PR DPA 04 Page 1 sur 5 Indice de révision 01 Date d application : 31 juillet 2008 Objet de la procédure La procédure décrit les modalités de tenue et de circuit du dossier de la prise en charge en post partum. Structures concernées Fonctions impliquées Direction des soins Direction de la clientèle Antennes hospitalières Pôle DIM Direction des soins Direction de la clientèle Médecin référent en obstétrique Médecin coordonnateur Cadre sage-femme coordinatrice Cadre supérieur de santé ; Cadre de santé Cadre social Infirmière coordinatrice hospitalière Sage-femme Secrétaire d antenne hospitalière Assistante sociale ; Psychologue ; Diététicienne Documents de référence Loi du 4 mars 2002 relative aux droits des patients Référentiels HAS sorties précoces et DPA Circulaire DHOS-HAD, du 4 février 2004 Code de déontologie des sages-femmes Documents associés et supports d enregistrements Mots clés PR DPA 02 Préparation du dossier médical en vue de son archivage définitif PR DPA 03 Circuit et tenue du dossier patient PR OPC 03 Réalisation des résultats d examens de laboratoire Fiche d admission Fiche de suivi à domicile Fiches de liaison mère et nouveau-né Dossier, obstétrique, post-partum Rédacteur Vérificateur Approbateur Nom : PORET Catherine Fonction : Cadre sage-femme Date : 28/07/08 Nom : MONS Muriel Fonction : Médecin référent en obstétrique Date :28/07/08 Nom : BARREAU Claudie Fonction : Directrice de la clientèle Date :28/07/08
Page 2 sur 5 Sommaire 1 La tenue du DOSSIER du post partum... 3 1.1 Le DOSSIER SANOHAD informatisé... 3 1.2 Le DOSSIER ANTENNE... 3 1.3 Le DOSSIER PATIENT... 3 2 Logigramme... 4 3 Le circuit du DOSSIER du post partum... 5 3.1 Le DOSSIER SANOHAD informatisé... 5 3.2 Le DOSSIER ANTENNE... 5 3.3 Le DOSSIER PATIENT... 5 3.4 Le DOSSIER COMPLET... 5
Page 3 sur 5 1 La tenue du DOSSIER du post partum Le recueil d informations de la prise en charge du Post Partum se fait à l aide de plusieurs dossiers empruntant des circuits différents. 1.1 Le DOSSIER SANOHAD informatisé Il inclut les éléments médicaux et administratifs ainsi que les coordonnées des personnes à contacter en cas d urgence. Les différents onglets du dossier obstétrique du post partum sont renseignés. 1.2 Le DOSSIER ANTENNE Il se compose : - des éléments administratifs SP 30 Double du formulaire de consentement obstétrique Attestation d ouverture des droits Fiche sociale si renseignée - des éléments médicaux CR d accouchement ou CR opératoire Doubles des fiches de liaison 1.3 Le DOSSIER PATIENT Il se compose des documents suivants : 1. fiches de liaisons Santé Service mère et nouveau-né ou le compte-rendu d hospitalisation du dossier informatisé de la maternité 2. feuille de suivi à domicile de la sage femme libérale 3. fiche sociale maternité si nécessaire 4. en couverture, feuille de présentation identifiant les coordonnées de la sage-femme libérale, de l antenne et de l unité de soins. 5. livret d accueil 6. formulaire de consentement obstétrique 7. feuille d honoraires pour la sage-femme 8. feuille d honoraires pour le médecin traitant 9. feuille de facturation pour la pharmacie 10. enveloppe timbrée pré adressée au pôle
Page 4 sur 5 2 Logigramme ICH Equipe médicale maternité Secrétaire d antenne Patiente Sage femme Unité Fiche d admission, données administratives Fiche sociale Proposition de PC dossier Sanohad Proposition de PC dossier Sanohad Dossier Sanohad PC dossier Sanohad Fiches de liaison mère et nouveau né (double) Dossier d antenne complet archivé Fiches de liaison mère Fiches et nouveau de liaison mère né et nouveau né complet Fiche de suivi à domicile Feuilles d honoraires
Page 5 sur 5 3 Le circuit du DOSSIER du post partum 3.1 Le DOSSIER SANOHAD informatisé Initié par l ICH avec pour support la fiche d admission renseignée qui est transmise à la secrétaire d antenne Ouvert par la secrétaire d antenne en renseignant dans un premier temps la proposition de prise en charge identifiant la date prévue de la PC et le diagnostic. Complété ensuite des données médicales recueillies sur les doubles des fiches de liaisons qui ont été récupérées par l ICH et transmises à la secrétaire Validé par l avis d admission donné par le médecin coordonnateur Suivi par la secrétaire d antenne au niveau du dossier administratif transmis à la CPAM et en cas de modification de la durée de prise en charge Archivé électroniquement 3.2 Le DOSSIER ANTENNE Etabli par la secrétaire à partir des documents récupérés par l ICH. Conservé à l antenne pendant la durée de la prise en charge Transmis à l unité pour intégrer le dossier complet et être préarchiver selon la procédure DPA02 3.3 Le DOSSIER PATIENT Ouvert par l ICH avec les éléments suivants : Feuille de présentation (couverture du dossier) Livret d accueil Formulaire de consentement obstétrique Feuilles d honoraires ( médecin, pharmacien, sage-femme) Remis à la patiente Complété par l équipe médicale des fiches de liaison et de la fiche de suivi à domicile comportant l examen de sortie Transmis à la sage-femme libérale par la patiente afin de lui remettre les éléments nécessaires à la continuité des soins : Fiche de liaison mère Fiche de liaison nouveau-né Feuille de suivi à domicile Feuille d honoraires Adressé en fin de prise en charge à l unité par la sage-femme afin d intégrer le DOSSIER COMPLET à archiver 3.4 Le DOSSIER COMPLET Est archivé selon la procédure DPA02 et regroupe le dossier antenne et la feuille de suivi à domicile de la sage-femme.