CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE MEURTHE-ET-MOSELLE LIVRET D ACCUEIL GUIDE RESSOURCES HUMAINES PREVOYANCE COMPLEMENTAIRE A COMPTER COMPLEMENTAIRE DU 1 ER JANVIER 2015 SANTE A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2016 0
La gestion de votre régime Santé est confiée à Gras Savoye. Ce livret a pour objectif de vous : Présenter l ensemble des documents nécessaires à la bonne gestion des dossiers Indiquer les démarches à accomplir pour l indemnisation de vos agents Référencer l ensemble des justificatifs nécessaires au traitement de leurs dossiers 1
Sommaire L adhésion de votre collectivité... 3 L adhésion de vos agents... 4 Le parcours du Bulletin Individuel d Affiliation... 5 Comment mettre à jour le dossier de vos agents?... 6 Comment régler les cotisations?... 7 Votre espace RH... 8 Comment vos agents obtiendront-ils leur indemnisation?... 9 2
L adhésion de votre collectivité COLLECTIVITE GESTION 1 Bulletin d adhésion COLLECTIVITE 2 Document à retourner dûment complété et signé à GESTION GRAS SAVOYE BP 80162 57005 METZ Cedex 1 maryse.leclerc@grassavoye.com 3
L adhésion de vos agents Lors de l adhésion d un de vos agents au contrat Frais de Santé, vous devez : - Lui faire compléter le Bulletin Individuel d'adhésion (BIA) et y apposer le cachet de votre collectivité, - Lui remettre le Livret d Accueil et la Notice d Information émise par l assureur, - Nous transmettre le Bulletin Individuel d Adhésion complété et les pièces justificatives correspondant à sa situation pour son enregistrement et le prélèvement de ses cotisations sur son compte bancaire (uniquement pour les retraités)? - Envoyer le Bulletin Individuel d'adhésion (BIA) à : MUTUELLE INTERIALE 9 rue Maurice Barrès 54042 NANCY Lorsque l adhésion sera validée par nos services, votre agent recevra automatiquement sa carte tierspayant. Rappel des pièces à joindre Une copie de la carte nationale d identité ou d un passeport valide Une copie de votre attestation jointe à la carte Vitale ainsi que celles des bénéficiaires inscrits sous leur propre numéro auprès de la Sécurité sociale. Un Relevé IBAN (RIB) afin de permettre : le virement des prestations sur le compte de l agent ; le prélèvement des cotisations (uniquement pour les retraités). En cas de concubinage ou de PACS, une attestation sur l honneur ou tout autre justificatif de domicile Un mandat SEPA, dûment complété et signé (uniquement pour les retraités) Un certificat de scolarité pour les enfants étudiants de plus de 18 ans 4
Le parcours du Bulletin Individuel d Affiliation AGENTS SERVICES PAYES SECRETAIRES DE MAIRIE AGENCE GESTION 1 Le Bulletin Individuel d Affiliation 2 Remis à la DRH de la collectivité adhérente 3 Les pièces à joindre : Une copie de l attestation jointe à la carte Vitale ainsi que celles des bénéficiaires inscrits sous leur propre numéro auprès de la Sécurité sociale. Un Relevé d Identité Bancaire (RIB / IBAN) afin de permettre le virement des prestations sur votre compte. Une copie de la carte nationale d identité ou d un passeport valide Un justificatif de domicile pour les personnes liées par un PACS ou en concubinage Justificatifs pour les enfants de plus de 18 ans (étudiant, pôle emploi ) Mandat SEPA pour les retraités 4 Le Bulletin Individuel d Affiliation (avec cachet de la collectivité) est envoyé à l agence de proximité 5 Vérification de la complétude des bulletins d adhésion par l agence de proximité 6 Mise en gestion Enregistrement de l adhérent Edition de la carte de tiers-payant 5
Comment mettre à jour le dossier de vos agents? Il convient de nous transmettre un Bulletin de Modification (BM) pour nous informer de tout changement de situation concernant vos agents (adresse, coordonnées bancaires ) dans le cadre de son adhésion au contrat. Vous pouvez aussi disposer de votre propre espace RH (se reporter à la rubrique correspondante ciaprès). Modification de la situation familiale Nous transmettre un bulletin de modification santé accompagné des pièces justificatives (extrait d acte de naissance, copie de la nouvelle attestation carte vitale, ). Dans ce cas, l adhésion / radiation est effective à compter de la réception du bulletin de modification. Modification des coordonnées bancaires L adhérent doit nous envoyer un nouveau relevé IBAN. Changement d adresse L adhérent doit nous informer de sa nouvelle adresse par courrier ou mail Si l adhérent change de Caisse Primaire d Assurance Maladie (CPAM), il doit nous transmettre une copie de l attestation de sa nouvelle CPAM. Pour les enfants étudiants et apprentis L adhérent doit nous adresser sa nouvelle attestation jointe à sa carte vitale Modification des garanties Votre régime prévoit trois niveaux de prestations. Si l agent souhaite en changer, il doit nous transmettre un bulletin de modification. Modalités de changement d option : - Modification des garanties à la hausse : L agent a la possibilité de demander une modification de ses garanties à la hausse au 1 er janvier de chaque année, sous réserve d en faire la demande au moins 2 mois avant la date d échéance du contrat collectif, soit avant le 31 octobre. En cas de changement de structure familiale, la modification de garantie intervient le 1er jour du mois suivant le délai de 2 mois d'envoi de la demande. - Modification des garanties à la baisse : L agent a la possibilité de demander une modification de ses garanties à la hausse au 1 er janvier de chaque année, sous réserve d en faire la demande au moins 2 mois avant la date d échéance du contrat collectif, soit avant le 31 octobre. En cas de changement de structure familiale, la modification de garantie intervient le 1er jour du mois suivant le délai de 2 mois d'envoi de la demande. 6
Comment régler les cotisations? Les appels de cotisations Le précompte sur salaire Les cotisations sont précomptées directement par vos services, sur le salaire de vos agents. Un bordereau vous sera adressé par nos services trimestriellement à terme échu. Il conviendra de nous retourner ce document dûment complété et accompagné du règlement correspondant (ou justificatif du virement effectué). Dans certains cas si le contrat d assurance le prévoit, et uniquement dans le cadre d une adhésion au contrat Frais de Santé, la cotisation pourra également être prélevée directement par nos services, sur le compte bancaire de l assuré (ex : retraités, congé parental, congé sabbatique, ). Pour toutes questions relatives au précompte des cotisations, nous vous invitons à prendre contact avec nos services : Virginie DINIEL virginie.diniel@grassavoye.com 03.87.37.41.79 7
Votre espace RH Votre adresse email (sur laquelle vous avez reçu le mail d activation) Votre mot de passe (présent au sein du mail d activation) 8
Comment vos agents obtiendront-ils leur indemnisation? Les remboursements sont effectués à partir : Du décompte émis par la Sécurité Sociale. Ou Des flux de décompte télétransmis par la Sécurité Sociale (télétransmission Noémie). Dans ces deux cas, nous pouvons avoir besoin de justificatifs complémentaires (optique, dentaire.) pour le règlement du dossier. Les échanges s effectuent directement entre nos services et vos agents BON A SAVOIR : Cas particuliers où la télétransmission ne peut être mise en place Si le bénéficiaire (votre agent ou un membre de sa famille) est adhérent à une autre complémentaire pratiquant la télétransmission. Pour les bénéficiaires dépendant d un autre régime que le Régime Général ou Alsace-Moselle tels que régimes SNCF, MNH, RATP Le service Noémie fonctionne si la mention Ce décompte a été transmis à votre organisme complémentaire apparaît. Le remboursement par Gras Savoye Dès réception de la copie du décompte Sécurité Sociale par télétransmission (Noémie) ou de l original du décompte papier nous procédons au remboursement complémentaire des soins à l exception de ceux qui nécessitent un justificatif. Nous adressons aux agents, mensuellement ou trimestriellement, un relevé reprenant l ensemble des règlements effectués. Pour le conjoint et/ou les ayants droit bénéficiant de leur propre complémentaire santé, nous complétons le remboursement du reste à charge sur présentation : Du décompte original des prestations ou du relevé électronique établi par l organisme complémentaire ayant effectué le remboursement, Des pièces justificatives 9
GRAS SAVOYE, société de courtage d assurance et de réassurance Gras Savoye Berger Simon Filiale du Groupe Gras Savoye Siège Social : Centre Commercial Saint Jacques 5 Entrée Serpenoise 57041 METZ Cedex 1 Tél : 03.87.37.41.41. Télécopie : 03.87.37.41.01. http://www.grassavoye.com. SAS au capital de 2 757 900 euros. 399 82 443 RCS Metz Intermédiaire immatriculé à l'orias sous le n 07 023 220 (http://www.orias.fr). Gras Savoye est soumis au contrôle de l'acpr (Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution) 61 rue Taitbout 75436 Paris Cedex 9 10 INTERIALE Siège Social : 32 RUE Blanche 75009 PARIS - www.intériale.fr Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la Mutualité, numéro SIREN 775 685 365