Sommaire I Présentation du nouveau module «Travaux» 5 I.1 Le nouveau module «Travaux» est intégré à Even 5 II Présentation du logiciel : Fonctionnalités 7 II.1 La Barre de navigation 7 II.2 Création d une «fiche Travaux». 7 II.3 Gestion des envois de documents par mail. 8 II.4 Recherche & Modification d une fiche Travaux. 9 II.5 Recherche & Edition des fiches Travaux. 9 II.6 Consultation des factures. 12 II.7 Impression de la fiche Travaux en cours. 12 II.8 II.9 Utilitaires et fonctionnalités des «listes écrans». 14 Utilitaires et fonctionnalités accessibles à partir du clic droit de la souris. 14 II.10 Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété. 15 II.11 Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes. 20 III Gérance : Gestion des devis. 26 IV Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. 32 IV.1 Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. 38 IV.2 Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. 38 V Copropriété : Gestion des devis. 40 VI Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention 45 VI.1 Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. 50 Travaux V1.3 - Présentation du nouveau module «Travaux» - Septembre 2012 3
VI.2 Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. 50 VII Module Travaux : Accès direct. 52 VII.1 Accès aux options du module Travaux. 54 VIII Saisie des factures à partir des fiches Travaux. 55 IX Saisie des factures à partir de la GED entrante 58 X Intégrer les Commandes dans la Comptabilité d engagement. 61 4 Travaux V1.3 - Présentation du nouveau module «Travaux» - Septembre 2012
I Présentation du nouveau module «Travaux» Le nouveau module «Chaîne Travaux» d EVEN permet la gestion en Copropriété et en Gérance : Des Devis Des Commandes de Travaux. Des Demandes d intervention Avec les fonctionnalités suivantes : Intégration du nouveau module dans Even Création des Commandes Travaux à partir de Devis Création de Demandes d Intervention à partir d un Contrat Envoi des documents par Mail, Fax ou impression papier Archivage automatique dans la GED Suivi de vos demandes Gestion des relances Comptabilisation avec engagement Pré-codification des demandes de Travaux & des demandes d intervention Un accès direct pour interroger ou saisir des fiches Travaux à partir d Even ATTENTION : Ce module n est accessible qu après son activation dans EVEN. Merci de vérifier si vous êtes habilités à utiliser cette fonctionnalité auprès de la société EGIDE. I.1 Le nouveau module «Travaux» est intégré à Even Il existe plusieurs possibilités pour utiliser le module «Travaux». Travaux V1.3 - Présentation du nouveau module «Travaux» - Septembre 2012 5
La plus simple est d accéder aux fiches principales d Even et de cliquer sur le bouton situé dans la barre d outils. Vous trouvez ci-dessous la liste des fiches Even connectées au nouveau module. Cf. Accès au nouveau module Travaux à partir d une fiche Even. I.1.1. Pour le Module Gérance par la fiche Immeuble par la fiche Propriétaire par la fiche locataire par la fiche Contrat I.1.2. Pour le Module Copropriété par la fiche Immeuble par la fiche Copropriétaire I.1.3. Pour le Module Comptabilité par la fiche Fournisseur I.1.4. Pour le Module Identifier (Clic droit) par la fiche Immeuble en Gérance par la fiche Propriétaire en Gérance par la fiche Locataire en Gérance par la fiche Immeuble en Copropriété par la fiche Copropriétaire en Copropriété I.1.5. Pour le Module Travaux Accès à l application Travaux. Vous pouvez accéder directement module Travaux à partir du menu Even en cliquant sur le bouton, une fenêtre vous propose d accéder aux fiches Travaux de la Gérance ou de la Copropriété. 6 Travaux V1.3 - Présentation du nouveau module «Travaux» - Septembre 2012
II II.1 Présentation du logiciel : Fonctionnalités La Barre de navigation La barre de navigation : description des boutons Type de la fiche Travaux en cours Création Modification Navigation dans les fiches Impression de la fiche en cours Consultation des factures Suppression Recherche & Modification Recherche & Edition C est à partir de la barre de navigation que vous accédez aux fonctionnalités de bases des fiches Travaux. Elles sont identiques pour les deux métiers : la Gérance et la Copropriété. II.2 Création d une «fiche Travaux». Cf. En Gérance Cf. En Copropriété Récupération des éléments de la fiche en cours En cliquant sur le bouton, vous accédez à la fenêtre de sélection de la fiche Travaux à créer. En plus de la création des fiches de bases, soit des devis des commandes et des demandes d intervention des fonctionnalités supplémentaires vous sont proposées : La création d une commande à partir d un devis saisi par le module Travaux. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 7
Les informations sont reprises automatiquement dans la nouvelle fiche * La copropriété, la société, le propriétaire, * Les éléments d information : Pour la provenance de la demande, la nature des Travaux, la personne à voir. * Les éléments sur le fournisseur choisi : Nom, adresse, montant et référence du devis. La création d une demande d intervention à partir d un contrat En choisissant cette option, la liste des contrats d Even s affiche à l écran, vous sélectionnez le contrat et la fiche Travaux apparait pré remplie. La création d une fiche Travaux en gardant les éléments de la fiche en cours En Gérance comme en Copropriété, les informations d identification seront reprises. II.3 Gestion des envois de documents par mail. Il est possible de transmettre les documents adressés aux fournisseurs par courrier électronique. Dans le champ «Envoi mail» du fournisseur, l adresse mail du fournisseur et la case «Envoi mai» sont automatiquement pré remplis si l information existe dans sa fiche. Lors des éditions manuelles ou automatiques le courrier électronique est envoyé avec sa pièce jointe. Astuce : Il est possible de joindre un document supplémentaire au mail, il peut s agir d un scan de plans ou d une note d information pour le destinataire. Dans le cas, ou plusieurs documents doivent être transmis, créer un fichier compressé qui contiendra toutes les pièces à transmettre. Toutes les fiches travaux possèdent un champ «Document attaché», sélectionner le fichier en cliquant sur le bouton et cocher la case adjacente pour indiquer quelle doit être jointe au mail.. ATTENTION, le fichier sélectionné doit être stocké sur le serveur. Cf. détail du champ «Document attaché» des fiches travaux. 8 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Le paramétrage du module travaux permet d indiquer un ou plusieurs destinataires en «copie jointe».il s agit de l utilisateur du poste et ou de l adresse mail générique de la société. II.4 Recherche & Modification d une fiche Travaux. Critères de sélection exemple pour la copropriété Application des critères de sélection Cf. Ecran pour la copropriété. Accès à la gestion de la fiche par double clic. Cf. Ecran pour la Gérance. En cliquant sur le bouton, vous pouvez effectuer des recherches sur toutes les fiches Travaux déjà existantes. Cette option vous permet de : Rechercher/ sélectionner des fiches Travaux D accéder aux fiches par un double clic D accéder à toutes les options de gestion des fiches (Modification, suppression, édition,..) Astuce : Utiliser l export vers Excel afin de générer des listes personnalisées. II.5 Recherche & Edition des fiches Travaux. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 9
Critères de sélection exemple pour la copropriété Application des critères de sélection Accès à la fenêtre d édition pour la ou les fiches sélectionnées En cliquant sur le bouton, vous pouvez effectuer des recherches sur toutes les fiches Travaux déjà existantes. Cette option vous permet de : Rechercher/ sélectionner des fiches Travaux D accéder aux fiches par un double clic en consultation uniquement. D éditer / Visualiser / Exporter les documents associés aux fiches Travaux sélectionnées. Rappel: Les fiches Travaux sont gérées par métier. Exportation des informations sous formes de fichiers Visualisation de l impression 10 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Sélection de l imprimante. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 11
II.6 Consultation des factures. Le bouton, est visible pour les fiches Commandes de travaux et les ordres d Intervention. Cette option vous permet : D afficher le ou les factures validées en comptabilité saisis pour la fiche travaux. II.7 Impression de la fiche Travaux en cours. «Edition chainée» : Editions préparées automatiquement par l application. Mise à jour des dates de traitement dans la fiche Travaux. Edition ou Réédition de documents, le choix du document est possible. Cf. Exemple pour la Copropriété. 12 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Attention, certains champs dates sont alimentés automatiquement par l application, par exemple les dates d édition, de relance, etc, cette mise à jour est effectuée UNIQUEMENT par le traitement des éditions en mode «Edition chainée de toutes les lettres» à partir de la fiche travaux ou du menu Impression. Il est donc IMPERATIF d utiliser cette fonctionnalité. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 13
II.8 Utilitaires et fonctionnalités des «listes écrans». De multiples fonctionnalités (*) sont proposées à partir des listes écrans (*) Les fonctionnalités du menu contextuel sont développées dans le chapitre suivant. II.9 Utilitaires et fonctionnalités accessibles à partir du clic droit de la souris. Certaines fenêtres, comme la sélection d une fiche Travaux, propose un menu contextuel avec des fonctionnalités très intéressantes. 14 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
II.10 Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété. A partir du menu Travaux, vous accédez aux fonctions suivantes : L édition et la réédition des courriers. Lors de la saisie d une fiche Travaux, il est possible d éditer le ou les courriers associés à partir de la fiche, cependant les mêmes traitements sont disponibles à partir de l option du menu. Il est possible de sélectionner plusieurs critères La gestion des relances. Une gestion automatisée des relances est intégrée dans le module Travaux, c est à partir des dates de rappels (Cf. 6) de cette fenêtre, que des courriers de relance sont générés pour les fiches Travaux non clôturées. Une fois les courriers édités la date d édition est indiquée sur chaque fiche dans les champs 1 er et 2 ème rappel. La sélection des documents à éditer. Une fois que l application a déterminé la liste des fiches Travaux à traiter, la liste s affiche sous forme de tableau de bord. Elle permet de connaitre : - A(*) Les fiches travaux sélectionnées - B(*) Les documents qui vont s éditer - C (*) Les destinataires Vous avez la possibilité de modifier la proposition de l application. Le traitement final est piloté Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 15
à partir des informations indiquées par cette liste. (*) Cf. Voir exemple de sélection de liste pour la Copropriété ci-après Rappel: La gestion des entêtes de documents est accessible à partir du menu Travaux dans l option paramètre. L Archivage automatique dans la GED est proposé une fois l impression terminée. Fenêtre d édition pour la Copropriété 1 3 4 2 5 8 6 7 1 - Sélection / Désélection de toutes les éditions 2 - Information concernant l impression de l entête (Pré charger par défaut et modifiable) 3 - Traitement d un courrier : Sélection du courrier à éditer. 4 - Traitement d un courrier : Sélection d une date et/ou d un courrier à éditer Accès possible si la case «Edition chainée» Est décochée. 5 - Code signataire des courriers : Signataire utilisé pour les éditions s il n a pas été saisi sur la fiche. 6 - Date des prochains rappels : par défaut elles sont calculées par l application mais peut être modifiées pour le traitement à exécuter. 7 - Prévisualisation des documents avant l édition. 16 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Accès possible si la case «Edition chainée» Est cochée. 8 Traitement des fiches Travaux pour le signataire affiché uniquement. Si vous sélectionnez l édition d une fiche Travaux la prévisualisation est activée d office. Fenêtre d édition pour la Gérance 1 3 5 4 6 7 8 Z A C B Cf. Exemple de sélection de liste pour la Copropriété. Astuce : Z Utiliser les informations du Tableau de Bord des éditions pour vérifier les fiches et les documents à éditer ainsi que le mode d envoi (Fax et/ou Mail). Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 17
Astuce : Pour sélectionner ou désélectionner l édition d une fiche travaux, utiliser le doubleclique droit de la souris. Astuce : Pour sélectionner ou désélectionner un document d une «fiche travaux» : 1) faites un clic gauche avec le bouton de la souris, le message ci-dessous apparait «OUI» : Permet d accéder à la «fiche Travaux» en visualisation. «NON» : Permet d accéder à la sélection de tous les documents à éditer pour la «fiche Travaux» 2) Choisissez le bouton«non», la fenêtre de sélection des documents apparait : Sélectionner/Désélectionner le ou les documents à éditer pour la «fiche Travaux» en cours. Cliquer sur le bouton «Valider» pour confirmer votre choix 3) Cliquer sur le 4) Vos choix ont été pris en comptes et la liste du tableau de bord a été rafraichie. Dans le cas ou le fournisseur est informé par mail, l information est indiquée : Dans la fenêtre de détail des impressions : Dans la fenêtre du Tableau de bord 18 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
A chaque mail envoyé aux fournisseurs, l utilisateur du poste de travail en reçoit une copie. Astuce : Joindre un fichier au mail envoyé au fournisseur. L onglet «Entête» de toutes les «fiches travaux» comporte un champ «document attaché» En sélectionnant un fichier par le bouton, ce dernier est associé à la fiche travaux et est accessible par tous les utilisateurs du module Travaux. Pour joindre automatiquement ce fichier dans le mail à envoyer au fournisseur utiliser la case à cocher du champ «document attaché». Si vous souhaitez joindre plusieurs fichiers, par exemple des photos, des scans, des documents bureautiques, Créer et utiliser un fichier compressé. Note : Attention, le «document attaché» doit être stocké sur le serveur. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 19
II.11 Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes. Afin de simplifier ce manuel, vous trouverez dans ce chapitre les explications concernant les Informations communes aux fiches Travaux. II.11.1. Provenance de l information Qui est à l origine de la demande? Une liste déroulante est proposée adaptée à chaque métier, elle pilote l affichage et les possibilités de saisie dans l onglet Appel. par exemple, pour la gestion d une demande d intervention, les possibilités sont les suivantes : Cf. pour la Copropriété Cf. pour la Gérance En Copropriété lorsque le champ provenance «venant d un Copropriétaire»est sélectionné vous accédez aux champs correspondant dans l onglet Appel. Ce sont ces informations qui seront reprises dans les éditions. Ces informations bien que modifiables dans la chaîne Travaux ne mettront pas à jour vos données dans Even. 20 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Les champs du cadre s affichent pour les provenances suivantes : - Copropriétaires (Sélection des copropriétaires de la résidence) - Autres Les champs sont pré remplis avec les informations relatives à la valeur saisie dans le champ provenance qui est rappelée dans le titre de la section encadrée. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 21
II.11.2. Contact Quel est le mode de réception de la demande? La liste déroulante qui est proposée, permet d indiquer par quel moyen vous a-t-on contacté. La valeur proposée par défaut est «Appel Téléphonique» II.11.3. Signataire Chaque courrier porte la signature d un signataire, lors de la création d une fiche Travaux c est le signataire de la fiche Even qui est repris automatiquement, cependant il est possible de choisir un autre signataire. Si aucun signataire n a été choisi, ce sont les informations du signataire indiqué dans.la fenêtre d édition qui s éditeront sur les courriers. II.11.4. Personne à voir sur place Dans l onglet Appel, il est possible d indiquer si une personne doit être contacté sur place Une liste déroulante est proposée adaptée à chaque métier. Cf. pour la Copropriété Cf. pour la Gérance II.11.4.1. En Copropriété Les choix Gardien et copropriétaire permettent de pré charger et de sélectionner les fiches Even concernées en cliquant sur le bouton code. 22 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Lorsqu une fiche Even est sélectionnée, si une date de fin a été trouvée, par exemple un gardien ou copropriétaire déjà sortis, une alerte NON BLOQUANTE s affiche à l écran. Le choix Autre permet une saisie libre des informations. II.11.4.2. En Gérance Le choix locataire permet le pré chargement et la sélection la fiche Even concernée en cliquant sur le bouton code (si un locataire a été sélectionné dans la fiche Travaux). Le choix Propriétaire permet le pré chargement de la fiche Even concernée Les choix Gérant, Gardien et Autre permettent la saisie libre des informations. II.11.5. Avis de passage à transmettre Il est possible de générer automatiquement un courrier à certaines personnes afin de les informer de l opération en cours. Cette fonctionnalité est disponible dans l onglet Appel des fiches Travaux. Les courriers s appellent «Accusés de réception» dans la liste de sélection des éditions II.11.5.1. En Copropriété Le choix «Faut-il aviser le Gardien» récupère automatiquement les informations du gardien saisie sur la fiche immeuble lors de l édition du courrier. S il n existe pas de fiche Gardien ou qu il n y a pas de fiche Gardien sans date de sortie, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 23
Le choix «Faut-il aviser le Président du C.S.» récupère automatiquement les informations correspondantes sur la fiche immeuble lors de l édition du courrier. S il n existe pas de Président du C.S. valide dans l immeuble, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. Le choix «Faut-il aviser le C.S.» récupère automatiquement les informations correspondantes sur la fiche immeuble lors de l édition du ou des courriers. S il n existe pas de membre du C.S. valide dans l immeuble, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. II.11.5.2. En Gérance Le choix «Faut-il aviser le Demandeur» récupère les informations de la fiche Travaux lors de l édition du courrier. Le choix «Faut-il aviser le Gardien» récupère les informations de la fiche Travaux lors de l édition du courrier. 24 Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012
Le choix «Faut-il aviser le Propriétaire» récupère les informations automatiquement les informations correspondantes dans Even lors de l édition du courrier. Le choix «Demande d accord au propriétaire» récupère les informations automatiquement les informations correspondantes dans Even lors de l édition du courrier. Travaux V1.3 - Présentation du logiciel : Fonctionnalités - Septembre 2012 25
III Gérance : Gestion des devis. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une demande devis» Astuce : Cochez la case «En gardant la Société, le Propriétaire, l immeuble, et le Locataire affiché» quand l information est disponible. Sélectionner les éléments concernés dans la fenêtre Critères de sélection * Il n est pas nécessaire de remplir toutes les sélections pour effectuer une recherche. Sélection par double clic Double Cliquer sur la ligne choisie pour rapatrier votre choix. Pour créer une fiche travaux pour une partie commune, il faut sélectionner la société, le propriétaire et l immeuble, soit par une sélection (accès par les boutons ) soit en saisissant directement leurs codes. Puis cliquer sur le bouton pour valider votre sélection et révenir dans la saisie de la fiche travaux. Remplissez l onglet «Entête», en indiquant les informations générales 26 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012
Sélectionner : - La provenance de la demande - Le type de Travaux - L Origine de la demande Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Entête Indiquer la nature et la description des travaux. Indiquer les dates de demande du devis et date maxi d envoi. Indiquer le corps de métier si besoin. Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012 27
Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Personne à voir sur Place Compléter les renseignements Le type de personne est rappelé à l écran Provenance de la demande Compléter les renseignements Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Appel Le type de provenance de la demande de l onglet entête, alimente automatiquement les champs associés de l onglet Appel. Il est possible de modifier ces informations dans l écran, il n y aura pas de mise à jour dans Even. Pour récupérer à nouveau les informations d origine changer le type de provenance. Saisir les fiches demande / fournisseur (Sociétés à solliciter). 28 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012
A Informations liées à la fiche devis - Infos. Fournisseur - Statut du devis - Réception devis : Date/Montant/réf. - Moyens utilisés pour la demande -Etat des relances Boutons pour la gestion des fiches demande / fournisseur Boutons pour la gestion de fiche travaux «Devis». Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Suivi Pour gérer la liste des fournisseurs à solliciter pour la fiche travaux «Devis», il faut utiliser les boutons identifiés A Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012 29
Pour ajouter un fournisseur à la fiche Travaux, cliquer sur le bouton, sélectionner le fournisseur dans la fenêtre qui s affiche automatiquement. Astuce : Si un corps de métier à été saisi dans l onglet entête, elle est reprise en présélection, il est toutefois possible de sélectionner un autre corps de métier dans cette fenêtre. Boutons pour la gestion des fiches demande Fournisseur Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Suivi : Maj. D une fiche demande / Fournisseur Compléter les informations liées à la fiche Devis /Fournisseur -- Vérifier/valider les moyens utilisés pour contacter le fournisseur (Mail ou Fax) Cliquer sur pour valider la saisie ou sur pour annuler la saisie des boutons section Pour Gérer la réception des devis 30 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012
Sélectionner dans la liste le fournisseur à traiter, cliquer sur le bouton puis indiquer : - la date de réception du devis - Le montant et la référence fournit par le fournisseur. Lorsqu un devis a été accepté, cocher la case «Devis accepté», un message proposera d annuler automatiquement les autres demandes en cours (case «Annulation devis» cochée par le programme) en répondant «OUI». La réponse «NON» permet de gérer manuellement le statut des fiches demande aux fournisseurs. C est le statut de la fiche demande aux fournisseurs qui permet de gérer les relances, si un devis a été accepté il est impératif de «clôturer» toutes les autres demandes. Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des devis. - Septembre 2012 31
IV Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une Commande de Travaux» ou «Création d une demande d Intervention» Astuce : Cochez la case «En gardant la Société, le Propriétaire, l immeuble, et le Locataire affiché» quand l information est disponible. Sélectionner et rapatrier les éléments de la fenêtre des sélections (Cf. Gérance : Gestion des devis) Remplissez l onglet «Entête» en indiquant les informations générales Sélectionner : - La provenance de la demande - Le type de Travaux - L Origine de la demande Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Entête Indiquer la nature et la description des travaux. Indiquer les dates de demande du devis et date maxi d envoi. Indiquer le corps de métier si besoin. 32 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012
Infos sur l origine de la commande : - provenant d une estimation - provenant d un devis avec ses réf Ces infos sont reprises automatiquement si la fiche travaux a été créée avec un devis du même module Boutons pour la gestion du détail des Gestion du détail des travaux commandés : Il est possible de préciser chaque opération à mener * saisie d un libelle/montants/ opérations Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Détail Gestion du détail des travaux commandés - Utiliser les boutons «Création, Modification, Suppression» pour saisir les détails des informations Boutons pour la gestion du détail des opérations - Saisir les informations - Cliquer sur le bouton une fois les informations saisies. Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Détail avec Maj. du détail Le total de la commande est actualisé à chaque opération. Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012 33
Personne à voir sur Place Compléter les renseignements Le type de personne est rappelé à l écran Provenance de la demande Compléter les renseignements Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Appel Le type de provenance de la demande de l onglet entête, alimente automatiquement les champs associés de l onglet Appel. Il est possible de modifier ces informations dans l écran, il n y aura pas de mise à jour dans Even. Pour récupérer à nouveau les informations d origine changer le type de provenance. 34 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012
A la création de la fiche «Commande Travaux», utiliser le bouton pour sélectionner le fournisseur Sélectionner le fournisseur en cliquant sur le bouton (*) (*) Ce bouton est accessible en Création uniquement. - Vérifier les moyens utilisés pour contacter le fournisseur (Fax, Mail). Informations concernant l état : - Des éditions - Des relances Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Suivi Suivi Administratif : Accord propriétaire. Les informations concernant l adresse du fournisseur font références à la fiche Even et seront utilisées pour la facturation, elles ne sont donc pas modifiables dans cet écran. Si vous gérez des budgets en Gérance, il est possible d affecter les bons de commandes aux postes de dépenses associés. Dans ce cas, sélectionnez et saisissez les informations dans l écran. Ces informations seront copiées et synchronisées dans Even. Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012 35
Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Engagement Astuce : La gestion des éditions et des rappels est basées sur les dates indiquées dans les fiches travaux. Si l on souhaite modifier ces actions il suffit d indiquer les dates souhaitées dans les champs correspondants. Par exemple, décaler une date de rappel ou saisir la date pour clôturer l action. A la réception de la facture ou dès la création de la fiche Travaux, vous avez la possibilité de saisir les informations comptables dans le module Travaux. Suivant le paramétrage d EVEN vous saisirez les informations dans l onglet «Engagement» ou «Facture». Ces informations seront copiées et synchronisées automatiquement dans Even. 36 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012
Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Imputation ATTENTION, les informations comptables seront saisies dans l onglet Engagement ou Facture suivant le paramétrage de votre application Even. Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012 37
IV.1 Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. Une fois que vous avez validé votre devis avec le module «Travaux» Cliquer sur le bouton pour Créer votre commande Travaux à partir d un devis Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le devis à transformer en «Commande de Travaux». Valider votre choix en répondant «Oui» au message de confirmation. La fiche «Commande Travaux» a été générée à partir des éléments du devis, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. IV.2 Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. Pour Créer des demandes d intervention à partir des éléments saisis dans les contrats Even. Pour rappel, les contrats sont gérés dans les fichiers du module Comptabilité. Cliquer sur le bouton pour Créer votre demande d intervention à partir d un contrat 38 Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012
Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le contrat à transformer en «Ordre d intervention». La fiche Travaux demandée a été générée à partir des éléments du contrat Even, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. Travaux V1.3 - Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. - Septembre 2012 39
V Copropriété : Gestion des devis. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une demande devis» et sélectionner la copropriété. Astuce : Cochez la case «En gardant la Copropriété affichée» quand l information est disponible. Une fenêtre d information NON BLOQUANTE s affiche si une date de fin de gestion est trouvée sur la fiche Even. Remplissez l onglet «Entête», en indiquant les informations générales Indiquer le type de Travaux A F Saisir les dates liées à la fiche travaux Saisir un corps de métier pour effectuer une présélection automatique des F fournisseurs Sélectionner un bâtiment si nécessaire ou Cliquer sur le champ adresse pour pré remplir le champ automatiquement Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Entête Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes 40 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des devis. - Septembre 2012
Informations concernant la personne à voir sur place B Réf. du contact à imprimer sur le document Informations concernant le copropriétaire de provenance A Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Appel Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des devis. - Septembre 2012 41
Information liées à la fiche Devis - Date limite d envoi (Saisir la date souhaitée) - Date prochain rappel (Saisir la date si besoin) - Type de Devis : Gestion ou pour une A.G. * Dans le cas d une A.G., indiquer sa date et son numéro de résolution. Gestion des fournisseurs à consulter - Création / Modification / Suppression - Liste des fournisseurs traités - informations concernant les traitements bureautiques (Dates) * Envoi courriers / Relances. Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Suivi Informations «Fiche demande aux fournisseurs» - Clé de Charges concernées - Moyens utilisées pour la demande - Statut de la demande * Accepté / Annulé (Devis non reçu) / Refusé (devis reçu et enregistré) * Date réception / Montant / réf. Frs. Pour ajouter un fournisseur à la liste, cliquer sur le bouton sélectionner le fournisseur dans la fenêtre qui s affiche automatiquement. Astuces : 1) Si un corps de métier à été saisi dans l onglet entête, elle est reprise en présélection, il est toutefois possible de sélectionner un autre corps de métier dans cette fenêtre. 2) «Uniquement les fournisseurs de la copropriété» : La liste propose les fournisseurs ayant déjà travaillés pour la copropriété et qui possède donc un compte fournisseur en comptabilité. 3) Une fois vos critères choisis cliquer sur le bouton pour afficher le résultat. Gestion des boutons dans la fiche Travaux «Devis» dans l onglet «Suivi». 42 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des devis. - Septembre 2012
Boutons de validation pour la fiche Demande au fournisseur. C Boutons de validation pour la fiche Devis Compléter les informations liées à la fiche Devis /Fournisseur - Indiquer la clé de charge - Vérifier/valider les moyens utilisés pour contacter le fournisseur (Mail ou Fax) Cliquer sur pour valider la saisie ou sur pour annuler la saisie des boutons section C Pour Gérer la réception des devis, sélectionner dans la liste le fournisseur à traiter, cliquer sur le bouton puis indiquer : - la date de réception - Le montant - La référence Lorsqu un devis a été accepté, cocher la case «Devis accepté», un message proposera d annuler automatiquement les autres demandes en cours (case «Annulation devis» cochée par le programme) en répondant «OUI». La réponse «NON» permet de gérer manuellement le statut des fiches demande aux fournisseurs. Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des devis. - Septembre 2012 43
C est le statut de la fiche demande aux fournisseurs qui permet de gérer les relances, si un devis a été accepté il est impératif de «clôturer» toutes les autres demandes. Gestion des cases à cocher «Annulation devis» et «Devis refusé». Lorsqu un devis est choisi par l utilisateur, et qu il a répondu par «Oui» à la question (cf. voir image cidessus), la case «Devis refusé» sera cochée si une date de réception de devis a été saisie sinon ce sera la case ««Annulation devis» qui sera cochée. 44 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des devis. - Septembre 2012
VI Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une Commande de Travaux» ou «Création d une demande d Intervention» Sélectionner et rapatrier les éléments de la fenêtre de sélection Remplissez l onglet «Entête» en indiquant les informations générales TOE : Accès aux fiches de l immeuble. G A G Sélection du corps de métier pour une présélection automatique des F fournisseurs Saisir les dates liées à la fiche travaux F Sélectionner un bâtiment si nécessaire ou Cliquer sur le champ adresse pour le pré remplir automatiquement Informations pré remplies si la commande a été créée à partir d un devis Les champs sont modifiables Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Entête Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012 45
Informations concernant la personne à voir sur place B B A Informations concernant le copropriétaire de provenance Accès possible si le type de provenance vient de «Copropriétaire» A Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Appel 46 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012
A la réception de la facture ou dès la création de la fiche Travaux, vous avez la possibilité de saisir les informations comptables dans le module Travaux. Suivant le paramétrage d EVEN vous saisirez les informations dans l onglet «Imputation» ou «Engagement». Ces informations seront copiées et synchronisées automatiquement dans Even. D Informations sur le fournisseur effectuant les travaux Tous les champs sont modifiables, ces corrections ne seront pas reprises dans la D fiche fournisseur. E Informations concernant les relances Tous les champs sont modifiables, ces corrections ne seront pas reprises dans la fiche fournisseur. E G F Bon à payer : Le gestionnaire peut «qualifier» la fiche Travaux de bon à payer si les informations sont saisies aussi dans l onglet facture F Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Suivi Astuce : La gestion des éditions et des rappels est basées sur les dates indiquées dans les fiches travaux. Si l on souhaite modifier ces actions il suffit d indiquer les dates souhaitées dans les champs correspondants. Par exemple, décaler une date de rappel ou saisir la date pour clôturer l action. Si la fiche «Commande de Travaux» a été créée à partir d un devis, ou Si la fiche «Demande d intervention» a été créée à partir d un contrat les informations connexes seront automatiquement reprises. Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012 47
Si lors de la création de la fiche travaux, une fiche TOE a été sélectionnée, le cadre les éléments s y afférant. G affichera Informations comptables d engagement - Sélectionner la ligne budgétaire (Accès aux budgets de la Copropriété) - Sélectionner et les saisissez les éléments comptables. - Saisissez Note l accès des tables Even en cliquant sur les boutons Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Engagement 48 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012
Informations Factures Saisir les éléments de la facture reçue La saisie des éléments de la facture seront repris automatiquement dans la saisie des factures EVEN Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Facture Il n est pas OBLIGATOIRE de saisir des informations dans les onglets «engagement» et «Facture». Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012 49
VI.1 Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. Une fois que vous avez validé votre devis avec le module «Travaux» Cliquer sur le bouton pour Créer votre commande Travaux à partir d un devis Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le devis à transformer en «Commande de Travaux». Valider votre choix en répondant «Oui» au message de confirmation. La fiche «Commande Travaux» a été générée à partir des éléments du devis, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. VI.2 Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. Pour Créer des demandes d intervention à partir des éléments saisis dans les contrats Even. Pour rappel, les contrats sont gérés dans les fichiers du module Comptabilité. Cliquer sur le bouton pour Créer votre demande d intervention à partir d un contrat 50 Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012
Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le contrat à transformer en «Ordre d intervention». La fiche Travaux demandée a été générée à partir des éléments du contrat Even, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. Astuce : En création d une demande d intervention, il est possible de sélectionner un contrat même si l option présentée ci-dessus n a pas été utilisée. Travaux V1.3 - Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention - Septembre 2012 51
VII Module Travaux : Accès direct. Pour accéder au module Travaux, à partir du menu EVEN cliquer sur le bouton, double cliquer sur l image Copropriété ou Gérance pour accéder à la gestion de l applicatif choisi. ATTENTION, Ce module n est accessible qu après son activation dans EVEN. Merci de vérifier si vous êtes habilités à utiliser cette fonctionnalité auprès de la société EGIDE. 52 Travaux V1.3 - Module Travaux : Accès direct. - Septembre 2012
Travaux V1.3 - Module Travaux : Accès direct. - Septembre 2012 53
VII.1 Accès aux options du module Travaux. Gestion des fiches travaux Par cette option, vous accédez à l ensemble des fiches travaux du métier sélectionné. Gestion du paramétrage Configuration du module Travaux et du poste utilisateur. Certains paramètres concernent le métier sélectionné. Gestion des impressions Traitements des éditions, des rééditions, des relances, Cf. chapitre Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété. Gestion des chantiers 54 Travaux V1.3 - Module Travaux : Accès direct. - Septembre 2012
VIII Saisie des factures à partir des fiches Travaux. Utilisation des Commandes et des Ordres d Intervention pour saisir des factures dans EVEN. Saisir les informations dans la fiche travaux Bon de Commande ou Ordre d Intervention dans l Onglet «Facture». A partir du module Comptabilité d Even, exécutez la saisie des factures fournisseurs. A partir de l option «Saisie des factures» Utiliser la commande CTRL+F5 pour afficher la liste des fiches travaux qui peuvent être sélectionnées pour la création des factures. Les fiches travaux «sélectionnables» sont : Les Commandes Travaux Les Demandes d Intervention Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir des fiches Travaux. - Septembre 2012 55
Les fiches travaux avec un 1er courrier édité et la case «Premier traitement» cochée. Les fiches travaux non soldées, avec une ou plusieurs factures déjà comptabilisés. Saisie des factures CTRL + F5 Affichage des fiches travaux «sélectionnables» Filtres * Par Société * Par Fournisseur * OS avec Bon à payer ou tous les OS Une fois l O.S. sélectionnée, les informations saisies dans la fiche travaux viennent automatiquement pré-remplir la facture. Compléter les informations sur les travaux facturés. Indiquer s il s agit d une facture d acompte ou NON 56 Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir des fiches Travaux. - Septembre 2012
Indiquer si la facture solde le bon de commande (*) (*) Si les travaux sont réglés par plusieurs factures, lors de la première saisie, indiquer : - qu il s agit d une facture d acompte - que le bon de commande n est pas soldé. Le bon de commande restera disponible dans les bons de commandes à sélectionner, une information indiquera son solde tant qu il restera un montant à régler. Continuer la saisie de la facture comme un traitement classique. Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir des fiches Travaux. - Septembre 2012 57
IX Saisie des factures à partir de la GED entrante Cliquer sur le bouton placé sur le menu EVEN, et choisissez l option «Association manuelle». Sélectionner le scan de facture à traiter et cliquer sur «Facture Hors Contrat» 1-Sélection du document 2-Traitement Factures hors contrats Cf. Gestion de la GED Entrante. La fenêtre de «Saisie des factures» s affiche automatiquement 58 Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir de la GED entrante - Septembre 2012
CRTL+F5 Fenêtre des bons de commandes Utiliser la combinaison des touches CTRL+F5 pour accéder à la fenêtre de sélection des bons de commandes. Sélectionner le bon de commande et cliquer sur le bouton «Sélectionner». Sélection du bon de commande à traiter Les éléments de la facture sont pré chargées, vérifier et valider la saisie. Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir de la GED entrante - Septembre 2012 59
Pré chargement des informations dans l écran de saisie des factures Cliquer sur le bouton «enregistrer ce détail» Compléter les informations sur les travaux facturés. Indiquer s il s agit d une facture d acompte ou NON Indiquer si la facture solde le bon de commande (*) (*) Si les travaux sont réglés par plusieurs factures, lors de la première saisie, indiquer : - qu il s agit d une facture d acompte - que le bon de commande n est pas soldé. Le bon de commande restera disponible dans les bons de commandes à sélectionner, une information indiquera son solde tant qu il restera un montant à régler. Valider la saisie de la facture Option «Validation définitive» accessible par la barre d outils : Fichier / Validation définitive. 60 Travaux V1.3 - Saisie des factures à partir de la GED entrante - Septembre 2012
Validation de la facture Le scan a été associé à la facture Le traitement est terminé. X Intégrer les Commandes dans la Comptabilité d engagement. Intégration des Commandes et des Ordres d Intervention dans la comptabilité d engagement EVEN. Saisir les informations dans la fiche travaux Bon de Commande ou Ordre d Intervention Onglet «Engagement». La sélection de l exercice budgétaire alimentera automatiquement les autres champs Saisir le libelle et les montants Si la fiche travaux est sélectionnable, voir chapitre précédent, et à partir du module Budget EVEN lancer «la Mise à jour Travaux», utiliser l option située dans la barre d outils. Travaux V1.3 - Intégrer les Commandes dans la Comptabilité d engagement. - Septembre 2012 61
Le bon de commande est crée automatiquement avec les éléments de la fiche Travaux 62 Travaux V1.3 - Intégrer les Commandes dans la Comptabilité d engagement. - Septembre 2012