selon des modalités et un calendrier qui auront été détaillées dans la proposition. 3.4 GESTION DU PROJET Le candidat détaillera dans sa proposition les modalités de mise en œuvre du projet : calendrier précis, phases successives avec détail des opérations à mener du côté de l éditeur, du côté de l établissement (partie technique et partie fonctionnelle), documents fournis, coordonnées précises des interlocuteurs référents et détail de leurs compétences respectives. 3.5 MAINTENANCE Les modalités de maintenance du SIRh (conditions financières, périodicité, conditions d intervention ) devront être détaillées. 3.6 DEFAILLANCE Le prestataire doit garantir qu en cas de défaillance, la propriété des sources sera transférée à l établissement. 3.7- PRIX Le seuil maximal du présent marché est de 60 000 HT.