UNIVERSITE DE LA POLYNESIE FRANÇAISE NETTOYAGE ET ENTRETIEN DES LOCAUX REGLEMENT PARTICULIER D APPEL D OFFRE 1
Article 1. OBJET DE L APPEL D OFFRE L objet de cet appel d offre consiste l exécution des prestations de nettoyage des locaux des sites de l Université de Polynésie Française et de l Institut Universitaire de Formation des Maîtres pour une durée de trois ans reconductible de manière expresse pour une durée d'un an, soit une durée totale maximum de quatre ans.. Article 2. 2.1 Etendue de la consultation et modalités de passation du marché La présente consultation donnera lieu à un marché à bon de commande, passé par appel d offres ouvert, soumis aux dispositions des articles 19 et 20 section IV chapitre II du Décret 49-500 applicables aux marchés passés au nom de l Etat en Polynésie française. 2.2 Conducteur d opération - Maîtrise d œuvre La maîtrise d œuvre est assurée par l université de la Polynésie française, représentée par M. le Président de l université. 2.3 Durée du marché Le marché sera conclu pour une durée de 3 ans. 2.4 Délai de réception des offres La date limite de réception des offres est fixée au: Vendredi 24 août 2012 à 12H Ce délai ne peut être dépassé. Aucune offre déposée au-delà de la date et heure indiquées ci-dessus ne sera prise en compte. 2.5 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à quatre vingt dix (90) jours à compter de la date limite de remise des offres. 2.6 Présentation des candidats : Les candidats peuvent répondre en entreprise générale ou en groupement d entreprises conjointes dont le mandataire sera solidaire. 2
2.7 Retrait des dossiers Le dossier de consultation est téléchargeable dans son intégralité sur le site internet de L Université de la Polynésie Française (UPF) à l adresse : http://www.upf.pf/marche-publicpour-le-nettoyage-et.html Il peut également retiré, sur support papier, à l adresse suivante : 2.8 Visite des locaux Université de Polynésie Française Campus d Outumaoro Accueil Bâtiment de la Présidence BP 6570 98702 FAA'A Tahiti Polynésie française Tél. : (+689)803 894/803 803 - Fax : (+689)803 804 Afin que les candidats puissent élaborer une offre en adéquation avec les besoins de l UPF et de l IUFM, les locaux visés au présent marché devront obligatoirement être visités. À cette occasion, le candidat devra impérativement signer une fiche de passage. Les candidats devront se faire connaître auprès de l UPF et de l IUFM au moins 48 heures avant la date demandée, par email, à l attention de Monsieur Julien HULOT Directeur Logistique de l UPF BP 6570 98702 FAA'A Tahiti Polynésie française Tél. : (+689)803 874/206 501 email : julien.hulot@upf.pf. Il est précisé que les services de l université et de l IUFM fermeront le 6 juillet au soir et rouvriront le 6 août au matin. Article 3. PRESENTATION DES OFFRES Le dossier remis par les candidats, sous pli cacheté anonyme, comprendra: 1ère enveloppe comprendra les pièces suivantes: Les certificats par l administration fiscale (service des contributions, Trésor public ou tout autre document équivalent) attestant, au 31 décembre de l année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la situation fiscale régulière de l entrepreneur à l égard de ses obligations déclaratives et de paiement de l impôt (situation à jour pour l année précédente et soldée pour les autres années) ; Un certificat attestant que l entrepreneur est à jour de ces cotisations auprès de la Caisse de Prévoyance Sociale; La date de validité de ce certificat ne devra pas être antérieure à un (1) mois de la date de remise des offres ; 3
une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les fournitures, services ou travaux objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; une déclaration appropriée de banques ou preuve d'une assurance pour les risques professionnels ; les bilans ou extraits de bilans, concernant les trois dernières années, des opérateurs économiques pour lesquels l'établissement des bilans est obligatoire en vertu de la loi ; une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l'importance du personnel d'encadrement pour chacune des trois dernières années ; la présentation d'une liste des principales fournitures ou des principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons et les prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l'opérateur économique ; la présentation d'une liste des travaux exécutés au cours des trois dernières années, appuyée d'attestations de bonne exécution pour les travaux les plus importants. Ces attestations indiquent le montant, l'époque et le lieu d'exécution des travaux et précisent s'ils ont été effectués selon les règles de l'art et menés régulièrement à bonne fin ; l indication des titres d'études et professionnels de l'opérateur économique et/ou des cadres de l'entreprise, et notamment des responsables de prestation de services ou de conduite des travaux de même nature que celle du marché ; une déclaration indiquant l'outillage, le matériel et l'équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de marchés de même nature ; une description de l'équipement technique, des mesures employées par l'opérateur économique pour s'assurer de la qualité et des moyens d'étude et de recherche de son entreprise ; les certificats de qualifications professionnelles (la preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen, notamment par des certificats d'identité professionnelle ou des références de travaux attestant de la compétence de l'opérateur économique à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat) ; les certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures par des références à certaines spécifications techniques (de l UPF et de l IUFM accepte toutefois d'autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les candidats, si ceux-ci n'ont pas accès à ces certificats ou n'ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés) ; 4
l avis de passage remis lors de la visite des locaux la copie du ou des jugements prononcés, s il est en redressement judiciaire. Ces premières pièces devront être impérativement fournies lors du dépôt des offres et placées dans la 1 ère enveloppe. 2ème enveloppe comprendra les pièces suivantes un mémoire des dispositions que le prestataire se propose d adopter pour assurer les prestations techniques qui lui seront confiée et présentant toutes les caractéristiques de son offre, comprenant notamment la liste des outils et des machines utilisés de manière permanente ou occasionnelle, accompagnée d une notice technique ainsi que celle des produits utilisés. un exemplaire de l acte d engagement, dûment rempli, paraphé, daté et signé avec la mention manuscrite «lu et approuvé» et revêtu du cachet de la société, la «liste des prix» complétée et signée, le bordereau de décomposition des prix, complété et signé, un exemplaire du cahier des clauses administratives particulières, paraphé, daté et signé avec la mention «lu et approuvé» et revêtu du cachet de la société, un exemplaire du cahier des clauses techniques particulières, paraphé, daté et signé avec la mention manuscrite «lu et approuvé» et revêtu du cachet de la société, un RIB ou un RIP, divers documentations s il le juge utile (facultatif). L ensemble des documents doit être signé et paraphé par une personne disposant du pouvoir d engager la société, et revêtus du cachet de cette dernière. La réponse devra impérativement être rédigée en français. Tout dossier incomplet sera rejeté. 5
Article 4. - CONDITIONS D'ENVOI DES OFFRES Les dossiers seront remis soit par courrier avec accusé de réception, soit à l adresse cidessous contre récépissé, Université de Polynésie Française Campus d Outumaoro Accueil Bâtiment de la Présidence BP 6570 98702 FAA'A Tahiti Polynésie française Tél. : (+689)803 894/803 803 - Fax : (+689)803 804 Dans tous les cas et sous peine de rejet, elle comportera également la mention : «À N OUVRIR QU EN COMMISSION D APPEL D OFFRES» «Appels d offres ouvert - Marché de prestations de nettoyage et d entretien des locaux» L enveloppe extérieure est anonyme, elle ne porte pas le nom du candidat. les enveloppes intérieures, constituées comme il est dit à l article 3, portent le nom du candidat ainsi que respectivement les mentions : Première enveloppe intérieure Candidature pour le marché l UPF et de l IUFM Nettoyage Deuxième enveloppe intérieure Offre pour le marché l UPF et de l IUFM Nettoyage Article 5. - OUVERTURE DES PLIS - JUGEMENT DES OFFRES Les offres seront examinées, selon la procédure suivante : 5.1 Délais d examens. La commission d appel d offres n examinera que les dossiers reçus dans les délais Les autres dossiers seront rejetés. 6
5.2 Conditions d examen. La commission d appel d offres examinera les dossiers complets, ne présentant pas d irrégularité(s) et contenant tous les documents demandés. Les autres dossiers seront rejetés. Il convient de bien vérifier que tous les documents administratifs demandés sont bien fournis ; les signataires des documents doivent toujours indiquer leur nom et leur qualité, et fournir, le cas échéant, leur pouvoir d engager la société. Si un document ne peut être fourni du fait par exemple, d une création récente, fournir une note expliquant le cas de figure ; (joindre également les documents attestant ces dires). L Acte d engagement, le CCAP et le CCTP doivent, en leur dernière page, être datés signés, paraphés et revêtus du cachet de la société ; le signataire n oublie pas d indiquer son nom et sa qualité, et de fournir son pouvoir d engager sa société. En outre, chaque page de ces documents est paraphée. 5.3 Ouverture des plis. La commission ouvrira l enveloppe et examinera tout d abord la régularité formelle des documents qui devront être conformes à ce qui est demandé au présent Règlement Les autres dossiers seront rejetés. 5.4 Analyse des offres. Les offres régulières en leurs formes seront analysées une à une puis comparativement En fonction de cette analyse, l UPF et l IUFM pourront, le cas échéant, demander librement aux soumissionnaires d apporter des précisions ou compléments d information qui seront jugés nécessaires quant à la teneur de leur offre. Les candidats pourront, éventuellement, être amenés à présenter oralement leur offre à l UPF et l IUFM. Les offres seront ensuite sélectionnées selon les critères pondérés classés par ordre d importance décroissante, suivants : I. CRITERES RELATIFS AU PRIX : 400 points Se décomposant comme suit : * Prix global du nettoyage et de l'entretien annuel des locaux hors prestations spécifiques : 200 pts * Montant du taux horaire d un agent de nettoyage :50 pts * Montant de la prestation de nettoyage des vitres extérieures : 50 pts 7
* Montant de la fourniture, l entretien et la recharge équipements sanitaires : 100 pts II. CRITERES TECHNIQUES : 600 points Se décomposant comme suit : * Adéquation générale aux contraintes du cahier des clauses techniques particulières. : 100 pts * Crédibilité et cohérence du planning de mise en œuvre de la prestation de nettoyage : 100 pts * Qualité de la proposition d'organisation opérationnelle : 100 pts * Profil et expérience de l'équipe projetée : 100 pts * Capacité à mettre en place les moyens humains et techniques nécessaires à une prestation ponctuelle de nettoyage : 100 pts * Qualité des moyens techniques mis à disposition sur site : 50 pts * Qualité des produits utilisés : 50 pts III. CRITERES ADMINISTRATIFS : 100 points Se décomposant comme suit : * Compréhension générale du besoin : 50 pts * Qualité rédactionnelle de l offre : 50 pts Le jugement des offres vise à déterminer l offre la mieux-disante. Le soumissionnaire retenu par la CAO devra fournir, dans les meilleurs délais, sans que ceuxci n excèdent quinze (15) jours comptés à partir de la lettre recommandée avec avis de réception ou du fax de l UPF et/ou de l IUFM en faisant la demande, les attestations fiscales et parafiscales obligatoirement rédigées en langue française. Si une offre apparaît anormalement basse, l UPF et l IUFM pourront la rejeter par décision motivée après avoir demandé par écrit les précisions qu elle juge utiles et vérifié les justifications fournies. 8
Article 6. MODIFICATION DU DOSSIER DE CONSULTATION Le maître d'ouvrage se réserve le droit d'apporter des modifications au dossier de consultation ne remettant pas en cause l'essentiel du programme, au plus tard 10 jours avant la date limite fixée pour la réception des offres. Si le maître d'ouvrage apporte des modifications substantielles, un nouveau délai peut alors être ouvert à compter de la date d'envoi du rectificatif aux candidats. Ils auront alors à répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation. Si, pour d'autres raisons, la date de réception est reportée pendant la phase de consultation, les dispositions qui précèdent s'appliquent en fonction de cette nouvelle date. Article 7. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Tous renseignements d'ordre technique et/ou administratif peuvent être demandés par email uniquement, à l'attention de Monsieur Julien HULOT, à l adresse suivante : julien.hulot@upf.pf avec la mention : «APPEL D OFFRES l UPF et l IUFM / Nettoyage» Avec le nom du soumissionnaire, le nom du signataire de la demande, la fonction du signataire et l adresse email où il est possible d'envoyer la réponse. Les réponses aux questions seront fournies à l'ensemble des soumissionnaires par publication sur le site Internet de l UPF et l IUFM à l adresse suivante : http://www.upf.pf/marche-public-pour-le-nettoyage-et.html L UPF et l IUFM communiquera les réponses aux questions 6 jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres. Les soumissionnaires ne pourront plus poser de questions après avoir remis leur offre. 9